日常办公会的组织管理

第二节　日常办公会的组织管理

一、情景导入

晓娟参加工作已有两个月，会议记录工作也显得比较得心应手了。这天她参加行政办公会，听到总经理讲了几句开场白后，就请人事部李经理介绍新修订的《员工考勤奖惩条例》。李经理非常认真地将长达好几页的条例文稿宣读一遍后，又对其中修订的主要条款作了一番解释，然后很诚恳地请各位与会的领导和部门负责人提出修改意见。但是接下来的是一片沉默。晓娟偷眼看了看会场上几位领导似乎想讲什么也不太好讲，只低着头看自己的笔记本，会场气氛有点尴尬。倒是一向快言快语的管生产的刘副总打破了沉默，问人事部李经理：“你这份修订稿花了多长时间？”李经理回答说：“从征求意见到拿出初稿前后也花了将近两个月吧。”晓娟没听出刘总问这话是什么意思，正想着，刘总面带一种怪怪的表情说：“你们人事部花了两个月拿出来成果要我们在座的就听你念一遍就要在这几分钟里提意见。这是不是在考我们哩！”李经理连忙解释：“不是，不是，我们原本也想……”“好吧，别解释了。”总经理打断了李经理的话：“这个条例涉及全体员工，各部门情况也各有不同，为慎重起见，今天的条例文稿作为征求意见稿发给领导层和各部门负责人，人事部在上门征求意见后在以后的办公会再议。”晓娟赶紧把这几句关键的话记下来。总经理正准备转到下一个议题，坐在他旁边的行政副总插进来对着总经理小声征求意见说：“是不是今后重大议题都还是提前把相关文稿送办公会组成人员过目？”“哦，对，今后凡是牵涉面大的议题一律先由办公室提前将相关资料送办公会组成人员，让大家开会前做到心中问题有数，发言有的放矢。”总经理字句铿锵地结束了这一议题的讨论。晓娟边记录边想，总经理到底还是总经理，顷刻之间就有举一反三的本事哩！

二、项目任务

请分析上述办公会议题为何无法进行讨论。为避免出现这样尴尬局面，商务秘书部门应做好哪些工作。

三、任务分析

规范的企业大都有定期办公会议。上述企业的行政办公会在讨论该议题时所遇到的情况并非由个别、偶然的原因所致，而是由企业行政办公会缺乏规范工作程序所致。商务秘书部门应在做好办公会议组织管理工作中，注意准备与议题相关的材料并提前分送办公会组成人员这一工作环节，使与会者对所讨论的议题心中有底。

四、相关知识

在一般的企业中，各种类型的非常规的大中型会议毕竟在日常工作中是少数，大多数的会议是日常工作的例会，即办公会。办公会是机关、企事业单位的领导人为研究处理协调日常工作而定时召开的工作会议，一般称之为行政办公会。在企业即称经理办公会。

经理办公会与会人员一般成员相对固定。企业行政办公会组成人员视企业领导体制和结构而有所不同，一般由总经理、副总经理及相当于副总的总工程师或总监等人员构成。总经理办公室主任或行政事务部负责人列席会议。视办公会议题不同，还召集有关职能部门和下属机构负责人参加。

作为例会，办公会的会务工作，有着基本固定的模式。企业办公室和商务秘书人员应完成的相应工作一般由以下几方面构成。

（一）办公会议题的收集整理

作为每周一次的例行会议，是企业解决日常工作问题的重要方式，但并非所有问题都必须上办公会商议。企业不同于机关和事业单位，头绪特别多，应变需要快，不可能事事必议。在职权范围内的事，多由分管人员按制度条例和领导书面或口头指示办理。因而在办公会上作为议题提出的内容，大都应是需要部门之间协调动作或事关全局的大事。秘书人员应对企业的运转模式、工作程序有充分了解，特别要了解总经理的工作作风和领导层工作惯例。这样在判断各职能部门所提出的应提交办公会讨论的问题时，才能做到心中有数。

