办公室主管的领导方法

四、办公室主管的领导方法

（一）灵活变通的领导方法

所谓灵活变通，就是坚持实事求是，依据条件，审时度势，灵活运用各种方法和措施，以达到既定目的。领导者在领导活动中必须依据不同的环境和条件，相应地变更领导手段，调整领导任务，以利于实现或接近既定的领导目标。就是说，总的目标确定后，实现目标的形式，达到目标的手段，可以灵活多变，不拘一格。这好比登山目标定在山顶，从山前上有可能达到山顶，从山后上也有可能达到山顶，从山两侧上可能也有路，究竟从哪条路上山能更快些，这就需要根据实际情况灵活地掌握。灵活变通的方法是办公室主管成功的一个要诀。

灵活变通的领导方法是由领导规律决定的。领导活动不同于人类其他活动，它有着明显的特点。领导活动的环境总是处在变化发展之中的，包括上级新政策的出台，下级单位新问题的出现，相关单位联系过程中的情况变化等等，都会冲击既定的决策和措施。领导活动的矛盾总是普遍存在的，这就要求办公室主管在坚持大政方针的前提下，灵活地处理具体问题，做好上下通融工作。如果没有变通，也就没有灵活性。

在领导活动中怎样掌握灵活变通的领导方法呢？具体有以下几点：

1．要明确领导活动的目标

目标即领导活动的方向性、目的性。一般来说，领导活动的目标是由集体确定或由上级安排的。由组织集体确定的领导目标，要走群众路线，在集中群众智慧的基础上确定。对高层次、大范围的领导活动来说，领导目标大都是有原则性、方向性的；领导活动的层次越低，范围越小，目标的确定往往也越具体，当然这具体也是相对的。办公室主管对提出的目标，要尽可能地吃透上级的精神，明确其基本要求，区分哪些是不能变的，哪些是可以变的，哪些是适合当地情况的，哪些不是适合当地情况的。

2．要深入了解领导活动的条件和环境

领导活动的条件和环境，是实施领导活动的客观依据，也是确定领导活动目标的重要依据之一。领导活动的条件，主要包括组织、体制的条件，可利用的物资、设备、技术条件等，领导活动的环境主要包括自然资源、地理气候、历史传统、风土人情、社会关系和周围社会的环境等。办公室主管对这些条件和环境要做深入细致地调查研究，以便根据情况区别对待，分类指导。

3．确定科学的领导手段

主要包括建立完善的组织机构；制定或健全规章制度；重申或制定各种有关政策；确定有关的行政手段、经济手段、法律手段以及随机使用的领导方法等。

4．灵活地实施领导过程

变通是贯穿于领导活动全过程的，因此全过程都要求必须依据条件和环境的变化而灵活地变更领导手段，根据各个阶段领导任务的完成情况而灵活地调节近期领导目标，不断做出切实可行的决策，以加快领导活动的进程。

5．不断提高自己的领导素养

办公室主管要有强烈的事业心、责任感和深入扎实的工作作风；要有强烈的创新意识和果敢的气魄；要有顽强的意志和严谨的科学态度；要有科学的知识和良好的修养。因此，一个优秀的办公室主管必须不断学习，勇于实践，努力提高自己的灵活应变能力。

（二）超脱的领导方法

1．要做领导的事

所谓领导，就是领航导向之意，作为全局的统帅，办公室主管必须时时刻刻把握全局。毛泽东说过，没有全局在胸，是不会真的投下一着好棋子的。棋谱上有句话说：“善弈者谋势，不善弈者谋子”，说的就是这个道理。有的办公室主管或因事事不放心，或因件件抓全，或因处处露面显威，总爱事无巨细，样样过问，大会小会有请必到，因而总感觉到事情多、工作忙。要取得工作的成效，就必须把握全局，时时事事从全局出发，着重寻找事物的主要矛盾和次要矛盾，不能陷入个别、局部或具体问题之中而不能自拔。

