办公室时间管理

案例导入

小杨是某公司新聘任的女秘书，她不仅人长得年轻漂亮，且能说会道，干起事来也是风风火火的。不熟悉的人都会觉得她一定是个称职的好秘书，但熟悉她的人却对她另有评价。不说别的，单看她的办公桌就够了：新旧文件杂乱无章地堆在一起，找一份文件至少要花半小时；台历从来不用，都9月份了，台历还停留在2月份上；笔筒里笔倒有不少，但能写字的不多；一上班就打开电脑，先把QQ挂上，领导一不在，就偷偷和好友聊天……

一天，经理将小杨叫到办公室，想询问一下当天的工作情况。小杨以为经理发现了自己上网聊天的事，很是惶恐，一进门就紧张地问：“经理，有啥事吗？”经理看了她一眼，说：“把今天上午的重要来电讲一下。”小杨一听这话，提着的心顿时放下来，她想了想，说：“没啥大事，明天是中秋节，兴达公司李经理提前祝您中秋快乐。”“还有呢？”“还有就是有一个人打电话推销保险，让我给回绝了。”“还有呢？”“没有了吧？”小杨含含糊糊的回答。“那和龙胜公司老总约定的会谈时间确认了吗？”“啊，糟糕，我忘了跟他们联络了！”小杨脱口而出。“马上去联系！”经理生气地说。小杨不敢怠慢，赶紧抓起电话就打。可惜，对方已经下班了。

所谓时间管理，是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。办公室时间管理，也就是指秘书对自己和上司的时间进行有效的计划和控制，从而在有限的时间内提高工作效率，这是秘书最大、最基本的管理。办公室的时间管理包含两个层次：一是秘书个人的时间管理；二是秘书对所服务的领导的时间安排。

一、秘书个人的时间管理

秘书与从事其他工作的人一样，要做好工作必须加强时间管理，明确目标任务、分清轻重缓急，科学合理地分配时间，有计划、有组织地工作。秘书个人的时间管理可以采取如下方法。

（一）学会科学地分工与协作

办公室工作内容较多，秘书务必要弄清楚每天的工作任务中，哪些是必须由自己亲自完成的，哪些是应该由他人或他人协助完成的，哪些是应该由他人完成而你是不必参与的。弄清这些，秘书就知道自己每天该做的事情是什么，然后对其进行科学的编排和计划，再有条不紊地去完成。

科学的分工与协作不等于“各人自扫门前雪，不管他人瓦上霜”，而是合理地支配时间，以便更好地完成工作任务。如果每个人都能理解并做到这一点，办公室的整体工作效率不仅不会降低，反而会大大提高。

（二）做好工作计划，分清轻重缓急

秘书每天的工作非常繁杂：除了自己的工作，有时还要协助领导处理事务；除了每天必做的常规工作，有时还要处理紧急突发的事件。如果没有一个科学、合理的时间规划，可能每天都忙得不可开交，而工作完成得却并不出色。

要想解决这个问题，就要对自己的工作时间作一个总体的计划，大到每周要做的事情，小到每天要做的事情，都详细地把它一一罗列出来。然后，按照事情的重要和紧急的程度排定完成的先后顺序。一般来说，重要、紧急的事情要排在首位；其次是紧急但不重要的事情，完成这类任务一定要尽快，用尽可能短的时间，以免耽误其他重要事情；再次是完成重要但不紧急的事情，这类任务要计划好开始做的时间，并值得花大量的时间把它做好；最后是既不重要也不紧急的事情，这类事情一般是常规性的工作，应该在完成了所有重要任务之后去做，但要尽量控制做这类工作的时间。

（三）合理分配自己的时间和精力

每个人的时间和精力都是有限的，要想在有限的时间和精力下完成尽可能多的任务，就要学会合理地分配时间和精力。一般情况下，上午人的精力、体力、脑力等都处于最佳状态，能够完成各种复杂艰巨的任务。中午13～14时是脑力和体力较低的时候，适宜做短暂的休息。下午15～18时，人的脑力又开始活跃起来，可以处理一些比较重要的事务。而晚上的20～22时，人的思维又开始活跃，形成一天里的第二个高峰，有些白天没有来得及完成的工作，在这个时间段里还可以继续。

