会议组织的礼仪

第一节　会议组织的礼仪

开会是为了解决问题。当会议的中心议题和目的确定后，会议举办单位应马上安排有关人员进行会议的筹备和组织工作。

1.成立会务组

为了保证会议的顺利进行，可以挑选数位精明强干的工作人员成立一个会务组。会务组则可以再细分为会务小组和接待小组。会务小组侧重负责会场布置、会议文件的准备和分发、维持会场秩序等工作。接待组则具体负责与会者的迎送、食宿、购票等事宜。

2.拟发会议通知

会议通知应当写明会议主题、举行会议的时间和地点以及举办单位等。必要时，还应写明会费和差旅费报销等事宜。会议通知印好后，应盖上举办单位章再发出。会议通知应尽早发出，以利与会者有所准备。

一般情况下，本单位、本系统内部举行会议，可以口头通知、电话通知、广播通知，以及用黑板报或小字报形式发通知。而通知外单位、外地与会者，则以发书面通知(或会议邀请函)为主。

3.布置会场

会务人员首先应根据与会人数和会议规格选择合适的会场。一般应选用专用会议室或会议厅作为会场。会场不宜太小，以免坐不下，显得拥挤;但也不宜过大，以免与会者仅占会场一个角或者坐得稀稀拉拉，显得冷清。会务人员要善于营造与会议内容相吻合的会场气氛。例如:举行庆功会，气氛要隆重;而举行研讨会，气氛要轻松……在大会主席台上方挂会议名称横幅时，要注意字与字之间的距离。会场内根据会议内容，可适当张贴一些标语、宣传画等。若有可能和必要，不妨在会场入口处张贴“欢迎”之类的告示，在会场附近设置路标等。如果与会者社会地位较高，要根据礼宾次序细心安排座次，以免顾此失彼，引起与会者不满。

此外，会务人员要会同有关人员，对会场的灯光、音响设备等进行检查和调试，并事先准备好茶具、饮料等。

4.做好接待工作

举办有外国或外地与会者参加的会议，更应做好与会者的迎送工作。在迎送工作中，还要注意与会者的身份与规格，如安排同级人员在机场、码头、车站迎送来宾人员。对老弱病残与会者，应给予特殊照顾。如果有少数民族同胞与会，在饮食上应适当考虑其风俗习惯。若有不懂中文的外宾与会，还要为其配备翻译人员。

5.确定会议程序

会议程序是指会议议程的先后顺序。会议程序不仅使会议有据可依，以便有条不紊地进行，同时也从一个侧面反映出会议组织者的礼仪水平。无论是举办工作例会、庆祝表彰会，还是举办座谈会或代表大会，都无一例外地要事先拟定会议议程。虽然各种会议的内容、形式不同，繁简不一，但都有约定俗成的基本程序。