会议组织与控制

任务二　会议组织与控制

会议种类繁多，性质不同，目的各异，规模、会期也互有差异。因此，在会议工作具体实务操作过程中，采取的方法和措施也自然不同。只有充分了解各种会议的基本特点，做到心里有数，不断积累经验，才能使会务工作真正务实、高效、圆满。这里主要介绍常见的会议实务的处理技巧和方法。

一、会议组织技巧

（一）如何选择和布置会场

1.会议场地选择：对组织一些较大规模或重要性会议特别重要。主要掌握以下要点：

（1）足够的会议场地空间。这既为会议场地布置带来多种选择，也是保持会议室内良好空气、环境的需要。同时，会间休息时便于自由交流、活动。

（2）与会人员与会务组均感方便的场所，这是提高会议效率的需要。

（3）良好的照明、通风、保暖（或送凉）设备，这是保持与会人员良好精神状态的需要。

（4）完善的会议设备，除普通桌椅外，有时需要黑（白）板、视听器材（投影仪、幻灯机、扩音设备等）以及各种不同会议所需的专用设备器材等。

（5）抗干扰。会议期间能有效地确保与会人员专心致志参加会议，避免噪音及其他干扰因素影响会议的正常进行。一般会议室内不装电话，会议中，门外挂上“正在开会，请勿打扰”等类似牌子。

2.会场布置要求：

（1）会议桌椅安排

会议时间如果较长（1小时以上），要尽量安排桌子大一些，椅子有靠背，便于摊放会议资料，同时能减轻与会者身体疲劳。年长者居多的会议，自由讨论的会议，在桌椅安排上更多考虑舒适为主。

（2）照明光线

一般宜采用亲和的暖色灯光为主。既避免受强光照射刺眼引起疲劳，又利于与会者集中注意力。会议室窗帘应用遮光布。

（3）室内装饰

室内装饰并不是越高档豪华越好，而应根据会议中心议题，起到突出会议主题和烘托会议气氛的作用。主要考虑：

色调：与会议内容、对象、气氛相适应，并考虑季节因素。

徽标：在会场主席台或主席位的上方悬挂会标或会徽。

标语：在会场内或入口处适当挂一些与会议内容相关的庆祝性标语。标语文字力求通俗易懂，读来上口简短，多用口号式。

花草：是会议气氛营造的需要，既能保证会场的环境美化，也能创造会议的宽松气氛。一般安排在主席台底幕布下，主席台前排与代表席的隔离处、会场四周等。有时在专题发言席（演讲台）处放置鲜花，既庄重也美观。

旗帜：对一些党、政、团等政治性会议、企业商贸开幕式等会议上，在主席台底幕会标两边要挂10面红旗或竖一些彩旗，以烘托气氛。

（4）排列座次

这是很多会议必须要做的重要工作。大中型会议都需要排列座次，使与会人员有固定的座位，确保大会整齐、方便、有秩序。主席台与主桌席是排列重点。具体排列方法：

主席台和主桌席一般按职务身份排列；

代表席则按系统、区域、汉字（英文）、笔画或字母顺序排列；

正式代表在前，列席、候补代表在后。

会议主持人的座位应事先决定，一般地说主持人的座位以会场主席台中央或稍中央为宜，以确保其主要角色地位。

发言席（报告者）一般安排在会场的中央位置，有时特设演讲台（报告席），以突出其中心地位。

会议秘书座位，原则上设在大会入口处。这样便于联系工作，便于会间调度又不影响整个会场秩序。

当然有些小型会议或普通事务性会议，对座次排列要求并不是很严，甚至是自由择座，但无论如何作为秘书人员，均需在座次排列后或是否进行座次排列都要征求领导的意见。

（二）会议议题确定

1.提交会议讨论的议题的资格。提交会议讨论的议题，一定要够会议讨论标准。即一般性事务议题，主管领导能解决的问题，不要放到集体会议上讨论。

2.议题应有简要的文件或汇报提纲。

3.议题及文字材料应事前经过领导人审批和专人对其内容及文字审核把关。

4.议题选定、处理，均应当事前请主管领导人审定。

5.适量的会议议题。议题过多，与会者不能充分发表意见，讨论仓促，容易忽视有关因素；议题太少，会议效率就显得低下，会议的必要性就值得怀疑。从这一点上来，会议议题宁肯多一些，也不要出现无事可讨论的尴尬局面。

