办公用品的管理标准

任务二　办公用品的管理标准

一、办公用品管理的基本原则

办公用品的管理应该做到经济、有效，要按照标准化和制度化的原则进行管理。

（一）经济化原则

所谓经济化原则，就是要求办公用品能够最大限度发挥其价值，创造更多的效益。衡量办公用品的经济与否，关键看工作人员所消耗办公用品的数量和工作成就的价值是否等值。如果消耗量大，但创造的价值小，则表明存在着办公用品的浪费，应该加以控制和监督使用。

（二）有效化原则

有效化原则，要求我们在办公用品管理过程中不能因为一味追求经济效益，盲目地缩减办公用品的支出。盲目的缩减支出，不仅不能使办公用品发挥最大作用，甚至会影响工作的正常开展，导致效率的下降。在实际工作中，在不浪费的前提下，只要使用得当，即使花费多也不能吝惜。

同时有效化原则还要求我们在办公用品采购、保管、发放等一系列管理活动中，既要保证全公司的办公用品供应，又不能积压浪费，增加仓储成本和自然损耗成本。

（三）制度化原则

制度化原则，要求我们从企业的实际情况出发，制定和建立本企业办公用品的基本原则与方法，并且严格执行，以制度来约束办公用品管理工作。

建立办公用品管理的各种基本原则、方法和制度，要求我们要深入了解本公司办公用品使用的基本情况，针对不同类型的办公用品建立不同的管理制度，以最大化方便工作，提高工作效率。

