绩效档案的科学管理体系

13.5.2　绩效档案的科学管理体系

创新团队及其成员在创新活动中形成了大量的业务档案资料，这些档案资料是创新团队及其成员辛勤汗水的结晶，也是高校宝贵的财富。同时，随着创新团队调整、结构优化、形成很多管理材料，这些材料的归档要求以归纳性和简约性为原则进行整理，管理规范、科学。

图13-1创新团队绩效档案管理体系框架

1．管理体系内容体现归纳性

提炼2个部分下设10个项目材料，主要内容见体系构架（见图13-1）指标体系，基本涵盖了创新团队绩效档案内容。因为创新团队及其成员产生的材料是动态连续的，所以体系附上时间说明，有些资料是以团队生命周期的不同阶段考核时间为一个周期，有些资料每年定期更新一次，如团队及其成员基本信息。

2．制作目录表格强调简约性

由于创新团队绩效档案的性质属组织+个体类别的档案信息，这一特殊性成就了创新团队负责人及其成员参与建档的可能性。那么如何让创新团队成员自己动手建档呢？院系兼职档案员可以为创新团队及其成员提供建档服务，一是事先安排创新团队及其成员的编号，做成该学院创新团队绩效档案的名单目录；二是设计创新团队绩效档案的总目录和子目录以及各类表格通过电子邮箱发给创新团队负责人及其成员填写，并在通知上详细说明填写和制作的方法。同时也可以直接与创新团队负责人及其成员电话交流或帮助创新团队及其成员一起制作。创新团队负责人及其成员通过第一次的建档实践，基本熟悉了整个建档的过程，这样，基本实现了团队绩效档案的动态管理。

总目录体现创新团队绩效档案的10个体系的内容，其编码为CX1—1，CX1—2，……CX1—10，表示创新团队1的第一至第十类材料；下属材料序号按该体系的编码排序，如：学校还未建立教师业务档案，CX1—1第一个团队的第一份材料1.1等，以此类推，简约明了。创新团队负责人及其成员只需在此填写，有些项目无材料空着，有些目录中没有的可以自己增添，创新团队及其成员主要填写材料的数量情况即可。把总目录分成10个子目录制作，要充分体现子目录支撑材料的内涵，使人一目了然。创新团队及其成员一般先做子目录的内容，根据10个子目录一个个收集建立。

总目录有10个表格分布在10个体系之中，这是创新团队及其成员业务材料提炼出的精华部分，十分重要，通过表格简约的描述，浓缩了创新团队及其成员平时积累的财富，既有内涵，又精练，可以让查阅者迅速掌握该创新团队及其成员的信息。一般创新团队及其成员在做目录之前，根据总目录中的10个表格，先填写各类项目。然后将已填写的各类表格按照子目录分类归档，并附上其它支撑材料。此类表格每年更新一次。

对于支撑材料的处理不需要面面俱到，否则容量太大，增加室藏压力和工作量。可以采取分开集中管理的办法，在目录中指出出处即可。例如：已建有教师业务档案的院系或已按教学类归档的材料，可以在目录中标明指出教师业务档案或教学档案互见卷的那一页。这样就可以大大避免材料的重复和堆积。

创新团队负责人及其成员在完成上述收集、整理等过程后，将所有材料分类向院系档案室移交。要求移交材料格式统一整齐，一律用A4纸归档。材料归档时纸质和电子版按要求同时移交，办理移交登记手续。

3．绩效档案的规范性动态管理

体系的建立使得创新团队及其成员个人业务档案能更规范的操作和有规律的动态管理，创新团队负责人及其成员参与建档工作，应注意掌握规范性和灵活性原则，这样使档案内容详实、紧凑，富有个性化，从而创新团队负责人及其成员自己利用心中有数，为领导决策和创新团队及其成员之间的互相学习带来了方便。所形成动态管理的建档模式，为后续档案管理缩短了工作时间，提高了工作效率。

