有效控制会议的进程

三、有效控制会议的进程

1.控制会议进程的必要性

会议的时间有一定限度。正如我们前面所讲到的，一般会议的时间应限制在两小时左右，是考虑了人的生理、心理承受能力而定的。超过两小时以上拖拖拉拉、松松散散的会议，只会增加疲劳而不会产生好的效果。为了保证在有限的时间内获得满意的结果，会议主持人有责任控制会议的节奏，有张有弛，既使与会者充分交流意见，又要避免发生推诿、互相扯皮等现象。

有的发言者话太多，他们喜欢自己说话，好像要利用会议来垄断讨论。对于这种情况，会议主持人出于对发言者的尊重，一般不宜当面直说，但可以寻找机会作出巧妙的暗示。如果他发言了，给他适当的时间，然后说“你提出的几点很好。现在让我们听听其他人的”之类的话，以此打断他。如果这一招不灵，就只有限定时间，比如，每人发言两分钟。若是任由这些口若悬河者不着边际、没完没了地说下去，终会延误会议进程。

有的人不愿在大庭广众之下发表自己的意见而习惯于与周围的人窃窃私语，这必然会干扰会议的正常进行。如果他们的交谈妨碍了会议的进行时，可以通过直接提问来试着打断其交谈，也可停止发言，等他们安静下来。如果这也不管用，可以对他们说：“如果你们有什么要说的，请大声说出来，好让每个人都能从你们的讨论中获益。”

与会者在针对某个问题展开讨论时，由于各人的背景、素质、经验与价值观不同，看问题的角度不同，作出的判断、提出的解决方案等也必然会不尽相同。与会者往往会各持己见，据理力争。这是讨论深入的迹象。但如果意见已趋向集中，这时会议主持人就应适当终止争辩。否则，针锋相对的双方互不相让，争得面红耳赤，既浪费了时间，又妨碍下面议程的进行。有时，会议或许会成为发泄私人恩怨的场合，有人会利用它来给单位的工作制造麻烦。会议主持人很可能会遭到攻击，成为恶语中伤的对象，如果会议主持人恼羞成怒，大发雷霆，站出来和对方理论，这就偏离了会议的主题，不知不觉中正中对方下怀。因为对方的目的就是要让会议主持人在众人心目中留下一个狼狈不堪的印象。因此，巧妙地运用语言技巧，可以使会议主持人从不利境地中从容地走出来，避免无谓的争吵，保证会议完成既定的目的。

有效控制会议的进程，很重要的一点就是使各项活动尽可能地依照事先预定的进程进行，不要轻易变更。在有限的时间内，围绕主题展开充分讨论，那种天马行空的“座谈”，只会使会议脱离轨道，会议主持人可以采用如下方法来予以纠正，比如可以说：“这是个颇有意思的意见，但这对讨论我们的问题适用吗？”这样可能会使对方意识到自己的发言离题了，从而回到正轨上来。

2.控制会议进程的要点

在会议进行过程中，作为会议主持人，要合理地控制会议节奏，提高会议效率，就要对以下三个方面给予特别的关注：

（1）为会议规定节奏

在每次会议之前，根据会议议题，作出本次会议的进行计划表，对会议讨论每个议题所占用的时间作出计划和规定。这样，只要会议的进行计划表制定得合理，并在会议进行过程中严格按照为每个议题所规定的时间进行，不为某一个议题而随意拖延时间，就可避免打乱会议进行的计划。这样便可以使会议表现出一种比较合理的节奏。

（2）为会议创造节奏

除了对会议的进行作出计划以外，在会议进行当中，会议主持人还要以自己敏捷的思维，言简意赅的发言，为会议创造一种快速和适度紧张的节奏，不容许会议有任何拖沓和离题的时间。

（3）灵活和合理地调整会议节奏

在对会议的进行作出计划和使会议保持在较快节奏的前提下，作为会议主持人还要对会议的进行作出一些随机的调整。例如立即结束已有结果的讨论，而不管是否已到所计划的对该问题讨论结束的时间；当讨论出现一些有价值的意见时，亦可对原有计划做适当的“有计划的拖延”，以使会议取得更大的成果。

总而言之，在控制会议节奏方面最基本和最不容忽视的一条就是，一定要有一份有关本次会议的进行计划表。

3.控制会议进程的技巧

会议进程控制是一项重要的管理艺术，它需要依照会议规则进行，同时又需要根据不断变化着的情况，灵活采用各种措施和方法，有针对性地调整各种关系，解决各种随机性问题。为此，就需要会议主持人掌握一定的控制技巧。下面，就针对会议主持人的控制技巧做详细探讨。

①会议召开之前，主持人须认真研读有关文件材料，了解议题和议程，了解与会者的构成情况及基本意见倾向。

②主持人必须严格守时，明确会议开始和结束的时间，准时开会和散会。

③在组织讨论时，应规定讨论与不讨论界限，给每位与会者以平等发言机会和权利。应善于及时纠正脱离议题的发言倾向，并注意其方式，不能因此而挫伤发言积极性。

④多议题会议的议题安排次序应科学合理，一般情况下，需要大家开动脑筋、集中献计献策的议题应放在会议前半部分时间。

⑤应善于对各种发言进行比较、鉴别和综合分析，正确集中大家的意见。经常用简明语言说明讨论要点和有关发言人的发言要点。

⑥不要炫耀自己，不要以与众不同的姿态和语调讲话，忌各种语病。批评要有建议性，应尽力避免同其他与会者产生直接冲突。

⑦主持人在会议期间应避免同其他与会者发生争论，不能在决议形成之前发表倾向于任何一方面的意见，更不能强迫他人接受自己的看法。

⑧当时机成熟时，应适时终止讨论或辩论，及时确认结论形成决议，一个议题结束后应立即转换议题，以免延误时间或节外生枝。

⑨应以各种方法和措施，避免或减少与会者中途退席，特别是其中的主要人物应力争不出现中途退席现象。

⑩当会场出现混乱时，应保持镇静，及时采取措施结束混乱状态。主持人应声音洪亮，举止得体，有一定感染力，忌多余的动作，忌语无伦次缺乏自信。注意创造与会议性质相适应的会议气氛，科学安排会议中的高潮与低潮，及时分发会议文件材料，监督工作人员及时认真地做好会议记录。除非必要，一般不宜随意变更议程。会议较长时，应安排短暂的休息并掌握好时机。休息不要安排在发言高潮，特别是某一问题或其中的一个方面的讨论尚未结束时，这样，将使议事效率大打折扣。