（1）形式要规范
物业管理处向业主发布的日常公告主要有通知、启示、通告、提示、简讯等形式，无论哪一种形式，都属于公文的一种，其格式必须规范。
（2）一个信息一个公告
通常，大部分业主都是在经过公告栏时顺便留意一下公告的内容，停留的时间极为短暂。为使业主在最短时间内得到准确的信息，最大限度降低信息的流失量，发布时应注意公告内容单一，避免有多个不同内容出现在同一公告内，而且语言要简练，尽量使篇幅短小简练，以保证信息快速而准确地传达。
3.语言要灵活
不同形式的公告，内容也不一样，物业管理处发布的每一类公告都有其不同的目的，对业主收到信息时的反应效果要求也各不相同，而这些差异主要可通过语言组织、措辞等表现出来，不同的语言表达可表现出发布者的不同的语气、态度。因而，为使业主能更有效地接收信息，可在语言上灵活运用，将公告的实际目的准确地表达出来。
4.版面应严谨
在以居住为主的社区内，由于公告对象较多，物业管理处应注意公告版面要严谨。对于纸张的大小、字体类型及颜色等都应做统一规定，如发布通知、通告等公告时采用A4型纸张、宋体字；另外，对字体的大小也可做统一的规定，如标题用三号字，正文用小四号字等。
5.符合礼仪规范
物业管理处在拟订向业主发布的公告文稿时，应使用符合礼节规范的礼貌用语，如文稿抬头使用“尊敬的业主”，正文中对业主的称谓使用敬称“您”等。此外，无论发布任何类别的公告，都应始终保持对业主尊敬、客套的语气，决不能使用过分批判甚至侮辱性的文字；如确有必要批评业主，也应力图用尊敬、客气的语言以达到预期的目的。
6.常见的公告种类
在物业管理活动中，面向业主的公告类型一般有通知、简讯、提示、启示、通告等。
（1）通知
通知属于一般性的日常公告，也是使用最多的一种公告形式。通知的内容大致包括收缴费用、停水停电、办理各类手续、公共场地消毒、清洗外墙、公共设施改造等。
提醒您
拟订通知稿时应注意语言的简洁、平实，避免拖沓冗长及使用过多的修饰语句，一般一开篇就切入主题，将内容表达清楚后即可。
实例1
停水通知
尊敬的各位业主：
为了让大家用上清洁干净的生活用水，管理处将定于2011年4月14日24∶00 至2011年4月15日8∶00对地下水池迸行清洗，到时将暂停供水，请大家备好生活用水，不便之处，敬请谅解。
服务电话：×××××××× ××××××××
××管理处
2011年××月××日
实例2
协助通知
尊敬的业主：
接近年关，治安形势比较复杂，为了大家有一个安全文明的居住环境，请大家在出入时刷卡迸出，并警惕陌生人跟随迸入，如果没有办卡的业主，请尽快来管理处办理。
特此通知，谢谢大家的合作！
××管理处
2011年××月××日
（2）简讯
简讯类公告一般用于发布社区文化活动信息、管理处便民服务信息等。由于社区文化活动、便民服务等需要业主积极参与，所以，在拟订该类文稿时，从标题到内容都可采用较灵活的形式，如标题可使用“好消息”、“喜讯”等；版面上可采用艺术字且色彩明艳，内容的语言组织上可以使用具有煽动性的措辞，让业主从中感受到发布者的盛情邀请而产生兴趣。
实例
好消息
（A花园业委会2011年第10号）
A花园全体业主：
近期，备受A、B花园全体业主关注的A东区20号楼东侧墙外出租楼，C以及在我小区围墙私开小铁门，并推倒围墙，打开通道的事件经过A业委会、B业委会、管理处三方共同努力，与各级政府相关部门联络、沟通。将于10月20日诚邀建设办、国土、规划、城管监察大队、信访、居委会、派出所等有关部门权威人员到我小区，迸行会商。
14：00时A、B业委会、管理处和各级政府职能人员、私家楼主共同迸行实地、现场测绘勘察。
建设办、国土、规划、城管监察大队依据我A业委会提供的，具有法律效力的宗地图、红线图、平面图，迸行实地测绘，最后裁定，我们所有图纸标志都是合法的，有效的，正确的。
由此，证明20号楼墙面以东10米的距离均是我小区属地，即现有围墙以外还有3.5米也属小区属地。
现场由规划部门宣布，我们小区的维权行为是合法的、有效的。现由龙岗街道建设办公室下达处理意见，我们将按法定红线图完全封闭。经过A业委会、B业委会、物业公司三方不懈地努力，团结合作，几年来，困扰我们A、B全体业主的这一事件，终于得到圆满解决。
通过此次维权全过程和所取得的满意结果，证明了只要A、B管理处团结起来，我们每一次维权行动，都会有好的结果。
最后，我们提倡，广大业主多说有利团结的话，多做有利团结的事，共创和谐小区。借此通告A花园全体业主，原定3月23日的现场业主会，暂时不再迸行。
A花园业委会
2011年××月××日
（3）提示
管理处发布的提示类公告，—般用于特殊天气、气候的提示，对节日安全的提示以及对社区内公共设施使用安全的提示等。比如在南方沿海一带城市夏季遇到台风天气，北方城市冬季遇到降温、降雪天气，管理处应时刻注意政府相关部门发布的预告，然后以发布提示的方式提前告知业主，提醒业主做好各方面的准备。由于提示的内容通常与业主的切身利益（如人身安全等）有密切的关系，所以，拟稿时在明确提示内容的前提下，语气应偏于温和，要让业主在收到提示的同时感受到管理处对业主的关怀及服务的真诚，普遍的做法就是将提示的标题拟为“温馨提示”。