（三）会议日程与时间的安排

会议日程是秘书人员对会议期间整个过程的框架安排，会议时间是对会议各个环节的具体时间分配。

1.会议日程确定

一般根据召开会议的具体目的，确定总体安排。在具体运作过程中应特别注意以下因素：

一是事先安排好关键人物（重要领导人、发言者）等的时间。一些会议，目的明确，缺少某个重要人物，会议效果则大打折扣甚至会议根本无法进行。所以应事先征求关键人物的意见，先确定其出席到会时间，再根据需要对其他环节作时间安排或调整。

二是考虑多数与会人员的情况确定日程。会前应充分调查与会人员的情况排出若干日程，最终确定合理的会议日程。

三是照顾特殊原因或因素。一些会议是历史沿革或特殊原因所致，如党、政府、军队、团、妇女组织等纪念性会议，尽管某些重要领导可能没空，但也应以大局为重。一般来说，关键人物也会考虑到这点，能准时到位。

四是例会制度不能随意改变。

单位或部门原来确定的例会（年会、月会、周会制度等），没有特殊原因，不能随意取消或改变，以确保例会制度的严肃性、规范性，也是确保单位职能部门的权威性的需要。

2.会议时间分配

会议日程一旦确定，应该说，会议召开的时间也就可以确定了。特别注意的是，会议时间较长的，一定要安排好开（闭）幕式的具体时间，做到每个与会者心中有数，也便于安排会间活动。同时要注意每次召集时间不宜太长，以2小时左右为宜，避免因开会时间过长，引起与会者疲劳，降低会议工作效率。如确需将会议时间延长，中途可安排10～15分钟的休息。

（四）会议通知与会议材料

1.会议通知

会议一旦决定召开，就要以书面形式分发通知。召开单位内部会议可以给每位参加者发一份通知，也可以用传阅形式通知，甚至可以布告栏上通知、电话通知或转告等。但一些较重要的、涉及外单位、部门的会议，尤其是地区性会议，地市级及以上规模的会议，撰写会议通知并及时发出就变得非常重要了。在撰写会议通知时，应重点抓住以下几方面因素：一是会议名称。如“浙江省教育厅高校招生工作会议”、“浙江省高校财政拨款协调会”等；二是开会日期、时间、地点要明确；三是写明会议议题；四是附上必要会议资料，并注明名称、页数；五是写明与会者必须随带物品和费用预算等。有些全省乃至全国性会议，因与会者来自四面八方，路途遥远，开会通知中还应注明前往报到地点的具体交通路线等。

2.关于会议资料

很多会议，为使与会者早日准备讨论内容或意见、建议，会议资料和会议通知一并发出。会议资料一般包含：一是对会议议题的主要说明，阐明会议目的与背景；二是对会议中要讨论议案的说明。

会议资料是与会者必要的参考资料，因此在准备会议资料时应做得精简、准确、必要、一目了然。

（五）会中茶水服务与会间膳食安排

1.茶水服务

会中服务除了提供必要的资料准备、与会人员的引导、突发事件的处理等，很重要的一个环节是做好茶水服务工作。初一看，是一个很简单的工作，实际上是很有讲究的。在会中茶水服务过程中应做到：

