饭店物资管理

第一节　饭店物资管理

案例导入

如此物资管理

一天，某地区的卫生监督所对一家饭店的食品仓库库存进行检查，发现各种食品杂乱无章地堆放着，靠里面的几箱饮料已过保质期。检查员询问保管员：“你们是怎样控制食品的存放时间的？”保管员答道：“我们一般都知道哪些放得时间比较久，发货时先把它们拿出来。”当检查员指着过期的饮料时，保管员很尴尬地脸红了。

讨　　论

（1）你认为饭店物资管理应包括哪些方面的内容？

（2）物资入库应如何存放？在发放饭店物资时，怎样做才能确保物资发放过程的严谨性？

分析提示

仓库要保持整洁，合理安排入库物资的贮藏位置，要经常检查库房存货，凭经验判断存放时间是错误的，也是十分危险的。作为仓库，必须制定规章制度，并认真执行，同时要有详细的记录备查，确保物资质量万无一失。

饭店物资管理是对饭店物资资料进行计划、采购、储存、使用和回收，以使它们有效地发挥应有的使用价值和经济效用的一系列组织和管理活动的总称。

一、饭店物资管理的特点

饭店物资管理的特点主要表现在以下几个方面。

（一）饭店物资管理的规定性受客人需求多样性的影响

饭店要产生好的经济效益，就必须以高质量的服务满足客人的需求，提高客流量。但是来自不同地方、不同阶层的客人可能有不同的生活习惯和兴趣爱好，他们对饭店服务质量的需求标准也会不同，因而对饭店各种物资的需求有很大差异，使饭店物资管理很难有固定的管理模式。

（二）饭店物资管理的计划性受饭店营销不稳定性的影响

饭店产品的实现取决于有效的营销手段，饭店产品销售的越多，所消耗的物资就越多。换句话说，就是饭店物资消耗的多少和饭店的营销手段、营销效果有直接的关系。

（三）饭店物资管理的方法受物资丰富性的影响

饭店物资种类繁多，功能各异，因此各类物资的管理方法也各不相同，管理时要因物而异。

（四）饭店物资管理的时效性受部分物资不可储存性的影响

饭店不同类型的物资保质期不同，有些类型的物资保质期很短，需要及时使用，如饮品、食品、鲜活原料等；有些类型的物资保质期较长，如棉织品、低值设备等，可适当储存。因此，在饭店物资管理工作中，应熟悉不同物资管理的时效性。

二、饭店物资管理的内容

饭店物资管理的主要内容体现在以下几个方面。

（一）核定饭店各类物资的需求量，制订物资供应计划

物资计划在执行过程中，还要根据饭店业务情况和市场情况的变化不断调整供应计划，提高物资供应的科学性。

（二）全面了解各类物资的特性

对饭店所需各类物资的特性进行全面了解，深入研究适合各类物资的储存和保管方法，使物资安全度过采购至使用之间的过渡时期。

（三）制定周密、科学的物资管理制度

管理需要用制度来保障，制定饭店各物资的流通程序及其规章制度，如仓库管理制度、采购管理制度等，制度一旦制定就要严格执行。

（四）核定饭店各类物资的消耗定额

对饭店各类物资的消耗定额进行核实审定，监督各类物资的使用情况，核算其使用效率，使所有物资在饭店中物尽其用。

（五）回收饭店还能再利用的报废物资

对回收上来的物资要设法使他们再生，以节约饭店的经营成本。

三、饭店物资的定额管理

饭店进行物资管理时，管理者必须对饭店内各种物资做到心中有数，这个数就是各种物资具体的、数字化的定额。物资定额管理可分物资的消耗定额管理和仓储定额管理。

（一）饭店物资消耗定额管理

饭店物资消耗定额是指饭店在一定时期、一定的生产技术水平下，为完成某项任务或制造单位产品所必须消耗的物资数量标准。

1.确定饭店物资消耗定额的工作程序

饭店物资有客用物资和自用物资之分，以客用物资为例，确定饭店物资消耗定额的工作程序如下。

1）饭店向各部门下达物资消耗定额的任务，并详述物资消耗定额的重要性和各部门进行物资消耗定额的工作要求，确定物资消耗定额的标准。

2）各部门按照各自的特点详细制定单位产品或单位接待能力所需的物资配备表，要注意区别一次性消耗物资和多次性消耗物资。

3）确定客用一次性消耗物资单位时间或单位产品的消耗定额。要注意不同特性的物资计算标准也不同，如客房的纸杯、牙刷、梳子等一次性消耗物资通常按单位时间计算，如间/天；饮食产品一般则按单位产品计算，如食品原料以克/份为计算单位。

