办公用品管理

第二节　办公用品管理

案例导入

案例1

办公用品管理流程

东建集团有限公司每年要使用大量的办公用品。办公室秘书陈丽发现办公用品的采购、发放和使用处于无序状态。为了使这项工作规范化，陈丽动了不少脑筋。首先，她对公司的办公用品使用情况做了调查，例如，各个部门使用的办公用品种类、频率，有哪些办公用品是可以共用的，哪些是每人必须配备的……做完调查了解后，陈丽草拟了办公用品的申报制度，如申报时间、各部门负责申报的人等。采购时，她多找了几家供应商，不单比较单个的办公用品价格，也比较综合的采购成本及办公用品供应商所能提供的服务。最后，陈丽设计了以下办公用品管理流程：填写购买申请表→主管签字→财务主管签字→选择供应商→签订供货合同→支付货款→入库登记→发放→更改库存控制卡。

案例思考

办公用品的管理包括哪几个环节？陈丽设计的管理流程是否符合规范？

案例2

发放办公用品

王小姐是金心公司总经理的秘书，也是办公室办公用品的发放员。目前，办公室的文件夹需要添置，王秘书根据以前的惯例，准备这次为办公室补充30个文件夹。首先，她了解到公司库存还有20个，所以填写了一份采购10个文件夹的采购单。经领导同意后，王秘书多家比较产品的质量和供应商的服务，购买了需要的产品并取得有关凭证。发放时，优先保证重要的总经理办公室使用，然后再考虑其他部门。

案例思考

王小姐是如何进行办公用品管理的？

案例3

库存管理系统

上海利普电子科技有限公司于2002年初成立，是利普国际有限公司下属子公司。上海利普电子主要经营项目有：个人电脑和服务器、笔记本电脑、打印机和其他外设产品、网络产品等相关IT产品，并代理销售惠普、IBM、康博等多家国际、国内知名品牌产品。

公司原先采用传统的方式进行采购、出入库、销售等管理，管理上很容易出现漏洞，要查找某个时期的采购情况，只能从一堆纸张里去找出来，再用计算器加加减减，既费时又费力，每次的统计都需要投入不少人力物力，而且还时常会出错。在投入信息库存管理系统后，销售流程得到了规范的管理，每一笔单子都要经过领导的审批后才能进入下一个流程。领导可以随时查找某个时期的采购销售库存的情况，还可以对这些数据进行统计分析，并以直观的图表方式表现出来，对经营者的决策起到了重要的支持作用，并极大地提高了工作效率。

案例思考

针对这一案例，你如何评价秘书运用库存管理系统进行单位库存管理的措施？

知识指要

办公用品的计划和发放需要秘书有专业的管理能力。学习这方面的知识对于秘书处理办公用品的管理工作来说是很有必要的。

一、办公用品的计划

（一）办公用品的分类

办公用品是指办公室人员在办公过程中需要用到的各种办公耗件和小型设备。按照使用频率可以将办公用品分为易耗品和小型设备两种。易耗品包括纸簿类、笔尺类、小装订类、归档用品、办公设备专用易耗品等；小型设备主要是指装订机、办公桌椅等。

（二）办公用品的计划与采购

秘书在采购办公用品前要做一个采购计划，该计划一般包括采购物品的名称、数量、规格、单位、申请部门、库存、实需购买量、完成情况等。单位如果制定了统一的表格，秘书就应该按照单位规定，正确填写采购计划。如果单位未做统一规定，秘书可以根据采购计划所需的内容编写。

在采购办公用品时，应遵循物美价廉的原则，按照采购计划，尽量节省行政经费的支出。秘书购进物品之后，要将发货票交给保管员，由保管员凭票清点入库。采购工作中，要严格执行财务制度，做到单据、账目清楚，手续齐全。除此之外，秘书还应该做到以下几点。

（1）了解需求：了解各类物品的基本形态、样式和功能，比较各厂商的价格、质量、信誉。

（2）适合需要：分析各类物品适合单位的用途，决定哪些办公用品为真正所需。

（3）合乎规格：注意物品性能是否符合标准，是否坚固耐用并有多种用途，物品质量是否符合需要，厂商是否能提供培训和维护服务。

（4）及时供应：一经采购，供应商是否能够按照时间、数量和地点的要求及时供应。

（5）经济合理：价格适当，大量采购可以优惠。

二、办公用品的发放

（一）建立发放制度

为了能有序地发放办公用品，办公人员能及时领取到办公所需的用品，单位要建立严格的发放制度。制度中应规定办公用品的发放由专人负责，规定发放的时间，规定发放时要填写的物品申请表，要求在表上填上应有的内容，重要的是要有授权人的签字。

