7.3.1 办公自动化系统
1. 办公自动化简述
办公自动化（Office Automation，简称OA）是指利用现代化的办公设备、计算机技术和通讯技术来代替手工作业，从而大幅度提高办公效率的一种管理手段。
办公自动化起源于20世纪70年代，距今虽然仅有30多年的历史，但发展极其迅速。已从单项办公业务处理向综合型办公系统发展，从局限于单个机构的办公系统向网络化、标准化和智能化发展，从文字、数据处理向数据、文字、图像视频和语音综合一体化处理发展。特别是高科技成果不断被应用于办公自动化，使办公领域发生了革命性的变化。
办公自动化的发展大致经历了四个阶段：
第一阶段是以单项业务处理为中心。采用文字处理机、复印机、传真机等单机设备，实现单项办公业务自动化。
第二阶段是以数据处理为中心。以计算机为基础，基于传统的关系型数据库，强调对数据的计算和统计能力。但无法建立统一的集成办公平台，只局限于内部部分信息的管理。
第三阶段是以工作流为中心。以网络为基础，强调协同工作。对内部各种消息的发布与传递、工作流的管理、档案资料的管理，以及与信息服务系统进行信息交互。用户可以获取和发布信息，通过远程办公，实现办公活动不受时间和空间的限制，从而显著地提高了工作效率和质量。
第四阶段是以知识管理为核心。主要是指在恰当的时间，将正确的知识传给合适的人，让他们采取最恰当的行动，以避免重复和错误。它关注的是如何充分得到分布在不同地方的知识。知识管理能够提供丰富的学习功能与知识共享机制，确保每一个使用者都能随时随地根据需要向专家学习，学习现有知识，实现员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动的方向转变，从而在提升每个员工创造能力的基础上，大大提高整体创新和应变能力。
2. 我国办公自动化应用模型
政府办公自动化的应用涵盖政府机关日常办公事务处理的几乎全部事宜，而其中最主要的包括公文处理、电子邮件、签报管理、会议会务管理、信息资料管理、案卷管理、领导日程安排、车辆管理、公共信息服务、电子论坛、系统管理等。如图7-3所示。
图7-3 典型的办公自动化应用模型
（1）公文处理
公文运转对政府来说是不可缺少的，公文处理主要是为公文的有效运转提供保证，实现公文的签收、登记、分发、归档、会签、发文等基本功能。
（2）电子邮件
电子邮件是办公自动化系统中最基本的功能，通过电子邮件可以方便地起草、发送、浏览邮件并分类归档，实现各类信息在政府各部门及个人之间快速传递。电子邮件的应用已成为一种协同工作的机制。更多的办公自动化系统可以依据不同工作流的处理流程，自动地将文档以电子邮件的方式传递给下一处理人，通过文档的自动传递，实现复杂的工作流应用。电子邮件成为用户间交流知识、达到知识互通有无的良好工具。
（3）签报管理
签报是政府机关内部形成和使用的特殊文件，办公自动化系统需要对其进行专门的管理，主要涉及拟稿、审核、签收、会签、拟办、签批、电子签名、交办、退稿、备查、提交归档、打印、销毁等环节。
（4）会议会务管理
为政府内部或外部各种会议的组织召开提供科学高效的管理，包括常规会议和临时会议管理、提供计划、准备、记录、查询等功能；实现会议室的在线预定，会议室使用状态查询；在会议召开前进行会议准备并以电子邮件的方式发出会议通知；会议召开期间管理会议日程表，确定接站方案，确定订票方案；会议结束后要对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内容做记录并整理会议纪要。
（5）信息资料管理
对原始形式的数据资料进行管理，具备刊物编辑、文摘与提要编写、刊号管理，以及刊物查询、统计、汇编等功能。
（6）案卷管理
通过编立案卷、调整案卷、删除案卷、编入文件、移出文件等操作，可迅速将相关文件编辑成卷，提供系统的案卷，通过查阅案卷目录、填写借阅申请、批准借阅、自动催退、强制归还等，有效实现借阅过程控制。
（7）领导活动日程安排
协调领导日常活动安排，检测并避免各种可能的冲突，提供有关人员日程安排查询。
（8）车辆管理
管理机关车辆使用的整修过程，从用车的申请、审批、通知，到派车、回车，以及最后的单据存档、查询、统计等。
（9）公共信息服务
提供的公共信息服务主要包括机构设置、职能与人员编制简介、单位业务介绍、通讯录、公告板、先进事迹宣传栏、办公自动化系统使用方法等。
（10）电子论坛
政府内部人士可以在此畅所欲言，对工作、合理化建议等问题进行交流。
（11）系统管理
管理和维护办公自动化系统、管理和维护机构单位信息、人员信息、应用数据库信息等方面的公共信息，以达到配置系统和改变工作流以适应各种不同应用环境的目的。通过对机构、人员、应用数据库等公共信息进行集中、统一的管理和维护，保证综合办公系统公共信息的完整性、统一性、独立性。
3. 办公自动化在电子政务中的作用
办公自动化是以管理科学为前提，以行为科学为主导，以系统科学为理论基础，把科学社会学、人机工程学、系统工程学、决策学等多门社会科学与技术科学结合在一起，综合运用计算机技术、通信技术和自动化技术来研究如何实现各项办公业务的自动化的一门新兴的交叉科学，它在电子政务中发挥着重要作用。办公自动化系统主要功能有计算功能、信息（包括文字、图像等）处理功能、通信功能、辅助决策功能等，它是各类办公设备通过计算机协同构成的一个完整的系统，并通过其中的一个控制子系统形成一个较为全面的控制过程，以发挥系统的整体功能。
（1）行政办公管理中的应用
在行政办公管理过程中，需要最有效地利用现代的科技思想、管理方法、软件技术、网络技术和先进的设备，实现办公过程和结果的信息化、数字化、智能化、网络化管理，确保办公信息的严肃性、权威性和不可抵赖性。
按行政办公管理的特点划分，可分为对行政办公管理结果的管理和对行政办公管理过程和结果的管理两种，前者将各种办公信息的结果、各类文件管理起来，提供给行政办公管理人员参阅，主要使用以关系型数据库为主的软件平台。后者将各种办公信息的过程和结果管理起来，不仅记录文件产生的过程而且记录文件修改的过程，确保办公过程和结果被完整真实地记录下来。
（2）办公自动化的决策支持作用
办公自动化为科学决策提供具体的操作手段和工具，是行政决策科学化的技术支点。办公自动化技术参与行政决策，标志着先进的科学技术应用于管理决策之中，不仅能为决策者提供包括信息库、方法库和知识库等在内的智力支持，而且能为严格执行科学决策程序，认真落实科学决策体制提供技术保障，使得在研究和论证社会政治、经济生活中的重大问题时，可以充分发挥决策者、外脑和电脑的作用，实现“三脑决策”，从而有效的规范决策过程，提高决策水平和效率以达到科学决策的目的。
办公自动化在行政科学决策中的作用可包括三个层次：一是一般性办公事务处理的自动化；二是管理自动化；三是辅助决策和决策自动化。办公自动化行政决策功能是通过辅助决策系统的功能体现出来的。辅助决策系统包括一般事务性处理和管理的内容，这两项内容的自动化是决策自动化的前提和重要组成部分，所以说，辅助决策系统既是办公自动化应用的最高层次，又是其三个应用层次的综合。它涉及到计算机系统、文字处理、传真技术、管理科学及通信等多方面，它的最高目标是把专家系统、知识工程、模式识别、多媒体处理等应用于系统之中，实现整个决策过程的高度自动化和智能化。
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