合理使用时间，还包括“捍卫”自己的工作时间，一个优秀的秘书人员，要学会拒绝别人，安排“不被干扰”的工作时间，不让额外的要求扰乱自己的工作计划。在答应一件事情之前，要考虑清楚这件事是否重要、是否是你的分内工作、是否会影响你的工作进度。如果是，就要委婉拒绝。否则，既打乱了你的工作计划，也可能耽误对方的事情。当然，拒绝是需要正当的理由和技巧的，否则你就成了别人眼中不善于合作的人。

假如你每天能有一个小时完全不受任何人干扰地思考一些事情，或是做一些你认为最重要的事情，这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至可能比三天的工作效率还要高。

（四）规定工作完成期限，讲究统筹方法

巴金森在其所著的《巴金森法则》中有这样一段话：“你有多少时间完成工作，工作就会自动变成需要的那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。这句话给我们的启示是：要对每项工作任务都规定一个完成期限，这样，就会赢得大量时间来干更多的事情。人都是有惰性的，而时间就像海绵里的水，只要肯挤，总还是有的。给自己一个时间限定，人的惰性就被赶跑了，而时间就这样被挤出来了。

在每天的工作中，有些内容相近、形式相似的事可以合并来做的，比如上网查询和打字，打印和复印资料、打电话和发传真等。将这样的工作集中起来专心致志一次完成，可以避免多次重复。当你重复做一件事情时，会熟能生巧，效率一定会大大提高。

（五）遵循80/20定律，灵活安排时间

用你80%的时间来做20%最重要的事情，这是著名的80/20定律的内容。工作中肯定会有一些突发事件和迫不及待要解决的问题，如果你发现自己每天都在处理这些事情，那表示你的时间管理并不理想。对秘书来说，一定要了解，哪些事情是最重要的，成功者往往花最多的时间在做最重要但不是最紧急的事情，而一般人往往将紧急但不重要的事放在第一位。因此，必须要改变原有的思维方式，学会如何把重要的事情变得紧急。

对于秘书来说，工作时间并不完全属于自己，因为领导随时会有工作分派下来，而办公室的工作也随时要作出调整，以应对临时性和突发性的事件。对此，秘书在规划自己的工作时间时，一定不能把任务排得太满，要灵活安排时间。一般只将时间的50%～70%计划好，其余的时间应当属于灵活时间，用来应对各种打扰和无法预期的事情。

二、领导的时间管理

秘书独特的工作性质使其时间管理具有特殊性。秘书自己本身的时间安排往往是被动的、从属的，必须随时根据所服务的领导的时间进行调整。所以，秘书的时间管理除了要进行自我的时间管理之外，更重要的是要协同领导，科学合理的安排好领导的活动等，确保领导公务活动顺利地运转。

秘书对领导时间的管理，在实际工作中就是对领导的工作日程进行安排。

（一）安排领导工作日程的原则

1.计划先行，事先确认

秘书对领导的时间管理必须计划先行。秘书要对领导每一周、每一天的活动及时进行安排，列好活动计划表，以防止活动时间发生冲突或重要活动疏漏。每周周末，秘书要将下一周领导要召开的会议、参加的活动等列出一个时间表来，及时交由领导审定，然后按照领导审定的计划表去落实。如果遇到特殊情况需要进行必要的更改和变动时，要及时向领导反馈并征得其同意。除了一周安排表外，秘书还应该有一个每天安排表。在所有的日程表中，当天的日程表要非常具体，这张表必须在头一天就让领导确认；对于经常外出的领导，还要复印一份让领导自己带在身上，把有关方的电话号码等一些注意事项记在上面。

2.统筹兼顾，劳逸结合

秘书对领导的时间管理必须统筹兼顾。在现实工作中，领导平时的活动非常繁忙，有时两个活动同时进行且同样重要，都需要领导参加，这时候就需要秘书进一步协调，统筹兼顾，把两个活动的地点尽可能安排得近一些，并尽可能地错开一些时间，以便领导能两边都兼顾。