（四）标准化原则

标准化原则，是指为了把有效原则和经济化原则统一起来，应力求办公用品的使用合乎办公的特殊需要，并和办公地点、建筑等相适应。

二、办公用品的保管与维护

办公用品的保管与维护，就是对办公用品进行的登记入库、收藏、分配、盘点、交换和养护等一系列管理，以保持办公用品的效能。

（一）办公用品保管要求

1.办公用品的保管一般要设专门的库房和专人进行管理。

2.保管人员对购入的办公用品，按照规格、数量、质量，认真验收、登记、上账、入库、精心保管。库房内的各种物品要摆放合理，并做到整齐、美观。

3.要经常检查库房内的物品，防止损坏、变质、变形，并对存货量进行整理、整顿以使其得到有效利用，以及进行修理以使其经常处于使用状态等。

4.在保管工作中，要及时登记保管账卡，定期（季度或半年）清理库存，做到账物相符。

5.保管员还要根据库存和需求情况，定期提出采购计划。在做计划时，要注意防止物资的积压，努力压缩库存，做到节约资金。

6.对库房还要注意加强安全防范工作，经常进行安全检查，防止各种意外事故的发生。

（二）提高办公用品的利用率

提高办公用品的利用率是办公用品负责人的责任。办公用品的利用率，是指办公用品的利用量与可能利用的存货量之比。

提高办公用品的利用率可使企业用少量资金进行经营活动的设想成为可能：

1.为提高企业总体办公用品的利用率，办公用品负责人需要准备利用率高的物资，减少利用率低的办公用品。

2.为提高办公用品的利用率就必须防止办公用品的丢失破损，除企业使用目的以外不作他用。

3.必须确认办公用品没有丢失和破损。

（三）办公用品的盘点

为确认其使用符合企业的目的，可以对办公用品进行盘点：

1.盘点是调查易耗办公用品的存货量。

2.可在特定时日使用办公用品一览表对存货量进行检查。

3.在工作人员自由拿取办公用品的地方把握存货数值。与过去的存货实际业绩比较，若数值过小，则需要调查大量分配的原因所在。

4.若办公用品是由办公用品负责人进行配用的，则将存货量与账簿上的存货量作比较。

5.办公用品负责人将办公用品的收支记在台账上，并努力使其与实际的存货量保持一致。

6.办公用品若为日常用具和办公设施附件，则盘点时需要调查办公用品所在和破坏状况，并且明确办公用品的管理负责人、使用部门等。

7.为方便盘点，必须在各办公用品上贴上管理序号。

（四）办公用品的整理

为了有效灵活利用办公用品就需要对办公用品进行整理：

1.部门办公用品负责人必须使办公用品处于随时可供使用的状态。

2.将使用与不使用的办公用品分开，并将不使用的办公用品可向上返还到特定场所。

3.将物品放到该放的地方，并且摆放时要注意今后便于拿取。

4.办公用品的维护管理需要确立及早发现故障、进行修理的体制：

（1）要从使用者手中确实收取办公用品的使用报告，时常把握有关办公用品的信息。

（2）要制定一定的修理制度，以便发现故障时按故障程度及时与有关人员联系。

（3）当工作人员开始使用办公用品后，若初次发现办公用品有故障，要与办公用品负责人联系。由办公用品负责人决定对工作影响最小的对策：

①可使用代替品。

②或由办公用品负责人修理。

③或由生产厂家的修理负责人修理。

④或交由修理业者修理。

⑤或者废弃。

（4）对于可能给工业造成重大影响的，需要定期进行检查和保养以免发生故障。

（5）若有必要可事先准备代替品。

三、办公用品费用管理

据有关报道，在上海等沿海发达城市，大部分中小企业人均每年使用办公文化用品都在100元以上，办公用品如同日常生活中的柴米油盐，往往是必需但又容易被人忽视，使得企业在办公用品方面形成了一个成本黑洞。因此，在办公用品管理过程中必须严格办公用品的费用管理。

（一）加强企业员工的节约意识教育，建立节约型的企业文化

办公用品归根结底是人在用，控制办公用品费用首先应该在人身上做文章。在企业内部开展节约教育是一项长期工作，关键是要建立起节约的企业文化。比如公司文件草稿的打印一律用废纸打印、要求双面打印；再比如充分发挥办公自动化设备的作用，尽量在电脑上修改材料，减少重复打印次数；能传阅的文件资料尽量传阅，减少复印。这些良好的节约习惯都可以帮助企业较少浪费，节省办公用品费用支出。也可以建立企业节约奖励制度。

（二）把好采购关，提高采购质量

1.采购办公用品时应做好审核工作

对于各部门的采购申请，采购负责人应做好审核工作。审一审哪些是不必要的办公用品，哪些是可以替代的，哪些是每个人必需的。还应考虑有无必要购买这个价格的品牌产品，比如买诸如派克等“奢华”的品牌是完全没有必要的。在保证质量的前提下，购买和公司实力相当的品牌。

2.注重日常积累，了解办公用品信息变化

办公室须关注市场价格，同时要定期对供应商进行评估甄选，适时变换或更换，以所购办公用品质优价廉，控制费用支出。

3.选择合适的采购途径

目前采购的途径有很多，首先应该坚持公司统一采购，杜绝部门自行采购行为。其次要定点采购或是协议采购，这样有利于拿到更为优惠的价格。也可以与其他企业联合采购。对于很多办公用品供应商来说，公司采购的数量越多其索要的价格会越低，所以与其他业务上的合作伙伴一起采购可以降低采购成本。

当然随着科技的发展，有一些新型的采购方式值得我们借鉴。比如网上批量采购，这种方式可以大量节约成本，在国外已被广为接受。据悉，进入中国的全球500强的企业有93%以上的企业已认可这种方式。

（三）加强保管和维护，减少办公用品管理损耗

减少办公用品费用支出，做好保管和维护工作也是必不可少的。保管过程中我们应尽可能要定期盘点，避免盘亏现象。同时要合理测算办公用品的需求量和补货周期，减少仓储成本。

做好办公用品登记，建立非消耗办公用品台账，凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。

（四）严格控制发放环节，监督使用

发放是办公用品管理的最后环节，我们应该做到该发的发，不该发的不发。凡发必审，凡发必批。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经分管领导同意。

企业为避免办公用品的总体费用超过预算，可以建立办公用品定额制度，制定各使用人的办公用品使用标准。办公用品管理人员应根据发放情况计算出各部门及人员办公用品使用量，与平均使用量进行比较，动态掌握各部门各使用人的办公用品消耗情况。对即将或是已经超出预算的部门或人员提出超预算预警，提醒其节约使用办公用品，同时对一些严重超预算行为应及时汇报上司。

◎技能训练

训练一　购置办公用品

一、训练目标

通过本实训掌握办公用品管理的一般程序和一般方法。

二、训练方案与要求

（一）案例描述

海潮公司需要购置一批办公用品，清单如下：货架1个，储藏文件柜1个，打印纸5箱，打印墨盒10个，信封500个，横格笔记本100个，稿笺纸200本，铅笔、圆珠笔、签字笔各120支，大头针、曲别针各50盒，订书机5个，碎纸机2台，备忘录100个，锁10把。请你做好这项工作。

