办公用品的“绿色管理”

“绿色管理”（green management）就是将环境保护的观念融于企业的经营管理之中，它涉及企业管理的各个层次、各个领域、各个方面、各个过程，要求在企业管理过程中时时处处考虑环保，体现绿色。

“绿色管理”的原则可概括为“5R原则”。

（1）研究（research）。将环保纳入企业的决策要素中，重视研究企业的环境对策。

（2）消减（reduce）。采用新技术、新工艺，减少或消除有害废弃物的排放。

（3）再开发（reuse）。变传统产品为环保产品，积极采用“绿色标志”。

（4）循环（recycle）。对废旧产品进行回收处理，循环利用。

（5）保护（rescue）。积极参与社区内的环境整治活动，对员工和公众进行“绿色宣传”，树立“绿色企业形象”。

与传统的管理理念相比，“绿色管理”具有以下特点。

（1）“绿色管理”，具有综合性的特点，是对生态观念和社会观念进行的综合的整体发展。

（2）“绿色管理”的前提是消费者觉醒的“绿色意识”。

（3）“绿色管理”的基础在于“绿色产品”和“绿色产业”。

（4）“绿色标准”及标志呈现世界无差别性。

“绿色企业文化”是企业及其员工在长期的生产经营实践中逐渐形成的为全体员工认同、遵循，具有企业特色的，对企业成长产生重要影响的，对于节约资源、保护环境及与企业成长关系的看法和认识的总和。它包括价值观、行为规范、道德风尚、制度法则、精神面貌等，其中，处于核心地位的是价值观。“绿色企业文化”既是“绿色管理”的重要内容，也是企业实施“绿色管理”的前提。

“绿色管理战略”是企业根据企业与自然、社会和谐发展，在促进社会经济可持续发展中实现企业可持续成长的理念，结合外部环境的变化和企业的实际情况，从总体上和长远上考虑成长目标，明确成长方向，并制定实现目标的途径和措施。制定“绿色管理战略”是企业长期、稳定、持续实施“绿色管理”，避免一朝一夕短期行为，使“绿色管理”变成企业成长有力、持续、不可缺少的推动力量的保证，是企业采取节约资源、保护环境措施的纲领。

“绿色管理”不仅需要全体员工有“绿色意识”，还需要有有形的、具体的职能部门来履行这一职能，需要设置相应的计划制订部门、执行部门，以及监督部门。例如，设立“绿色环保”规划部门、“绿色认证”研究部门、产品质量环保成效监督部门、“绿色产品”研发部门、“绿色技术”研发部门、“绿色市场”开拓部门等，使企业形成一个“绿色管理”的网络。

“绿色设计”包括材料选购、生产工艺设计，乃至废弃物的回收、重用及处理等内容，即产品的全寿命周期设计，从根本上防止污染、节约资源和能源。在设计过程中考虑到产品及工艺对环境产生的副作用，并将其控制在最小的范围之内或最终消除。

产品原材料的选择应尽可能地不破坏生态环境，可选用可再生原料或废弃的材料，并且在采购过程中减少对环境的破坏，采用合理的运输方式，减少不必要的包装等。

“绿色技术”贯穿“绿色生产”的始终，是“绿色生产”的关键所在。企业应最大限度地研究并利用节能资源、减少环境污染，使用有利于人类生存的技术和工艺方法。

清洁生产是“绿色设计”、“绿色技术”的综合实施过程，也是“绿色管理”的重点。

“绿色营销”是企业“绿色管理”的一种综合表现，是一个复杂的系统工程，包括“绿色产品”、“绿色价格”、“绿色渠道”、“绿色促销”等。

企业应抓住机遇，开发“绿色环保”项目，发展“绿色产业”，进一步提高企业的“绿化程度”。企业的发展不能仅局限于现有规模，应适当地开发新项目，增强企业实力。“绿色投资”可以作为企业“绿色管理”中的一个突破点。

企业核算的会计成本，除了包括自然资源消耗成本外，还应包括环境污染成本、企业的资源利用率及产生的社会环境代价评估，以便全面反映并监督企业“绿色管理”的经济效益、社会效益和环境效益。

“绿色审计”可实现对企业现行的运作经营，从“绿色管理”角度进行系统完整的评估，发现其中的薄弱环节，为开展“绿色管理”决策提供依据。这样既可降低潜在危险，又能比较准确地判断“绿色管理”的投入，更重要的是有助于企业发现市场中的新机会。

