办公环境的设置与管理

案例导入

小叶大学毕业应聘到一家公司上班。公司办公室原来的秘书跳槽了，老总决定让同是秘书专业毕业的小叶接替原秘书的工作岗位。

小叶上班第一天早早就来到了公司，当她打开公司办公室的门时，一股呛人的味道扑面而来，眼前的景象使她惊呆了。只见办公室内一片狼藉：办公桌上书本、文件胡乱堆放在一起，开着的电扇把桌上的资料吹得到处都是，地上不仅有散落的烟灰，还有纵横交错的电线，墙角的纸篓中的垃圾溢到了篓外，窗台上摆放着几盆已经枯萎的花草，旁边还有喝剩的半杯浓茶……

小叶顾不得休息，赶紧动手收拾屋子，心想：这样的办公环境，这个秘书也太不称职了！她首先打开窗户，让办公室空气流通；然后又关掉电扇，屋子里立刻安静了，纸张也不乱飞了；接着她又清理纸篓，用吸尘器吸掉地面上的烟灰，将所有垃圾都倒掉；最后又将办公桌上堆得像小山一样的文件、书本简单整理了一下。干完这一切，屋子里立刻清爽、整齐了许多。小叶本想一鼓作气，将办公室彻底清理干净，可是上班时间到了，她只好先坐下来办公。

经理交给她的第一个任务是查找一份三年前公司与外单位签订的一份合同。小叶先在桌上的文件堆里找了大半天，桌上翻遍了也没找到。她又到文件柜里去找，却发现文件柜里的文件夹都没有分类标签，而且有些文件夹竟然是空的。没有办法，她只好求助于电脑。伸手开电源，发现电脑根本就没关；拉出键盘，看到的是黑乎乎沾满污渍的打字键，有的连字母都看不清了，键盘缝里还有烟灰、饼干渣和面包屑。小叶好不容易找到了电子文件，一打印，结果打出的文件是黑的，原来打印机的硒鼓坏了。换了硒鼓，打出了文件，小叶还没来得及喘口气，电话铃又响了。电话放在办公桌的右边，小叶拿起听筒，对方要求留言，桌上的纸笔早被风扇吹得不知去向，小叶只好放下电话，跑到物品柜里现拿了纸笔记录。刚放下电话，经理让小叶去给他送一份材料，小叶抓起桌上的材料就往办公室外跑，没想到被地上的电线绊了一跤，连人带电扇都摔在了一起。

小叶上班的第一天，就让她非常不开心。她觉得自己很认真，也很努力，但工作效率还是不高。

办公环境，又称办公室环境，是指办公室工作时所处的自然环境，包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境等。对于上班族而言，每天的大部分时间都待在办公室里，办公环境的好坏直接影响工作效率。为了尽可能减轻工作疲劳，提高工作效率，就必须适当地调整办公场地、设备、光线、颜色、声音、温度等环境因素，以适应工作人员的生理和心理要求，使其获得最佳的工作状态。

一、办公环境的设置

（一）办公室的布局形式

办公室是一个单位活动的重要场所，要求明快、整洁、方便、实用，应本着“方便、舒适、整洁、和谐、统一、安全”的原则。办公室的布局可以分为开放式和封闭式两种形式。

1.开放式布局

开放式布局是指在一个大的工作间中设立众多单个的工作位，若干工作人员同在这一间大办公区域办公。这种布局的特点是没有私人的办公室，工作间的位置可以根据需要，利用可移动的物体（如屏风、隔板等）随机确定，每个工作位都有独立使用的桌椅、电话、电脑等办公设备。

开放式办公布局的优点：降低了办公室的能源、设备和建筑成本，减少了办公室的占地面积；使工作单元灵活机动，可以根据工作需要而随时改变；打破了地位和级别的界限，增加了员工之间的平等感，使员工间更易于交流沟通；既相对独立又连成一体，使工作流程更加畅通，同时也便于领导监督下属的工作活动。

开放式办公布局的缺点：房间大，人员多，易有噪声，如说话声，打电话等影响他人工作；难以保障私人空间的独立，很难集中注意力；不适合做机密性工作。

2.封闭式布局

封闭式布局是指一种比较传统的办公室设置方式，即按照工作职能的不同，分设不同的独立办公房间，每个房间供一名或几名员工使用，每个房间拥有一套专属的办公设备。

封闭式办公布局的优点：安全性、保密性好，便于保证信息不被窃取；可以让员工有自己的私人空间，保证员工的隐私；可以保证工作不受干扰，比较适合专业性、机要性强的工作。

封闭式办公布局的缺点：非办公空间的比例较大，整体空间利用成本高；工作流程不通畅，不利于员工间的交流；不利用领导对下属的工作监督。

开放式和封闭式办公布局各有利弊，各单位在确定自己所拟采用的办公布局时，要综合考虑空间利用成本、办公室职能、工作流程、机构的建制和员工人数等因素，根据工作需要和本单位的实际情况确定适宜的办公室布局方式。