发放制度中还应该明确紧急领用物品时应遵循的程序和步骤。一般情况下，单位不主张发放人员在规定之外的时间发放办公用品，但在特殊情况下需领用办公用品的，单位建立发放制度时应考虑这样的特殊情况，要对领取人所持单据有所要求。一般来说，除正常领用所需的申请表外，领取人还应该提供其领导的特批单。发放人员收到单据后，要请示领导意见，如果领导同意发放，请领导签字后方可为领取人发放用品。特殊情况下的用品借用，也应参照紧急领用物品的办法施行。

发放制度建立后应严格按照制度实施，以保证办公用品的有序发放。

（二）定时定人发放

根据单位建立的发放制度，办公用品由专人在规定时间发放。如果因急需物品，应该按照制度规定的相应程序处理，不能无视制度，擅自发放。

如果秘书被指定负责发放办公用品，秘书在发放工作中就应该按照制度，严审申请单据，仔细清点办公用品的数量和规格，做好发放记录。如果秘书只是负责本部门的办公用品领用，在领用过程中秘书应认真填写申请表，领取时要仔细核实领用物品的数量、规格和项目，确保无误。

（三）对员工进行节约教育

作为秘书应该本着单位利益就是个人利益的态度，自觉做到勤俭节约。同时还要对单位员工进行节约教育，使之在工作中珍惜办公室的易耗品，爱惜办公室的设备，不浪费办公室的资源，形成良好的节约风气。还应该对单位员工进行以节约为主题的教育，请专业人员介绍节约经验，倡导节约。

三、办公用品的库存管理

（一）库存控制概述

1．库存的定义

库存的定义涉及三个概念，即最大库存量、最小库存量和再订货量。

（1）最大库存量是为防止物品超量储存而保存该项物品的最大数量，库存物品的数量在任何时候都不能超过这个量。明确最大库存量，可以使资金不被过多地滞压在库存物品上，能节约宝贵的库存空间，并使库存物品及时利用。在确定这个数字时要考虑到费用、储存空间和保存期限等要素。

（2）最小库存量是以防物品全部消耗完而保存的该项物品的最小数量。当库存余额达到这个水平，必须采取紧急行动检查是否已经订货，并与供应商联系，确定可以接受的交货时间。急用时有必要向供应商紧急订购，以保证在短时间内交货。

（3）再订货量，也称重新订购线，这是提醒购买者库存需要重新订购的标准。当库存余额达到这个水平，必需订购新的货物来使余额达到最大库存量。这个数字是由物品的平均使用量、物品交货时间决定的，一般用下面的公式计算为

重新订购线＝用量×送货时间＋小库存

例如，每天要用半包A4复印纸，运送时间需要6天，最小库存量是10包，重新订购线就是（0．5×6＋10）包，即13包。

2．库存控制的作用

在一个有效的库存控制系统中，准确的库存记录可以起到以下作用。

（1）保证大量的资金不被不必要的库存占用。

（2）保证空间不被用来存储不必要的货物。

（3）能监督个人和部门的物品使用情况。

（4）保证充足的库存，以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延。

（5）监督因偷窃和破坏而造成的损失。

（6）可利用准确的库存进行估价。

（二）库存控制卡

库存可以手工记录在一连串的库存控制卡片上，或者在计算机上使用库存控制软件、电子表格或数据库记录。无论是用什么系统，都记录同样的信息。每一种物品都要有一张库存控制卡。库存控制卡用以登记、接收和发放物品，并使管理人员随时掌握物品的最大库存量、最小库存量和再订货量。