4）确定客用多次性消耗物资在使用寿命期内的损耗率或一段时间的更新率。原因在于这些物资在更新周期内是不断补充、更新的。

5）综合汇总。具体来说，就是汇总客用一次性消耗物资和客用多次性消耗物资的各种消耗定额，汇总各部门在一定时期各种物资的消耗定额。

2.确定饭店物资消耗定额的方法

确定饭店物资消耗定额的方法常用的有以下三种。

（1）实物实验法

这种方法是指根据饭店生产经营的客观条件，通过反复现场操作和考察，再对实际消耗物资进行分析汇总，最后确定物资的消耗定额。此方法一般适用于饭店的燃烧动力的消耗定额。此方法关键在于选择典型的操作人员和产品，而在饭店中，操作人员和产品均有较大的不确定性，故实验样本的代表性不强。如果要减少这方面的不足，就需要相关人员在使用这种方法时，注意多次观察，请不同操作水平的操作人员多次操作后取平均值。

（2）统计分析法

统计、计算、整理和分析一定时期内实际消耗的物资，并按照它所反映的物资消耗规律来制定物资消耗定额。此方法主要适用于确定多次性消耗物资的消耗定额。通过分析实际物资消耗的历史资料，找到它们的消耗规律，据此作出科学的推断和预测。

（3）经验估算法

通常用于确定某些受主观因素影响而消耗量变动较大的物资消耗定额。比如季节性变化大的各类食品原料，有些进货数量和净料率相差较大的蔬菜肉类等，饭店只能凭已有的经验，在分析各个餐厅的接待能力和客源淡旺季差别的基础上，进行大致的估算。此方法的优点是简单、方便，但是这种方法容易受估算人主观因素的影响，缺乏准确性和可靠性。

（二）饭店物资仓储定额

仓储定额，就是饭店规定的各类物资的最高储备额，即饭店为保证接待服务质量，保证服务活动不间断地顺利进行所必需的、合理的物资用品储备数量。

1.饭店仓储定额的分类及确定

饭店物资仓储定额有种类之分，各类仓储定额的确定方法如下。

（1）保险仓储定额

保险仓储定额是指为了防止某些物资因运送受阻、交货误期、规格品种不符合要求等原因造成的供需脱节而建立的物资仓储定额。

保险仓储定额=物资日消耗定额×保险储备天数

（2）经常仓储定额

经常仓储定额指的是为满足饭店日常业务需要而建立的物资储备量。影响经常仓储定额的因素包括该类物资平均每天的需要量和两次进货时间的间隔期。

经常仓储定额=物资日消耗定额×两次进货间隔天数

（3）经济仓储定额

确定经济仓储定额是通过计算经济合理的订货批量，来确定仓储管理总成本最低时的仓储数量。

经济订货批量是在仓储管理上所花费的总成本最低时的仓储数量，其成本仅包括那些与储存量或订货次数有关的费用。但仓储费用和订货费用是相矛盾的，因为每次订货的批量越大，存储的费用就越高；同时，每次订货的批量越大，就意味着全年订货的次数就越少，相应的订货费用就会越小。所以经济仓储定额就是要均衡调节它们之间的矛盾，确定最经济的订货批量。

（4）订货点库存定额

为了保证饭店业务不间断地顺利进行，饭店不能等到库存量下降到保险定额再订货，而应该在经常储备中确定一个物资储备点，当某物资的库存量降至这个点时，就必须订货。这个点就是订货点库存定额。

订货点库存定额=订货周期×物资日消耗定额+保险仓储量

上式中的订货周期指的是从办理订货手续直至物资进店的所有时间，包括从发出订单、办理订货手续、运货和进店等时间的总和。

（5）季节仓储定额

季节仓储定额是为了克服某些物资因季节变动导致物资供需脱节而建立的物资储备定额。

季节仓储定额=平均每天需要量×中断天数

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饭店客房部物质用品的消耗管理

饭店客房部物质用品的消耗实行定额管理，管理方法如下。

（1）先把物资用品的消耗定额落实到每个楼层、班组，消耗定额是用品管理的基础，根据业务量的变化（开房率）形成楼层、班组的季度、月度消耗定额。

（2）加强日常管理。

1）班组设专人负责物资用品的管理（一般由领班担任）。

2）建立原始记录和统计制度，向部门提供月、年统计表。

3）定期由班组公布实际消耗量，实行奖惩制度。

4）建立其他相应规定，如员工走职工通道、不带包上班、防止物品流失等。

四、饭店物资的采购与验收管理

（一）饭店物资采购管理

饭店物资的采购管理是参照既定物资定额（包括消耗定额和仓储定额），在不同时间段内采购不同品种、不同数量的物资，以维护饭店的正常运作。饭店物资的验收管理是物资入库或发放前必经的一个环节，在此环节，物资的所有权从供货商转移到了饭店，验收工作做得好，可以保证饭店物资的质量。

