运筹时间的艺术

一、管理者的时间观

1．时间的概念

时间是运动着的物质的存在形式，时间不能脱离物质而独立存在，没有物质，也就没有时间。同时，物质也不能脱离时间而独立存在，运动着的物质也只是在时间内才能运动。物质是一种资源，那么，作为它的存在形式的时间也是一种资源。时间是以物质在空间中的运动来测定的，离开了物质在空间中的运动，也就无法测定时间。

马克思主义详细地阐明了空间与时间的无限性和有限性的辩证统一。运动着的物质是无限的，这就决定了它的存在形式也是无限的。但从物质存在的具体形态来说，它的时间又是有限的。时间的无限性是指时间的一维性，没有“开端”和“终点”。时间从来就是向前流逝的。同时，马克思主义认为时间是物质运动的持续性、顺序性和间隔性。所谓持续性，是指事物存在的过程的久暂，具体的事物和现象都不是永远存在的，它存在于一个过程，在这个过程中是该事物的本身，过程结束，该事物也就不存在了。因此，事物过程的长短就是时间。所谓顺序性，是指一事物与另一事物、一个运动过程与另一个运动过程出现的先后次序。所谓间隔性，就是两个事物先后出现次序之间的久暂。因此，时间作为物质运动的顺序性，间隔性和持续性，是物质运动过程的顺序更替和前后联系的表现。

2．时间的特点

时间具有客观性、方向性、无贮存性的特点。

时间的客观性。时间不以人们的意志为转移，是永恒的，空间无边无际，时间无始无终。时间的这种客观性不管人们承认与否，喜欢与不喜欢，时间的流逝是依然存在的，人们既不能阻碍它，又不能消灭它，更不能创造它。

时间的方向性即时间的不可逆性。时间是矢量，时间的流逝是有方向性的，是以无法改变的一定顺序进行的，它不能在实际上被停止、压缩、扩大或调整。时间也不能象遗失物那样可以失而复得，它一旦丧失，则永远丧失。

时间的无贮存性。时间资源同其它资源相区别的重要一点就是它不象其它资源（如人力、财力、物力、技术等）那样可以采用一定的方法贮存。其它任何资源可以有一种潜能，唯有时间没有潜能。无论是用还是不用，它照样流逝，也不管你愿意不愿意，它都将被迫按照一定的速率消耗，你既不能把时间储存到仓库随要随取，也不能积累起来使用，世界上没有时间收藏家，而只有时间管理家、利用家。

3．时间观念

时间是常量也是变量。

在现代，时间可以精确地变量出来，但时间的供给量是不变的。如我们生活在地球上的每一个人，每天所得到的时间都是24小时，从这个角度出发，我们说时间是个常量，是一个不能增加也不能减少的量，这可以看成是每个人为人类作贡献所能提供的有限度的珍贵资源，也就是说，人们在占有时间方面，都是公平的，谁也不多谁也不少。但在时间的使用方面，善用则多，妄用则少。对于珍惜时间的人，一分钟劳动就有一分钟成果，对于不爱惜时间的人，时间给予他的报酬也就很少，甚至是零或者是负数。在这个意义上说，时间是个变量。对每个人来说，时间既是常量也是变量。若把时间看作客观存在的抽象物质，它就是常量。但是，时间作为稀有资源的实际效益会因人而异，因客体与主观条件的变化而变化。在这个意义上，我们把时间视为变量，而且是在某种程度上可以受人支配与控制的变量。根据时间的这种特性，我们应当具备以下几个观念。

第一，要合理利用时间的循环与单向不可逆运动两方面的属性；对反复循环的重复性工作的管理要求作出标准案例；对直线运动属性要求抓住不可多得的管理时机。

第二，不仅对体力劳动进行定量管理，而且对脑力劳动的时间也要进行适当的管理，根据时间是变量的特性，重视调动被管理者的积极性，以创造更大的时间价值。

第三，运用最现代的先进工具、手段和方法，广泛应用于时间的管理。使时间的量度达到最精确的程度，以最小的时间单位创造尽量大的时间效益，加快生活、工作的节奏，形成强烈的时间竞争观念。

二、节省时间的决窍

1.利用运筹学

在我们许多的管理者当中，一方面感到时间很不够用，总觉得有许多事情没时间做，但在另一方面，却又存在着大量的时间浪费。比如，机构不协调、官僚主义作风、办事拖拉、大事小事不分、份内事份外事不分、人情交往过于频繁、社会兼职过多、信息不灵、交通不便等等。在这些繁多的需要耗费时间的活动中，许多事是应当消耗时间并能带来价值的，但更多的却是造成许多时间浪费。为了兼顾各个需要占用时间而处理的问题，就需要一个统筹的办法来解决。而运筹学是帮助我们解决这些问题的学问。

运筹学就是统筹兼顾整个活动所有各个环节之间的关系，为选择一个最好的方案提供数量上的依据。要求能最经济、最有效地使用人、财、物力，作出综合性的合理安排，以取得最好的效果。我们把这个基本原理运用到时间的安排和处理上，即在实施某项工作时，对必要进行的工作进行严格的时间定量计算，在兼顾各个环节的基础上提出最佳的时间结构，最省时的方案以及具体数量依据，在管理中追求最大限度的时间节约。