库存控制卡上的主要内容如下。

（1）项目　库存项目要描述准确，包括大小、颜色和数量，如A4白文件纸一包。

（2）单位　货物订购、储存和发放的单位，如盒、包等。

（3）库存参考号　给每一个库存项编号，并与存放位置相联系，例如，C4柜子编号C，架板编号4。

（4）最大库存量　一项物品应该储存的数量，这个数字要考虑到费用、存储空间和摆存期限。

（5）再订货量　当库存余额达到这个水平，必须订购新的货物。

（6）最小库存量　当库存余额达到这个水平，必须采取紧急行动检查订货情况，确保很快交货。

（7）日期　必须记录所有的行动日期。

（8）接收　记录所有接收信息，包括发票号和供应商的名字。

（9）发放　记录清楚发放物品的数量，已发放物品的数量，已发放物品的申请号和物品发给的个人或部门。

（10）余额　在每一次处理后，计算库存物品余额。接收物品时在余额上加上接收的数量，发放物品时将从余额中减去发放的数量。余额应该代表库存物品的实际数量，以备库存检查。发现差异要通知管理人员。

库存的每一项都应该记录在库存控制卡片上。秘书在每次物品发放或接收时要填写这张卡片，并记录该项库存的余额。

秘书应学会记录库存，填写库存卡，保证填写的办公设备和办公用品的进货卡、出货卡和库存卡三卡的信息一致。库存控制卡如表4－1所示。

表4－1　库存控制卡

（三）办公设备和办公用品的进货和保管

1．进货的办理

在收到货物后，应准确办理进货手续，做到办公设备和办公用品准确无误地入库、登记、检验、核对，衔接好办公设备和耗材采购、进货、发货和使用的中间环节。

办理进货的程序主要包括如下几点。

（1）使用订货单核对对方交付货物时出具的交货单及货物。

（2）要注意货物的数量，一定要将购货订单与实物认真核对，如数量不对，应立即通知采购部门联系供应商，按真实数量支付货款。

（3）在办公用品库存卡的接收项中，应填入所接收的每一类货物的详情。

（4）更新库存卡中的库存余额。

（5）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。

注意，在接收货物时，一定要确保送来的货物与所订购的货物，无论是数量上还是型号上都要完全一致，并做好记录。

2．库存的保管

办公设备和办公用品进库后必须保存在安全的地方，预防物品损坏或失窃，排除安全事故隐患，如火灾等。物品要摆放整齐，需要时能容易找到。

库存保管中可采取的措施主要有如下几项。

（1）存储间或物品柜要上锁，保证安全、不丢失，存储需要的面积取决于物品储存量的大小。

（2）各类物品要清楚地贴上标签，表示类别和存放地，以便能迅速找到物品。

（3）新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，这样可以保证物品不会因过期而不得不销毁掉。

（4）体积大、质量重的物品放在最下面，以免从架子上取物时发生事故。

（5）小的、常用的物品，如订书钉，应放在较大物品的前面，以便于查看和领取。

（6）存储间要有良好的通风环境，房间要保持干燥。

（7）存储办公用品的房间应有良好的照明，便于找到物品。

3．库存的监督

库存监督可以根据不同目的选择不同的监督类型及时间间隔等，在监督中若发现有库存问题，就要缩短监督时间间隔，保证库存符合要求。

（1）检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额与卡片上的余额相比较，看是否有出入，其目的是防止浪费和被盗，还可以准确计算库存的价值，剔除那些从未申请使用的物品，并且可以发现和纠正库存记录的错误。这种监督常有规定的时间间隔，例如每年四次。

（2）检查库存物品申请表和库存卡，从而了解各部门和某个人使用物品的情况，其目的是防止物品的过度使用。这种库存监督通常每两个月一次。

（3）定期检查库存控制卡，了解库存物品的项目和最大、最小库存量和再订购量，其目的是了解单位发展变化后，在使用方式改变的情况下是否需要重新调整这些数量，也可以通过监督处理那些过期的和多余的物品。这种监督通常一年进行两次。

4．注意事项

（1）当某项物品的库存数量降到再订货量时，就应该订购补充的物品。物品的订购数量应该以剩余的库存量为基准，订购后的总数不能超过最大库存量。

（2）购买申请表必须要经领导审核签字，说明需要货物的理由和数量、型号等细节，经领导批准后交给采购人员。

（3）购买时应货比三家，对每个供应商回应的报价单进行比较、筛选，填写正式订购单并由单位主管签字后发送给选定的供应商，同时要复制一份给会计部门。

（4）收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物，查明货物的数量，确保质量符合要求。

（5）填写入库单时要仔细，货物入库，库房人员要签字表示货物进库。