2．必须抓住有重大影响的问题

首先，要明确一个时期、一个地方的主要矛盾是什么；其次，要注意抓住那些牵动全局的关键部位和重点问题不放，直至抓出成效；最后，要注意加强薄弱环节，加强了薄弱环节，就等于加强了全局。

3．必须合理运筹时间

办公室主管需要处理的事情很多，时间非常宝贵，掌握得好，就能超脱，掌握不好，就成天忙得团团转。因此，必须合理安排时间，综合运用时间，巧妙驾驭时间，忙中有闲，紧而不乱，这样才能有足够的时间和精力去思考、研究问题。

4．要善于运用分权术

大胆逐级授权，这样做不仅不会对工作产生妨碍，相反对工作有利。它既可以把办公室主管从琐碎事务中解脱出来，处理大事；又可以充分调动下属的积极性、主动性和创造性，从而更有效地解决日常事务。

当然，讲究超脱的领导方法，不是提倡偷懒，不是提倡逃避问题和矛盾，不是提倡推卸责任。而是为了摆脱日常琐事，去思考和解决关键性的、全局性的大事。

（三）协调的领导方法

从某种意义上说，管理的过程就是协调的过程。马克思曾形象地说过，一个单独的提琴手是自己指挥自己，一个乐队就需要一个乐队指挥。这里，马克思把乐队指挥的作用说得很清楚，就是要“协调个人的行动”。如果把一个办公室比作一个“乐队”的话，办公室主管就是这个“乐队”的“指挥”，这个“指挥”也必须“协调个人的行动”。而且这个“乐队”要比任何舞台上的乐队庞大得多，复杂得多。这个“乐队”的指挥面临的不是训练有素的各种乐手，弹奏的不是某一固定的乐谱，他面临着十分复杂的社会生活，是有思维的人群，那里充满了各式各样的矛盾，有着错综复杂的关系。要当一个称职的“指挥”，将这个“乐队”指挥得井然有序，奏出威武雄壮的“乐章”来，就必须具备较高的协调艺术。

协调，从字面上看是协商调解的意思，但在现实生活中，其内容十分丰富。一个办公室主管，需要协调的工作很多，比如上下级之间的关系，同级领导之间的关系，本单位同左邻右舍的关系，局部与整体之间的关系等等。具体到日常工作中，协调内容大致可分为这样两个方面：一是搞好日常事务工作的协调，无论哪个单位，在日常工作中都会有多种矛盾，都会碰到有着复杂关系的问题。这些矛盾和问题不协调好，就会影响正常工作的进展。二是涉及计划安排方面的协调。主要包括计划内容之间诸多方面的协调。

协调工作内容繁多，这就要求办公室主管必须统筹安排，有主有次，牢牢把握住协调工作的重点，区分轻重缓急，有计划、有侧重地进行协调工作。协调工作的侧重点，具体为：一是指那些影响全局的关键或某项工作的关键环节，出在这些关键上的问题，往往牵一发而动全身。协调得及时，全局工作就顺畅，否则的话，就可能使整个工作陷于被动。二是指那些比较急迫的或是矛盾冲突比较激烈的问题，对这样的问题不及时协调，就可能导致严重后果。三是指那些久拖不决的老大难问题。这类问题难度大，麻烦多，一般人都怕沾边，因此要勇于负责，不回避，积极协调，细心工作。四是指那些处于萌芽状态的问题，特别对那些虽处萌芽状态但却具有某种倾向性的苗头，尤需协调，以防患未然。

协调工作是一门领导艺术，其方法灵活多样，千变万化。不同的办公室主管，对于不同的问题，采用协调方法也不一样。有时必须采用多种方法以交替进行，方能达到协调的目的。协调工作，通常采用的是以下几种综合处理方法：

