盘存制度和清查方法

第二节　盘存制度和清查方法

一、财产物资的盘存制度

财产物资的盘存制度是指在财产清查中确定财产物资的实存数量，进而计算出其结存数量和成本的方法。根据财产物资的特点可以采用永续盘存制和实地盘存制。

(一)永续盘存制

永续盘存制又称账面盘存制，是指平时对各项财产物资的增加数和减少数都须根据有关凭证连续记入有关账簿，并随时结出账面结存数额，期末再根据财产清查结果调整账存数的方法。在永续盘存制下，账面结存数的计算公式如下:

期末账面结存数=期初账面结存数+本期增加数-本期减少数

1.永续盘存制的特点

在永续盘存制下，财产物资必须按品种规格逐一设置存货明细账户，如果品种较多，则除按品种设置明细账户外，还要按大类设置二级账户进行分类控制。财产物资的收入、发出数量平时都要根据有关的会计凭证在明细账中进行连续记录，并随时结算出账面结存数量，期末根据采用的存货计价方法(如先进先出法、全月一次加权平均法、个别计价法和移动平均法等)确定发出和结存财产物资的单价和金额。采用永续盘存制，尽管能在账簿中及时反映各项财产物资的结存数额，但是，也可能发生账实不符的情况，因此，需要对财产物资进行定期或不定期的清查盘点，但清查的目的主要是为了核对账面存货与实际存货数量是否相符，如果不符，则需要调整账面记录以达到与实际相符并查明账实不符的原因。

2.永续盘存制的优缺点及适用范围

在永续盘存制下，通过财产物资明细账记录可以随时反映某一项财产物资在一定会计期间内收入、发出及结存的详细情况，明细账的结存数量通过盘点随时与实存数量相核对，核算手续比较严密，有利于保护财产物资的安全与完整;此外，由于可以随时得到财产物资的结存数量，通过和预定的最高、最低库存额进行比较，可以及时获知库存积压或不足的信息，以便及时组织购销或处理，加速资金周转，有利于加强财产物资的管理和控制。但是，相对于实地盘存制而言，永续盘存制下财产物资明细分类核算的工作量较大，尤其是月末一次结转销售成本或发出成本时，财产物资结存成本及销售或发出成本的计算工作比较集中，耗费较多的人力和物力。但由于其在保护财产物资安全、加强管理控制方面的优势，使这种盘存制度在各个企业单位广泛采用。

(二)实地盘存制

实地盘存制又称定期盘存制、以存计销制(商业企业)、以存计耗制(工业企业)，是指平时在账簿中只登记财产物资的增加数，不登记减少数，期末通过实地盘点来确定结存数量，并倒算出本期减少数的方法。计算公式为:

本期减少数=期初结存数+本期增加数-期末实存数

1.实地盘存制的特点

在实地盘存制下，不需按品名规格逐一设置明细账户，可只设一个总分类账户或只按大类设置若干个二级账户，平时只需要根据有关凭证登记财产物资的增加数量，不记减少和结存数。期末，对各项财产物资进行盘点清查，并将清查结果作为账面结存数，倒挤出财产物资的减少数。在实地盘存制下，不存在账实不符的情况，期末实存数即为账存数。发出和结存财产物资的单价、金额可以采用先进先出法和全月一次加权平均法，不能采用个别计价法和移动平均法，这是因为采用个别计价法和移动平均法必须在平时逐笔登记财产物资的增加数和减少数，与实地盘存制的特点不符。

2.实地盘存制的优缺点及适用范围

实地盘存制的优点是核算工作比较简单，平时工作量较小。缺点是对各项财产物资的核算手续不严密，不能通过账簿随时反映和监督各项财产物资的收、发、结存情况，倒挤出的各项财产物资减少数不精确，仓库管理中如有多发少发、物资毁损、盗窃、丢失等情况，在账面上均无反映，而全部隐藏在本期的发出数内，这样不利于检查监督和内部控制。因此，实地盘存制是一种简化但不完善的物资管理制度。只有在不能办理出库手续、平时不便于及时确定发出数量的情况下采用，如小型企业、经营鲜活商品的零售企业等。