2.找出时间的陷井

在日常生活中，管理者不能有效地利用时间，往往是找不出时间的陷并，造成时间的浪费。

时间管理学家麦肯斯曾经对40位高级管理人员作过一次调查，让他们根据自己的体验列出自己的时间陷井，结果是这样：会议多；供决策的资料不全；来访人员多；社会活动多；电话多；应付突发事件；日常工作占时间太多；信息不灵；下级人员素质不高等。这些陷井，大部分是由宏观因素决定的。造成时间陷井还有其主观因素。如：在同时间里想做的事情太多；不切实际的时间估计：不能全神贯注地听别人讲话；事必躬亲；不给下级授权；办事拖延；不好拒绝别人的礼节请求；办公桌上零乱不堪；仓促的决策等。除此之外，管理者还有几种常见的时间陷井。如：与自己的秘书不协调；上级造成的时间瓶颈；倒授权；不会利用午餐和午休时间；上下班交通不便；管理者兼职太多等等。找到了时间的陷井之后，更重要的是如何跨越时间陷并。因此，有成效的管理者应当力争在有限的时间里，尽量杜绝时间浪费，掌握一套节省时间的技巧。

3．节省时间的诀窍

世界上有很多的管理专家，花大量的精力去研究节约时间的秘诀。美国《今日世界》杂志曾列举了企业管理者节省时间的十条秘诀：第一，处理公事时切记先办大的，一定要从重要的开始，再干次要的，程序不能颠倒；第二，用大部分时间去处理最难办的事情；第三，把一部分工作交给秘书去做；第四，少写信，电话能解决的就打电话解决；第五，减少会议；第六，拟好安排工作的时间表；第七，分析自己利用时间的情况，看有多少时间被浪费掉了；第八，减少不必要的报告文件；第九，把传阅的文件减少到最低限度；第十，尽量利用空隙时间看文件。

根据我们的实际情况，节省时间主要掌握以下几个方面的技巧。

（1）有计划地工作，这是节省时间最有效的诀窍。有计划地工作，就是将运筹学的原理应用到对时间利用的统筹计划管理上来，即将一定时期内要办的事情按其重要程度或衔接关系排序编号。从第一号工作做起，完成这一件之后再去做第二件工作。在做计划时，可以根据程序简化原则，对每一件准备办的事情都问三个能不能：其一，能不能取消它？其二，能不能与别的工作合并？其三，能不能用简便的方法代替？然后将决定的结果列入自己的计划。通常工作越忙，管理者越不愿把时间用在计划上，认为自己没时间来计划，其实，工作越是忙，越要计划。

（2）办事力戒拖延。拖延是一种不易察觉的浪费时间的因素。力戒办事拖拉需要自我节制。下列措施有利于克服拖拉习惯：第一，从一个容易使你拖延的事情做起，并有意识地加以征服；第二，确定工作重点，集中时间和精力一次解决一个问题；第三，自己规定办成某一件事情的最迟期限；第四，不躲避最困难的问题，迎难而上，把解决难题作为一种进取，用尽全力争取成功；第五，干脆果断，能办的尽快办，有关卡的绕道变通办，把握不足的试着办，不要让至善主义捆住手脚，不要等条件完全具备才办。不能办的干脆说明不能办，不要拖泥带水，含糊不清。不然事情一经拖延就什么也办不成。

（3）排除外界干扰。节省时间必须在排除干扰方面下功夫。比如，在接待来客时，通常做法是先检查一下自己是否过份地喜欢社交，如果是的话，就特别需要控制自己，一是减少会客次数，二是委托别人接待，三是最好在接待室挂上警告牌或事先跟秘书打招呼，过了几分钟来催一下。如果碰到客人有拖延的习惯，则可采用站立交谈，在办公室外面接待，或婉转回避甚至公开谢客的方式。又如，在接到开会通知时，要问三个该不该：该不该参加？该不该讲话？该不该讲这么多内容？以免逢会必到，逢会必讲，逢讲必长的毛病。

（4）对下级授权和委派工作。这是节省时间的一大诀窍。美国管理协会前任会长阿普里认为“管理者是通过他人的努力将工作完成。”授权就是把份内的若干工作交给下级去办理。授权是由三个要素构成的。即：派工作、授予权力，承担责任。要想通过授权达到节省时间的目的，那么在指派工作时，必须向被指派人说明指派的某项工作的性质、范围、标准、成果要求、完成时间等。在授予权力时，管理者应给下级在完成工作时所需要的相应的权力，这个相应的权力应该以刚好能够完成指派的工作为限度。管理者对下级所做的工作结果负全部责任。这样既可以充分发挥下属的专长，增长下属的才干，增加下属的信任感，激发下属的工作热情，有利于事务的及时处理，又可以使管理者从琐碎的事务中解脱出来，专心考虑重大问题，提高工作效率。

