日常办公用品管理

3.2　日常办公用品管理

秘书对办公物品的管理直接影响到办公人员的工作效率，因此，要保证办公物品适时、适量、按需要发放，并对办公物品进行科学、有效的管理，才能最大限度地提高办公效率。办公物品的具体分类有四种:一是纸簿类消耗品，有A4、B5等办公复印纸、信纸、信封、笔记本、直线纸、复写纸、卷宗、标签纸等;二是笔尺类消耗品，有铅笔、刀片、签字笔、橡皮擦、夹子、胶水、胶带、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳等;三是装订类消耗品，有大头针、图钉、荧光笔、修正液、电池、剪刀、美工刀、订书机、打孔机等;四是办公设备耗材，有打印机墨盒、色带、计算机磁盘、空白光盘等。

3.2.1　办公用品的购买和进货

秘书根据实际用量和库存情况制定合理的办公物品购置计划，并将该计划提前一个月报至主管领导批准后购置。特殊办公用品、低值易耗品和通信设备必须经主管领导批准后由公司负责统一购买。但有些紧急需求的小件办公物品，秘书可以直接去商店购买。

秘书应把握消耗品在正常情况下每月的平均消耗量以及各种消耗品的市场价格、消耗品的最佳采购日期。在此基础上，秘书确定采购量与采购时间，以最小的采购量满足日常事务运营对消耗品的基本需求。

秘书购买办公用品要选择信誉良好的供货商:第一是价格合理，在批量购买、季节削价、年终清仓时供货商可给予较好的优惠;第二是质量和交货，供货商能够提供正规厂家的优质产品，质量有问题的物品可以更换，交货准时;第三要有较好的售后服务，遇到使用问题时，秘书可以方便地与供货商联系，进而来解决问题。

在收到供货商发来的办公物品后，秘书应及时、熟练、准确地办理办公设备和办公用品的进货手续，保证办公设备和办公用品准确无误地入库、登记、检验、核对，衔接好办公设备和耗材的采购、进货、发货和使用的中间环节，建立一个办公用品和耗材的管理程序。

1.办公设备及办公用品接收的程序

(1)先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物;

(2)发现数量不对时，应立即通知采购部门联系供应商;

(3)接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数量支付货款;

(4)接收的每一类货物的详情都应输入到办公用品库存卡的接收项中;

(5)接收后，要及时更新库存余额;

(6)将接收的货物按照办公用品存储规定存放好;

(7)制定物品发放制度，确定物品发放人。

2.办公设备及办公用品接收后的报账手续

秘书按订货单验货结束后，应在进货单上写明到货品种、数量、价格和金额，加盖印章或签名，并转交财务预算或支付。

3.2.2　办公用品的保管与发放

办公用品进库后，必须保存在安全的地方并有序摆放，以防物品损坏、浪费或失窃，还要消除事故和火灾隐患，但当需要时又很容易找到。

1.库存保管中应采取的措施

(1)储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失，储藏需要的面积取决于单位的大小。

(2)各类物品要清楚地贴上标签，表明类别和存放地，以便能迅速找到物品。

(3)新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，以保证物品不会因为过期而不得不销毁。

(4)体积大、分量重的物品放置在最下面，以减少和避免从架子上取物时发生事故的危险。

(5)小的、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面，以便于找到和领取。

(6)储藏间要有良好的通风，房间要保持干燥。

(7)储藏办公用品处应有良好的照明，以便于找到。

2.办公用品的发放

(1)建立严格的发放登记制度和严格的审批手续

①文具消耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数)、经验(估计消耗时间)设定领用基准(如圆珠笔每月每人发放两支)，随部门或人员的工作状况调整发放时间。

②文具消耗品限定人员使用，自第三次发放起以旧品替换新品，但纯消耗品(如铅笔、A4纸等)不在此限。

③新进人员到职时由各部门提出文具申请单领取文具并列入领用卡，人员离职时将剩余文具一并交还。

④各工作岗位设立耐用办公用品档案卡，由秘书部门定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。

(2)制定严格的发放登记制度和有效的办公用品节约制度

①固定在特定的时间发放办公用品，秘书除了审核物品申请单以外，还要记好办公用品和易耗品出货记录。内容包括物品名称、编号、申领部门、发货人、数量、特殊要求、申请人签名、批准人签名、出货日期等。

②物品的保管、储存要符合本组织制定的规定和要求。

③保管好进货、存货和发放办公用品的记录和资料。

3.2.3　办公设备和办公用品的库存管理

企业在运营中，所需要的办公用品、消耗品、小型办公室设备应当满足日常办公需要，但又不能占用大面积的库房和积压大量的存货，因此，需要建立库存记录。库存记录可以用手工记录在一连串的库存记录卡片上，也可以在计算机中使用库存控制软件包、电子表格或数据库。无论使用什么系统，都记录同样的信息。

1.库存控制卡的内容

(1)项目。库存项目应准确描述的内容包括大小、颜色和数量，如A4白文件纸。

(2)单位。货物订购、存储和发放的单位，如令、盒、包等。

(3)库存参考号。给每一库存项编号，经常与存放位置相联系，如C4，柜子编号是C，架板编号是4。

(4)最大库存量。一种物品应该存储的最大数量，这个数量要考虑到费用、存储空间和保存期限。

(5)再订货量。当库存余额达到这个水平时，必须订购新物品以达到最大库存量，通过考虑需要多少物品能保证业务的运行、平均使用量、物品交货的时间长短来确定这个数字。

(6)最小库存量。当库存余额达到这个水平时，必须采取紧急行动，检查是否已经订货，并与供应商联系，确定可以接受的交货时间。紧急时有必要向供应商紧急订购，以保证货物在很短的时间内就能交货。

(7)日期。必须记录所有行动的日期。

(8)接收。记录所有接收信息，包括发票号和供应商的名字。在一些记录卡片上，供应商的名字记录在卡片的前头，在这些情况下，物品的库存参考号可能是供应商的目录号。

(9)发放。记录清楚发放物品的数量、所发放物品的申请号和物品发给的个人(部门)。

(10)余额。在每一次处理后计算物品库存余额。接收物品时在余额上加上接收的数量，物品的发放将从余额中减去发放的数量。余额应该代表库存物品的实际数量，并用于执行库存检查。发现差异时要通知和报告管理人员。

库存的每一项都应该记录在库存控制卡片上。秘书在每次物品发放或接收时应填写库存控制卡，并记录该项库存的余额。

2.库存记录的目的

准确的库存记录要满足以下条件:

(1)大量的资金不被不必要的库存占用;

(2)空间不被用来存储不必要的货物;

(3)能监督个人和部门对物品的使用;

(4)保持充足的库存，以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延;

(5)监督任何偷窃和破坏造成的损失;

(6)可利用准确的库存进行估价。

3.库存的管理要求

(1)秘书在收到货物以后，应立即办理办公设备和耗材的进货登记，保证办公设备和耗材准确无误地入库、登记、检验、核对。

(2)办公设备和耗材出货时，秘书应实时地办好出货手续，对发放什么物品、发放给谁、哪些物品还存储在库里等做好记录。

(3)办公设备和耗材的库存管理要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。保证办公设备和耗材的有效管理。

(4)对决定报废的办公用品做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。

4.办公用品使用的监督与调查

1)对各部门使用的办公物品进行调查

(1)核对用品领用申请单与办公用品进货单。

(2)核对用品申请单与实际使用情况。

(3)核对办公用品领用单与实际办公用品库存卡。

2)对办公用品使用的监督

(1)核对发票与办公用品实物一致。

(2)核对支票与送货单一致。