二、财产清查的一般程序与方法

(一)财产清查的一般程序

1.准备财产清查

由于企业的财产物资纷繁复杂，涉及到众多企业部门，所以进行一次全面的财产清查需要合理组织、周密计划，在清查前必须做好充分准备工作。

(1)成立财产清查领导机构。一次全面的财产清查不仅仅是会计部门的工作，而且涉及到企业各有关部门，需要各个部门的相互沟通与协调。一般应成立财产清查领导机构(或小组)，由企业负责人担任组长，配备专门的会计人员、技术人员和业务人员，为开展财产清查做好组织准备。

(2)制定周密的财产清查计划。包括确定财产清查的对象和范围，合理安排清查工作的进度，明确清查人员的职责分工，确定清查工作的方式方法等。

(3)各职责部门做好清查前的具体准备。会计部门应准备好银行对账单等原始凭证以备核查，将有关账目登记齐全，结出各总分类账户、明细分类账户的本期发生额和期末余额，并进行账证、账账核对，即首先保证账簿记录的准确、完整，为财产清查提供可靠的依据;财产物资的保管部门应将所保管的财产物资整理清楚、排列整齐，标明品种、规格和结存数量，以便盘点核对，同时对已经发生或完成的财产物资收发业务办好凭证手续，及时登记入保管账(或台账)，并结出余额;此外，为了更好地配合财产清查工作，在盘点现场，要配齐各种计量器具，并进行严格的检查校正，以保证计量的准确可靠，同时应准备好有关清查用的登记手册，如“盘存表”、“实存账存对比表”等。

2.实施财产清查

在做好了清查准备工作的基础上，清查人员应针对不同财产物资的特点，灵活采用不同方法实施清查，其中，对各项财产物资实存数量的清查主要采用实地盘点法、抽样盘存法和技术推算法，对财产物资实存金额的清查则主要包括账面价值法、评估确认法、协商议价法和函证对账法等，这些方法将在下面分别阐述各项财产物资的具体清查时详细介绍其应用。此外，清查领导机构应做好检查督促工作，及时研究和处理清查过程中出现的各种问题，并在清查结束后总结清查结果和处理意见，上报给领导和有关部门审批处理。

3.对财产清查结果进行处理

在财产清查中发现货币资金、财产物资和债权债务等存在账实不符的情况时，应该深入调查、认真分析、查明其性质和产生的具体原因，明确责任，实事求是地提出处理意见。会计部门应对在财产清查中发现的各种财产物资账实之间的差异，及时进行账项调整，使账存数与实存数保持一致。财产清查结束后，对清查结果要进行认真总结，尤其是要注意总结各项财产物资在管理和内部控制制度上的缺失，企业负责人一定要在清查工作完成后，邀集清查相关人员进行总结，深入检讨资产管理和控制上的各项缺失，寻求对各项缺失的改进意见与做法，要求相关责任部门和责任人落实并付诸行动。

(二)财产清查的一般方法

1.财产物资实存数量的清查方法

对于各项财产物资实存数量的清查主要采用实地盘点法、抽样盘存法和技术推算法。

实地盘点法:对财产物资按其存放地点进行逐一清点，或用计量器具(如镑称、米尺等)进行实地称量，以确定其实有数量，大多数财产物资清查均采用此种方法。

抽样盘存法:对于一些价值小、数量多、质量比较均匀的财产物资，可以随机抽取部分样品盘点并借以推断总体数量，而不必进行逐一清点和称量。

技术推算法:对于那些大堆、笨重，但存放有一定规则的财产物资，如露天堆放的原煤、矿石、木材等，无法逐一清点、过称和度量，可以通过量方、计尺等技术推算的方法来确定实存数量，如原煤，可以用单位体积重量乘以体积求得全部结存数量。