当然，在制订计划表时，一定要安排得适时和得当，做到疏密结合，劳逸结合，这样才能保证工作的质量和效率。人的脑力和体力必须每隔一段时间就变换不同的工作内容，做到劳逸结合，张弛有度，例如有时候上午已经安排了一个大会，那么下午就尽可能别再安排开会了，可以安排得轻松一些，让领导处理一下文件，理一理思绪，适当的休息等。这样，人的脑力和体力才可以得到有效的调剂和放松，从而兼顾了工作效率与领导的身体健康。

3.重点突出，适当保密

秘书对领导的时间管理必须抓住重点。时间管理的重点不在于管理时间，而在于如何分配时间，特别是领导每天都要处理很多事情，但精力和时间毕竟有限，这就要求秘书在进行时间管理、为领导安排活动日程时一定要抓住重点，合理地安排最主要的工作和最关键的问题，让领导把主要的精力重点放在处理重要事务上。这样，就会像机器的主轴带动整个机器运转那样，促使其他的事情按时完成。

领导的工作日程安排要制作成一览表形式，打印好送给领导本人和其他相关部门。但应注意给相关部门的日程表，内容不能太详细。因为日程表越详细，泄密的可能性就越大。因此，在制定日程表时可以使用一些表示特定工作内容的符号。另外，日程表旁边最好还要留一定的空白，以便随时能用铅笔补充内容或作特定的标记。

4.机动灵活，留有余地

秘书对领导时间的管理必须机动灵活。秘书在为领导安排时间时要注意为其留出机动时间，避免用各种活动把一天的时间排满。如果把每天的时间都排满而没有留出一点儿机动时间，出现意外情况，领导就不得不放弃计划中的工作，来处理突发事件。而今日未完成的工作，就必须加进明日的工作表中，这样就打乱了计划，会使后面的工作压力不断加大。

每天为领导留些机动时间，即使没有发生突发事件，领导也可利用机动的时间来处理一些较次要的问题；或与下属联络一下感情；也可休息一会儿，考虑一天工作中的得失等。这样，领导就可以有条不紊地完成一天的工作。

（二）安排领导工作日程的方法

领导的工作分为日常性工作和突发性工作。日常性工作是指事先有计划、相对固定的工作内容，如开会、出差等；突发性工作是指事先无计划、临时安排的工作内容。秘书对领导工作日程的管理一般是将日常性工作提前写入日程表中，有突发性工作时再进行临时调整。

领导的工作日程安排可以分为年度、月度、一周和当天工作的形式。安排的详略程度视领导的实际需要而定。一般来说，年度、月度等中长期计划宜粗线条的大致写出个轮廓，而每周和每天的工作计划应写得比较具体、详细。

1.年度工作日程表的制定

年度工作日程表一般是在上一年年底制定。这种表不必做得太细，也不可能做得太细，只要把单位在一年中的例行活动，如董事会、股东大会、公司成立周年纪念日、法定节假日和公司其他特定纪念活动以及可以确定必须参加的活动列入表中即可。

2.月度工作日程表的制定

月度工作日程表是根据年度日程表来制定的，按时间先后注明领导出差、开会等预定事项，特别要注意抓住当月的重大活动。月度工作日程表每个月连续制定，一般当月的日程表应在上个月月底之前制作完成。

3.一周工作日程表的制定

一周工作日程表是将领导一周之内的主要活动，如约会和会议等预定好的工作记入表内，这是领导一周之内具体工作安排的基本依据。此表一般是在上一周的周五制作完成。日程表做完之后，要送给领导审阅，请领导确认。

4.当天工作日程表的制定

当天工作日程表是根据每周工作日程表制定出来的，它把当天工作的一些主要内容和注意事项记在上面，交给领导。此表必须在头一天就让领导确认，当天早晨上班后，复印一份让领导再次确认。对于经常外出的领导，最好复印一份让领导随身携带，并把有关方的电话号码等一些重要事项记在上面。

5.领导差旅日程表的制定

对现代企业领导而言，出差和商务旅行是一项经常性的工作，因此为领导制定差旅日程表也是秘书的经常性工作。领导的差旅日程表与其他日程表没有本质的区别，只是要求做得更细致，在时间安排上要更准确。领导的差旅日程表要考虑天气、交通工具等因素对工作的影响，并有针对性地作出相应的预案。

6.多位领导日程表的制定

有时秘书要同时给几位领导制定日程表，这种情况最好采用一览表的形式。如果出现新的情况（比如需要召开全体董事紧急会议）需要调整大家的工作日程时，调整起来就非常方便。

这几种日程表的制定要灵活掌握，对于领导的工作安排，既不要重复，也不要遗漏；这几种日程表定出来以后，要随时注意它们之间的衔接，最好经常把它们集中起来，相互对照。

（三）领导工作日程表的编排程序

企业重大的商务活动一般都会在年度计划表中提前作出安排，由企业高层管理者集体研究讨论后决定。所以对秘书而言，在日程安排方面的经常性工作就是进行每月、每周和每天的工作日程安排。以每周工作日程安排为例，其编排步骤是：

（1）在本周的前几天，请每位领导在工作预定表上填写自己下一周将要处理的主要事项或将要参加的重要活动。

（2）在周五，将每位领导的工作预定表收集起来加以整理。如果有人没有时间填表，秘书要以口头的形式询问对方，帮其填好表格。

（3）对收集上来的工作预定表进行仔细地阅读和统计，并与当月工作日程表进行核对，如有矛盾之处，应立刻向领导本人询问，以便及时调整。

（4）将工作预定表的内容梳理后编制成下周的工作日程表，打印出来送给每位领导一份。

每月的工作日程表和每周的工作日程表制作步骤是一样的，下月的工作日程表要在本月末制作完成。每天的工作日程安排，则是按照时间先后逐一列出。

（四）制作领导工作日程表的注意事项

1.分类有序，重点突出

对企业而言，在日常工作当中，有很多客户都要求与领导面谈，但要想全部安排见面几乎是不可能的，因为领导的时间毕竟是有限的。因此，秘书在给领导安排工作日程时，要对领导的工作进行分类，以保证领导的工作效率。作为重点，对于那些确实需要与领导面谈的客人，秘书也需要对他们所关心的问题和与自己公司的关系作出判断，这样在安排约会的时间和顺序的时候，就能做到心中有数，确保领导的日程安排科学合理。

2.随机应变，机动灵活

在实际工作当中，情况经常会发生变化，需要改变领导原来的日程安排。在这种情况下，秘书要能根据具体情况，随机应变，采取相应的措施：如果是在时间范围较长的预定期间内出现新的情况，秘书应及时提醒领导注意；如果实在不能避免，要及时与对方和有关部门联系，并对日程表进行修改，请领导确认；如果能够对预定的日程安排作相应的调整，应与客户和其他有关方面进行联系；如果约会时间延长，影响其他工作，秘书要告诉领导，听取领导的指示。一旦日程上有变更，要马上修改日程表，并通知相关人员。

案例分析与点评

从本节“案例导入”中可以看出，秘书小杨既不善于有效地管理自己的时间，也不能科学合理地安排领导的时间，属于办公效率和时间管理都比较差的一类秘书人员。

小杨的具体错误首先在于办公桌的管理，虽然这些内容属于办公环境的范畴，但是它却直接影响秘书的工作效率：从文件堆中寻找文件需要花费时间，从笔筒里找出能写字的笔需要花费时间，工作时间聊天更是浪费时间。台历本来是可以用来当日志用的，而她却一点都没有发挥它的作用。其次，小杨的错误在于没有管理好领导的时间，该打的电话没有打，会直接影响领导的工作日程安排。因为这件看似小事的失误，领导原定的工作计划就要进行很大的调整，公司因此可能就会遭受损失。

针对本案例的情况，正确的做法是：作为秘书，首先，要保持自己办公环境的整洁，尤其是办公桌的整齐有序，文件要分门别类的摆放以便于快速查找；文具要经常检查，以保证随时可用；上班时间不要上网聊天，所有聊天工具都应关闭。其次，要对自己每周、每日的工作进行详细计划，并将其用文字或表格的形式固定下来，打印或手写后放在醒目的位置，以便于按部就班的执行。再次，要科学合理地安排领导的时间，将领导每周和每日的重要活动内容逐一用文字或表格的形式写下来，并提前打印给领导，在必要的时候，还要提醒领导不要遗忘重要的约会等。

秘书只有科学的管理时间，才能够充分利用时间，才可以最大限度地提高工作效率。