会议组织类详解

一、会议组织概述

在一般情况下，会议是指有领导、有组织地使人们聚集在一起，对某些议题进行商议或讨论的集会。按照不同的划分标准，会议可以划分为不同的类别。按照会议的性质和内容划分为：年会、专业会议、代表会议、论坛、座谈会或专题讨论会、讲座、研讨会或专家讨论会或其他讨论会、培训性会议、奖励会议、其他特殊会议（如茶话会、晚餐会及一些娱乐活动）等。

二、会议流程

组织会议尽管种类繁多，但是无论哪种形式的会议，其组织管理的一般程序和技巧都包括会前准备、明确会议目标、确定会议议题、确定与会人员、确定会议的基本程序、安排会议时间和地点、会议中间管理、传达会议精神、会后总结回顾等环节。

三、答题思路

帽子／目的意义：制定决策、学习精神

会议准备：（1）确定会议主题、名称、时间、地点、议程和会议安排。（2）确定参加会议的范围或人员，确定工作人员、会议经费预算。（3）安排好场地、住宿、伙食、用品、资料、交通等。（4）做好会场布置，制定好后勤保障方案。（5）发放会议通知。

会议实施：（1）会议签到及会议文件资料发放。（2）按会议议程逐步开始，维持会场秩序，做好会议记录。（3）安排好会议进行中的后勤保障，处理会议过程中的突发情况等。

会议结束：（1）安排好参会人员离开时乘坐的交通工具。（2）清理会场，统计经费并报销。（3）整理会议资料并形成简报。（4）落实会议精神，撰写工作总结。

会议套路：确定：（1）主题（内容）、目的、意义；（2）时间（举行、上报参会名单、报道、会期）、地点（举行、报到）、参会人（人数、级别）；（3）是否要报材料；（4）请哪些外单位的领导参加；（5）参会人员经费支出标准，等等。

准备：（1）根据确定的内容迅速拟发通知；（2）收集统计参会人员上报情况；（3）准备会议所需的全部书面材料，拟出议程；（4）联系通知好参会领导；（5）根据会务组统计的参会情况联系安排好食宿；（6）购买好会议所需的物品；（7）联系并布置好会场（包括灯光音响的调试、鲜花会标的设置、主席台姓名牌的摆放等）、设置路标；（8）安排落实好会议服务、会议记录、图片资料收集等；若会议重大，还要联系新闻媒体报道宣传，并联系交警和公安维持秩序；（9）会议前一天，组织好报到工作，分发好会议资料，并将报到情况及时向领导汇报（整理记录、图文宣传展览）。

四、会议组织注意事项

会议组织工作是会议召开的重要环节，会议组织的质量很多都体现在会议的组织细节上，因此在做会议组织工作时应注意以下几点：

1.开会之前要深入考虑召开会议的目的，准备好会议上所需的报告、提问、调查或讨论资料。

2.要根据会议内容、性质与需要，确定参加会议的人员名单。参加会议的人数应根据会议性质、会议预期效果而定。为深入探讨一些问题而开的会议，人数可少些；调查情况、纪念及宣传性的会议，人数可多些。

3.根据会议内容及要求，会议应考虑让一些人重点发言，并在发言上做一些重点分工。

4.尽可能了解与会人员情况，在会议休息期间，组织一些联谊活动，增进了解，加深感情。会议结束后，应继续与与会人员保持联系，以备需要时，可以进行合作。

5.确定会议地点，若会议规模较大，应安排好主会场和分组讨论的地点。需要安排住宿的会议还应安排好房间，落实食宿等各项问题。

6.根据会议的时间安排，发出会议通知，会议通知应及早，内容要明确、具体，要包括报到日期、地点、会议期限、日程、会议议题、需带的票证和物品等。

7.会议开始后，及时掌握会议的动态及进展情况，还要注意安排好会议期间的记录人员。

8.会议结束之前，联系好参会人员返回的车票、机票，力争将食宿费等尽早结算清楚。

9.会议结束后，要对会议的各类文件材料做好善后工作，需发简报或文件的应从速拟发。各类记录、发言稿、原始材料等，应立案存档。

10.注意合理安排会议日程，适当安排一些娱乐、体育活动，以减轻与会者的疲劳，活跃会议气氛。

五、分类指导

1.研讨会，主要在研讨。即就某个问题做研究和讨论。会议往往是热烈、有争议的。因此，如何调动气氛，控制会议在祥和的环境中度过，是会议组织者的主要任务之一。

例：现在你所在的部门要针对“低碳生活”开展一次研讨活动，由你来组织，请问你如何处理？

“低碳生活”是指生活作息时所耗用能量要减少，从而减低碳，特别是二氧化碳的排放，阻止地球变暖，避免气候发生灾难性变化、保持人类可持续发展的有效方法之一，对其进行研讨意义重大，应该精心准备，认真组织。