（5）训练快速阅读能力，节省看文件报告和书籍的时间。

三、巧用时间

1.善用自己的黄金时间

一个人在不同的年龄区、时间区、精力区、对时间的利用程度是不同的。在人体的“生物钟”内，每个人在一生一年一月乃至一日中都有“黄金”时间，人体的“黄金时间”是指根据人的智力、生理与感情是时间变量的函数这一规律推算出来的。

生理学家研究证明：人们在不同程度上却存在着三种周期，即生理周期，智力周期与感情周期。

每个人对每种周期的反映程度不同，周期的长短也不尽相同。有的周期以日循环为主，月循环为辅（如智力周期），有的周期则是以日循环与月循环反复交叉进行（如生理周期），细心的人会察觉自己有时体力好有时体力差，而目这种情况呈周期性变化。同样，智力、感情也都有周期性的变化。因此，智力体力感情等都是时间这个变量的函数。

每种周期都有高潮和低潮两个阶段，每个阶段各占一半时间。在“生理周期”曲线处于“高潮期”时，人们就会感到体力充沛，能承受较繁重的劳动，疲劳也容易消除。当智力周期曲线处于“高潮期”时，人的头脑灵活，思路敏捷，记忆力强，判断准确。相反，处于中线以下的“低潮期”时就会觉得力不从心，容易疲劳。在智力上则表现为精力不集中，健忘，判断准确率低。而在跨越中线的对间，即在由“高潮期”转向“低潮期”时，人的自我感觉也不好，肌体各部分的协调能力降低，健康水平也下降，工作效率极差，易出事故。

每个人既然有其智力、生理、感情的高潮与低潮期，那么我们就应当把自己的工作及活动调整到智力、生理、感情最旺盛的“高潮期”的时间上去。在智力的高潮时期解决最困难的问题，在智力的低潮时期处理一些不太用脑的事务性工作；在生理的高潮时期——体力最旺盛的时期从事重体力劳动，而在低潮时期去休息或做一些不费力的辅助性工作。管理者切忌在感情冲动的高潮时期去处理人事纠纷，而应在感情冷静的低潮时期去处理易使你冲动的、棘手的问题。

2．巧用零碎时间

所谓零碎时间，是指不构成连续时段的某一事件与另一事件衔接时它们之间空余的时间。这种时间大致分为可预见的零碎时间和不可预见的零碎时间两种类型。

可预见的零碎时间，是指事先有思想准备，知道要有多长时间。如乘车乘船和在候车候船的时间，会前的等待时间等。不可预见的零碎时间是指那种事先没有思想准备和出现意外情况而占用的时间。这两种类型的零碎时间，在我们的日常生活中比比皆是。这是时间上的一种浪费。这些零碎的时间虽然是几分钟、十几分钟，或者再长一点，若不加注意，过去了就白白地过去了，但若细细地一算，或者把一天一月一年甚至一生的零碎时间相加积累起来，就是很可观的宏大的时间系数。有人曾这样说过：“用目标作为准绳，把你空余的时间扎好，不要漏过一分一秒。总有一天你会惊喜地发现自己获得了许多意外的收获”。这段话形象生动地道出了利用零碎时间的重要性。

如何巧用零碎时间呢？这要根据不同类型的零碎时间采用不同的运用方法。但总的一条就是在指导思想上重视零碎时间的利用，并随时都有多种准备。因为在我们的工作和生活当中，许多事情需要一整块时间才能解决，但也有许多事情在零碎时间中就能解决。对不需要整块时间解决的事情尽量用零碎时间来解决。例如利用早餐前的时间作出一天的时间安排计划，利用上班前的时间看报纸听新闻、背单词等，外出开会或出差时，利用旅途时间批阅事件、看资料等。如果碰到没有预见到的零碎时间，还可将之用来谈话、交流信息、打腹稿、思考某一问题，完成事情某一部分，打电话等。只要我们在思想上重视并养成充分利用零碎时间的习惯，有意识有目的利用零碎时间，加上随时作好利用零碎时间的准备，既动脑筋、带文件资料、带书籍、带笔带本子，就能把容易忽略的零碎时间充分利用起来。起到积零为整、发挥零碎时间最佳效率的作用。

3.发挥整体时间效率

一个有成效的管理者必须把大量的整块的时间用于确有贡献即能创造最大时间价值的大事上来，而这一整块时间，必须是管理者的自由时间，管理者要善于把这些自己支配的时间综合起来，连接成一整段时间并把它集中起来，整段整块时间在事实上是很少的。要发挥工作规定在一周的某个时间里，以保证其它时间不受干扰；有的则每星期在家工作一天，以便集中时间处理重大事情，除特殊情况外，整块时间工作期间，不会客不接电话（这些都可以由秘书代理），以便整块时间能够集中起来解决带战略性的问题、人事安排等重大事情。

总之，要根据管理者的特点，充分利用自己的“黄金时期”，处理重大事情，巧用零碎时间，做些积零为整的事情，集中整块时间，做出最有贡献的事情。