目的和政策

5.8　目的和政策

依据组织机构的意识形态或者哲学，组织机构的目标被转化为目的和政策。这两个术语和它们的应用是不同的。在这里，目的被看做是“是什么”，而政策被看做是“怎么样”、“在哪里”以及“在何时”——是在顺序上紧接在目的之后的意思。

■目的更加具体地阐述了组织机构的目标、要实现的目的和希望达到的最终结果。

■政策是在目的的框架之内展开的。它为实现目的提供了决策的基础和需要遵循的行动路线。

法约尔用例子说明了组织机构内部的相互关系，以及它的目的和管理。他认为一个组织机构的管理职责之一是:

……确保人力和物力的组织机构结构与公司的目的、资源和要求相一致。

因此，目的和政策的确立是管理过程的不可分割的一部分，是每一个组织机构必备的一项功能。

关于目标和目的的系统化的观点

一个组织机构的目的与投入—转换—产出的循环有关。为了实现它的目的并满足它的目标，组织机构从外部环境中获得投入，通过一系列的活动把这些投入转化或者转换为产出，并把产出作为对其他系统的投入返还给外部环境。组织机构在这样一个动态的环境中运作并且成功地实现它的目标，这将会受到它与外部环境之间的多重的相互作用的影响（参见图5.2）。

图5.2　关于组织目标和目的的系统观点

不管组织机构的类型是什么，它都需要通过目的的确立和政策的决定来确定方向。目的和政策构成了管理程序的一个基础。

目的

明确的界定和认同目的是设计组织机构结构的第一阶段，它有助于为组织机构不同部分的交流系统提供便利。能够与负责确保那些目标实现的人们就公司目标进行交流，这种能力也是一个有效的激励和报酬系统的一个基本的特征。

目的的选择是包含未来行动路线的决策过程的一个基本的部分。目的可以用一般的术语来陈述，也可以用更具体的术语来阐明。一般目的由最高管理层来确定。具体目的在一般目的的范围内制定，并且通常会有其适用的更加特定化的领域和时间限制。

目的可以是含蓄的，但是正式地、明确地界定的目的，将会有助于凸显组织机构需要进行的活动以及它的不同功能的相对重要性。一个明确地阐明了的目的可以帮助交流、减少误解，并且提供评价组织机构绩效的更有意义的标准。然而，目标不应该以这种方式来陈述，它转移了对可能的新的机遇、潜在的危险领域、员工的创造精神或者革新和变化的需要的注意。

政策

一项政策是组织机构的活动以及目标和目的的履行的一个准则。政策被转化为规则、计划和程序，它与组织机构的所有活动和组织机构的所有等级有关。清楚阐明的政策能够帮助增强组织机构的主要功能，产生协调性以及减少对单个管理者的活动的依赖。政策区分了管理者们和其他员工成员的作用和责任，并为管理性行为提供了准则。确保对一个新的或者修订后的政策的认同，可以帮助克服对过时的实践的依赖并有助于对组织机构变化的介绍。

政策为决策和委任领域提供了指导准则。例如，与HRM政策有关的具体的决定可以包括:

■在组织机构内部，对提升给予优先考虑。

■在达到政府规定的退休年龄时，强制退休。

■在任何可能的时候，只雇佣高学历的或者取得职业资格的会计师。

■允许线路管理者在与HRM管理者进行协商后，在既定的月薪或者周薪的等级之上任命员工。

有些政策的制定会直接受到外部因素的影响——例如，政府关于机会均等的立法。

公司准则

目的和政策一起为组织机构的运作和管理提供了公司准则。组织机构行为从它们以既定的方式为实现目的而做出的贡献中实现了自身的意义。目的和政策的确立以及资源的分配，为战略性的计划提供了基础，这种计划是设计和控制商业组织机构进程的第一阶段。