（二）办公室内的布置

办公室内的整体布置对组织形象和工作效率都有一定的影响。一个良好的工作环境有利于组织形象的塑造，一个整齐有序的办公室则会提高工作的效率。

1.整体布局方便实用

布置办公室，最好先画一张设计草图，按比例尺标明房间的面积，门、窗等的固定位置。桌、椅、橱柜等可移动的物件，用彩色纸按比例尺缩小剪出样块。然后，办公室成员共同在设计草图上摆移，找出最佳方案。

（1）办公室内总体布局的要求：

①相关的部门和常用设备应尽可能安排在相邻的位置，以避免不必要的来回走动或影响他人。

②秘书的工作位置应紧邻领导的办公区，以便联系领导。

③主管的工作位置应位于员工的最后方，以便监督；也可以用玻璃门隔开，以免其接洽工作时转移和分散其他工作人员的视线和精力。

④饮水机应置于方便所有人饮水的位置；公告板应放置在醒目的地方。

⑤电话最好是5平方米空间范围一部，以免接电话离座位太远，分散精力，影响效率。

⑥装设充足的电源插座，以方便办公设备的使用。

⑦常用设备应放在既方便使用，又不妨碍他人工作的地方。

（2）办公室内桌椅摆放的要求：

①办公桌的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其线路以最接近直线为佳，防止逆流与交叉现象。

②同室工作人员应朝同一个方向办公，每个办公区域可用高度1米左右的隔板分隔，不可面面相对，以免相互干扰和闲谈。

③各座位间通道要适宜，应按照方便处理公务的原则设置工作位置，以免往返浪费时间。

④办公桌上只放置常用的办公用品，如电脑、电话、文具以及必要的文件等。

另外，办公室应根据需要设置垂直式档案柜、旋转式卡片架和来往式档槽，用以存必要的资料、文件和卡片等，便于随时翻检。这些用具应装置滑轮，平时置于一隅，用时推至身边，方便实用。

2.办公环境安静舒适

办公室的布置应该让工作人员感到安静清雅，这样才会更有效地提高工作效率。

（1）为减少来客对办公室工作秩序的影响，接待区的位置应安排在办公室入口处。

（2）有条件的办公室可以铺设地毯、设置屏障等吸音、隔音设备，以降低噪声的影响。

（3）易产生噪声的打印机、复印机、传真机等办公设备，应集中放置在远离办公区域的角落。

（4）办公座椅最好选用有扶手和靠背且能够转动和调节的椅子，这样可以缓解因久坐而引起的身体不适。

（5）条件允许的话，可以在办公区域内设置休息区，并提供长沙发、茶几等休息用具。

（6）室内可以摆放几盆花草，如仙人球、吊兰、天竺葵等，用来净化室内空气，起到保健作用。

3.工作环境安全保密

办公室工作环境的安全包括人身财产安全和信息安全两部分。

（1）人身财产安全：要消除办公室的安全隐患，各种办公设备所用的电线不要裸露在办公通道上，应置于角落或铺设在地板或地毯下；要配备消防设施，墙上要张贴安全疏散示意图等消防标志。

（2）信息安全：为保证办公室信息安全，办公室内要张贴相关的保密制度，重要部门的入口处应有警示标志；机密文件要单独保管，不能公开放置在办公桌上；存有机密信息的电脑不要放置在门口等人员流动较大的地方，同时要设置安全密码。

（3）办公室内可以适当悬挂或放置一些美术作品和工艺品，如油画、照片、书法作品等，以改变办公室单调的格局。但必须注意，所选用的作品一定要在色彩和情调上与办公室整体环境相配，颜色宜淡雅、清新，不宜过于花哨。

二、办公环境的管理

办公环境的设置只能满足基本的工作需要，要想工作得更加舒适，还要加强对办公环境的管理。办公环境的管理主要包括：

（一）视觉环境的管理

视觉环境主要包括办公室内的色彩和照明两部分内容。

1.色彩

色彩对人的情绪有直接的影响，办公室的色彩是否和谐，直接影响办公室的气氛。办公环境的色调从总体上来说应该单纯柔和，使人置身其中时能感觉平静舒适。地面、墙壁、天花板、办公家具等的色彩应和谐统一。墙面和天花板最好采用白色或乳白色，以增加光线的反射率；地板可采用不易被污染的棕色；窗帘、椅套的颜色宜素雅，并与办公室整体色彩相一致。

2.照明

办公室照明宜遵循以下设计原则：室内灯光应分布均匀，采用光线柔和的日光灯，利于保护视力；减少光源的强度，避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源强度，避免集束光而用均匀的散光；窗上宜装半透明玻璃，以免用直接光而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入；尽量利用自然光，办公室的窗户可以使用能调节光线的百叶窗。