古语有云：“凡事预则立，不预则废。”做任何事，想要做好都需要准备，举办研讨会也不例外，有备方能无患。

首先应当成立会务组，明确分工、责任到人，然后从内容和程序两个方面开展准备工作。在内容方面，要加强对“低碳生活”相关内容的学习，加深对“低碳生活”的理解，以便研讨会的组织工作更加具有针对性和可行性；在程序方面，要制订研讨会组织计划，内容应包括研讨会召开的时间、地点、参加的人员、研讨主题和议程、需要的资金、材料等，报请领导批准，领导批准之后，按照计划准备。

准备工作中要特别注意两点：一要“学会弹钢琴”，既要关注到方方面面，不能有所遗漏，又要“轻重配合，先后有序”，重点的问题重点抓。比如，研讨会的会场选择就非常重要，因为研讨会虽然一般人数不多但需要相对封闭、安静的环境，除一般性的主会场外，通常需要一些小型分会场，以便分组讨论，会场的选择就应该满足这方面的需要，应当有专人负责。二要注意细节，“天下难事必作于易，天下大事必作于细”。任何一个细节上的疏忽都可能影响整个研讨会的质量，甚至导致其失败。比如研讨会所需的材料就要仔细校对，不能有任何差错。

为了保证研讨能够深入进行，在整个研讨过程中既要有大会报告、嘉宾互动形式，又要有分组讨论等形式，既要有理论的研讨，又要争取有实地的考察。

作为会议的组织方在研讨会的准备和组织过程中要高度重视执行力，而且要贯彻始终。“非知之难，行之惟难；非行之难，终之斯难”，执行力是任何工作的生命力，也是保证研讨会成功的关键。提高执行力就要建立完善的分工机制、责任机制、协调机制、激励约束机制等。

“居安思危，思则有备，有备无患”。为了保证研讨会安全顺利进行，应建立系统的应急预案，明确突发事故发生之前、发生过程中以及刚刚结束之后，谁负责做什么、何时做，以及相应的策略和资源准备等，以备不时之需。

相信经过精心地计划、准备和组织，这次有关绿色文化的研讨会一定会取得圆满的成功。但是会议的结束恰恰是反思、总结的开始，要深刻反思组织会议中的疏漏和不足，总结其中的经验和教训，以便在以后的工作中做到精益求精，尽善尽美。

2.贯彻学习会，就是为了落实重大会议精神的，因此，这种会议的作答主要在落实。考生可以在如何落实上考虑对策。

例：组织上派你到基层组织一次贯彻党的十八大精神的会议，你如何做？

【帽子】党的十八大是党中央在全面建成小康社会时期召开的一次十分重要的大会，贯彻落实十八大精神必须从基层抓起，只有做好了基层工作，才能真正地使十八大精神落到实处。

【计划】（1）自己认真学习领会十八大精神，充分认识到这次工作的意义和重要性。（2）协同基层单位，根据实际情况拟订相应计划，明确会议召开的时间、地点、参与人员、预算好这次会议召开所需要的经费开支，并向上级汇报，将实际情况与领导意图相结合。（3）在会议召开之前，及时布置好会场，将主席台上的各种物品摆放整齐、调试好音响、悬挂好会标、安排好座次。（4）在基层学习十八大精神，我们还要及时请新闻媒体进行宣传和报道，全力做好宣传工作。（5）及时形成通知，以文件的方式通知参会人员。