1）动态管理绩效档案的盒内立卷模式

创新团队绩效档案的立卷模式主要体现在规范性和灵活性，立卷从10个体系组卷。所有团队建设及其成员个人资料收齐后，一般由团队管理人员或院系档案室统一制作。档案员主要负责归档后的管理，即立卷工作。参照《归档文件整理规则》的方式进行立卷改革，考虑创新团队及其成员个人不断调整，而档案也随之机动的因素，采用的最好装具是灵活性强的活动装具，以便于随时更新换代。盒内的材料主要由1个总目录，10个子目录构建，每个子目录有相关的支撑材料。制作首先从每个创新团队及成员分别组卷，团队制度等方面的材料组成综合卷，成员材料以人为单位分别组卷。按照子目录、表格、支撑材料从上至下排序，用抽杆夹安装，层次分明；其次，在每一个抽杆夹上贴上序号标签，然后按次序分别存入团队综合档案盒和个人档案盒，作为该创新团队及其成员案卷的整体；最后，用1个透明插袋存放总目录，并置于盒中材料的最上面，人们一打开盒子就能迅速查阅。既明晰整洁，规范标准，又方便灵活，显示了创新团队绩效档案的特殊功能。这是有利于动态管理的最佳办法。

2）动态管理创新团队绩效档案以盒代卷的模式

档案盒上架是查阅档案所必须的工作，盒脊背、盒面的制作很关键。根据《归档文件整理规则》，设立二级类目，每位创新团队及其成员配一个固定的代号、盒号，以团队或1人1盒为卷。档案盒脊背设计要具备分类、团队名称、编码、盒号等要素，并作为三块区域的标识，上部为“创新团队类”小字样，中间主体突出创新团队及其成员姓名，下部分是编码和盒号，建议使用塑料档案盒更适宜。最后为创新团队绩效档案设立专柜，按编号排序上架，并打印创新团队档案存档目录，存放专柜以便查阅调档。

4．利用现代化手段实现计算机动态管理

创新团队绩效档案的现代化管理内容是多方面的，其核心就是利用计算机技术实现创新团队绩效档案的存储与检索，提高工作效率。我们认为，保存完整的纸质材料是为了档案的原始性，但从管理和利用来看，纸质材料转化为电子文件，实现计算机动态管理将带来更高的效益。这种“双轨制”的管理模式很适宜创新团队绩效档案的管理，特别是数字化、网络化的运用，使“动态式”的创新团队绩效档案动态管理更为方便，更容易更新。因为计算机具有数据的输入、修改、删除、统计、运算、输出等完整的功能，能大容量、高效益、准确地处理信息。所以建立创新团队绩效档案库包容了更多的信息，减轻了馆藏资料保存的压力。

（1）数字化业务档案管理的动态性

数字化业务档案管理的动态性主要表现在“动态式”的更新模式，主要有新材料增添（流入），因团队成员流动而出现的材料变化，但材料归档内容依旧等三种形式。每个创新团队组建，每个成员自参加创新活动起，他的学识水平、实绩、技术职务、科研成果，都在不断地变化，也在不断地增加和丰富。要是创新团队档案准确地反映创新团队及其成员的情况，应该不断收集和补充新的材料。而数字化管理体制正是档案所需要的动态模式。其管理路径有二：①对创新团队及其成员归档的业务档案进行数字化，以便于直接动态更新，这一路经以材料进出为主；②对纸质存档如何有记录无实质材料的业务档案建立：单位英文——创新团队（CX）——团队代码01（1），其中（1）为盒号。盒面插袋标签目录描述简练概括，突出10个方面主要内容，统一格式。如果本单位还未建立教师业务档案，还可以建立：单位英文——创新团队（CX）——团队代码01——1或2（1），其中1或2分别代表：团队综合资料档案卷，2代表团队成员档案卷；（1）为盒号。

以下立卷的方式都是根据创新团队绩效档案的实际情况而改革的立卷模式，脊背的标识可以一目了然地实现对于档案存址的定位和查找，“盒”也就起到了“卷”的作用。另外“盒”是档案的主要装具，考虑创新团队绩效档案的长期动态，盒内又配置的塑料透明装具，比较挺括坚硬，数据库，这种情况大都是材料平衡，相对稳定。这两个数据库同时建立在该创新团队及其成员的名下，然后进行网络化管理，使之产生动态的访问利用。

（2）网络化档案管理的“长焦距镜头”