办公会议题收集，由秘书人员主动向企业各位副总和职能部门联系、征询。在建立良好工作秩序的企业中，职能部门则每周定时向办公室主动联系，提出需要提交办公会研究的问题。

收集的议题应在合并整理后，视条件成熟与否和事项的轻重缓急，列出有必要提交办公会研究的若干问题，送主要领导人审定。由主要领导人斟酌后增删调整，确定办公会议题。

（二）准备相关材料

办公会议相关材料的准备一般包括：

1.与议题相关的背景材料及解决问题的初步方案；

2.议题提出部门向办公会所作的专题汇报材料；

3.拟作为会议讨论的文件初稿或拟提交会议讨论通过的决定草案。

在以上的会议相关材料中，2、3两项大都由议题提出的职能部门准备，第一项一般由秘书部门在主要领导授意下完成。打印或复印的议题、与议题相关的背景资料及提交会议讨论的初稿，一般在会前送交给办公会组成人员，使与会者对商讨的问题心中有底。

（三）会议通知

办公会因属例会，时间、地点一般是相对固定的。对于工作程序已形成多年的企业，办公会会议通知一般不必另行制作，而是在企业每周重大会议活动安排表中注明（见表4.1会议活动安排表）。办公会组成人员对已成惯例的办公会，自然会在看到会议活动安排表后预留出时间。但对与议题相关的职能部门，秘书人员应在发送会议活动安排表时，对职能部门额外叮嘱下周办公会时间及出席人员。某些企业，因工作程序或企业领导人工作习惯等原因，办公会仍需制作会议通知（见内部会议通知）。

秘书人员无论用何种方式事先通知了与会者，在会前仍要当面或用电话再次确认与会者是否能按时出席。如不属会议的第一个议题相关的职能部门，还应另行明确何时到会和候会地点。

表4.1　××集团公司周会议活动安排表

2007. 4. 9—4.13

内部会议通知：

（四）会前检查

在企业中，办公会一般在固定会议室召开，秘书人员应在会前先检查会场桌椅（包括烟灰缸）是否整洁。有些议题涉及人员较多，座位不够，应事先预作安排。

打开会议室灯光和空调系统并调到合适温度。

若会议使用多媒体设备，还应事先做好调试工作，使设备处于即时可用的状态。

（五）会议过程中的服务工作

商务秘书列席会议的任务主要是做好会议记录。（会议记录详见第四节）

有些会议，议题较多，与前一议题无关但必须参加后一议题汇报讨论的人员，秘书部门可根据预计的各议题讨论时间，通知他们在讨论前达到，另行为他们安排地方候会。这是保证会议有条不紊进行的必要措施，也是保证各议题讨论内容不致扩散的重要措施。秘书部门应指定专人管理这件事，对各项议题讨论时间的估计应尽可能大体准确，以免候会过久。坚持候会制度也是改进会风，减少不必要的“陪会”现象的一种办法。与会商务秘书应注意观察会议议题进展，适时安排与下一议题的相关人员进入会场。

散会时在其他人员退场后，秘书人员应检查会议室有无遗忘的文件，并收检会议使用的器材，关闭空调及灯光。

（六）会议后的相关工作

办公会结束后，秘书人员对会议决定事项中需要以纪要方式通知相关部门协调办理的内容，应及时整理出会议纪要。

对于会议议定的事项，应由分管领导人安排相关部门落实，秘书部门则应按领导安排负责督促检查落实情况并向领导汇报。会议决定事项的督促检查可以通过口头方式了解落实情况，亦可按程序填写会议决定事项督办单（卡）检查落实情况，并将情况及时反馈给相关领导。

（七）会议文件管理

办公会会议记录，一般都纳于企业机密范围之中，应由商务秘书按机要文件要求妥善保管。对于办公会讨论稿的相关文件，亦应按文书处理的有关制度予以妥善处理。

五、实践训练

（一）模拟训练

将文秘专业实训室布置成企业经理办公会的会议室，安排好企业领导人和其他与会者的座位，特别标明会议记录人（秘书）的所在位置。

（二）综合训练

【实训背景】

智运公司是一家服装公司，为了保证公司顺利营运，公司每周二下午是例会时间，用于讨论公司的相关事宜。刘芬是智运公司的总经理秘书，负责处理公司的日常办公会议。周五上午，刘秘书照例将下周办公会议议题交给领导审核。经领导审核后决定下周例会讨论下个月的营销方案，要求企划部、销售部的全体员工参加此次例会。

【实训内容】

根据上述材料制定一份会议通知。

【实训要求】

内容清晰、格式完整、表达准确。