（1）茶水端出时间要适当，会议时间长，要多次倒茶。

（2）倒茶姿势文雅，茶杯不要放在会议资料上，要慢倒轻放。

（3）先端给重要人物或外单位人员。

（4）准备充足的热水，方便与会人员随时能用。

（5）遇到像座谈会、商谈会等较宽松自由的聚会，可准备一些饮料或糖果，增加亲切感，改善会议气氛。

（6）大中型会议主要对主席台及前排重要代表席上茶水，小型会议直接上茶水。

2.会间膳食安排

有很多会议，因开会时间较长，需要安排与会人员的用膳。因与会人员来自各个地方、单位，所以与一般的单位食堂用餐是不同的。合理安排用膳，是一件很细致严肃的工作，要主动请示领导，再作妥善安排。并对不同的情况，不同的会议采取不同的方法。总结一般会议用餐的经验，在安排会议用膳，具体操作过程中，主要把握：

（1）在会议通知中注明是否用膳。用膳时统计人数要准确。

（2）预约订餐时，要明确交代具体时间、确保准时送来。

（3）注意用餐食物口味大众化与特殊化相结合。大中型会议，用膳人数多，要符合大多数人的口味为宜，对少数特殊情况者（少数民族、地域饮食习惯特殊、孕妇等）要事先了解清楚，以便给予适当照顾。

（4）因会议用膳人多、集中、量大，饮食卫生特别重要，以防食物变质、中毒事故发生。

（5）会议用膳力求经济实惠。

二、会议角色扮演

作为秘书人员，在各种会议中经常扮演不同角色。掌握会议不同角色的基本要领和技能，是一位秘书综合能力的基本要求。

（一）如何当好主持人

会议主持人，担负着控制会议有序进行的重任。他对会议良好氛围的营造和会议效率的提高起到了极其重要的作用。

1.主持原则

（1）善于调节各方意见。作为主持人，能及时收集获取与会人员的建议意见，主持人本身就是会议主办者与与会人员之间架起的桥梁和纽带。不宜将自己的意见强加给与会者，要善于协调。

（2）充分发扬民主。与会人员中的职位、资历虽有不同，在会议座次及发言安排上有所体现，但千万不能忽视与会人员中大多数职位低、资历浅的这部分人的作用。会议要给予与会人员平等发表意见的机会。发扬民主，是会议的基本原则。

（3）效率优先。无论什么会议，都必须在议程规定的一定时限内完成，力求高效率。作为主持人，在会前及时宣布会议纪律和要求，会中有效控制会议节奏，限时发言、讨论都是提高会议效率的有效方法。

（4）集中统一。主持人要与主办方领导及时交换沟通信息，利用自己的有效职权，集中统一指挥整个会议过程，这样能有效地将会议控制在议题范围。在会议结束前，主持人一般都要对本次会议做出简短精要的概括，表达会议成功之意。

2.主持人基本能力要求

主持会议是一门学问，必须不断积累经验，才能使会议在主持人的引导下开得有条不紊。作为秘书人员，掌握这些基本功，是非常必要的。

（1）调研能力。就是主持人在会前应对整个会议的基本情况作认真调查、分析、研究，掌握一手材料，以便在主持时得心应手，避免因不了解情况而出现错误。

（2）洞察能力。作为主持人，要能够及时观察会场情况并及时做出反应。这要求主持人应当是思维敏捷、反应及时、应对自如的大会组织者。会场局面的控制和会场秩序的维护很大程度上取决于大会主持者的组织能力。

（3）判断能力。作为会议主持人，在充分遵从主要领导或主席团意见的前提下，对会议需要解决的情况不优柔寡断，犹豫不决，必须果断裁决。当然，并不是说主持人可以盲目拍板。

（4）表达能力。主持人的语言要求准确、简洁、有号召力。这要求主持人善于表达大会意图。我们经常看到一些主持人妙语连珠，使大会有声有色。所以说，语言艺术训练，是每位秘书人员的必修课。

（二）会议发言技巧

会议发言与平时一般交流时的用词、语调、神态均有很大区别。在稍大规模的会议上发言，对发言者来说，是有较高要求的。一般来说，发言者在发言时应掌握以下基本技巧。

1.语言通俗易懂

除专业学术会议外，一般会议与会者学历层次，文化程度等相差很大。为加强沟通、交流，发言者所用语言应尽可能通俗易懂，避免出现深奥难懂、专业性很深的词汇。即使像国家领导人的报告都是遵循这个基本原则的。