这里“长焦距镜头”指的是创新团队及其成员的成长、专业发展是一个持续不断和逐渐深化的过程，团队及其成员档案作为创新团队及其成员成长历程的缩影，展示了创新团队及其成员成长过程中的成果，记录了创新团队及其成员在成长不同发展阶段中的收获、困惑、感悟和反思，以及创新团队及其成员典型创新业绩的实录、他人的评价和建议，具有多维立体化特征。因此，创新团队绩效档案的延续性和包容性，能够直到将创新团队成员的现实工作经历拉入基于网络的创新团队成员共同成长共同体中的“长焦距镜头”，而基于网络的创新团队共同体中的团队成员可以在共同体中不断续写创新活动档案，使共同体中的创新团队资源随着每位创新团队成员的成长动态增长。持续地从多个侧面捕获每个创新团队及其成员的成长过程，使团队绩效档案产生“长焦距镜头”的长期连续动态，不断地提升创新团队及其成员的创新水平和创新潜力，这必将对创新团队成长及其成员的整个职业生涯有深远的影响。

因此，将每个创新团队建立绩效档案库进行系统化管理，按10个体系建立创新团队及其成员基本信息库、人才培养库、科研成果库、教改情况库、学术能力库、获奖信息库等，并统一设置在该创新团队的名下，点击团队，有其成员姓名，有个人照片，有各类信息库，以及风采、兴趣爱好等栏目。还可以编研有价值的材料，从创新团队成员人体综合各方面编辑，或从某个主题收集该创新团队及其成员的材料编辑，如开展网上科研作品展示会、创新团队及其成员风采等。将各种载体的业务档案通过网络图文并茂地综合展示，实现利用的价值。可以公开地全文刊登，具有半保密性的材料输入条目信息。既体现了网络的优势，又发挥了业务档案动态管理的功能。

5．数据库管理系统的建立

创新团队绩效档案数据库管理系统用于存储和管理创新团队绩效档案的详细信息。数据库管理系统应该具有：备份数据、数据信息采集功能、FTP文件上传和下载的功能、发布信息的功能、查询及显示的功能、对数据进行管理及备份的功能。其中：

（1）系统数据资料采集功能可面向团队成员提供直接输入关于创新活动和个人信息、研究成果，如：已结题的科研课题项目的成果名称及简介；出版的专著、参编教材简介；需要向学校职能部门报送的业务数据信息；系统应该具备可上传和下载外出进修访学的证书、获奖证书、专利证书等文件的功能。

（2）系统的后台支撑管理建立在整个数据库管理系统架构的网络资源和应用基础上，方便实现数据信息资源的统一管理，可根据不同的用户角色对数据信息资源设置访问权限。创新团队成员可设置为直接用户，应该具有个人账户及密码，确保采集的信息真实、安全。系统应该可以提供系统管理员实施授权使用者相应的管理权限，如：教务处、科学技术处、人事处、财务处等部门，上级主管部门可通过系统直接发布相关性的通知和通告等信息。学校的档案管理负责管理用户（包含用户的添加、删除和修改）。负责上传下载相关性的文件、多媒体文件、课件、文本信息及其它文件的管理，系统管理员还需要完成数据库备份操作等。

（3）数据的管理主要包含对数据库中信息的添加、删除和修改操作，系统可以根据不同的用户权限对所包含的数据进行相应的访问和管理。对于文件夹的定时主要基于文件系统提供的相应功能。数据管理方面需要充分考虑系统安全相关的策略，并要满足灵活使用的特点。

（4）为充分利用数据库中数据，系统需要提供数据的统计，相关性数据信息和统计信息的显示，对于统计信息可以支持多格式报表输出，WORD、PDF或其他格式的报表。数据查询功能基于字段模糊查询或字段精确查询，对于文本文件所包含的信息，需要建立全文索引，方便用户使用系统所包含的各类数据。

（5）系统安全是整个管理系统的重要组成部分。出于安全的考虑，系统对于存储的数据需要进行区分，对一般数据及重要数据进行分开管理。对重要数据应该采取备份管理。在网络环境中使用数据库管理系统时，还需要考虑数据访问和传输时使用的安全访问协议和安全传输协议，SSL和HTTPS协议等。数据库管理系统运行的网络环境需要设置边界防火墙，边界防火墙可有效地防范来自外部网络的攻击，对内部工作网络环境与外部网络进行有效隔离，所有来自外部网络的访问请求都要通过防火墙的检查。同时，系统应该具有日志管理功能，系统可以对外界用户的关键操作（主要涉及：对数据的写操作）进行记录，以提高并保证系统运行的安全。

通过创新团队绩效档案数据库管理系统的应用，可提高创新团队绩效档案的数字化管理水平，提高工作效率。同时，需要充分考虑创新团队绩效档案数据库管理系统与其它相关职能部门管理系统、档案管理系统的交互，以充分实现资源共享。