1.采购管理的主要内容

1）摸清饭店一切业务活动的物资需要，根据市场情况，确定采购物资的类型与数量。

2）按照饭店各业务部门对物资质量与价格的要求，选择最佳供货商，并直接采购或及时订货。

3）监控采购活动的所有环节，确保每个环节中无任何管理漏洞，使物资采购按时、按质、按价到位。

4）完善采购各种物资的程序、手续和制度，使控制工作环环相扣。同时，建立科学的采购表单体系，为每一环节的工作流程留下可查询的原始凭证。

5）与供货商签订交易合同并妥善保管，保证合同有效合法并对饭店有利。

6）协助财务部门做好对供货商货款的清算工作。

案例分析

高档饭店卖出假茅台酒

某晚，一桌客人来到某高档饭店餐厅消费，自带了两瓶茅台酒。客人喝光了两瓶酒后，仍未尽兴，于是向饭店再点了两瓶茅台酒，依次斟上。就在这时，客人们发现了问题，新茅台酒的味道“与众不同”，是假茅台酒。客人气愤地质问服务员：“这么高档的饭店竟然也卖假茅台！”服务员认为不可能是假酒，争执中，饭店的负责人到场解决。饭店负责人获知情况后将这两瓶茅台酒撤下，并收留起来。次日，得知这批茅台是某个采购员从他的亲戚处进的货，总价值是12万元，经鉴定确实是一批假酒。

讨　　论

你认为此饭店在物资采购管理中出现了什么问题？

分析提示

此饭店在物资管理中存在明显漏洞。首先是饭店在物资采购管理中用人不当，再是验收员也有问题。采购部门在饭店机构中是一个重要的部门，采购工作也是一项非常重要的工作，饭店要管理好物资采购必须做到：①选用合格的采购人员，并杜绝采购人员吃回扣。采购人员应由综合素质比较高，责任心比较强，能够鉴别商品优劣，懂得商品相关知识的人担任。②制定健全有效的监督控制措施。监督控制的具体措施必须根据饭店的经营特点和采购的实际情况制定，并且严格执行。比如，采购进货必须坚持两个人或两个人以上共同采购，共同参与意见，要避免单独采购的机会。③管理人员要勤检查，做到心中有数。

2.采购的基本程序

饭店物资采购程序主要包括下列环节。

1）仓库管理人员或各物资使用部门按经营需要填写请购单。

2）请购单送采购部，申请订购。

3）采购经理批准或部分批准采购申请。

4）采购部与供货商商洽，签订订货单或供货合同，并各送一份订货单给财务部、验收部，以便付款和收货。

5）供货商及时送货，同时附上物资发货单。

6）仓库将检验合格的物资送到仓库，并将相关的票单（发货单、检收单）转到采购部。

7）采购部把原始票据交给财务部，财务部凭收货凭证付款给供货商。

8）仓库根据使用部门的要求发货。

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饭店物资采购的几种主要方法

1.预先订货

预先订货是指饭店采购部依照采购计划和请购单的要求，确定供货商，与之签订订货合同，使之在规定时间内将合同要求的物资送达饭店的指定地点。

2.市场直接采购

市场直接采购指采购人员按照批准的采购计划或者请购单的具体要求，直接和供货商接洽，采购所需物资。

3.集中采购

集中采购是饭店集团常用的一种采购方法，为世界上许多非集团饭店所效仿。这种采购是指两家以上饭店联合成立物资采购中心，统一为各饭店采购需要的物资。具体方法是：各饭店将需要采购的物资报送采购中心，采购中心将各饭店的同类需求物资的数量汇总向供货商订货，统一验收后分送到各饭店。

