办公用品通过购入置办，购置办公用品时首先必须决定购买何物和从何处购买的问题。作为办公用品负责人，必须选择最适合的办公用品和最合适的购货处。
一般来说，购买办公物品要遵循以下五条原则。
办公用品负责人需要对市场上的办公用品进行调查，把握其性能、价格，然后选择最适合企业的物件。需要经常对新产品加以注意，以便寻找符合组织要求的物品。需要经常接触办公用品供应商，以取得商品目录，或者经常出入展览会场等。一旦发现好的办公用品便介绍给企业负责人，以促进使用。
购货负责人就购货价格及交货期进行协商。购货处的选择由提出购买要求的办公用品负责人决定，或者由购货部门决定。同一物品存在多个购货处时，大多由购货部门决定。
在购买办公物品之前，首先要根据办公物品的库存量和消耗水平，确定合理的购买数量，例如，2B铅笔200支，A4纸100箱，传真机3台等。可以事先统计数量，列出清单，避免购买时出现过多或不足等情况，造成资源浪费或再次购买等增加行政成本。
若购入数量过多，作为存货积压的东西会增加，资金就无法被有效地利用。若购入数量过少，又会造成库存中断，使业务停止。决定购入数量和交货期的依据是办公用品的需要计划和该年度的预算。易耗品的供给工作应做到下一批物品在存货将尽前购入并到货。存货用完的日期用现在的存货量除以每日计划需要量即可算出。要向购货处提出待物品快要用完时马上交货的要求。订货量可通过每日计划需要量乘以订货间隔天数算出。
确定购买数量后，要向办公室主任或主管领导提出申请，由主管领导安排统一集中购买。物品的采购工作由专人负责，专人购买，责任落实到人，避免出现人人都有权购买，造成浪费和用公款买私物的情况。
购买办公物品时要注意经济节约，按照成本最小的原则，选择最合适的购买方式。
购买办公物品除了要统一购买、节约开支外，还要实行标准化，采购的办公物品尺寸、规格、型号等要标准、一致，不仅方便使用和管理，而且美观大方。
所订购或购买的办公物品送到后，要按照订货单进行验收，核对品种、数量、质量等是否与要求的相符，确认无误后，在送货单上签字并加盖印章，写明收货日期、数量等，最后还要在账本上做好登记。
总之，购买办公物品是企业管理中一件非常重要的工作，职业经理人要通过实际工作积累丰富的经验。也就是说，要明了办公物品的各种要求和相关用途，以保证物品的数量和质量。
办公用品的使用，一般应遵循经济化、有效化、标准化和制度化的原则。
（1）经济化原则，要求工作人员消耗办公用品的数量必须和其工作成就的价值相等，如果消耗量大于价值量，则会造成办公用品和经费的浪费，违反了节约的原则。
（2）有效化原则，是指对行政上直接消耗的办公用品，虽然不能任意浪费，但也不应一概缩减，只要使用得当，即使花费多也不能吝惜，以使办公用品发挥出最大作用。
（3）标准化原则，是指为了把有效化原则和经济化原则统一起来，应力求办公用品的使用合乎办公的特殊需要，并和办公地点、建筑等相适应。
（4）制度化原则，是指要从本企业的实际情况出发，公开制订办公用品的使用原则与方法，并严格执行，绝对遵守，形成稳定的制度。
办公用品的分配是由办公用品负责人从其管理的保管库配用给各部门。分配的方法和要求如下。
（1）配用的办公用品被放在各部门的办公用品保管柜。
（2）各部门的办公用品负责人根据业务负责人的要求，从办公用品保管库中支取办公用品。
（3）物品为廉价的易耗品且大量使用时，负责人可根据需要从保管柜中任意取用。
（4）磁盘等物品则由部门办公用品负责人放入带锁文件柜等进行保管，按工作要求配用。
（5）物资负责人算出各部门及人员办公用品使用量，与平均使用量进行比较并实行统一管理，可以达到削减的目的。
（6）办公用品使用量在与预算比较后实行统一管理。
（7）部门办公用品负责人应以提高负责人的工作效率为原则供给办公用品。
（8）对办公用品进行整理后加以保管并实行管理，以便随时迅速提供。
（9）大规模的办公用品可在带锁的专用保管库中保管。
（10）归属于总务部门等处的办公用品负责人按照部门办公用品负责人提出的配用要求来配用办公用品。
办公用品在购回、验收之后，要建立并登记台账，入库存放。一般来说，台账记录包括物品名称、型号规格、购入价格、购入时间、分类编号和登记编号。
进库的办公用品在对它们按性能、用途和保管要求进行科学分类之后，要定点放置，这样既有利于取用，又有利于安排和美观，可避免需要取用库存用品时出现乱翻乱找、没有头绪等情况的发生。
办公用品库存应一年盘点两次，盘点工作由办公室主任负责。盘点工作要求做到账物一致，如果不一致，则必须查找原因，然后调整台账，作盘盈或盘亏处理，使二者相一致。
对于办公室常用的办公物品，应当建立日常表格。表格应有名称、规格、单位、单价、代号等项，这样做的好处是一目了然，非常方便管理日常物品。
对于库存的办公用品要定期清理和打扫，避免物品被损毁。必要时可以实行防虫等技术措施。对于较贵重的库存物品，除了做好以上常规保管措施之外，还要加强防盗等安全保障。
要对库存的办公用品（主要是各种纸张和印刷品）定期调查。对使用量和余量做出统计，向上报告。办公室要对报告进行核对，检查所报数据是否与仓库各部门领用台账中的记录相一致，最后做出购买与否的决定。
办公用品可以出借，借用者应出具借用证明。借用证明记录以下内容：借用者住址和姓名、借用物品名称及编号、借出日期、借出期限与出借条件等。另外，要禁止员工把办公用品拿回家私用。
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