实例
温誓提示
尊敬的各位业主：
“五一”劳动节来临之际，管理处各项业务正常开展，大家在欢度节日的同时，管理处提醒各位业主注意以下几点：
第一，外出的客户请您关好门窗，检查煤气阀、水龙头是否关好。
第二，“五一”期间大多数天气为多云转阵雨，请大家将放在阳台的花盆移入室内，以免坠落砸伤人。
第三，请大家在外出时反锁好门，左右邻居相互照看，发现可疑人物及时通知管理处（联系电话：××××××××）。
第四，春天正是鲜花盛开的季节，为了让我们的家园更美丽，希望大家不要采摘鲜花，美好的环境是靠大家自觉来维护的。
第五，如遇紧急情况请您及时拨打管理处72小时值班电话。白天：×××× ××××；夜间：××××××××。
管理处全体员工恭祝大家节日愉快，万事如意！
××物业服务管理处
2011年××月××日
（4）通告
通告是管理处向业主发布的较特殊的公告。内容多偏向于对业主某些行为的管理，其中包括禁止业主实施某些行为，如禁止在社区内乱发广告、禁止违规装修、禁止破坏公共设施、禁止高空抛物等；还有一些是对管理处即将采取的管理措施的通告，基于以上内容，在拟订通告文稿时，应特别注意要表达出管理措施的强制性，从文字上引起业主的关注，达到预期的效果。
实例
通 告
尊敬的业主：
中国有着五千年的文明史，素有“礼仪之邦”之称，可是，在我们当中却有个别人的行为，让所有人都觉得不能接受，受到大家的指责。损害他人权益的行为，是没有公德心的行为。不禁想问：“我们的公德心去了哪里？”
“高空抛物，害人害已”，既影响了环境卫生又容易把人砸伤，或许您是无意，一次大家都能接受，可两次、三次不断地发生，如果是您，您会接受吗？
傍晚是一家团聚的时候，夜晚是休息的时候。您图一时之痛快，却是楼下正在休息的人一夜的痛苦，像是从噩梦中被惊醒一祥，无奈、无助。
“小区是我家，生活环境靠大家”，请各位业主献出一点爱心，让我们的小区生活更加美好。
××花园管理处
2011年××月××日
（5）启示
管理处在社区内发布的启示类公告，涉及的内容相对于其他类别的公告较少一些，一般只涉及失物招领、寻物等内容。在拟订启示时，应注意标明时间、地点及所要招领或寻找的物品的特征等就可以了，当然，一定要注明联系方式。
五、定期开展满意度调查
业主满意度调查的主要目的之一，就是要通过调查获取业主的积极的建议、合理的投诉，从而更好地满足业主的合理要求，进一步提高业主的满意度。
1.明确职责，加强组织领导
业主满意度测评是一项极其重要而严肃的工作，因此在调查工作开展之前必须确定负责实施的部门及人员，并规定具体的职责和权限。
2.制作测评问卷
业主满意度测评的原始数据主要通过访谈方式获得，所以设计调查问卷起着十分重要的作用。为保证调查的科学性，针对不同的调查目的和项目，可设定不同的测评事项，设计不同形式的业主满意度调查表。
3.精选人员
为了保证业主满意度调查的顺利进行，应精选人员，人员要求涵盖物业管理的各个方面，具体包括管理处办公室人员、清洁绿化人员、设备维保人员、保安人员等。
4.严格工作程序，完成问卷调查
确定业主满意度调查的工作程序：
第一，在规定时间内发放业主满意度调查表到各管理处。
第二，根据公司指定的小区楼栋，在规定时间内上门向业主派发业主满意度调查表，并请业主签名。
第三，按规定时间，一般是隔一日或两日，再上门回收调查表，或在小区最显眼的出人口摆放回收箱。
提醒您
所有发表、收表人员都必须着装整齐，佩戴工作牌；要正确回答业主疑问，保证表格回收率和填写完整；表格内容要求真实可靠，不得弄虚作假。
第四，统计并分类处理调查表内容。
5.进行数据统计，提出分析报告
对收集回来的“业主满意度调查表”进行数据汇总分析，并按期提出分析报告。
6.落实跟踪整改措施
对业主满意度调查分析所发现的问题，及业主不满意的地方，一定要提出整改措施，并负责监督跟踪、落实整改工作。
相关知识
调查开展方式
业主满意度调查有以下几科方式：
1.第一方调查
由企业相关部门（一般通常是品质管理部或质量管理部）负责对本企业所属各项目开展的整体调查。这是第一方调查在实际操作时的主要表现形式。
在特别的情况下，可由企业所属的项目管理处自行开展调查。就其实质而言，也是第一方调查的一科特殊方式。如煎谷物业信兴广场地王商业中心管理处多年来一直坚持开展对大厦客户的业主满意度调查，万厦居业梅林一村管理处2005年7月针对本小区业主成功开展的业主满意度调查，都是项目管理处自行开展业主满意度调查的范例。
2.第二方调查
具体指由业主或业委会出面组织对项目区域业主的满意度调查。如深圳财富物业公司（原福昌物业公司）管理的一个住宅小区连续多年由业委会开展了业主满意度调查，但这科方式运用得比较少。
3.第三方调查
聘请第三方专业机构开展业主满意度调查。如深圳华业物业管理有限公司从2002年以来，连续四年聘请第三方专业机构开展了业主满意度调查。
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