【实施】（1）整个过程大致可分为学习文件、查摆问题、解决问题、总结提高四个阶段，把学习十八大精神的重点放在解决问题、改进当前的工作上。同时要注意处理协调好各方面的关系。（2）在整个过程中要依靠群众、发动群众，激发群众学习热情，把十八大精神落到实处。（3）及时请中心发言人做好发言，围绕十八大精神，让与会同志能够开展讨论，并做好会议的记录和整理工作。（4）在具体的实施过程中，要尊重计划但又不拘泥于计划，根据实际情况对计划进行小调整，及时处理各种突发情况，保证工作顺利开展。

【总结】会议结束之后，（1）将有关的物品进行归位处理，并做好经费的结算向领导汇报；（2）以简报的形式宣传此次会议的精神。（3）会议精神关键在落实，会议结束后，我会认真监督会议精神的贯彻落实情况。（4）总结经验及不足之处，发扬长处，改正不足，及时写好总结材料，向领导汇报。

3.工作总结（表彰、报告）会，指向上级机关汇报本单位、本部门、本地区工作情况、做法、经验以及存在问题的汇报会议。工作报告就其内容来看有综合报告、年度报告、阶段性报告、专题报告等。

例：如果由你在本单位组织一次年度先进人物表彰大会，你怎么办？

【帽子】年度表彰大会是政府的一种重要管理方式，它是以大会的形式总结过去一年的工作，表彰先进，鞭策后进。一次成功的年度表彰大会，可以激励单位的所有人以先进为榜样，在新的一年里积极努力地工作，而能否组织好一次表彰大会也是对公务员的一次重大考验，我一定会认真组织。

【计划】俗话说：“好的开始是成功的一半”，首先，我会拟订一份详细而周密的计划，包括确定会议时间、地点、参会人员、主题、具体形式、所需资金、资料、奖品等，向领导汇报。其次，待领导批准后我会成立工作小组，明确分工，责任到人，以确保工作高效优质完成，并且在分工合作中也能体现出团队的合作精神，群策群力把工作完成好。再次，布置好会场，对会场的布置，要营造出积极向上的气氛；确定主持人，尤其要注意主持人的声音要有感染力，主持人的台词要有激励性，适合表彰大会的气氛。最后，发出会议通知，并邀请新闻媒体进行宣传报道。

【实施】会议按照程序进行，首先是领导讲话，对领导讲话要认真做好记录；其次，请相关领导向获奖者颁发奖状或奖品；再次，代表发表获奖感言。在整个表彰大会的过程中，主持人应对发生在获奖者身上的典型事例作一些讲述，使参会人员对获奖者有一个感性的了解。另外，会务组人员要保持联系和沟通，维持会场秩序，保障各种设备正常运行，及时处理各种突发情况。

【总结】会议结束后，组织参会人员有序退场，及时清理会场，做好经费结算，并总结工作中的得与失，以书面形式向领导汇报，总结中既要看到自己的长处，又要正视自己的不足，这样才有利于以后开展好类似的工作。

我相信，只要发挥自己的主观能动性，通过认真谋划，精心组织，通力合作，这次表彰大会一定会取得圆满成功。

4.座谈会（见面会），通常以茶话会的方式进行，气氛轻松，也备有茶水点心招待大家。座谈会是一种圆桌讨论会议，通常是由6～10个人聚到一起在一个主持人的引导下对某一主题进行深入讨论。目的在于了解和理解人们对于这一主题的看法以及影响这种看法的背后原因。座谈会不同于一问一答式的面访。因为是多人讨论，在有经验的主持人的主持下，讨论者互相之间有一个互动作用，一个人的反应会成为对其他人的刺激，这种互动作用会产生比同样数量的人做单独陈述时所能提供更多的信息。

座谈会研究是定性的、指导性的。如果要获取定量的信息，通常在座谈会之后还有些调查。要开好一个座谈会，首先要明确它的主题，目的，事前做大量的调查研究，多查一些数据性的资料，得出最后的结论。

例：你是某市政府的一名工作人员，你市发生出租车大罢工事件，市领导要和出租车司机代表见面，让你组织见面会，请问你如何组织？在组织过程中，你认为最应该注意哪些方面？

出租车司机罢工反映了出租车司机的利益在一定程度上受到了侵害，同时出租车司机罢工对本市的交通也产生了严重的影响，影响了市民的出行。解决出租车司机自身的利益问题，维护出租车司机的合法权益，维持正常的社会秩序是我们公务员应该关心的问题，这次见面会的意义非常重大，所以我要积极准备，全力以赴组织好。

