“管理办公”的起步

1.2　“管理办公”的起步

在工业化前，组织主要是家庭、部落、教会、军队和国家，有些人的确在从事小规模的经济活动，但是其规模同工业革命后所出现的情况无法相比。工业革命之后，技术上取得的进展使得物资和人力资源的大规模结合成为可能，从而迎来了用以取代家庭生产制度的工厂制度，同时，也带来了更多的管理问题。

工业革命早期，公厂的规模往往以企业家本人能有效地监督多少工人为限度，但竞争要求扩大工厂规模，企业家发现他一个人无法指挥和管理所有的活动，于是他开始把有些活动交给准管理人员去指挥。这些准管理人员是第一批不占有资产的领薪水的管理人员，他们的责任包括招募工人、培训工人、挑选能胜任工作的辅助管理人员，防止出现破坏工厂的现象，制定纪律并设法激励工人，以及处理类似于现代管理人员碰到的计划、组织和控制等问题。总的来说，在这一时期，管理被看成是局部性的问题，不需要普遍推广。人们把能否成功归因于管理人员的个人品质，而不是把成败归因于他们是否掌握了更为广泛的管理原则。

19世纪后半叶，以弗雷德里克·温斯洛·泰罗为代表人物的科学管理进入人们的视线。泰罗认为，管理部门应该有责任来确定标准、工作计划以及制订激励计划。基于精确的工时研究，制订计件工作标准，实施激励机制，推行任务管理制。任务管理取决于事先精心地订出计划。每天分配给每一个工人一项具体的任务，并附有这项工作的每一个组成部分的详细书面指示以及确切的时限规定；任务是以详细的工时研究为基础的，方法、工具以及原料都是标准化的。在规定的时限内完成任务的工人将获得特别高的工资，而超过规定时间完成任务的工人将获得一般工资。

泰罗设计了一个制造业企业中的协调办公场景，在场景中，他设计了多种角色，每种角色有一定的职责。这一场景已经包括若干组织部分的雏形，如计划部门、供应部门、生产部门、人事部门、物资仓储部门、会计部门等。后来，这一思想被广泛推广，应用到很多非制造业企业，如政府机关、学校等，形成企业管理的核心“产、供、销、人、财、物”。

泰罗设计的计划部门场景：

在计划部门，“工作流程管理员”决定每一类工人以及机器的工作流程和标准的工作顺序；“指示卡片管理员”提供有关工具、材料、计件工资和奖金以及其他操作指示的情报；“时间和成本管理员”负责发送记录所花费的时间以及消耗的成本的表单，并保证收回这些资料；“车间记录管理员”记录每个工人的“优缺点”，充当“调解人”并执行挑选和解雇雇员的雇佣职能。在承担监督责任的执行部门，“班组领班”负责在把一件材料放到机器上之前的全部工作；“速度领班”在材料放到机器上时便开始工作，工具、切削和机器的速度都由他决定；“检查员”负责检查工作的质量；“修理领班”负责照管和维修机器。泰罗同时强调费用的分类，设计了成本会计法。他的思想促进了人们对成本的关心，从而对会计职业产生影响。

泰罗之后，出现了大批的效率专家，他们通过数学的方法尽可能精确地研究生产活动，去除不必要的、导致疲劳的行为和活动，以提高企业的生产率。

这一时期，企业形成庞大的金字塔形的组织结构，如图1-1所示。大规模的工业生产，需要及时、迅速的信息交流，企业内部、企业之间的信息数量和信息沟通都显著增加，单凭人的智力和体力已经无法胜任日益增加的“管理办公”工作。因而，在工业革命之后，人类真正强烈地需要机械来辅助进行“管理办公”。这一时期出现的大量的技术发明、创造不失时机地提供了加速信息交流的可能。这就是我们今天广泛使用的管理办公的辅助工具，如电报、电话、打字机、复印机、传真机、计算机等。

图1-1　金字塔形组织结构