系部教学管理信息化是教学管理改革的必然趋势

系部教学管理信息化是教学管理改革的必然趋势

赵丽娜　巨军让

一、引言

教学管理是高等院校管理体系中的一个重要环节，具有独特的复杂性、繁琐性和重复性。有效的教学管理是维持正常教学秩序，提高教学质量，进行教学研究和改革、完成教育任务的有力保证。院系是教学活动的单元场所，也是教学原始数据的发源地，因此，在高校教学管理环节中，院系教学管理起着重要的作用。

随着近几年高校的在校生人数和专业的不断增加，教学管理人员的日常工作量和工作强度也在不断加大，传统的手工管理模式和简单的半自动化管理受到严重冲击。此外，教学管理人员现代化教学管理手段单一和使用现代化管理设备的能力不均衡也是制约教学管理手段现代化的重要原因。科学、准确、高效的教学管理迫在眉睫。只有院系教学管理实现了信息化，才能保证整个学校的教学管理快捷有效，从而实现学校教学管理的信息化与现代化。

二、教学管理信息化的建设意义

高等教育的普及使各高校都相应地扩大了招生的规模，据不完全统计，到2005年我院在校生达17 000余人。高等教育规模的扩大，使教学管理过程中的信息量迅速增长，传统的系部教学管理工作，要人工地完成教学过程中所发生的各种信息的处理工作，包括收集、记录、统计、汇总、传递等。其工作量大，重复劳动多，方法落后、效率低、有效信息量小且传播速度慢、人为因素多、缺乏客观公正性。

信息化教学管理手段是教学管理适应社会进步和科学发展的必然选择，是实现教学管理现代化的前提和关键。教学管理信息系统的建设涉及信息技术和信息资源两方面的建设问题，是信息技术与信息资源两大要素的有机结合。

教学管理信息化建设以校园网为依托，要求管理人员能熟练地运用电脑进行电子文档、表格处理和数据库管理，利用校园网收发电子邮件、发布公文信息、进行文件传输与共享等工作。利用现代信息技术来实现教学管理，不仅可以改善人工教学管理方式下的弊病，而且可以实现手工方式下无法实现的功能，大大地提高了工作效率与准确性，从而显著地提高教学管理效率与水平。

另一方面，信息化教学管理，迫使教学管理人员掌握必要的信息技术，如计算机网络和多媒体操作与管理等，从而大大地提高了他们的计算机应用能力。由于管理的信息化，大量简单重复的数据计算与处理由计算机来完成，使得教学管理人员有时间和精力去思考与钻研一些教学管理方面的深层次问题，为教学管理的进一步发展做准备。

再次，采用信息化教学管理，从根本上改变了广大师生与教学管理人员的信息交流的方式与渠道。借助于网络的交互性，师生与教学管理人员可以通过网上聊天、公告、电子邮件等多种方式进行信息交流与互动，使得教学与教学管理结合得更加紧密及时。

三、系部教学信息化平台的构建原则

高校教学管理信息化是一个系统工程，涉及教学管理的全过程、全方位。当前，一些系部在管理内容上，着眼局部，缺乏整体长远规划；在管理投入上，重硬件，轻软件；管理方式依赖于学校原有的信息化平台，尽管其功能远远不能满足自身需求。这些往往导致系部无法发挥工作主动性，系部教学管理信息化建设处于被动、滞后状态。要想改变这一局面，必须构建系部管理信息化技术平台。

构建院系教学管理信息化技术平台的前提应保证与学校信息化总体建设的高度一致性。在保证硬件配置的可用性与合理性的前提下，应开发或选择通用性强，操作简单，具有强扩展性，维护简单的平台。只有这样，才能保证教育管理信息化有效平稳地进行，同时，也有利于教学管理信息化的进一步向深度与广度发展。

四、系部教学管理信息处理系统建设应具备的条件及其功能

在系部教学管理信息化规划的过程中，不仅要考虑各系教学的需求，还应考虑与学校总体信息化建设的结合以及未来发展的要求，使系统具有科学性、实用性、规范性和可扩展性。因此，建设该系统前，应具备或完善以下条件：

首先，教学管理信息化的实施要有设备的支持，如计算机、打印机、网络设备等。应采取科学有效的方法对系部这些设备统一规划，确保设备可以满足教学信息采集与处理的需求。在考虑硬件设备的同时，还应考虑教学管理信息化所需的标准。如：数据采集与录入的标准、计算机文件的存储格式等。

其次，要进行教学管理信息处理，仅有设备和信息还是不够的，还应有一套功能完整的处理软件。仅仅依靠现成的办公软件并不能满足全面及时地调用和处理数据的需求。一般来说，软件可以采取三种方法相结合的方式来解决。简单的数据处理可以使用常用办公软件来解决；复杂的处理，可以引进一些较成功的教学管理软件来完成。如果现有的软件系统不能满足要求，可考虑按照软件工程的要求自行开发。在多种软件配合使用时，应注意数据的兼容性。