亮度不足的照明会引起眼睛疲劳、头疼、困乏和出错。有些地方，比如做校对等精细工作的地方，足够亮度的灯光必不可少。

桌、椅，特别是客人的椅子，不要放在直对光源的地方。

（二）听觉环境的管理

听觉环境主要指办公室内的声音，办公室内的声音分有益声音和有害声音。有益的声音，如伴奏音乐或愉快交谈的声音；有害的声音，如办公设备运行时发出的噪声等。由于办公室所处的周围环境常有噪声发出，如小汽车、摩托车、卡车的喇叭声，谈话、开会、打电话的声音和人们必要的活动发出的声音等。因此，控制有害的噪声就成为办公环境管理又一项重要任务。控制噪声可以从以下三个方面着手进行：

（1）积极消除噪声的来源。如办公室的选址最好远离闹市区，或选择不临街的一侧；办公室的门窗应采取一定的隔音措施，如加装双层玻璃，粘贴密封条；墙壁、天花板宜采用吸音效果较好的材质，地面可铺设地毯等。

（2）办公室内可以播放轻柔舒缓的无主题的背景音乐，以减轻工作疲劳，并消除噪声引起的烦恼。

（3）对于工作时噪声较大的办公设备，可以用设置屏障、加装消音罩等方法来减少或降低噪声的影响。

（三）空气环境的管理

办公室的空气环境管理，是指为了减少人们的精神消耗，增强舒适性而对办公室的空气进行精心调节。办公室的空气环境包括温度、湿度、空气的流通和净化等内容。

1.温度

一般来说，工作环境中最舒适并有益于健康的工作温度是20～25℃。

2.湿度

通常情况下，最适宜工作的湿度为40%～60%。

3.空气流通

必须有良好的通风设备，使空气流通无碍。在没有大气污染的情况下，应经常开窗通风换气，以保持室内空气的充足与新鲜。

4.空气净化

为减少办公室的污染和尊重所有工作人员的感受，办公室内应该禁止吸烟，以保证空气的新鲜。办公室内空气的净化包括打扫，拖洗，擦净，上光与打蜡，用吸尘器吸尘等。

（四）空间环境的管理

办公桌面上要整洁，应尽可能少放东西。工作期间不放除手机、台历、水杯之外的私人物品。最常用的东西要放在不必起身就可伸手拿到的地方。桌上所放材料应限于当天要用的资料，每天下班前应分类放回应放的地方，重要文件要入柜锁好。用过的资料、文件要及时归档或收起来。其他常用物品，如订书机、信封、文件纸和工作手册等应有序地放在抽屉里，以取用方便为原则。对悬而未决的工作，备以专门的文件夹，每天检查一遍，对必须要做的事情加以注明。用不同的文件夹分门别类地存放需要签名的信函，为便于识别，可在文件夹上做上标记。

桌子的抽屉和门要随时关好。废弃物放进垃圾桶，保持地面干净。办公设备用完放回到规定地点。

案例分析与点评

本节“案例导入”中的秘书小叶没有责任，问题出在办公环境上。一个整齐有序的办公环境是十分重要的，而小叶所处的办公环境存在很多问题，这直接影响了她的工作效率。

小叶所面临的问题就是要彻底改造办公环境，对此，她在上班前所做的一系列清理、打扫的工作都是正确的，但还不彻底。小叶还需要做的工作有：整理文件，将办公桌上的文件、书本进行分类，把书本放进书柜，当天要用的文件放在桌上，其他文件分门别类放在资料柜的文件夹里，并给每个文件夹贴上标签；办公桌上电话最好放在左手边，便于接听，电话机附近要随时准备纸笔，以便记录电话留言；整理电线，将散落在地上的各种电线重新布置，可将其放在地毯下面，或改变其走向，使其延墙壁伸展，而不是横在办公通道上。

还应该注意以下问题：要注意安全，每天下班前要关掉不用的办公设备，如电脑、电扇等，以免引起火灾。办公设备要经常检修，发现问题及时补救，如打印机的硒鼓发现漏粉就应该及时更换。电脑键盘、鼠标等要保持清洁卫生，定期用酒精擦拭、消毒；不要一边用电脑，一边吃东西。办公室要经常开窗通风，保持空气清新。为净化空气，可以适当摆放一些花草，但要精心照顾，勤于浇水；如果花草枯萎或凋谢了，要及时清理，以免有碍观瞻。字纸篓可以每人一个，自己负责清倒。有条件的办公室可以配备碎纸机，这样还可以保证机密材料不外泄。

总之，办公环境对工作的影响是很大的，工作人员必须为自己，也为他人营造一个整洁有序、安全舒适的办公环境。