高校实验室设备管理信息化初探

高校实验室设备管理信息化初探

贺　军　陈庆选

（中南民族大学实验室与设备管理处，湖北武汉430074）

摘　要：本文分析了高校实验设备管理信息化的特点和发展趋势，指出了高校实验设备管理信息化存在的问题，提出了一些实现高校实验设备管理信息化的措施。

关键词：高校　实验室　设备管理　信息化

随着计算机技术、通讯技术和网络技术的迅速发展，各高校校园网应用已十分普及，高校信息化建设已进入了从基础的硬件设施建设到应用服务体系建设的快车道。校园网建设是平台，而管理的信息化建设则是这一平台的重要组成部分和应用主题。高校的实验设备是学校的重要教学资源，也是高校物资供应与管理重点研究的课题。实验设备管理的信息化就是运用现代信息技术与设备管理相结合，实现高校实验设备资源价值的最大化，从而提高高校实验设备的管理水平，充分发挥设备的利用率，科学地建设好实验室。

1　高校实验设备管理信息化的特点

设备管理工作主要涉及设备计划、采购、验收、入库、档案资料、调入调出、维修报废等多个环节，同时，高校设备管理工作又是以实验室建设为中心。信息技术在高校实验设备管理工作中的应用，主要体现在以下几个方面。

1.1　设备计划管理的信息化

设备计划工作是整个设备管理工作的核心，高校每年的设备计划需要经过一个较长的认证过程，各院系将新一年设备需求计划以书面或电子文档的形式报到主管部门，由主管部门进行汇总，并根据年度预算资金的计划进行合理分配。这就要求完成计划工作必须既要了解上年度各院系资金的使用情况，又要掌握实验设备的运行状况。通过校园网，我们能很方便地从财务处查寻到各院系上一年度的资金运用情况，同时通过查询设备管理信息系统，很清楚地了解各院系现存设备的准确信息和项目的执行情况，从而科学地分析各院系的设备计划需求，按照国家的相关政策和学校的采购制度科学地制定采购计划，为学校实验室建设合理配备资源。

1.2　设备采购的电子化

设备采购是采购人员根据各单位设备需求计划，具体执行设备、仪器的添置过程。高校设备采购属政府采购的范围，有严格的采购程序和规定。以前的采购工作，需要采购人员查询采购商品目录，根据设备需求，去供应商处查看实物或选送样品到采购部门。而现在采购人员可根据需要很方便地在互联网上搜索，直接进入各供货商的网站，查看产品信息及资料，从而确定所需要的设备，这样采购人员就可以在网上完成采购任务。目前，政府采购方式有很大变化，其重要的手段就是运用电子化采购。例如我校属中央在汉单位，我校的政府集中采购全部在中央政府采购中心网站上进行（图1）。财政部成立了政府采购中心，定期在中央政府采购网站上公布中标产品信息，我们只需登录政府采购网中的协议供货目录，查看中标的机型，轻松选定所需要的设备，并由中标的供应商在网上下载政府采购合同，直接供货。对价格和配置不能满足要求的集中采购产品，则可将采购信息发到采购中心网站上，通过网上竞价的方式来完成。对尚未纳入政府集中采购目录的、超过一定金额的仪器设备，高校自行组织招标采购，其过程也多半在网上进行：通过校园网发布招标公告，再通过反馈的电子信息资料选定报名参加招标的单位，招标结果也将在校园网上公告，纪检部门也在校园网上设立邮箱，对招标过程进行监督。同时许多高校也在自己的采购中心网站上建立网上电子竞价平台，设立供货商信息库和专家信息库，通过网上竞价的方式实现电子化采购。通过电子化采购，高校设备采购更好地体现了公开、公正、透明的政府采购原则，大大提高了实验设备的采购效率。

图1　中央政府采购网站

1.3　设备管理流程网络化

校园网的建成为设备管理的网络化提供了硬件条件，设备管理从计划、采购、验收入库到调拨、报废、账目和报表等工作已经在网上做出尝试。目前各高校使用的资产管理软件，可以在校园网内使用，采用数据库动态访问技术，用户可以通过校园网访问设备管理部门主页，向设备管理部门发出业务请求，经过登录后身份认证，根据用户权限的不同做出反应，用户与管理人员不必面对面交流，达到网络化管理的目的；通过设备管理系统进行分级授权，学校领导可以知道每年校内各单位的设备购置情况，设备管理人员可以很方便地知道各单位设备的配置，各院系也很清楚自己现有的设备情况；设备采购的信息发布、供货情况等在校园网上完成。同时实验室的开放，大型仪器设备的共享信息都在逐渐实现网络化管理。