根据具体的要求，马上成立会务小组，开展会前的准备工作。除了见面会的时间、地点明确之外，见面会以何种形式开展也是尤为重要的。为了更加直接了解出租车司机的实际诉求，见面会将采取座谈会的形式展开，在轻松愉快的氛围下了解，并解决出租车司机的诉求。由于出租车司机人群数量很大，受会议形式的约束，所以要推选出出租车司机代表，同时为了让人民群众及时了解事情进展的情况，也要请几位市民和一些媒体参加此次见面会，及时报道见面会的情况。根据以上要求，在准备会议的时候，我们会把会议的具体要求通报给出租车司机代表和市民代表以及媒体，安排好接待的具体工作。考虑到此次见面会的特殊性，可能会有一些不法分子借机扰乱会场秩序，阻碍见面会的正常展开，所以还要联系和协调保安、公安部门，维持好见面会秩序。

在准备工作就绪以后，见面会当天会务小组要做好见面会参会人员的接待和后勤保障工作，协调安保人员维护好现场秩序，协助媒体朋友工作，如实报道见面会的情况。在座位上也要进行合理安排，将领导座位安排在出租车司机中间，体现领导的平易近人，使大家在一个和谐融洽的氛围下解决问题。

在见面会结束之后也要及时公开政府在此事上的处理意见，做好会议的总结工作，细节决定成败，在这个过程当中可能有一些小的细节没有关注到，会出现一些小的失误，在以后的工作中引起重视，时时刻刻警醒自己。

5.听证会是听取民意的渠道之一，为此，要保证听证会的顺利举行，选好代表，不要让听证会这道“判断题”变成了“选择题”。当前，听证会是考生需要关注的，这就与社会现象题目联系起来了。

例：单位准备召开一次立法听证会，请你组织安排，说说你的做法？

【帽子1】立法听证是搜集信息，发现信息的途径。通过立法听证会可以拓宽民众的参与渠道，增强立法民主性，提高大众对立法的认同度，也有利于法律在将来的执行。所以，我一定会以高度的责任感组织好此次会议。

【帽子2】立法听证会是保证立法民主化，充分听取各方面特别是广大群众意见的一个好形式，它体现了我们政府问政于民、问计于民、问需于民，真正地实现了我们政府是从人民群众当中来再回到人民群众当中去，体现了我国政府对于民生问题的切实关心，也对我国促进法制化进程有着巨大作用。因此，对于此次立法听证会无论从思想上还是从行动上我都会高度重视，尽心尽力地将这次工作落到实处，真心地倾听人民群众的呼声。

【计划】第一，拟订计划，包括确定听证会的时间、地点、经费预算、参会人员、听证事项、听证程序、应急预案等，报领导审批。第二，做好宣传工作，在听证会前要让群众了解听证会，通过张贴海报、新闻广播等形式向广大市民说明举行立法听证会的意义、听证事项和报名办法等情况，加深人们对立法听证的了解。第三，协调各部门，成立工作小组，分工合作。做好参加听证会的人员征集、听证陈述人的遴选、听证事项的确定等工作，布置好会场，印发宣传资料；下发通知，联系好参加的领导、专家、主持人、安保人员等。第四，邀请媒体将过程公开报道，提高听证会的透明度。

【实施】“良好的秩序是一切美好事物的基础”，在听证会进行的过程中维持会场秩序显得尤为重要，要严格遵守听证会程序和纪律，随时保持和各部门负责人的联系，做好组织协调工作，积极处理听证会期间的一些意外情况。另外，要认真听取参会人员的陈述，并按照听证规则，将听证陈述人的发言进行当场书面记录，确保书面记录全面、准确，并由听证陈述人签字。

【总结】会议结束后，首先，组织参会人员有序退场并做好善后工作。其次，制作听证报告，按规定将听证记录存档，作为以后查考立法背景、推究立法意图的依据。再次，做好经费的结算，并认真写好总结向领导汇报。最后，把听证会研究的最终决议通过媒体向市民公开。