（二）训练要求

根据实际情况演练办公用品的购置过程。

（三）训练步骤

1.指导学生认真阅读案例及实训内容和要求。

2.分析案例主要内容以及本次实训目的。

3.讲解办公用品管理要点。

4.布置实训任务。

（四）训练提示

1.本实训可选择在模拟的办公室或教室进行，最好能配备真实的电脑。

2.实训应分组进行，可以3人一组，其中1人扮演秘书，1人扮演供应商，1人进行监督和评价。每个人都要轮演秘书和供应商。

3.每个同学在演练过程中一定要严肃认真，言行符合规范。

4.每个同学最好都能按照实训内容设计演练的脚本（包括情节和台词），并给本小组成员分派角色。

5.老师可以临场发挥，比如增设模拟角色和任务；在同学们演练时，组织其他的同学对表演进行评论。

◎知识拓展

链接资料一　某公司办公用品管理办法

第一条　目的

为了规范公司办公用品的采购、保管、发放、费用分摊及报销等工作，合理控制费用支出，避免浪费，特制定本办法。

第二条　适用范围

适用于集团总部、科技公司、研究所。

第三条　办公用品范围

本办法所称办公用品是指300元以下的日常办公文具、打印纸、易耗及耐耗材等。分为一级消耗品、二级消耗品、管理消耗品和管理耐用品四种。

1.一级消耗品：铅笔、胶水、胶带、钉书钉、签字笔、圆珠笔、笔芯、软皮笔记本、复写纸、标签、橡皮、告示贴、档案袋、拉杆文件夹、修正液、荧光笔等；

2.二级消耗品：名片册、高级笔记本、钢笔、笔筒等；

3.管理消耗品：碳粉、墨盒、添加墨水、硒鼓、复印纸等；

4.管理耐用品：剪刀、直尺、订书机、打孔器、印泥、计算器等。

第四条　办公用品领用

1.普通员工和中层管理人员可领用一级消耗品内的所有物品，每季度办公用品领用总金额不超过50元，如有特殊，报请所在公司总经理批准。

2.集团总部总监和子公司副总经理级以上员工，可领用一、二级消耗品内的所有物品，根据实际需求领用，不受金额限制。

3.管理消耗品由各子公司行政前台负责根据实际使用需求进行领用。

4.管理耐用品无特殊情况，由部门员工一人领用，本部门共同使用。

第五条　办公用品申请

各子公司行政前台负责汇总各部门次月办公用品领用计划，每月25日前将经所在公司总经理签字后的《办公用品采购申请表》递交集团行政人事部，由集团行政人事部统一采购配发办公用品。

第六条　办公用品采购

1.办公用品由集团行政人事部统一采购。

2.采购人员应严格遵守职业道德，及时了解市场商品信息，选择质量可靠、物美价廉的办公用品，降低费用支出。

3.采购人员至少提供3家及以上数量的供货商供选择。

4.采购人员每半年轮换一次。

第七条　办公用品入库和管理

1.办公用品管理员负责到货办公用品的验货工作，逐一核查产品数量和质量，并妥善保管《送货单》。《送货单》一式两联；一联用于管理员留存备查，一联用于采购员报销。对验货不合格产品，不予入库，由采购员负责办理退换货手续。

2.办公用品管理员负责建立《办公用品库存电子台账》，及时登记、更新办公用品出入库数量，每月最后一个工作日将本月最新电子台账报行政人事部部长审核。

3.各子公司行政前台每季度核算一次员工个人领用办公用品金额，超过采购限额的部分从次季度中扣除。集团采购员每季度核算一次各子公司管理消耗品采购金额，作为次年办公用品费用参考依据。

第八条　办公用品发放

1.各部门员工尽量领用申购计划内的办公用品。领用申购计划外的办公用品时须填写《办公用品临时采购申请表》，行政人事部负责采购。特殊或急需的办公用品，经领导签批后可由子公司自行购买。

2.每个员工均建立《办公用品领用登记表》，所有领用办公用品均逐一登记在案。

第九条　办公用品报销

1.固定供货商可采用季结方式，临时外采即时报销。

2.办公用品报销须持符合财务要求的正规发票并附办公用品管理员签字确认的《送货单》，方可报销。

第十条　使用规定

1.严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。

2.员工离职时除易耗品外，其余应按《办公用品领用登记表》所领物品一并退回。

3.凡属各部门或部门内员工公用的办公用品应指定专人负责保管。

4.公司员工应本着节约的原则使用办公用品。

5.办公用品若被人为损坏，根据办公用品使用年限折价赔偿。

第十一条　办公用品报废

办公用品因使用年限过长或破损等原因确实无法使用或影响办公的，使用人填写《办公用品报废申请表》，经领导签批后，办公用品管理员负责回收处理。

第十二条　本办法自发布之日起执行。

第十三条　本办法由公司行政人事部负责解释。

链接资料二　办公用品管理各类表格

办公用品采购申请单

办公用品购置计划表

办公用品购买入库登记表

办公用品领用登记表

办公用品管理统计表