办公效率和时间管理

第四节　办公效率和时间管理

一、利用时间表进行管理

时间表是管理时间的一种手段。它主要是记载和表明某一段时间内的工作任务，使相关人员按照时间表的安排来有效地完成任务。

时间表通常包括：年度时间表、季度时间表、月时间表、周时间表。办公室一般可参照上一年的时间表和工作部署来编制年度时间表，主要安排一年中企业的例行会议，已确定的商务活动、经营活动等。对于月时间和周时间安排表，通常由领导提出计划，由办公室制表，再将编制好的时间安排表交主要领导审定下发实施。

一般情况下，编制时间表应按以下步骤进行：

1．收集该阶段的所有工作、活动和任务；

2．若发现与确定好的工作、活动有冲突，应及时与负责人协商并作相应的调整；

3．按时间先后顺序将各任务排列好并绘制成相应的时间表。

二、工作日志的管理

工作日志就是办公室协助领导完成工作，对自己和领导的一天活动做出合理安排，并予以实施的辅助工具。一般情况下，办公室填写的领导的工作日志主要包括以下内容：

1．领导当天参加的会议、活动情况，并记录好时间、地点、内容；

2．领导接待的来访人员，将来访者的姓名、事由等记录清楚；

3．领导的个人安排，如探访病人等；

4．领导的私人事情安排，如提醒领导准时接女儿回家。

对于办公室自己的工作日志，则应包括以下内容：

（1）自己当天应完成的工作，尤其是领导交办的工作；

（2）协助准备与领导活动相关的各项事宜，如为领导准备某个会议的发言稿、订餐等；

（3）自己应完成的工作、活动。

有时会因预想不到的情况而必须改变日程安排，这时就应对工作日志作相应的调整。为了使变化后的工作安排对企业不至于造成不利的影响，办公室应注意以下几项：

（1）安排的活动之间一定要留有一定的时间间隙，以防止活动出现时间拖延或新的临时的、紧急的情况出现；

（2）在对各活动安排进行调整时，一定要注意先安排比较紧急的活动，并将变更情况及时报告给上司；

（3）变更后应立即做好通知对方、说明理由等善后工作。

思考题

1．健康、安全的办公室环境的基本要求是什么？

2．如何安排值班工作和编制值班表？

3．印章及介绍信的管理要求是什么？

4．办公用品的管理的基本原则是什么？

5． 如何编制并管理本人和上司的工作日志和当日应完成的工作内容？