六、经典例题

1.假如你是单位工作人员，让你组织一次会议，你如何办？

【帽子】会议是安排部署工作的重要形式，是把党的路线方针政策以及各级党委政府的工作思路、目标任务、措施办法、检查督促、解决存在问题的意见等内容贯彻落实到位的重要手段，也是工作最基本的要求之一，这是必不可少的能力。因此，必须高度重视并认真做好会议的组织工作，提高工作效率。由我组织会议，我会按照以下步骤来进行。

【计划】首先是做好会前准备。（1）吃透会议精神，拟订会议方案，包括明确会议的主题、时间、地点、议程和安排，并做好经费的预算，报领导审批。（2）落实好会议的主持人和中心讲话的报告人，安排好主席台就座的领导以及安全保卫工作，会务工作人员等。（3）准备好会议需要的文字材料包括领导讲话，安排好参会人员的食宿、交通等后勤保障工作。（4）布置好会场，包括进行会场会标的布置、音响的调试、茶水的准备等。（5）联系新闻媒体进行宣传报道，并发放会议通知。

【实施】（1）引导领导和嘉宾入座，做好会议签到工作，并发放会议文件资料。（2）按会议议程召开会议，维持好会场纪律，请专人做好会议记录，及时进行拍照。（3）做好参会人员的食宿等后勤保障工作，及时处理会议开始后各种意想不到的具体工作。

【总结】会议结束后，（1）组织参会人员有序退场，及时清理会场，将相关物品进行归位。（2）做好经费结算，整理会议资料并形成简报。（3）会议的召开有特定的目的，但不是为了开会而开会，会议结束后抓落实才是会议的目的。所以必须加强对会议之后是否采取措施，措施是否得当可行进行督促检查，没有达到要求的要督促其落实到位。（4）及时写出总结材料，总结经验教训，向领导汇报。

总之，在组织这次会议的过程中，要本着厉行节约、高效务实的原则，既保证会议能够顺利召开，又保证会议精神能够得到不折不扣的落实。

2.领导安排你组织单位职工召开一次学习党的十八届四中全会精神的会议，你怎么办？

各位考官，党的十八届四中全会是我们党在新的历史阶段召开的一次十分重要的会议，全会审议通过的《决定》是全面推进依法治国的纲领性文件，进一步昭示了我们党将法治作为治国理政基本方式的坚定决心，全面勾画了中国特色社会主义法治国家的建设路径，在党和国家的发展历程中具有划时代的历史意义。组织召开单位职工学习十八届四中全会精神的会议，对建设法治政府，推进依法行政意义重大，对我们各项工作推进和全面深化改革具有重大指导作用。我认为，学习好十八届四中全会精神重点做好两点：一是请领导或专家讲解，帮助我们正确理解全面推进依法治国的深刻内涵。二是职工结合本单位和本岗位工作实际，就如何贯彻落实写出心得体会。因此，组织好此次会议，我会这样来安排。

第一，认真学习会议精神，向领导请示并确定如下内容：会议召开的时间、地点、议程、主持人、出席领导、参会人员范围、传达会议精神的领导、是否邀请党校老师或专家讲解十八届四中全会精神。制订详细的方案后向领导汇报，根据领导意见对方案进行修改完善。

第二，根据方案，准备好会议学习材料、及时通知议程中传达会议精神的领导和邀请讲解会议精神的老师。会议召开三天前，电话通知相关人员准时开会。提前购买好开会所需的茶叶、茶杯，安排人员认真做好会场的茶水服务准备。会议召开前，组织人员布置好会场，设置好主席台，安排好领导座次，确定好其他参会人员座次，调试好音响，准备好拍照、摄像的器材及相关的宣传稿件。

第三，会议召开过程中，及时协调工作人员做好会议签到、茶水服务、会议秩序维护和拍照、摄像等工作，及时处理突发情况，确保会议顺利、有序进行。

第四，会议结束后，我会及时将会场清理、打扫完毕，将物品归位，及时撰写会议简报送领导审阅后上报有关部门，并通过单位橱窗展示和网站发布等做好会议宣传报道。同时，收集归档单位职工的学习心得体会，选取优秀的体会文章在单位展板或网站上发表，如有必要还会向报社推荐发表，并对我们单位有针对性的意见和建议整理汇总后，及时向领导汇报，以便推进工作，真正将会议精神落实到我们的工作上。作为个人，我将对此次会议的组织工作进行认真总结反思，找出存在的问题和不足，促进下次类似工作开展。