案例分析：某企业员工意见沟通制

案例5-4:某企业员工意见沟通制^[10]

迪特尼·包威斯公司是一家拥有12000余名员工的大公司,它早在20年前就认识到员工意见沟通的重要性,并且不断地加以实践。现在,公司的员工意见沟通系统已经相当成熟和完善。特别是在20世纪80年代,面临全球性的经济不景气,这一系统对提高公司劳动生产率发挥了巨大的作用。公司的“员工意见沟通”系统是建立在这样一个基本原则之上的：个人或机构一旦购买了迪特尼公司的股票,他就有权知道公司的完整财务资料,并得到有关资料的定期报告。本公司的员工,也有权知道并得到这些财务资料和一些更详尽的管理资料。迪特尼公司的员工意见沟通系统主要分为两个部分：一是每月举行的员工协调会议；二是每年举办的主管汇报和员工大会。

(1)员工协调会议。早在20年前,迪特尼·包威斯公司就开始试行员工协调会议,员工协调会议是每月举行一次的公开讨论会。在会议中,管理人员和员工共聚一堂,商讨一些彼此关心的问题。无论在公司的总部、各部门、各基层组织都举行协调会议。这看起来有些像法院结构,从地方到中央,逐层反映上去,以公司总部的首席代表协会会议为最高机构。员工协调会议是标准的双向意见沟通系统。在开会之前,员工可事先将建议或怨言反映给参加会议的员工代表,代表们将在协调会议上把意见转达给管理部门,管理部门也可以利用这个机会,同时将公司政策和计划讲解给代表们听,相互之间进行广泛的讨论。在员工协调会议上都讨论些什么呢?这里摘录一些资料,可以看出大致情形。

问：新上任人员如发现工作与本身志趣不合,该怎么办?

答：公司一定会尽全力重新安置该员工,使该员工能发挥最大作用。

问：公司新设置的自动餐厅的四周墙上一片空白,很不美观,可不可以搞一些装饰?

答：管理部门已拟好预算,准备布置这片空白。

问：公司的惯例是工作8年后才有3个星期的休假,管理部门能否放宽规定,将限期改为5年?

答：公司在福利工作方面做了很大的努力,诸如团体保险、员工保险、退休金福利计划、增产奖励计划、意见奖励计划和休假计划等。我们将继续秉承以往精神,考虑这一问题,并呈报上级,如果批准了,将在整个公司实行。

问：可否对刚病愈的员工行个方便,使他们在复原期内,担任一些较轻松的工作。

答：根据公司医生的建议,给予个别对待,只要这些员工经医生证明,每周工作不得超过30个小时。但最后的决定权在医师手中。

问：公司有时要求员工星期六加班,是不是强迫性的?如果某位员工不愿意在星期六加班,公司是否会算他旷工?

答：除非重新规定员工工作时间；否则,星期六加班是属于自愿的。在销售高峰期,如果大家都愿加班,而少数不愿加班,应仔细了解其原因,并尽力加以解决。

要将迪特尼12000多名职工的意见充分沟通,就必须将协调会议分成若干层次。实际上,公司内共有90多个这类组织。如果有问题在基层协调会议上不能解决,将逐级反映上去,直到有满意的答复为止。事关公司的总政策,那一定要在首席代表会议上才能决定。总部高级管理人员认为意见可行,就立即采取行动；认为意见不可行,也得把不可行的理由向大家解释。员工协调会议的开会时间没有硬性规定,一般都是一周前在布告牌上通知。为保证员工意见能迅速逐级反映上去,基层员工协调会议应先开。

同时,迪特尼公司也鼓励员工参与另一种形式的意见沟通。公司在四处安装了许多意见箱,员工可以随时将自己的问题或意见投到意见箱里。为了配合这一计划实行,公司还特别制定了一项奖励规定,凡是员工意见经采纳后,产生了显著效果的,公司将给予优厚的奖励。令人欣慰的是,公司从这些意见箱里获得了许多宝贵的建议。

如果员工对这种间接的意见沟通方式不满意,还可以用更直接的方式来面对面和管理人员交换意见。

(2)主管汇报。对员工来说,迪特尼公司主管汇报、员工大会的性质,和每年的股东财务报告、股东大会相类似。公司员工每人都可以接到一份详细的公司年终报告。这份主管汇报有20多页,包括公司发展情况、财务报表分析、员工福利改善、公司面临的挑战以及对协调会议所提出的主要问题的解答等。公司各部门接到主管汇报后,就开始召开员工大会。

(3)员工大会。员工大会都是利用上班时间召开的,每次人数不超过250人,时间大约3小时,大多在规模比较大的部门里召开,由总公司委派代表主持会议,各部门负责人参加。会议先由主席报告公司的财务状况和员工的薪金、福利、分红等与员工有切身关系的问题,然后便开始问答式的讨论。这里有关个人问题是禁止提出的。员工大会不同于员工协调会议,提出来的问题一定要具有一般性、客观性,只要不是个人问题,总公司代表一律尽可能予以迅速解答。员工大会比较欢迎预先提出问题的这种方式,因为这样可以事先充分准备,不过大会也接受临时性的提议。下面列举一些讨论的资料：

问：本公司高级管理人员的收入太少了,公司是否准备采取措施加以调整?

答：选择比较对象很重要。如果选错了参考对象,就无法作出客观评价。与同行业比较起来,本公司高层管理人员的薪金和红利等收入并不少。

问：本公司在目前经济不景气时,有无解雇员工的计划?

答：在可预见的未来,公司并无这种计划。

问：现在将公司员工的退休基金投资在债券上是否太危险了?

答：近几年来债券一直是一种很好的投资,虽然现在比较不景气,但是,如果立即将这些债券脱手,将会造成很大损失,为了这些投资,公司专门委托了几位财务专家处理,他们的意见是值得我们考虑的。

迪特尼公司每年在总部要先后举行10余次的员工大会,在各部门要举行100多次员工大会。那么,迪特尼公司员工意见沟通系统的效果究竟如何呢?

在80年代全球经济衰退中,迪特尼公司的生产率平均每年以10%以上的速度递增。公司员工的缺勤率低于3%,流动率低于12%,在同行业最低。许多公司经常向迪特尼公司要一些有关意见沟通系统的资料,以作参考。

〔讨论问题〕迪特尼公司是怎样具体实施员工沟通制度的?迪特尼公司的总体指导原则是什么?依据是什么?既然迪特尼公司的这种方法能取得如此效果,为什么至今采用这种方法的公司不多?