4.“一次停靠”采购法

“一次停靠”采购法是指饭店确定一家实力雄厚、供货物资齐全的供货商，以批发价向它订购饭店业务所需的全年量物资，实现一次订货，分期到货。

（二）饭店物资验收管理

饭店物资采购任务完成后，饭店验收人员根据订货单和批准的请购单，检验所购物资交货是否及时，质量、数量、价格的相关记录是否准确，并详细记录检验结果，准许合格物资入库或直接拨到使用部门，拒收不合格物资。

1.物资验收程序

（1）前期准备工作

采购员采购任务完成后，要及时将订货单转给验收部门，将采购物资的基本情况通知验收负责人。验收人员要将订货单与财务部门转送的经批准的请购单相对照，如果订购内容和上级批准的采购内容有出入，要及时报告财务部门。

（2）验收入库

饭店所购物资到店后，验收人员应按照订货单或订货合同的内容点数货物，逐个检查密封容器是否有启封痕迹，逐个称量货物重量，尤其要检查袋装物资的内容、重量是否与袋上印刷的相同，防止名不副实。清点数量时，验收人员必须用专用戳在点数过的物资包装上加盖印记，防止重复点数或者漏点。

验收人员要根据饭店采购规格书上规定的质量标准检查和测试货物的外观及内在质量是否完全符合要求，另外还要逐个检查物资的规格是否符合要求。在测试、检验和清点所有货物之后，如果发现问题，要当场与送货者交涉，作出相应处理，包括拒收和由双方签字认可。验收的货物如果完全符合要求，应尽快选择仓储位置或发放给使用部门使用，不要在验收地点长时间存放货物。

（3）记录验收结果

验收人员以书面形式阐明验收情况，包括签填验收单据、形成验收报告和进货日报表。

2.拒收

拒收指的是饭店物资验收人员在验收过程中，对照相关标准，发现有严重出入时，拒绝物资入库或进入生产领域。拒收是杜绝伪劣假冒物资进入饭店的有效措施，是维护采购方正常权益的有力保证。拒收时要填写拒收通知单，写明拒收原因，经送货方和验收方签字，将拒收通知单、物资和有关凭证一同退回。

五、饭店物资的仓储与发放管理

饭店物资的仓储与发放管理是饭店管理的重要环节，是饭店进行成本控制的基础。

（一）饭店物资仓储管理

饭店物资仓储管理是指对饭店物资从入库到出库之间的管理和控制。其基本任务是以尽量少的代价管好在库物资，保证物资数量安全和质量安全。其工作内容如下。

1.安排合适的仓储场所

仓库不同，则设施条件和设备配置不尽相同，管理仓储场所应遵循下列原则。

（1）就近选库原则

选择的仓库要尽量靠近使用部门，以方便使用部门领料，减少物资运输时间。

（2）物资导向原则

物资导向原则就是按物资的基本属性和加工工艺决定入哪种仓库。要充分利用专有仓库的设施设备，提高仓储管理效果。原则上，同类物资应集中仓储。

2.入库存放

饭店所需物资入库后要堆放合理，以充分利用现有的仓储条件。堆放物资时应遵循下列原则。

（1）经济合理原则

实施该原则可以最大限度地利用仓库、节约人力成本。

（2）技术合理原则

实施该原则可以保证物资质量。堆放物资时要按照物资的性质、质量、包装、轻重等因素，将货物堆码成一定形式的货垛。例如，玻璃器皿应竖放，橡胶制品应挂放，新鲜物资应密封等。

（3）方便点数盘存

堆放物资时要注意堆放合理、牢固、定量、整齐、节约、方便。常用的堆放方法是“五五制堆放”，即以五或五的倍数在固定区域内堆放，使物资“五五成行，五五成方，五五成包，五五成堆，五五成层”，堆放要横竖对齐，上下垂直，过目知数。

3.物资保管

（1）保证质量

验收入库后的物资基本上无质量问题，保管期间，要防止出现新的质量问题，即要提高保管质量。保证入库物资质量的方法包括：①先进先出；②保持良好的仓储环境；③加强仓储物资的养护管理；④做好库存物资的检查工作。

（2）保证数量

在仓储期内保证物资数量无缺、品种不混淆，使物资的自然减量控制在最低水平。这就要求仓储人员采用有效的安全措施来做好物资的安全保管工作。

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饭店仓库盘存管理

饭店对库存原料按期盘存点数（通常每月一次），这是对原料贮存管理的一个重要措施。盘存清点工作是一次全面彻底的核实仓库存货、检查原料的账面数字是否与实际贮存数相符的工作。在必要时，盘存清点可以随时进行，程序如下。