2.财产物资实存金额的清查方法

对财产物资实存金额的清查方法包括账面价值法、函证对账法、评估确认法、协商议价法等。

账面价值法:是指通过一定的计价方法(如先进先出法、加权平均法等)计算出财产物资的账面单位价值，然后乘以清查所确定的财产物资的实存数量，从而得出财产物资的实存金额的方法。

函证对账法:是指清查人员通过发函向其他公司或有关人员进行查对，并向对方取得证明资料，或者将自身的账簿记录与对方开出的对账单进行核对，以获取货币资金和债权债务的实际数额的方法。

评估确认法:这种方法是由专门的资产评估机构对企业的财产物资进行评估，以评估确认的价值作为财产物资的实际金额，当企业兼并重组、改变隶属关系、依法进行清产核资时可以采用评估确认法。

协商议价法:当企业进行对外投资或者接受外部投资时，对于投出或投入的财产物资可以采用由投资方和被投资方协商确定其实际金额的方法，即协商议价法。

了解了财产清查的一般程序和方法，对具体清查方法，这里仅选取有代表性的库存现金、银行存款、存货、固定资产和债权债务进行阐述，其他财产物资的清查方法可比照进行。

三、库存现金的清查方法

由于库存现金收入、支出业务繁琐细碎，同时库存现金是最易遭受非正常损失的资产，因此企业都会对针对库存现金建立比较严密的清查制度。首先是坚持日清月结制度，由出纳员亲自对库存现金进行检查清查，主要内容包括检查库存现金实有数是否与现金日记账余额一致，库存现金是否超过规定的库存限额等;其次，为了加强对出纳工作的监督，及时发现可能发生的现金差错或丢失，防止贪污、盗窃、挪用公款等不法行为的发生，确保库存现金安全完整，还要由清查小组定期或不定期地对库存现金情况进行清查盘点，重点放在账款是否相符、有无白条抵库、有无私借公款、有无挪用公款、有无账外资金等违纪违法行为上。

清查库存现金的基本方法是实地盘点法，为了防止出纳员预先做手脚，可以采用突击清查的方式，不预先通知出纳员。盘点时间最好在一天业务没有开始之前或一天业务结束后，由出纳员将截至清查时的现金收付账项全部登记入账，并结出账面余额，这样可以避免干扰正常的业务。清查时出纳员应始终在场，并给予积极的配合。清查结束后，应由清查人填制“库存现金盘点报告表”，填列账存、实存以及益余或短缺金额，并说明原因，上报有关部门或负责人进行处理。“库存现金盘点报告表”格式如表10-1所示。

表10-1　库存现金盘点报告表

单位名称:

年月日

四、银行存款的清查方法

银行存款的清查，是采用与开户银行核对账目的方法进行的，具体做法是将本单位的银行日记账与开户银行送来的“对账单”逐笔进行核对，核对的内容包括收付金额、结算凭证的种类和号数、收入来源、支出的用途和发生的时间等。银行对账单是银行定期送交开户单位(企业或其他单位)用以核对存款收付情况和余额的一种账单，它是银行收付企业存款时复写的账页，完整地记录了企业存放在银行的款项的增减变动情况及其结余额，是进行银行存款清查的重要依据，银行对账单作为重要的会计凭证装订在每月会计凭证的第一页。

如果银行存款日记账的余额和银行对账单的余额出现不一致，应该首先消除未达账项的影响。未达账项是指企业单位与银行之间，对同一项经济业务，由于凭证传递上的时间差所形成的一方已经登记入账，而另一方因尚未收到相关凭证、尚未登记入账的事项。未达账项包括四种形式:

(1)企业已记收，银行未记收。如企业将转账支票存入银行，企业先于银行入账。

(2)企业已记付，银行未记付。如企业开出支票或其他付款凭证，企业先于银行入账。

(3)银行已记收，企业未记收。如银行定期支付开户单位的存款利息，银行受开户单位委托代收的款项等，银行先于企业入账。

(4)银行已记付，企业未记付。如银行定期收取开户单位的借款利息，银行受开户单位委托代企业支付水电费、通讯费等公用事业费，银行先于企业入账。

上述(1)、(4)两种未达账项造成企业的银行存款日记账余额大于银行对账单余额;(2)、(3)两种未达账项造成企业的银行存款日记账余额小于银行对账单余额。下面举例说明未达账项的产生。

［例10-1］2010年3月30日，A企业向B企业购买材料3 000元，A企业30日开出银行转账支票交付B企业，进行货款结算。B企业于4月2日将支票交存开户银行办理款项结算。A企业开户银行于4月2日收到支票，办妥入账手续。

分析:A企业3月30日开出支票，以支票存根和购货时收到的发票作为原始凭证，编制会计分录，登记银行存款日记账“付出栏”和其他有关账簿;而A企业开户银行因未收到支票，未进行账务处理，故3月份对账单中没有这一笔支付款项的业务，造成未达账项。其过程如图10-1所示。

图10-1　未达账项示例

因此，在与银行对账时，必须注意有无未达账项，如果发现有未达账项，应据以编制银行存款余额调节表，揭示因未达账项所造成的企业单位银行存款日记账余额与银行对账单余额之间的差额，以便检验双方的账面余额是否一致。编制银行存款余额调节表时，应在企业银行存款日记账余额的基础上加减银行已记收付而企业未记事项，在银行对账单余额的基础上加减企业已记收付而银行未记事项，计算调节后的余额。即:

企业银行存款日记账余额+银行已记收企业未记收-银行已记付企业未记付

=银行对账单余额+企业已记收银行未记收-企业已记付银行未记付现举例说明未达账项及“银行存款余额调节表”的编制方法:

［例10-2］某企业2010年3月31日的银行存款余额为59 720元，银行对账单余额为61 000元，经逐笔核对有如下未达账项:

(1)企业于3月30日开出转账支票一张，计5 000元，用于购进原材料一批，持票单位尚未到银行办理结算手续，银行尚未入账。

(2)企业于3月31日销售商品收到转账支票一张，金额为1 950元，已送存银行，但支票款银行尚未收到。

(3)银行于3月29日代企业收到销货款2 230元，银行已收妥入账，而企业尚未收到收款通知。

(4)企业应支付的本月水电费4 000元，银行于3月31日已代为支付，而企业尚未收到付款通知。

根据上述记录，企业会计部门应编制“银行存款余额调节表”，如表10-2所示。

表10-2　银行存款余额调节表

年月日

需要注意的是，“银行存款余额调节表”只是起到调节未达账项，证明双方余额是否一致，有无记账错误的作用，但不能据此作出账务处理，应当待银行转来有关收付款结算凭证后再进行账务处理。

如果经调节后银行存款日记账账面余额与银行对账单相等，则表明银行存款账实一致，如果银行存款日记账账面余额与银行对账单仍不相等，则需进一步追查原因，看是否为双方记账错误所造成。如果是企业在编制记账凭证中会计分录错误或过账错误，造成企业银行存款日记账余额错误，应采用错账更正方法进行更正并调整银行存款日记账账面余额;如果是银行记账发生串户等错误，则应及时通知银行更正差错并调整银行对账单余额。

五、存货的清查方法

存货主要指企业准备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。存货资产是企业生产经营过程中的重要物资，其流动性较强，在流动资产中所占比重较大，因此存货的管理和控制是企业管理的重点之一。

在实际工作中，存货的形态、体积、重量和存放方式有所不同，因此需要采用不同的清查方法，其中，在数量方面主要采用实地盘点法。此外，对于一些价值小、数量多、质量比较均匀的财产物资，可以采用抽样盘存法。而对于那些大堆、笨重，但存放有一定规则的存货，则应采用技术推算法。根据清查出的存货实存数量乘以存货单位价值，可得出存货的实存金额，存货的单位价值可以采用先进先出法、个别计价法、全月一次加权平均法和移动平均法来计算确定。