1．直接协调与间接协调相结合

有的问题比较复杂，涉及几个部门，或者跨几个地区，还有的问题涉及到复杂的人际关系。这些情况办公室主管必须经常过问，了解协调中的情况和问题，及时提出指导性意见，以保证协调工作顺利进行。

2．“请进来”协调与“走出去”协调相结合

“请进来”就是将与协调事件有关的各方请来开协调会，由办公室主管或有关领导主持，让各方说明自己的意见、要求后一起研究处理意见，能取得一致意见就达成协议，不能一致时再做工作。或由领导提出裁决意见，经各方同意后，共同遵守。“请进来”的办法适用那些难度大、情况比较清楚的问题。但对那些情况尚不很明白，或问题比较复杂的事情，单靠“请进来”开协调会的办法就不够了，就需“走出去”，到现场去进行实地考察，边了解情况，边协调。这样可以掌握较全面的情况，了解各方面的意见和要求，作出正确的协调决定，达到协调目的。有时，两种形式并用，可使问题得到圆满解决。

3．纵向协调与横向协调交叉结合

有的事情，涉及单位不多，隶属关系不复杂，可由主管部门出面召集所属有关单位进行协调，这是一种上下级之间的纵向协调。有的问题发生在不同的系统或方面，靠某一主管部门无法协调，那就必须进行横向协调。情况特别复杂的问题还必须进行纵横交叉的多层次的协调方法，才能行之有效。

4．开会协调与会下协调相结合

在一般情况下，协调工作主要是用开会协调的方式进行。但有时在会上并不能解决多少问题，甚至被协调的各方会出现严重对立情绪，使协调工作无法继续进行。在这种情况下，有必要暂时休会，办公室主管应积极做好会下工作，摸清各方的真情，找出分歧的焦点，分头启发诱导，以消除隔阂，统一思想，解决问题，达到协调的目的。这种会下协调的做法，有时比会上协调来得快、效果好。

（四）公关意识的领导方法

现代办公室主管，必须确立“公关”意识。这里所说的“公关”意识包括对外、对内的形象，其中，人际关系是“公关”意识中最重要的部分，可以说，离开人际交往，就无领导活动可言，缺乏科学健康的处理人际关系的能力，领导活动也难以成功。因此，办公室主管要使自己的领导活动卓有成效，就必须增强公关意识，努力提高正确处理人际关系的能力。

“公关”，必须树立高尚的交际品德。学会真诚地关心他人，爱护他人，帮助他人，这是建立和谐的人际关系的重要途径。实践表明，用不正当的手段是无法赢得他人的诚心实意的，相反只能失掉人心。那种用金钱、地位、名利的“关系学”，是一种对人类健康交际关系的腐蚀剂，于党、于国、于人、于己都有百害而无一利，任何人都有责任抵制它。只有廉洁奉公，一尘不染，不谋私利，才能使自己在复杂的人际交往中永远立于不败之地。

“公关”，要善于运用语言沟通情感。人的思想感情的交往，人际关系的深化，一种最常见、最重要的方式就是通过语言来沟通。比如，一次吸引人的发言，一场鼓动人心的演讲，一篇感人的文章，都能有益于宣传自己，有益于增加别人对自己的了解，有益于工作上的交流，从而有利于人际关系的建立和发展。所以，办公室主管就要发挥语言的功能，使自己的思想通过语言给人以更强烈的感染力和吸引力。办公室主管要学会用三言两语就能把交往对象的思想吸收过来的本领，讲话要讲到点子上。优秀的办公室主管不仅要具有私下交涉的能力，还要有在大庭广众之下左右听众的演讲能力。

“公关”，要掌握处理人际关系的方法和技巧。领导活动中的人际关系有纵向和横向两个方面。纵向的人际关系即办公室主管与上级和下级的关系；横向的人际关系即同级领导、左邻右舍、兄弟单位，以及外部交往单位等之间的关系。