（1）由库区事先准备好盘点单，要求按产品系列编号。

（2）通常每月月底上午8:30开始盘点，仓库冻结一切库存的收、发、移动操作。

（3）仓库主管责协调具体的盘点工作，发放盘点单。

（4）仓库，财务部分别指定每一个存储区域的盘点负责人。要求每一个区域都有相应的盘点员（仓管员）和财务复核人员，由财务人员担任该区域的盘点组长。

（5）实施盘点，由仓管员进行盘点，财务人员复核，对有疑问的产品有权打开查看。

（6）财务部人员收取所有的盘点清单，要求所有清单连号，没有遗漏，并进行汇总。

（7）与仓库统计员对比财务软件账目，比较差异。

（8）对比差异报告，由仓库对差异项进行复盘。

（9）再次对复盘结果进行汇总，并与财务软件账目比较差异。

（10）仓库分析差异原因，做详细书面报告，同时提出差异调整申请。

（11）财务经理及总经理对差异调查报告及差异调整申请进行审批。

（12）仓库根据审批情况作库存差异调整。

（13）财务部根据审批情况作库存财务账差异调整。

（二）饭店物资发放管理

饭店物质采购如果是物资的进口，物资的发放就是物资的出口，即物资购入饭店后或直接拨给使用部门，或经过仓储后发放给使用部门，使物资真正用于饭店的生产经营，实现价值转移或最终体现其使用价值。

1.物资发放的基本要求

物资发放的基本要求是及时、安全和准确。

2.物资发放程序

（1）点交

部门每次领取物资时必须填写请领单，仓库接到请领单后应仔细检查单上所列物资的名称、规格、等级是否和库存物资相符，凭证字迹是否清楚，有无涂改现象，印章是否齐全，领料日期是否正确。审查无误后，才可以将物资发放给请领部门，同时按照实际发放的物资品种、规格、数量等填写物资发放单据。

（2）清理

物资点交结束后，仓储人员要进行的内部清理工作具体如下。

清理账面：进行有关的文字记录、数据统计，为永续性盘存提供信息资料，也时刻掌握了在库物资情况；清理地面：清洁、整理地面，保持库内环境卫生；清理物资：做好开箱和开包物资的保洁、保质工作，防止不必要的物资消耗。

（3）复核

仓库发货人员必须对物资发放过程中的每一个环节仔细进行自查、复查，层层复核，以防物资发放过程中出现差错。在物资齐备准备发放时，既要复核发货单是否与实发物资相符，又要复核货位结存量以验证出库物资的品种、数量是否正确。发货人员自查后还得有专职或兼职复核员在搬运过程中进行复核。未经复核、单货不符或手续不齐全的物资均不能准予出库。

（4）原料计价

这一程序是饭店每日成本核算的重要环节。仓库在发放各类物资时，应在物资请领单上填写各类物资的购入单价，计算出所领物资的总价，以便进行成本核算。

3.物资发放的原则

（1）保证经营原则

当物资发放人员在发料时间内面临多部门同时领料时，急用、急需物资要先备料、先分配，以保证生产经营的连续性。

（2）先进先出原则

先发早入库的物资，防止物资久置导致老化而影响物资质量。

（3）补料审批制度

饭店前台接待部门往往由于经营业务的变化而临时急需某类物资，由于情况紧急，常常不能够按常规办理手续。此时需要特事特办，以保障前台业务顺利进行，但必须有交接双方的签字和在场部门管理人员批准的领料单据，并要规定补办手续的时限。

另一种情况是部门工作人员凭手续齐全的请领单到仓库领料时，却发现仓库存货不足，只能发放其中一部分物料。此时发货单要填写实际领料情况，当仓库进货后，再通知部门补领。补领时虽然不用再次履行请领手续，但必须做补领手续。

上述解决问题的方法都必须制度化，即建立健全的补料制度，才能防止差错和作弊行为发生。

（4）以旧换新制度

为了防止物资未用完就领取新物资的浪费行为，在物资发放管理中应对一些用量较大或价值较高的多次耗用物资采用以旧换新的领用制度，如客房棉织品应报废后再发新品，并统一处理报废物资。同时，许多物资的盛装器皿具有回收价值，饭店物资管理部门要通过制定以旧换新制度进行回收和处理，减少浪费。

（5）退库核错制度

有时，由于计划变更或其他原因，物资使用部门发生物资剩余，此时应将这些剩料退回仓库，并办理退料登记手续。