提高办公室主管工作效率的方法

二、提高办公室主管工作效率的方法

提高办公室主管工作效率的方法主要有：

（一）明确目标

办公室主管必须对所做的事和要做的事十分明确，确认要达到的目标，这样才能一步一个脚印地前进。同时，还必须将既定目标向其下属讲明，使所有人员都心中有数，做到上下一致，朝着预定的目标努力，从而提高整个单位的工作效率。

（二）善于运筹时间

办公室主管要充分认识到时间的重要性，统筹掌握并运用好时间，要将一天中的最佳时间用于办理难度最大、重要性最高的事项；要讲求效率，采用科学的方法提高工作效率，坚决杜绝各种浪费时间的现象。与此同时，还要善于总结经验教训，从而提高工作效率。

（三）掌握开会技巧，提高会议效率

在办公室主管工作中，利用开会方式进行互通信息、安排工作、讨论问题、协调各方面的关系以及进行决策等是经常的，也是必要的。但会议过多、过长，会议效率不高，就会影响工作的正常进行。所以在很多情况下，办公室主管作为会议的组织者，其组织工作的好坏对提高会议的效率有举足轻重的作用。这就要求办公室主管在组织或主持会议时，要督促有关部门和人员做到：会前准备工作要充分，会议议程安排要紧凑，会场、会务的服务工作要周全；要始终抓住会议的主题，注意激发与会者的思维，努力提高会议的效率。

（四）精兵简政

精兵简政要用科学系统的方法和观点来进行，要全面考虑整个管理结构，选拔和调整相应的人员，即根据系统结构的要求，调离那些多余的人员，调整或增加必要的人员，不搞一刀切，要科学合理地安排。办公室主管在设置办公室的人员、机构时，既要考虑各项工作的实际需要，又要做到机构不虚设，定岗要切实。

（五）运用科学技术和管理手段提高工作效率

先进的科学管理手段，既不是只凭经验或感觉进行管理，也不是随心所欲，不顾后果的管理，而是运用客观数据、数值、原理及原则，进行合情合理、有条不紊、讲求效率的管理。但在应用这些现代化管理方法时，千万不可不顾客观条件，照搬照抄，只讲形式不讲实际，那只能是自欺欺人，浪费时间和精力。办公室主管工作虽然复杂多变，但也有其特定的规律，程序化、规范化的要求就是要根据其规律制定出相应的制度。只有程序明确、制度规范，才能够保证办公室工作像链条那样环环相扣，运转自如，从而提高工作效率。办公手段的现代化，既是现代科学技术发展的必然趋势，也是提高机关工作效率的客观要求。因此，办公室主管要大力加强办公自动化系统的建设，逐步实现文件处理、信息传递、信息储存、邮件处理设备的现代化。

（六）调动下属的积极性

调动下属的积极性、主动性和创造性，是提高办公室主管工作效率的一个关键问题，一个好的办公室主管不仅会把工作安排得合理，而且还必须会用人。为此，办公室主管要在明确责任的前提下，根据下属各自的特点，委以一定的权力，把最适宜的工作分给最适宜的下属去做，充分调动下属的积极性。