1．要处理好与上级的关系

在处理与上级关系的过程中，要及时向上级请示报告，这不仅可以使上级了解整体，指导全局，同时也可以使下级不犯错误或少犯错误。只有上下级信息通畅，才会增进了解，感情融洽，步调一致。要勇于挑起重担，为上级分忧。要维护上级威信，以团结为重，在上级出现错误或失误时给予帮助。要遵守组织原则，对上级阿谀奉承，投其所好，或者任意顶撞，为所欲为，都是错误的。

2．要处理好与同级的关系

要处理好同级领导包括正职与副职，同其他部门领导等关系。同级之间经常要合作共事，联系十分密切。因此，办公室主管要明确自己在领导群体中的地位，彼此尊重，互相支持谅解。领导成员之间既不要互相吹捧，也不允许互相拆台，要确保在党性原则上的团结。要明确分工，互相合作，任何领导都不允许对不由自己分管的事做决定，但在分工的基础上，又必须互相合作、支持、配合。要使同级领导亲密无间，形成战斗的集体，经常互通信息，交流思想，这是一项必要的措施。彼此之间互不了解，没有共同的语言，没有统一的思想，不仅不能相互配合，结成有力的集体，而且容易受外来的挑拨，造成人际关系的不和。同级领导之间不能协调，结下疙瘩，大多是疏于人际往来。当然，这种往来重在交流思想，阐明观点，而不提倡拉拉扯扯、吃吃喝喝的生活庸俗化。

3．要处理好与下级的关系

关键要在以下几个方面下功夫：

（1）指挥下属方面。办公室主管主要是通过下达命令来指挥下属。办公室主管在下达命令前必须通盘思考，如何使命令行之有效。下达的命令要适应下属人员的能力和客观条件，不能要求下属对实际上达不到的工作目标负责，要讲明任务和完成任务的人员、时间、地点、方法，使下属乐于接受并有兴趣去完成。要注意命令的严肃性，不能朝令夕改，在短时间内轻易改变对下属的要求。如果没有完成好任务，不要把责任都推到下属身上，首先要检查自己决策是否有错，安排任务是否妥当，是否缺乏必要的及时的帮助和指导，要帮助下属分析原因，认真总结经验教训。

（2）监督下属方面。办公室主管行使权力的前提是他对下属的工作监督。但监督不能超出一定的界限，不要对下属的行为作过细的规定。如果把全部精力都用在规定工作的细节和详细计划上，不但没有时间去实现工作目标，而且还会束缚下属的创造精神，压制他们的独立思考和自主行动。办公室主管要相信下属能够很好地完成任务，同时帮助下属排忧解难，并及时检查任务的完成情况。对下属工作遇到的困难不要采取包揽的办法，那样会使下属产生不需要自己负责的思想。

（3）奖罚下属方面。要善于发现每个人身上的优点和长处，激励其进取心和荣誉感。在表扬时要注意激励多数人的情绪，讲究表扬方式。对下属在工作中出现的错误，要及时指出，不要把下属的差错“储存”起来，年底算总账。这样不仅于事无补，还会使上下级关系恶化。批评要注意场合，注意保护其自尊心，不要把批评变成挑剔。

（4）尊重下属方面。一个合格的办公室主管必须会尊重人。命令即使是正确的，如果缺少尊重人的态度，下属也很难自觉地接受。办公室主管由于掌握一定的权力，可以发布命令，通过施行奖励或惩罚的手段，对下级产生一定的影响力。但不能仅有权力性影响力，同时还必须兼有非权力性影响力，包括对人的尊重。要主动沟通，协商对话，建立感情，爱护职工。要和蔼可亲，平易近人，不要板着面孔打官腔、摆架子，不要在下属面前总是强调职务上的差别。要放手让下属行使其职权，不要做有可能干扰下属工作或有损于下属威信的事。要用一言一行取信下属，严于律己，宽以待人。要向下属学习，善于听取别人的意见，切不可自以为是，妄自尊大。