档案文献遗产保护工程科学化实施的程序

7.3.3　档案文献遗产保护工程科学化实施的程序

程序是指“事情进行的先后次序”。^[21]档案文献遗产保护工程首先是一项重大的工程，需要认真对待，科学组织，有计划地实施。为此，需要有一个科学化的实施指南。只有通过指南规定档案文献遗产保护工程科学实施的方法，才能将国务院办公厅《国务院办公厅关于进一步加强古籍保护工作的意见》、文化部《关于印发“全国古籍普查工作方案”等文件的通知》以及国家档案局关于重点档案抢救工程的指导意见等重要文件落到实处。也只有推行程序的科学化，才能够保障档案文献遗产保护工程的科学化实施。从这个意义上看，档案文献保护工程科学化实施的程序是各项工程的核心。

我国档案文献遗产保护具有悠久的历史，但真正纳入“工程”管理的时间却不长。从实践方面看，各项档案文献遗产保护工程在实施的程序上并没有明确的规定。为此，需要借鉴文物部门保护遗产的程序，为档案文献遗产保护工程提供参考。

《中国文物古迹保护准则》是关于文物古迹保护的指南。该准则第二章第9条对于文物古迹的“保护程序”作了具体的规定：“文物古迹的保护工作总体上分为六步，依次是文物调查、评估、确定各级保护单位、制订保护规划、实施保护规划、定期检查规划。原则上所有文物古迹保护工作都应当按照此程序进行。”

尽管上述程序是针对文物古迹（人类在历史上创造的或人类活动遗留的具有价值的不可移动的实物遗存）而言的，但对于档案文献遗产保护工程的实施也具有重要的参考作用。以此为参考，根据《国务院办公厅关于进一步加强古籍保护工作的意见》等相关文件的规定以及标准，我国档案文献遗产保护工程的实施一般可遵照如下程序进行：调查评估、确定保护计划、实施保护计划、检查、验收五个步骤。

（1）调查评估

调查评估是推进档案文献遗产保护技术的基础环节之一（详见第5章第1节），也是实施档案文献遗产保护工程的第一步。

开始着手调查之前，需要确定调查机构和人员。2007年5月31日，《山西省人民政府办公厅关于转发省文化厅山西省古籍普查实施方案的通知》中，对于普查机构作了明确的规定：“成立全省古籍保护工作厅际联席会议，厅际联席会议由省文化厅、省发展改革委、省财政厅、省教育厅、省科技厅、省民委、省新闻出版局、省宗教局、省文物局等部门组成，省文化厅牵头，进行统筹规划，组织实施。各成员单位按照各自的职责分工，密切合作，共同做好古籍保护工作。联席会议办公室设在省文化厅。”“成立全省古籍保护工作专家委员会，具体负责珍贵古籍的定级审核和普查咨询工作。”“成立山西省古籍保护中心，中心设在山西省图书馆，负责全省古籍普查登记工作和人员培训工作，按照统一标准和教材培训全省普查人员，指导古籍普查登记工作，审核、汇总古籍普查成果，组织专家委员会对善本古籍进行定级，建立山西省古籍综合信息数据库，形成山西省古籍联合目录。并负责向国家古籍保护中心上报普查数据，沟通相关工作事宜。”“全省各级各类图书馆、博物馆及各藏书机构作为具体的普查机构，按照统一要求，负责本馆或本地区本部门古籍普查登记工作，并向山西省古籍保护中心报送古籍普查报表。民间收藏的古籍，可直接到山西省图书馆进行登记、定级、著录。也可到所在市、县图书馆进行登记。各地要按照分级负责的原则，结合当地实际情况，建立机构，充分利用已有工作成果，因地制宜开展本地区的普查工作。”^[22]

在机构和人员落实后，便可以着手进行调查评估。调查评估的主要内容包括档案文献遗产、保管环境、已用的保护技术三个方面。本书第5章对于上述三个方面调查评估的内容进行了详细的介绍，可以直接运用于档案文献遗产保护工程中加以具体化。

例如，在调查评估档案文献遗产时，应包括档案文献基本信息、档案文献破损信息和古籍保存状况信息等。以古籍为例，其基本信息主要指古籍数据标识号、古籍书目信息（如书名、卷数、著者、版本、附注、分类、定级）、书影等，一般以“部”为单位进行登记；古籍破损信息主要指古籍破损原因、程度、级次和修复需求建议等，也以“部”为单位进行登记，破损记录应细化到“册”；古籍保存状况。如果是档案遗产，其基本信息主要指档案文献的来源（包括档案文献的形成年代、作者及现在所有者等）、档案文献的形式特征（包括文献形式、质地、尺寸、文种、页数、文字、字体及有特色的包装、装具、文内签押标记等）、档案主题内容简介及其意义、档案的保管现状（保存方式、库房条件、借阅频率、破损及修复情况等）。为了便于统计，上述信息亦可制成各种调查表，如古籍登记表、档案登记表、古籍破损登记表、档案文献遗产破损情况统计表等。

在调查评估档案文献保存环境状况时，主要是通过登记档案文献遗产保存环境中的温湿度的波动、光照条件、含尘量、有无霉害、有无人为威胁等因素。这些调查既有定性调查的成分，也有定量调查的成分，需要一定的设备进行辅助。同样地，调查结果可以制成表格。