在盘点存货时，存货保管人员必须在场并协助盘点工作。盘点过程中，必须以各项存货目录规定的名称、规格为标准，查明各项存货的名称、规格和数量是否与明细账上的记录一致，此外，除了要关注存货的数量，还要关注存货的质量，查明存货有无毁损的情况。实物盘点完毕，应及时将盘点结果记入“盘存单”中，并由盘点人和存货保管人签字或签章。“盘存单”是客观反映企业在清查之日的库存实物数量与质量、记录存货清查结果的重要原始凭证，其格式如表10-3所示。

表10-3盘存单

单位名称:盘点时间:

财产类别:存放地点:

盘点人:

填写好“盘存单”后，如果发现存货账实不符，盘点人应根据“盘存单”和有关账簿记录填制“账存实存对比表”，以确定存货盘盈或盘亏的数额，并作为调整账面记录的原始凭证，同时也是分析盈亏原因、明确经济责任的重要依据。“账存实存对比表”格式如表10-4所示。

保管人:

表10-4　账存实存对比表

单位名称:年月日编号:

六、固定资产的清查方法

固定资产作为企业的劳动资料，一般单位价值较高，并且可以长期使用，使用过程中其实物形态基本保持不变。为了保证固定资产的使用安全，在固定资产使用期内，每一项固定资产均单独设置固定资产卡片账进行明细核算。在对固定资产进行清查时，应对各使用部门的固定资产实物进行详细盘点，查明固定资产的实存数量和保管使用情况，并与固定资产卡片相比对，查明账实是否相符。

固定资产的清查方法与存货基本一致，此处不再赘述，清查结束后，应根据清查结果填制“固定资产盘存单”和“固定资产账存实存对比表”，并进行相应的账务处理。“固定资产账存实存对比表”格式如表10-5所示。

表10-5　固定资产账存实存对比表

单位名称:

七、债权债务的清查方法

这里主要介绍企业在生产经营过程中与其他单位或个人因往来结算所形成的债权债务的清查，包括各种应收(预付)和应付(预收)款项。对往来款项的清查主要采用“函证法”，函证法是清查人员为了获得债权、债务的实际数额，通过发函向其他公司或有关人员进行查对，并向对方取得证明资料的方法。清查人员应将需要查询、核实的债权债务列出一张清单，并针对每一项债权债务填制“询证函”，询证函一般为一式两联，分为正联和回单联，填好后邮寄给往来单位或个人。

询证函分两种:(1)否定式询证函，就是要求收信人对核实的问题认为“不对”时，在规定期限内给予答复。如超过规定期限没有答复，则认为是正确的;(2)肯定式询证函，就是要求收信人对核实的问题不管是对还是错，都应在规定的期限内给予答复。如无回函，则需继续发函催询，直至有了结果为止。清查人员在使用否定式询证函时，有时在规定期限内没有收到回函，可能误解为已经取得令人满意的证据，造成清查失误。因此，对于账户余额很大、长期结欠、存有疑问的款项，宜采用肯定式询证函。相反，除主要债权债务人外，对于余额较小、往来正常的款项，为简化手续，可用否定式询证函。

收到往来单位或个人发回的询证函回单联后，清查人员应编制“债权、债务清查结果报告表”，如表10-6所示。如果回函确认的债权债务实有数额与企业账面记录不一致，应该追查原因。首先应考虑是否为未达账项，如果是因为未达账项的原因造成账面记录与询证函不符，可以通过编制“往来款项余额调节表”(编制方法同银行存款余额调节表)消除未达账项的影响。如果调节后的结果仍然不符，则需要进一步查明原因，并作出相应的处理。

表10-6　债权债务清查结果报告表

单位名称年月日

清查人员:记账员: