办公室主管能力素质的构成

二、办公室主管能力素质的构成

（一）统帅能力

不论办公室规模大小，级别高低，办公室主管是这个部门的领导，需要组成一定的人力、物力和财力，努力达到一定的目的。因此，作为一个办公室主管必须具备一定的统帅才能。

1．知人善任的能力

知人善任，就是不仅要善于发现人才，还要善于用人。

（1）善于慧眼识英才。在社会主义市场经济建设的今天，各级办公室主管需要有爱才如命、求贤若渴的思想，养成尊重人才的习惯，并有计划地培养和造就一大批跨世纪的人才，这对我国现代化建设事业是至关重要的。

（2）善于因材施用。办公室主管在发现人才时，还要善于用人，要用其所长，避其所短。学非所用，用非所学，都会造成人才的浪费。办公室主管做到知人善任，才能使人才的聪明才智充分发挥出来。

（3）心胸坦荡，海纳人才。宽容大量是一种美德，也是共产主义的崇高道德。“金无足赤，人无完人”，要容纳多种人才，就不能求全责备，要看到他们的优点，大胆任用；同时，“浪子回头金不换”，也不能因为一些人有过错误，就不用或不敢用他们。

2．组织指挥能力

组织指挥能力，是办公室主管重要才能之一。它包括两层含义。其一是“管理”，即熟练运用各种组织形式，如集权结构、分权结构、矩阵结构、系统结构等，并善于运用组织的力量协调各方面的人力、物力、财力，使其达到动态上的综合平衡，从而获得最佳的社会效益和经济效益。其二是“控制”，即采取有效的控制手段，使被管理的客体（人、事、物）按照自己的意图，沿着指定的方向发展，最后取得预期的结果。

组织指挥能力，主要表现在用人授权和遥控指挥两个方面。一个办公室主管，能够合理地使用手下的人才，使他们“人尽其才，才尽其用”，变成自己的手的延伸、脚的延伸、腿的延伸、耳的延伸，甚至是大脑的延伸，那么这个办公室主管一定会成为一个运筹帷幄的优秀主管。同时，一个办公室主管，不仅能够将手下的各类人才“撒”出去，放手让他们去工作，“各尽其能，各司其职”，而且能够采取有效的控制手段，对他们的行为方向、行为方式和行为效果实行有效的“遥控”，必要时还可以随时将他们“收回来”。那么，这个办公室主管一定会成为一个牢牢控制、支配和驾驭办公室的核心人物，在上级领导者和群众的眼中，他就是一个在本地区、本单位具有强大凝聚力和吸附力的“内核”。

（二）意志能力

在心理学中，意志是指人善于控制自己的行为，善于动员自身的力量去战胜客观困难。

世界上，矛盾无处不在，无时不有。我们办任何事情都是为了解决矛盾，矛盾伴随着困难。所以，在我们办事情，处理问题时困难也是无处不在，无时不有的。

现实生活中，有些有知识、有才干的办公室主管并不一定能成为优秀的领导人才。只有那些有知识、有才干，而且意志坚强，能够依靠坚忍不拔的顽强意志去克服困难的办公室主管才能成为优秀的领导人才。比如，在体育比赛中，在两人（队）实力相当的情况下，胜负主要取决于竞赛者的意志状态。这说明意志的力量是巨大的。

一项事业的成功必然会有许多的困难和挫折，成功者都需要凭其顽强的、百折不挠的意志力去赢得最后的胜利。

（三）应变能力

应变能力，是一种根据不断发展变化的主、客观条件，适时调整自己行为的能力。

具有应变能力的领导人才，不例行公事，不因循守旧，不墨守成规，能够从表面“平静”中及时发现新情况、新问题，从中探索新路子，总结新经验，对改革中遇到的新事物、新工作，能够倾听各方面的意见，认真分析，勇于开拓，大胆提出新设想、新方案；对已取得的成绩，不满足、不陶醉，能够在取得成绩的时候，不得意忘形，能透过成绩找差距、挖隐患，百尺竿头，更进一步。

办公室主管在工作的过程中，要根据事物的发展变化，审时度势地做出机智果断的应变。归纳起来，主要是两种情况：其一是变化尚未偏离领导活动的前进方向的量变阶段；其二是变化明显偏离领导的前进方向的质变阶段。

对于量变阶段的变化，一般无须对原决策方案作根本性的变动，只需要适当地对方案做出某些局部的调整，以适应变化的环境。

但是，对于发生质变的变化，就需要进行审慎斟酌，对原决策做较大的改动，甚至重新制定。非凡的应变能力，往往就表现在对一些复杂的“突发事件”和“非规范问题”的果断处理上。从复杂的计划修订，到生死攸关的政治斗争的处置；从微妙的外事活动的安排，到举足轻重的经济谈判，都需要有机智的应变能力。

随机应变能力，“应变”必须在不抛弃原则的前提下，根据客观事物的不断变化而提供的一切可能条件，尽可能采取科学灵活的“应变”对策，做到“你变我也变”，从而最终达到预定的目标。现代应变能力，是建立在科学判断基础上的原则性和灵活性的高度统一，在确知无法达到预定目标时能果断地“刹车”，及时转移工作重点；在确知再坚持一下就会取得胜利时，能够顶住压力，排除各方面的干扰，不惜一切代价去争取胜利；在已实现预定计划时，能适时地提出新的可能达到的目标，鼓励人们向新的高度挺进；在发现被领导者和作用对象（即客观环境）的情况发生变化，按照预定决策方案难以实现原来计划时，能够审时度势，急中生智，临场做出新的最佳决策，以适应新的变化。

（四）疏通协调能力

疏通协调能力，主要是指妥善处理与上级、同级和下级之间的人际关系的能力。在工作当中，办公室主管需要同各种各样的人打交道，而这些人的身份、地位、交往需求、心理状况和工作性质是不尽相同的。办公室主管能否与他们友好相处，互相配合，协调一致，使上下级相互沟通，同级相互信任，直接关系到领导工作的成败。

妥善处理与上级、同级和下级之间人际关系的疏通、协调的能力，概括起来，主要是把握好四个环节：

1．尊重

每一个人都有被别人尊重的欲望，尊重是对一个人的品格、行为、能力的一种肯定和信任。尊重别人也是一个人优良品质的表现，包括尊重别人的人格、言论、举止、习惯等等。尊重是相互的，只有尊重别人，别人才会尊重你。相互尊重是疏通、协调各种人际关系最重要的一环。只有相互尊重，才能打消对方的疑虑，博得对方的信任。工作中，无论是和上级、同级还是下级接触，都必须尽力尊重对方，这是取得对方信任，得到帮助和支持的前提。

尊重上级，获得上级的信任和理解，避免和上级产生“心理屏障”，有效地协调上下级关系，是上级愿意积极帮助和支持下属工作的重要前提。要让上级感到，在大政方针上，下属与其保持一致，工作大胆，既站在微观位置考虑本职工作，又站在宏观位置替领导出点子、想办法。这是办公室主管能力表现的最根本点。

尊重同级表现在相互配合，相互信任。在工作上分清职责，掌握分寸，不争权夺利，不相互推诿责任；相互配合，不相互指责；严以律己，宽以待人，扬长避短。

尊重下级表现在支持下级和肯定下级的工作。对下级的意见和建议要认真听取、采纳；对下级所取得的成绩要及时肯定；尊重下级的劳动，对下级的工作要给予支持。

2．了解

所谓了解，就是应该尽可能周详地了解上级、同级和下级的长处和短处，并在工作中，扬其所长，避其所短。这是使对方避免感到“为难”，并能更加有效地给予帮助和支持的重要一环。

了解上级，就是要了解上级在宏观和整体上的指导思想和战略意图，以及与自己在微观和局部上的指导思想和意图上的差异；了解上级的工作方式和生活习惯，扬其长，避其短。

了解同级，表现在工作上要相互沟通信息，协调一致。

了解下级，便是要了解下级的工作需要得到哪些帮助和支持；了解下级的心理特征和情绪变化，以利于调动其积极性。

3．给予

在工作中，按对方最希望的方式，给予对方所希望获得的支持、帮助、信任等是很重要的。

上级最希望下级圆满完成自己交办的工作任务；同级最希望互相之间建立起一种携手并进的融洽关系，在亲密无间的友好气氛中进行良性竞争；而下级最希望获得的是上级的信任，在困难时刻的有力支持，受到挫折时的热情鼓励，以及取得成绩后的及时奖励。

4．索取

任何一个办公室主管，都不可能单枪匹马地去开拓新局面。他必须尽可能取得上级、同级和下级的支持、帮助和合作。这就是说需要“索取”。

在争取上级支持时，不能随意、盲目地向上级提出一些非分的要求，而要了解上级能够提供什么，愿意提供什么，切忌强人所难；在与同级要求配合时，要看这种配合是否给同级带来麻烦，是否是同级力所能及的；要求下级完成任务时，要考虑到下级可能遇到哪些困难，凭个人的能力是否能顺利完成。

（五）开拓创新能力

因为办公室主管活动具有综合性、复杂性、多变性的特点，所以，他的工作是一种创造性的活动。这种创造性的活动就需要办公室主管具有不断进取的创新开拓能力。尤其在现代科学技术日新月异、信息瞬息万变的时代，工作的多变性和动态性更加显著，形势复杂多变，机会转眼即逝。办公室主管如果不善于提出新问题，开拓新领域，就无法跟上形势的变化，就只能使自己在工作上处于被动。