1.4　设备资料管理电子化

设备资料的管理将逐步进入电子化档案管理阶段。目前实验设备资料基本上实现了电子化管理，有关数据录入数据库。由于管理制度的规定，对原始资料的管理，某些环节必须保留原始资料记录，如签名、批复等，但未来这种手工保存方法将有较大变化，计算机技术的发展为这一变化提供了支持，所有的原始资料记录都可以各种不同类型的电子文件储存在计算机内部，并分门别类进行保存；载体由实体资料变为磁盘、光盘，便于今后使用查询和统计；设备卡将被电子卡片取代，设备账目由电子账目替代；资产卡片变为条码卡片，通过扫描仪可直接采集并获得设备的全部信息资料。当然实现电子档案管理还需要其他方面的支持，如个人信息数据库建设，单位信息数据库建设，公共体系信息数据库建设等，这是进行身份认证的基础，例如校园一卡通等正在高校中试验使用。

1.5　实验室管理的信息化

高校实验室是重要的教学和科研基地，高校实验设备的购置和管理又是围绕实验室建设为中心。通过实施实验室管理信息化，为科学地建设和管理好高校实验室打下坚实的基础。一方面可以更好地提高实验仪器设备的应用和维护水平，另一方面可以更好地实现实验室开放。高校实验室建设在高校实践教学和科研中的地位越来越重要，它能有效的培养学生的动手能力和高校的科研水平，因而高校有很多重要的大型仪器设备，通过信息化可以提高这些仪器设备的资源共享水平。现在许多高校也在积极采用实验室管理信息系统，这使设备管理部门能更好地掌握实验设备和资源的情况，通过网上预约，学生和老师能够更方便地进行科学实验。

2　高校实验设备管理信息化的问题和改革措施

2.1　改革管理体制，合理规划，分步实施实验设备管理信息化

当前，各高校基本上已建立了实验设备的数据库，校园网已覆盖校园的各个单位，使用者能通过网络，方便地了解所需实验设备的信息，但这只是实验设备管理的基础工作。如何真正实现设备管理信息化的目标，使仪器设备在教学和科研中发挥作用，提高使用效益，还取决于有没有科学、合理的使用管理措施与信息化管理相配套。原有的管理体制是建立在手工报告审批、手工资产管理、手工报账体系，要实现管理信息化就得实现从手工到计算机管理的转变，这就要求我们的领导提高对管理信息化的认识，加强对信息化工作的实施，改革现有管理体制以适应管理信息化的要求。当然实验设备管理的信息化也不能一躇而就，它是一个系统工程，需要合理规划、分步骤完成。这是大势所趋，我们的管理者应充分认识它的重要性，逐步改进旧的管理体制。

2.2　科学定位信息化的需求，努力建好电子数据库，合理选择应用系统

高校之所以需要设备管理信息系统，是借助设备管理的信息化，科学、合理地建设实验室，提高设备的使用效率、从而更好地为教学和科研服务。因此，只有符合高校设备管理规律的应用软件，才是所需要的软件，并非需求提得越高越好。软件向企业管理整合是第一步工作，高校管理向软件整合是第二步工作，就是说，对于我国的绝大多数高校来说，通过信息化实现了规范化管理之后，才能向优化管理的更高要求发展。同时设备管理信息系统上的快、慢，很大程度上与设备的基础数据资料的准备情况密切相关，因此在实施设备管理信息化的过程中，不容停留的工作是要建立一个不断更新、准确的基础电子数据库资料。

2.3　优化设备管理流程，科学地建好实验室

设备管理流程涉及计划、申购、采购、验收、入库、维修等方面，设备管理信息化的目标就是要合理地选择设备，清楚地知道设备的运行状况，较好地维护、维修设备，从而最大限度地发挥设备的作用，为科学地建设实验室提供依据。管理信息化的重要工作就是进行流程改造，以适应新的信息化管理的目标，这就要求我们从设备管理流程的各个环节入手，改变原有的手工管理方式，按新的电子化设备管理流程，优化流程结构，以适应设备管理信息化的需要。

2.4　建设和发挥好高校设备处网站，为设备管理信息化提供优质门户

设备管理信息化系统又是通过设备管理的专门网站作为前台来发挥其作用，由于校园网的成熟应用，使得校内各部门之间通过访问设备管理系统的门户网站来查询信息、传递数据、反馈信息；供货商通过学校网站能及时了解学校的采购信息，而学校也能够更大范围地选择供货商；设备管理者则通过网站来发布信息、传递资料、开展培训和网上采购等。可以说网站是设备管理信息系统的门户，因此建设和发挥好高校设备处网站是实现设备管理信息化的重要部分。

2.5　加强培训，提高设备管理人员计算机应用水平，适应设备管理信息化的需要

高校设备管理的信息化水平是离不开掌握信息技术的管理人员，一方面高校的设备管理人员对计算机的掌握程度不一，需要通过培训来提高其设备管理人员的信息化水平，另一方面需要引进专业的技术人员和管理人员来进行信息化的实施和维护。

总之，通过实施实验设备管理的信息化，高校设备管理部门可进一步提高实验设备管理水平，科学地建好实验室，更好地为教学和科研服务。我们应当重视实验仪器设备管理的信息化，选好信息化软件，重视基础数据的电子化，优化实验设备管理流程，培训掌握设备管理信息化的人员，逐步实现实验设备管理的信息化。

参考文献

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