初级经理必须达到的角色要求

第四节　初级经理必须达到的角色要求——合理分配时间

管理学大师德鲁克说，时间是最珍贵的资源，如果我们不去管理时间，那么其他任何东西都没有必要加以管理了。

时间对于每个人来说都是固定不变的，一天只有24个小时，它不会因为你的升职而增减。人生的每一件事情都跟时间有关。花时间，就好比你对什么进行投资，并不是投入的越大收获就会越多。

时间管理，就是要求初级经理要把时间优先分配给最重要的事情，保证这类事情有足够的时间去做。那什么是最重要的事情呢?对组织而言，与组织目标相关、具有价值、有利于实现目标的就是最重要的事情。做好时间管理就是在同样的时间消耗下，为提高时间的利用率和有效性而进行的时间分配和时间控制。

时间管理内容

合理分配时间给最重要的工作

决定时间的消耗标准，选定目标，制订时间使用计划

对时间利用情况进行评价，找出浪费时间的活动并消除之

有人认为时间管理会让人变得机械化，缺少灵活性，而管理者是需要灵活的。这种观点是错误的。事实上，有效的时间管理就是硬性地要求你在要事上分配时间。表2－4－1所示即为事务分类表。

表2－4－1　事务分类表

上述四个象限中所列事务是任何一个管理者(无论管理层级的高低)都必须处理的，你认为作为管理者优先处理哪类事务呢?我们先看选择处理不同事务的结果，再做回答。

如果你偏重第一类事务，长期积累的结果会导致压力、筋疲力尽、危机处理、忙于收拾残局。

如果你偏重第二类事务，最终结果是有远见、平衡、纪律、自制和少有危机。

如果你偏重第三类事务，长期的结果会导致短视近利、危机处理、被视为巧言令色、轻视目标与计划、缺乏自制力、怪罪他人、人际关系浮泛，甚至破裂。

假如你偏重第四类事务，最终结果会全无责任感、工作不保，依赖他人或社会机构维生。

在看完上述结果后，我想答案不言自明了。要做好时间管理，必须首先确定哪些事务是属于自己的第二类事务，而且即知即行，就可以工作起来从容不迫、少有危机、有条不紊，就可以达到时间利用上的帕累托法则:花20%的时间取得80%的结果。

情景思考

25岁的王平是一家知名IT企业的部门经理，如此年轻的他能获得这么好的职位除了他的才能，更多的是靠他的勤奋。他不仅要亲自主持软件设计，还要处理大量的事务性管理工作，加班加点是家常便饭，每天的工作时间常常会超过17个小时。他一直认为自己精力充沛，但忽然有一天他发觉类似心悸、失眠、易怒等种种不适向他袭来，以前10分钟就能解决的问题现在却要花费一个小时，而且他对工作也产生了极其厌烦的情绪。

从王平的情况来看，正是因为他没能在工作上做到合理分配时间，而形成了过大的职业压力，这种压力如果长期得不到释放的话，就会影响到身心健康和工作状态。

初级经理人在时间管理上应根据自己所扮演的角色对时间进行合理的分配，这样才能保证对事件的控制。据调查表明，初级经理70%的工作时间用于作业性工作上，30%的工作时间用于管理性工作上。初级经理人的工作时间用于众多主要工作内容，如图2－4－1所示:

图2－4－1　初级经理人在重要事务上的时间分配