在调查评估已用的技术时，需要统计以往已经在某份文件、某部古籍等档案文献遗产上实施过的技术。如果可能，追踪已用技术的要点，并制成已用技术登记表。

调查时，可以采取普查、复查和重点调查的形式，也可以采取先试点后推广的方法。调查过程需要采取统一的标准，并提供必要的经费保障。

评估是建立在调查基础上的深入分析，其基本依据是现有的档案文献遗产保护标准。例如，在调查古籍的破损情况时，需要参照《古籍特藏破损定级标准》（WH/T22—2006）对于古籍的破损情况进行定级；在调查环境温湿度以及光照度时，需要参照《档案馆库房建筑设计规范》（JGJ25—2000）的要求，评估上述因素是否在标准范围内及其可能的危害；在评估已用的保护技术时，需要进一步分析这些已用技术是否科学和合理，对于古籍而言，则需要检查它是否符合《古籍修复技术规范与质量要求》（WH/T23—2006）的规定等。这些评估是对于调查数据的统计分析，也是制订保护方案的出发点。

信息化条件下，调查评估可以建立在通用的平台上。通过开发软件，建立统一的平台，实现共享。以“中华古籍保护计划”为例，2007年普查工作的重点是组建古籍普查相关机构，开展普查软件平台的研发工作，开展人员培训，开始对一级、二级古籍进行普查，建立中华古籍保护网和中华古籍综合信息数据库等。2008—2010年，开展二级及以下古籍普查工作，汇总古籍普查成果，逐步形成《中华古籍联合目录》。调查评估过程中采用信息化技术不仅可以节约成本，统一规格，迅速传递，而且有助于部门间的合作。

（2）确定保护计划

根据调查评估的基本结论，确定保护计划，这是科学实施档案文献遗产保护工程的必经阶段。

确定保护计划时，首先要确定恰当的保护措施以及目标。例如，制订古籍保护计划时，为使古籍延年益寿，是执行延缓性保护，还是执行预防措施，或者是采取修复手段，是应该仔细研究和事先明确的。在确定保护措施时，区分哪些是一般化的保护措施，哪些是专门的保护措施，尽量做到具体、细致，富有针对性。在修复古籍和档案过程中，需要确定修复的工具、人员、环境的控制，而且，对于修复中所采用的纸张、黏合剂等，都需要有明智和明确的选择。具体设计档案文献遗产保护工程计划时，需要行政领导、专业人员的共同参加，充分讨论达成共识，并形成计划任务书。该计划任务书由该领域的专家委员会提出评审意见。只有当该项目通过审核后方可进入实施阶段。与此同时，档案文献遗产保护工程还必须符合各类工程的规范，依法审批后才可实施。如果将该项目列入展陈和教育计划，也需要进行专项设计。

当然，实施档案文献遗产保护工程的过程中，需要总结工程实施的效果和经验。一旦发现缺陷或新的情况，可对现有的保护计划作出适当的调整。

（3）实施保护计划

档案文献遗产保护工程计划的实施往往是在该遗产收藏机构内部进行的，对于某些非保密的普通的档案文献遗产保护也可以在本机构以外的地方实施。

实施保护计划需要人、财、物的保障。在人的方面，首先需要专业化，有从事档案文献遗产保护工作经验的人员。专业化人员才能够辨识所用材料的好坏、方法的优劣，及时发现问题，为档案文献遗产保护工程提供保障，这是国外图书馆、档案馆保护和修复档案文献遗产过程中的经验之一。

档案文献遗产保护计划的实施需要组成流程型小组（详见第6章第2节），这是有效的组织形式之一。根据任务，灵活组成各种团队，团队人员的设置因任务的需要而设置，包括保护具体工作者、管理人员、财务人员、人员培训、业务顾问等，都需要认真地考虑。

（4）检查

检查贯穿于整个档案文献遗产保护工程的各个阶段。检查的内容主要包括：计划的执行情况；工程的进度；人、财、物的执行情况；计划执行中有无遗漏，计划外的新情况介绍和引进的可能性等。

检查过程是必需的，需要有专人负责。同时，检查人员应由专业人员和行政管理人员共同组成，分别从技术的角度和组织管理的角度进行全面考察，并登记在册，以备查询。

（5）验收

验收是将档案文献遗产保护措施的实施情况和当初制订的计划相比较，以确定保护措施实施后的效果。

有些档案文献遗产保护工程可以在项目完毕后马上验收，有的则需要等待一段时间，通过观察效果，才能进行最终的验收工作。例如，关于字迹有无脱落和扩散、纸张是否皱褶和污损，需要等待一段时间才能观察得出效果。档案文献遗产杀虫除霉的效果也需要等待时日，通过常温下观察，确保效果良好后才能进行验收。

上述工程验收后，档案文献遗产保护工程结束，档案文献遗产便进入了新一轮的保护状态中。在新的保护过程中，仍然需要通过调查评估、发现问题、分析问题、解决问题，使档案文献遗产保护建立在主动推进的基础上（详见第5章）。