最后，教学管理的组织者和实施者，应具有现代的管理观念，较强的系统观和强烈的创新意识，掌握基本的法制与经济知识，应能够掌握各种设备的使用技能，将现代信息技术如网络技术、多媒体技术等应用于具体的教学管理当中，并能解决一些常见的故障与安全问题。只有这样，才能为切实提高教育质量提供技术保障，因此，在实施教学管理信息化的过程中，必须有组织、有计划地对相关人员进行培养，使其能够胜任教学管理信息化的要求。

系统建成后，应具备以下基本功能：

（1）系统初始化。该模块是为适应不同用户而设置的初始化模块。通过本模块，系统能够适应不同的管理模式、不同代码规则体系（如课程编码、班级编码、学生编码等）的需求。对系统使用者进行分类设置并为其分配使用权限。本模块是系统使用的基础与前提条件。

（2）使用者管理。使用者管理模块的任务是对使用教学管理信息化系统的人员的权限进行限制与管理。该模块能对使用者进行分类管理，对不同的使用者（领导、教师、教学管理人员、学生等）授予不同的操作权限，以保证信息不被越权使用。同时，该模块以日志的方式对使用者使用本系统的情况进行记录，以便事后跟踪。

（3）教学管理。本模块对院系的教学信息进行综合管理，主要包括：系教学计划编排与管理、课程管理、教材管理、考务管理、教学事故管理、教学质量监控及教学评价管理、教学日历及教学日志管理、综合信息统计与汇总及报表等。

（4）教师管理。本模块负责对与教学相关的教师信息进行管理。包括教师的基本信息（姓名、性别、年龄、职称、学历、业务专长、所学专业）；教学信息（开设的课程、教学业绩、教学质量评价得分）；奖惩管理、毕业论文管理；教师个人教学工作量统计等。

（5）学生管理。学生管理模块的功能是对本院系学生信息进行管理。包括：学生基本信息管理（学籍管理）、学习成绩管理、学分管理、奖惩管理、毕业论文管理、综合成绩及排序、毕业情况以及统计与汇总报表等。

（6）信息公告及交流。本模块可为教学管理人员与师生进行网络交流提供一个环境。院系可以通过本功能发布公告信息，如通知、通告、规章制度等，同时也可以通过本模块的留言及BBS功能，进行信息反馈。

五、系部教学管理信息化应用举例

教学管理工作与档案工作两者具有相辅相成、互为依托的血肉关系。尤其当学院面临高校评估，档案工作的必要性和重要性愈发凸现。但是通常情况下，很多教管人员档案意识不强加之档案管理方式落后，造成系部管理人员对重要档案收集、整理、存放流程没有概念，或对已存档案不甚了解，常常是重要资料随意摆放，或有档不用，有据不查，致使一些珍贵档案容易遗失或长期“休眠”。

对档案工作的信息化管理是当务之急。各系部首先需建立专门的文档室，平时可以将需要利用又无须长期保存的大量档案文件根据学校统一的方法进行整理，规范存放于文档室。由教学管理岗位上的工作人员担任文档室工作。

其次利用计算机软件规范地对文件归档做信息化处理，系部首先建立电子文件全程管理规定，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。即电子文件形成前档案人员就要介入进行“前端控制”，将各项工作环节有机地联系在一起，按照统一的规范和标准进行业务流程重组，并将保证文件属性的需求嵌入到业务流程中，使文件流程与业务流程有机地融合。新的归档范围除原先规定的内容以外，还应该包含新的教学改革档案，如优秀多媒体课件、教学观摩录像资料、教改研究成果获奖材料、名师事迹材料、精品课程资料、教学考核结果、教师编著的精品教材、教师工作业绩、教学研讨会材料、听课笔记，还有学生在各种刊物发表的论文、优秀毕业论文、优秀实习实践成果、考试卷等等。凡是需要保存备查或评估检查需要出示的材料都应纳入档案的管理范围，都需要按教学管理工作的客观规律来规定其保管期限。另一方面，需及时鉴定、销毁，以免过期失效档案充塞库房。

通过这样的信息化档案管理，可以消除系部档案收存盲区，更快捷高效地对各类档案进行查找或处理，还可在教学管理其他部门各系、各科室之间达到共享，提高系部档案工作的服务质量，为系部教学工作中的其他内容提供方便。

六、结论

综上所述，高校教学管理信息化是一个系统工程，也是一个渐进过程，各系应从自身的实际出发，合理规划、分步实施，利用信息技术，逐步建立起具有自身特色的信息化教学管理模式和管理系统，以教学管理信息化带动教学管理的现代化，让信息技术更好地为教学管理服务，大幅度地提高教学管理的效率与质量。

参考文献

[1]　袁德宁．教学管理现代化与教育创新．[J]．清华大学教育研究．2000年第3期

[2]　卢立珏．高校教学管理信息化问题初探．[J]．中国高教研究．2004年第1期