组织机构的运行包括的内容

第三节　组织机构的运行

设计出的组织结构,只是一个“框架”,仅仅是组织机构的静态形式。为了使组织机构实现其管理目标,必须在运行过程中不断实施领导、指导和控制,使其真正进入良性循环运转之中。

一、授权

授权是指上级部门按一定的程序委授一定的权力给下级部门,在保证监督机制运行的情况下,使下级部门拥有相当的自主权。授权是一个过程,它包括确定预期的成果、委派任务、授予实现任务所需的职权以及安排、督促下属实现这些任务。

1.授权应遵循的原则

(1)视德才授权

被授权者的德、才以及专业知识水平的高低是授权的根本依据。授权前,组织上必须根据部门的性质与任务,认真分析岗位和任务的难易程度,将职权授予德才兼备的最佳人选。

(2)明确权责范围

授权时,授权者必须向被授权者明确所授事项的任务目标及权责范围。这样不仅有利于下属完成任务,还可避免下属推卸责任。

(3)不越级授权

授权时,只能对下逐级授权,不可越级授权。例如局长只能把所属的权力授给他所管辖的处长,而不能超越处长直接授予科长。越级授权会产生各类矛盾,从而降低管理质量和效率。

(4)授权适度

授予的职权是上级职权的一部分,而不是全部,上级应该授予下级完成工作任务所必需的权力,但上级应保留重大问题的决策权。授权过度或者不充分都不利于工作,授权不充分,下级完不成任务;授权过度,则等于放弃权力。例如:对于涉及有关组织机构的发展目标、发展方向、人员聘任、干部使用、财政预算等重大决策问题,不可轻易授权。同时,也不可以将不属于自己权力范围内的权力授予下属。

(5)相互信任

在授权过程中,主管领导与下属之间要相互依赖、相互信任。主管领导把部分权力授予下属时,应该充分信任下属会用好权力完成任务,努力做到“疑人不用,用人不疑”。

(6)控制与检查

授权的实际运行过程中,主管领导与下属要进行及时充分的沟通,建立健全保证组织机构正常运作的各项规章制度,如定期检查工作制度、重要事项报告制度等。在实际的工作中,还要根据工作任务的完成情况,不断调整权力分配。

二、职权的种类

职权是指职务范围内的管理权限。应该说,职权是主管领导行使职责的一种工具。一般说来,组织机构内的职权有三种:直线职权、参谋职权和职能职权。

1.直线职权

直线职权是指组织机构内具有隶属关系的垂直系统的各层级主管领导所拥有的包括发布命令及执行决策等的权力,也就是通常所讲的指挥权。例如台长对部主任拥有直线职权,部主任对科长拥有直线职权等。

直线职权是组织机构内从上层到下属的主管人员之间形成的一个权力线,也称指挥链。由于在组织机构中存在着不同的管理层次,因此也就存在着不同管理层次的直线职权,故指挥链又称层次链。

组织机构中的信息传递是通过指挥链来完成的。因此,指挥链既是权力线,又是信息通道。

直线职权在行使过程中必须注意两个问题:一是按隶属关系下级服从上级,确保政令畅通;二是各级做好自己职务范围内的工作,上级主管不要超越组织层次随意干预下级工作。

2.职能职权

职能职权是指组织机构中的各职能部门或某部门的主管人员所拥有的原属直线主管的那部分权力。为了改善和提高管理效率,直线主管人员把一部分本属自己的直线职权授予有关职能部门的主管人员,便产生了职能职权。

3.参谋职权

参谋职权是组织机构中参谋部门所拥有的辅助性职权,包括提供决策咨询、建议等。

随着社会的发展,管理问题日益复杂,各管理要素之间的联系越来越紧密,管理决策的难度越来越大,特别是对于一些战略决策和宏观问题的处理方式,已经超出了领导个人经验、管理艺术所驾驭的范围。因此,在实行现代管理的组织机构中,都设有参谋部门,如战略发展部、政策研究室、学术委员会、“顾问班子”、“智囊团”等。这些参谋部门由具有某领域知识的专家组成,运用集体的智慧,协助直线主管进行工作。^[2]

三、三种职权的关系

在组织机构运行中要正确处理直线职权、职能职权和参谋职权三种职权的关系。若三种职权的关系处理不当,就有可能导致混乱,使管理效率降低。参谋职权的无限扩大,容易削弱直线主管的职权和威信;职能职权的无限扩大,则容易导致“多头领导,无所适从”,最终导致管理混乱,效率低下。因此,在保证组织机构正常运转的过程中,如何处理好三种职权之间的关系也是一个重要问题。

在处理三种职权关系时应注意以下问题:

1.三种职权在本质上具有一致性

在组织机构为实现目标进行运作的过程中,直线职权、职能职权和参谋职权结成了不可分割的整体。既各负其责,又协同配合。直线职权是协调组织机构中的人、财、物、时间、信息,进而保证组织目标实现的基本权力。职能职权是直线职权的一部分,但职权范围小于直线职权,主要是在直线分管领导的领导下,解决某项业务工作怎么做、何时做的问题。参谋职权则仅仅体现在协助和建议上,这项职权的行使能够保证直线主管作出的决策更加科学、更加合理,使整个组织运行的方向不至于发生大的偏差。

2.重视职能部门的工作

随着管理系统规模的不断扩大,专业化分工越来越精细,管理活动日益复杂,主管领导的专业知识、精力等会受到限制。为了改善和提高管理效率,组织机构就要设置相关职能部门,选拔懂业务、组织协调能力和政策水平强的人员担任职能部门的主要负责人,负责某项业务管理工作。职能部门的主要职责是协助主管领导管理某一领域的业务工作,是主管领导的参谋和助手。职能职权的运用常限制于解决“如何做”(How)、“何时做”(when)等方面的问题。

3.注意发挥参谋部门的作用

一般来说,参谋部门只是为直线提供信息、出谋划策,配合直线工作。但是,在实际管理工作中,参谋部门参与直线工作有多种形式。

(1)咨询顾问型

由专业人员群体构成,向直线系统提供咨询、帮助或建议。

(2)技术服务型

由技术专家组成,但服务项目超过咨询和建议。

(3)信息中心

由信息工作人员专门组成,搜集各类信息,为直线系统决策服务。

(4)政策法规研究室

由相关专业人员构成,研究有关法规政策,为直线系统服务,保证组织的方向正确,不违反规定。

在组织机构运行过程中,要注意发挥参谋部门的作用,广泛听取参谋部门的意见,做到“周咨博询,不耻下问,运用之妙,存乎一心”。