办公用品的“绿色管理”就是指充分利用办公用品的价值，不仅使办公用品在工作时处于良好的工作状态，提高办公用品的使用年限，而且在办公用品达到使用寿命后，对办公用品进行回收再利用或进行再处理，以避免污染环境，并达到有效使用和节约成本的目的。

为了使办公用品经常处于良好的工作状态，对办公用品进行合理的保养和维护是非常必要的。正确的保养方法可以延长办公用品的使用年限，节约经费。表4-1是某公司的办公用品保养计划表。

表4-1　某公司办公用品保养计划表

对办公用品的保养要做到以下几点。

办公用品多为易燃品，如纸张、木质沙发、办公桌等，因此，要做好防火工作，严禁在办公用品放置区内使用明火，尤其要禁止吸烟。

办公用品的防潮主要是指防止办公用品受潮霉烂、变质和生虫，因此，防潮是保养好物品的重要环节。防潮的方法主要有生石灰吸潮法、氯化钙吸潮法、木炭吸潮法、自然通风法，以及随时清理水汽等。

由于办公室内有许多电器设备，如复印机、电脑、开关、保险丝等，因此，对电器的安全保养尤为重要。电器设备的使用要求方法正确，安装在干燥的地方，员工不能擅自拆卸维修，要有专门的技术人员检查维修。

办公用品有着使用频率高、修理范围小、修理间隔短、修理费用少等特点，因此，要对办公用品进行经常性的修理。

在发现办公用品有损坏或无法正常使用时，要及时报修，以免影响工作。报修办公用品时，要填写物品请修单。

办公用品的维修也要按制度办事，所有办公用品的维修手续都要按制度执行。维修工作要有专人负责、专人管理，相关部门如财务部门要协助维修工作，给予费用支持，保证办公室工作不因办公用品的维修而受影响。

对于一些特殊的办公用品，要针对其特点，给予特殊保养。如玻璃器皿要轻拿轻放，摆放要安全稳妥，不可重压等。

办公用品的使用寿命是有限的，对于已经损坏且无法修复或无法再利用的物品要及时地处理并进行替换更新。根据材料用品“绿色管理”的原则，办公用品废弃物的处理主要包括以下两种。

办公室的规模及用途不同，其废弃物产生的比例就有所不同。办公室内产生的废弃物中以废纸量最大，可将废弃纸张分类进行回收再利用，无论从垃圾处理问题来看，还是从保护环境的角度来看，办公室废纸张的处理都是重要的课题。办公室废弃物应由办公楼清洁人员收集并处理。对于能回收的报纸、瓦楞纸等交由旧纸回收公司处理，对于以下不能回收的纸类及物品应进行特殊处理：①塑料文件袋、塑料信封、油纸；②涂塑纸、纸杯等蜡纸；③照片、合成纸、防水加工纸、热敏纸（传真纸）、热敏发泡纸；④复写纸；⑤胶带纸类、徽章类、文件类的金属配件、金属夹子类；⑥胶卷类、玻璃纸、塑料制品、玻璃制品、布制品。

失效文件是办公室工作的废弃物之一，它的内容各异。文件的分类方法多种多样。可依形式分类和依所使用的符号来分类，亦可依文件类型来分类。可根据文件类型，如该文件是否是最终生产物，或中间加工物，抑或是产生最终生产物的资料等，来适当改变文件处理方式。

有必要制定章程、规定，按所需只整理、保存有用文件的原件作为证据材料，其他文件则可作废弃处理。

（1）对文件废弃问题，必须制定一套制度化的、以文件的特点为依据决定是否废弃的手续。

（2）对于作为证据的文件，在规定的保存期过后有必要规定一个特定日期将文件废弃。

（3）对于作为资料保存的文件，也有必要在保管之时起即明确区分文件的特点，一旦保存期满，立即废弃。

不同文件的保存期是不同的。有的文件保存期期满才能废弃；有的则只在一段时间内保存其原件；有的是作为资料的文件，一旦完成使命即被废弃。此时，也有必要制定章程，规定如区分不明确，则必须将文件再返还制作部门加以确认。

（4）应根据文件的重要程度规定废弃的方法。如金融信息等绝对不允许外泄的文件，在保管期过后应谨慎处理，避免因管理不严格而外泄。

（5）公司极其重要的涉外机密文件在碎纸机上切碎后，仍有必要将碎屑交由废弃处理人员处理或直接在公司内烧掉。此时，必须记录下已处理的文件名称，以及写下“处理确定”的字样，以期管理上无漏洞。