2.发言简洁明了

除特殊需要（专题报告、学术研究等），一般性会议，发言的时间长短均有明确规定，力求简明扼要。话说多了，易偏离议题中心，如果不是高明的演说者，泛泛而谈，更易引起与会者反感。

3.节奏快慢有序

会议发言不是播音、朗读，它应该是随着内容的变化、会场的气氛及时变换语调和速度的。尽管多数会议用扩音设备，但仍要求发言时声音要大，发音要清晰，语速不宜太快，以便与会者听得清楚。当然，时快时慢，时轻时重都是会议的需要决定的，这样使发言变得充满激情而娓娓动人，充满吸引力和号召力。

4.形体语言得体

在发言过程中，加以适当、得体的形体语言（主要通过手势、脸部表情等），对提高会议发言的感染力能起到很大的作用。秘书人员在平时与人交谈时就要充分注意养成良好的习惯，善于发挥形体语言的作用，落落大方，温文尔雅。

5.保持双向交流

发言时要面对观众，不要看天花板、地板或斜视，要善于把握会场气氛，将你的目光从一个人身上慢慢移向另一个人，让你的目光在每个人身上都停留片刻。如果感到这样不舒适或不习惯，那宁可把目光集中在会场尽头的某一点上，这比看天花板或地板要好些。将目光注视听众，就能保持与他们的交流。当然，在发言过程中，提一个小问题，讲一个笑话，也是经常采用的双向交流的技巧。

三、控制会议特殊技巧

（一）如何营造踊跃发言的氛围

在举行的各种会议中，我们经常看到，由于种种原因使会议“冷场”，这未必就是坏事，可能是与会者正在动脑筋思考问题。作为会议组织者此时不应慌张，应注意观察每位与会者的表情。要善于暗示和启发、鼓励其发言。通常采取以下方法。

1.主持或组织者要有幽默感

这是在会议举行过程中适当运用幽默语言，提起与会者的精神和兴趣，使大家有亲切、轻松感，产生主动参与意识和欲望，关键要掌握一定的“度”。

2.供大家讨论的议题要具体

组织者提供较具体的议题，便于大家在讨论时下手。如讨论来年计划时，可分阶段讨论。比如“明年第一季度主要任务是什么？”，“哪个部门负责？”，“有什么任务指标？”等。这些问题都很具体，便于大家针对性讨论，会议就不会“冷场”了。

3.会议组织者要创造民主气氛

不要在会议上指责发言者，即使说错了，也不能当面点明，只能以解释的方式进行处理比较合适。千万不要以简单、粗鲁的方式行事。如果这样，要么对方沉默，要么互相争论，总之效果适得其反。

（二）如何缓解会议出现的紧张气氛

有时，会议可能出现一些意想不到的事情。有些人甚至利用会议这种特殊形式来发泄私人恩怨，使组织者难堪。作为秘书人员，面对这种情况，首先不要紧张害怕；其次不要以牙还牙，要保持自己的身份；再次就是要用巧妙的语言，从容对待。这需要组织者有良好的心理素质和综合能力。比如，一位与会人员指着你大声说道：“你算什么？照照镜子，看看你的模样！”这时你应该和气有礼地回答：“谢谢你的批评。真的，我在平时工作中确实还有很多需要改进的地方，自身努力也需要加强，幸亏大家都能给予真诚相助，才使我的工作得以顺利完成。我也衷心希望大家继续关心和支持我的工作，在此谢谢了！”如果这样，能有利于会议紧张气氛的缓解，也会赢得与会多数人的佩服，尊重，从而使他们的立场会站到你的一边。要记住，对方的不理智，大家自有分辨。作为组织者的不理智，不仅会使会议因矛盾激化而进入僵局，而且会使大家认为你无能。