新闻发言人的会前准备

第二节　新闻发言人的会前准备

新闻发布会最重要的两点是：发布会主题和发言人的个人魅力。在操作新闻发布会的过程中，有人提出只需把握八大要素就可以游刃有余，即“4P”与“4C”。“4P”指：Proposition——“主题”定位、Plan——“方案”拟定、People——“人员”邀请、Place——“地点”布置；“4C”指：Confirmation——“确定”所需资料、Choose——“选择”发布时间、Control——“控制”现场气氛、Come after——“跟进”传播效果。可以说，这些要素几乎都与新闻发言人密切相关。

一、发言人的准备工作流程

发言人是发布会主题的载体，一个反应敏捷、表达能力强的发言人会使发布会达到事半功倍的效果。在我国，新闻发言人往往是政府办公厅、新闻办公室或宣传处的负责人，他们不仅仅负责面对媒体发言，更要参与到发布会准备阶段的主要环节，几乎是发布会的“总指挥”，但千头万绪的准备工作中，发言人最为核心的工作还是要围绕“新闻”二字展开，不要不分主次，喧宾夺主。

2005年1月31日，国务院新闻办主任赵启正同志座客中央电视台《新闻会客厅》节目，他带到现场一块提板，以图示的方式，介绍了发言人对新闻发布会的准备工作流程。（见下图）

发言人准备工作流程图

这个工作流程图，比较简洁明了地概括了政府部门的新闻发言人及其助手，在每次新闻发布会前后的主要工作。从图中可以看出，新闻发言人的工作要紧紧围绕“新闻”两个字。在列席重要的会议时发现新闻由头，能够跟踪和分析国内外相关的新闻信息和舆论要点，并善于将这些新闻元素进行加工，提炼和形成新闻发布会的主题，与记者进行沟通。

在这期《新闻会客厅》节目中，赵启正主任针对新闻加工、相关口径和舆论分析等，回答了白岩松的现场提问：

白岩松：这块（新闻加工）大家容易误解，新闻加工是不是挑对自己有利的，不一定是事实，但是说出来对自己有利，加工一下，像一个制造的过程。

赵启正：它是由很多头绪中整理出有新闻价值的，用新闻的语言来表达，这叫加工，不是编造的意思。另外它也根据国外内的舆情，哪些是重要的？怎么选择？要了解人家对这个有没有兴趣？然后把这个舆情做分析，这两个合起来能在发布会上有的放矢。书面材料也好，回答问题也好，就比较准确、比较简洁。发布会之后它要收集对这个发布会有什么反应，现在的网络很快，一个小时内，就能收集到反应。

白岩松：这里还有大家很关心的——相关口径，您刚才说了，比如说我作为外交部的发言人，可能之前我要了解情况，我要咨询一下海洋局或者地震局等等。但有的时候人们会理解为另一种口径，也就是上级领导给的口径，而且认为它是中国的特色，其他地方没有。比如一个上级会告诉我，你只许说到这儿，剩下的不能说。

赵启正：他们已经很高了，是部委的发言人，我是国务院发言人，再上级到哪里？我们每层各负其责。口径不是说哪些许说，哪些不许说。是指说的要准确，因为有的超过了你领域的范围，你必须得向相关部门去请教，是请教的意思。口径是一个口语，应该是一个回答的纲要或者是回答要点。

白岩松：接下来是分析与收集舆论。很多记者很害怕，会不会开完一个新闻发布会之后，我按照客观报道，但是报道可能对这个部门不利，以后它就给我穿小鞋了？

赵启正：国务院新闻办和我们的发言人都不会做小鞋，因为我们也不出售小鞋。我们对于记者的要求是事实要准确，不要事实不准确。评论当然是你的立场，同一件事情，欧洲人和美国人评论不一样，都是北美，加拿大和美国人也不一样。但事实是一个，评论是多样的，这个符合新闻规律。

二、发言人准备工作的“重头戏”

对于政府部门的新闻发布会，往往是先由发言人提出建议，主题的确定最终由主要领导敲定，会务方面可指派助手和办公室其他人员完成。在会议筹备过程中，发言人的着力点主要放在三个方面：把握口径和相关资料、起草新闻稿、准备开场白。

1.把握口径和相关资料

在发布会之前，发言人要了解近来国内外媒体报道和社会舆论的热点话题，与领导和有关部门协调，针对这些话题发言人如何表态，要事先定好分寸。设想记者可能会问到的问题，准备一些数据、概况等背景资料等，可以带到现场，必要时查看。发言人还要策划一下会议的亮点，吸引记者感兴趣。围绕这个兴奋点准备相关资料和报道口径，

会议的亮点要根据新闻规律处理，适当地制造悬念可以吸引记者对发布会新闻的兴趣，这有助于把现场效果推向高潮。一种可选的方式是开会前不透露新闻，给记者一个惊喜。“我要在第一时间把这消息报道出来”的想法促使记者都在赶写新闻。如果事先就透露出去，用记者的话说就是“新闻资源已被破坏”，看到别的报纸已经报道出来了，写新闻的热情会减弱，甚至不想再发布。这就是西方媒体熟悉的“news embargo”（新闻封锁）。但是，是否使用新闻封锁，里面有许多的门道，务必慎用。

例：国务院新闻办公室副主任王国庆这样提醒发言人：

在会前要策划新闻发布会的亮点，引起媒体关注的，大家都来报道的，或者说要把你传递的信息，跟公众想了解的兴趣点能够结合得很好。还有一点很重要，会前要封口，从我们的经验来看，在个把星期之前，大家都不说话，媒体追你你也不说，为什么，为下个礼拜那场发布会有一些爆炸性的东西。我们是说得太多了，每天在那儿说，结果举行发布会就没有兴奋点，你公布的那些记者都知道了兴奋不起来了。所以，在会前需要认真组织策划。邀请媒体，选择哪些媒体参加，了解媒体的关注点，他们关注一些什么东西，这跟我们准备的口径都有关系。在会前还要策划出报道的重点，这次发布会要让媒体报道什么，要心中有数，并在会上体现出来。

2.准备新闻稿

新闻稿有多种使用方式，可以单独就某一事件和举动向媒体送交新闻稿，也可以在新闻发布会上散发。一般情况下，新闻发布会需要给记者准备一个资料袋，袋中装有会序安排、重要讲话、背景资料、图片光盘和新闻稿。

新闻稿不同于机关应用文、宣传材料，它要符合新闻写作规范，属于新闻体裁。它可以帮助记者提炼发布会主题、亮点，成功的新闻稿可以协助记者，在最短的时间内写就新闻作品，为媒体所用。在这一点上，新闻稿能够体现出发言人的新闻基本功，也能体现出发言人是“编外新闻记者”的职业特点。当然，发言人毕竟不是新闻记者，不一定要写出特别地道的消息通讯。记者们会在发布会后，依据听到、看到的信息，根据所属媒体的特点，写就新闻报道。对于新闻稿写作的一般性常识，发言人应有所了解，必要时可以为记者提供一份标准化的新闻稿。

新闻稿主要采用消息体裁。对新近发生或发现的有新闻价值和社会意义的事实进行迅速及时、简明扼要的报道，这样一种新闻文体，即是消息。它字数较短，一般在1000字以内，发布起来快。因其在新闻诸文体中使用频率最高，使用数量最多，是新闻报道中最常用的文体，故人们常把消息称为新闻。成功的新闻稿可以帮助记者在发布会结束不到一小时，就在媒体上发布消息了，有人称之为“短枪”式新闻稿。

狭义的新闻即指消息，它主要包括的六大要素是五个W（when、where、who、what、why）一个H（how），这是说清楚一个新闻事件的最基本构成，即何时、何地、何人、何事、为何，以及怎么样。

（1）新闻稿常用的消息种类

动态消息。动态消息是同经验性消息（典型报道）等相对而言的，类似西方新闻界的硬新闻。它报道新近发生的大大小小的事情，反映新情况、新成就、新问题、新气象等，也包括会议活动在内。一般以一地一事、一人一事为对象，篇幅短小，文字简洁。以事物的最新变动为主要着眼点；以时新性与重要性为主要的价值取向；以突发性事件为主要报道内容；以客观叙事为基本特征；以开门见山、一事一报为主要写作原则；要给人以动感和现场感等。

综合消息。它是综合反映带全局性的情况、动向、成就和问题的报道。涉及的面较广，声势较大，能给人较为完整的印象。要求占有全面、充分、典型的材料，既有面的形势、成就、趋向，又有典型事例的说明、分析，讲求点面结合以及观点和材料的统一，善于将概貌的介绍与具体事例的叙述结合起来，做到既有深度，又有广度。它所涉及到的新闻事实不像动态新闻那样直观易见，往往有一定的隐蔽性；要通过综合新闻事实来表现新闻主题；注重点面结合、多角度地反映客观事物和人物的面貌；注重背景材料的运用；重视新闻根据、新闻来源的交待；注重分析，但又以客观的方式来表现，作者尽量不直接出面发议论。

经验性消息。它是报道典型经验，用以推动全局、指导工作的一种消息体裁。它既有概括的观点，又有具体的做法，它偏重于交待情况、叙述做法、反映变化、总结经验。篇幅一般比其他体裁要长，但不宜贪大求全，应注意其针对性。这类消息贵在题材重大、典型，提供的经验具有普遍的意义。写作时要着眼于政策，避免陷入事物性与技术性之中。

解释性消息。这是一种以解释新闻事件为主的新闻体裁，它不但报道事实，且侧重于阐明事实的意义、前因后果以及发展趋势等。这种消息多用于我国经济工作的政策、方针和社会生活中出现的影响较大的新问题。解释性消息中的解释并非指作者的直接、明白的阐释和分析，通常运用背景材料，引用有关方面的说法等多种方法，比较隐蔽地表达观点或倾向。解释性消息侧重于回答新闻事件中的“为什么”。

（2）新闻稿的结构

消息的结构通常指两个方面的意思。一是指消息的构成，即一篇新闻稿内容上的结构成分，一般由标题、消息头、导语、主体、背景、结尾几部分组成。二是指消息的结构形式，即对新闻材料进行总体性安排或布局的方式。

新闻稿的结构形式主要有以下几种：

倒金字塔式结构。倒金字塔式结构是一种头重脚轻，虎头蛇尾式的结构，它把最重要的材料放在篇首，最不重要的材料放在篇末，从导语至结尾按重要性程度递减的顺序来组织安排新闻材料。它将最后结果或后发生的却富有吸引力的材料，置于篇首。按重要性程度来安排材料，决定段落层次的顺序。常呈现为“重要”、“次重要”、“次要”、“更次要”、“补充”、“进一步交待性材料”的顺序。

问答式结构。此结构多用于记者招待会的报道。将发布会上要说明的主要问题或背景资料设计成问答形式提供给记者。要善于组织问题，行文时，也应注意内容的连贯和层次的明晰。

积累兴趣式结构。此结构通常在开始设置悬念，使读者逐渐增加对事件的兴趣，最后形成高潮。因其材料的趣味性从导语至结尾递增，故名积累兴趣式。又因其要求设置悬念，故又有人称之为悬念式结构。它尤其强调将最精彩的、出人意料的材料置于消息结尾。

（3）新闻稿的主要构成部分

标题。它有两个方面的作用，一是导读。即可吸引记者注意，使记者在最短的时间里获取所需的信息。二是导向。标题往往要选择事实，揭示和评价事实，自然寓有发布会主办方的态度和观点。新闻稿的标题要直接有力，简洁的文字概括出主题，它可以成为吸引人的“新闻眼”。

导语。它以简练而生动的文字介绍新闻事件中最重要的内容，揭示主题，并能引起阅读兴趣。它是新闻稿的开头部分。故而，导语有三大使命：一是介绍最重要、最精彩的事实；二是揭示发布会的主题；三是引起阅读兴趣。

主体。它是新闻稿的核心部分，要紧扣发布会主题取材。主体部分内容较多，故而要重视材料的取舍。应紧扣导语中所确立的主题来选用材料。若与主题无关或无多大关系，即便具体、生动、感人，也应割爱。主体部分叙事宜具体、内容应充实，应使受众对新闻人物和事件有较完整而真切的了解，应传达出较具体的新闻信息。新闻稿主体写作应尽量通俗易懂，确保任何一个接触到新闻稿的人都能读懂，避免或较少使用行话和术语。可运用生动形象的描述，灵活多变的手法，和自由灵活的层次、段落安排。

结尾。虽然并非任何新闻稿都有单独的结尾，但好的结尾，无疑对表现事物的完整性和逻辑的严密性、对突出和深化主题，均有重要作用。常见的结尾方式有小结式、展望式、补充式等。

新闻稿也可以采用通讯体裁。它篇幅较长，内容充实，一般是详细说明、深度分析。消息不能讲清楚的背景等问题可以详细阐述；消息一般是一篇即可，通讯稿则可以从不同角度提供多篇，也可以以答记者问的形式表现。有人将通讯称之为“长矛”。

特别提示：

一是新闻稿属于新闻体。它的最基本特征有三，即事实性、真实性和新鲜性。用事实说话是新闻稿的一个重要特征，也是消息写作的一种基本方法，又是客观报道的形式。事实是最有说服力和感染力的，只有事实内容是客观的，报道形式客观，新闻才具有可信性，才能充分发挥作用。当然，新闻稿也是要表达观点和倾向的，消息写作并非没有立场、观点的纯客观的“有闻必录”。重要的是主要通过对事实的选择和叙述，较间接地流露出想要表达的观点和倾向，寓观点于事实之中。主要不是讲道理，而是讲事实，显示事实本身的逻辑；

二是新闻稿中可以引用权威论述、专家观点。这些论述和观点，可以为新闻稿中的基础事实提供观点和背景支持，有时它们本身就是重要的信息，为媒体的深入采访介绍了采访对象，但注意不要在新闻稿中堆放杂乱无章、无关紧要的干扰性信息；

三是新闻发布会后安排的专访，有时是新闻稿必要的补充。因为发布会现场和新闻稿，只能达到广泛告知的功效，如果想做一些深度的宣传，只有现场问与答或者会后专访才能担当此重任。同时发布会和新闻稿也会激起一些媒体想深度了解的好奇心，媒体可能现场要求专访。有准备、亲和力强的领导人接受媒体专访，是发布会的一个坚强后盾，可使发布会所发布的新闻素材得到进一步的升华。甚至有些媒体记者，会在发布会结束后立刻现场采访发言人或出席领导。

总之，发言人了解新闻媒体最常使用的消息体裁，并用于新闻稿的写作，不但可以突出新闻发布会的主题，也可以在一定程度上引导记者的报道。当然，媒体和记者是否采用发布会提供的新闻稿另当别论，但成功且具有专业水准的新闻稿，一定会为记者提供更多借鉴，影响其报道效果。有时特别重要的新闻发布会，比如涉及国家安全、社会稳定的重大事件，政府可以要求新闻媒体，必须统一刊播事先拟好的新闻通稿。

3.至关重要的开场白

新闻发言人不但要对新闻稿把关，甚至是亲自写就，还要特别重视自己在新闻发布会上开场白的准备工作，这是控制发布会现场效果和气氛的关键。

在管理学上有一条定律“二八律”，所谓“二八律“，是说部门、行业、单位全部成果的80%是靠20%的人来完成的。“二八律”的思想是根据统计数据得来的，这一定律后来被引用到其他领域。在发布会的准备过程中，我们说新闻发言人也不能平均分配精力，要分出主次轻重，要用很大的精力准备发布会一开场的内容。虽然发布会上的答记者问更具有挑战性，但它主要靠发言人的日积月累和临场发挥。开场白是预先准备的，可以控制的，而且它具有先声夺人的效果。这种情况类似于演讲，要掌握一些技巧。

例：中央电视台白岩松这样建议新闻发言人

有一个技巧性的问题，就是别平均分配你的准备。新闻发布和接受记者采访，你只要心里对头几个问题了如指掌、胸有成竹就行了，用自己50%的精力去准备头20%的内容，起码用50%左右的注意力准备你的开始，是一个好的新闻发布会和一次好的采访特别重要的因素。我现在做直播全是这样，这一个直播两个小时，我不会平均分配我的精力去准备这两个小时所有的内容，我对结尾部分中后部分，大致知道程序，说什么话就可以了，但是我对开始这十几分钟的内容我要投入50%以上的精力，为什么？当前十几分钟的内容特别流畅，几乎没什么问题表达完的时候，紧张的心理一下落地了，这时候非常游刃有余，你不担心了，然后你再进行下面的问题的时候，你的状态特别好。如果你头十来分钟，你就给自己下一绊，又犯过一个错误，你的状态会非常糟糕。有的时候在接受采访的时候，就跟记者说，你把头两个问题告诉我，你大致的方向是什么？

大庭广众的新闻发布会，站到媒体面前，头几句话跟大家的沟通，以及头一两个问题的回答，决定了今天新闻发布会的总体感觉。心理状态，你自己的放松程度，全在头两三个问题和你的开场白。所以别平均分配精力准备应对所有的问题。每一个问题的开头部分也很重要，但是更重要的是整体，要把它当成一个整体看待，有时开场的效果就决定了发布会的全程。

有人说，好的开头是成功的一半。对于主题新闻发布会，发言人的开场白也类似于一则新闻的导语，要提炼新闻事实、点出发布会主题和吸引记者注意。一般情况下，它不能太长，一般在1500字之内，5—10分钟即可。开场白要根据会议性质、主要内容、时间长度等多个影响要素来准备。

可选择以下几种方式：

（1）开门见山式。一些例行的、日常的发布会常采用这种方式，有话则长，无话则短，直奔核心信息，简洁明快，无需客套和铺垫。

例：2005年1月13日外交部例行发布会

中国外交部发言人孔泉13日下午主持例行记者会，就中越关系、加拿大总理访问中国、美议员兰托斯访华等问题回答了记者的提问。下文为外交部官方网站发布的孔泉答记者问的开场白：

孔泉说：大家下午好！欢迎大家出席今天的例行记者会，我先宣布三条消息：

应国家副主席曾庆红邀请，伊拉克临时政府副总统鲁兹·努里·沙维斯将于1月20日起对我国进行工作访问；

应国务委员唐家璇邀请，瓦努阿图共和国副总理兼外长萨托·基尔曼将于1月17日至24日对我国进行正式访问；

应李肇星外长邀请，大不列颠及北爱尔兰联合王国外交和联邦事务大臣杰克·斯特劳将于1月20日至21日对我国进行正式访问。

下面欢迎大家提问，我很高兴回答。

（2）抛砖引玉式。开场白只透露少部分信息，略微点一下题，不想在发布会开始就一吐为快。对时效性不强的发布会可以用此形式开场白，留有余地让记者提问，在提问时回答重要信息，调动记者积极性，充实发布会的后半部分；或者有领导、专家在场要讲话，把重要内容留待他们来讲。

（3）背景介绍式。在主题式新闻发布会上，尤其是新政策、新举措出台时，如果政策本身比较重要，或者是在一定时代背景、社会背景下出台的，具有重要意义，有必要向公众说明来龙去脉和它的重大政治意义时，发言人的开场白会重点介绍背景性信息，经引起重视和关注。

例：2004年7月28日上午10时，国家发展和改革委员会副主任姜伟新介绍投资体制改革等方面情况，阐释相关政策规定，并答记者问。

［姜伟新］：各位女士、各位先生，同志们，上午好。投资体制改革是我国经济体制改革的重要组成部分，党中央、国务院对这项工作非常重视，在党的十六届三中全会通过的《中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定》当中，对如何深化投资体制改革提出了具体、明确的要求。本届政府成立以来，国务院多次召开会议，研究讨论投资体制改革的问题。

［姜伟新］：7月16日，国务院正式批准《关于投资体制改革的决定》，7月19日，温家宝总理专门就投资体制改革的问题做了批示，他在批示当中指出，推进投资体制改革是建立和完善社会主义市场经济体制的重要举措，对当前加强和改善宏观调控都有着非常重要的意义。这项改革一定会对调整结构、深化改革、转变经济增长方式发挥积极的作用。7月22日，国务院又召开了电视电话会议，国务院副总理曾培炎到会传达了温家宝总理的重要指示，在这次电视电话会议上，曾培炎副总理又对各个部门、各个地方要求充分认识这次投资体制改革的重大意义，把握改革的重要指导思想和任务，加强宏观调控，积极稳妥地推进投资体制改革。7月26日，投资体制改革方案全文发表了，同时还配发了国家发改委的负责人对投资体制改革回答记者的一些问题。今天，国务院新闻办又召开这样一个新闻发布会，我愿意就各位记者有关的问题尽我可能给大家做一些解答。

请各位记者提问。

（4）穿针引线式。发布会有重要官员出席，发言人成为配角时，要谈化自身角色，不要抢镜头，也就是更多地把话语权交给领导。记者们的注意力也在重要人物身上，发言人成为穿针引线的主持人。此时，发言人的开场白要简化，但又要烘托气氛，重点介绍出席嘉宾和会议的程序安排。

（5）术语解说式。有的主题式新闻发布会具有一定的专业性，涉及的经济、法律或工业等术语较多时，发言人首先对与发布会主题密切相关的概念、术语要进行必要的解释，否则会影响发布会效果，或者容易引起多种猜测。在开场白中设置了一个发布会的前提和语境，较为严谨。尤其是对于敏感性话题，涉及法律上的定位等问题时，开场白要十分严谨、慎密。

例：2004年4月6日国务院新闻办记者招待会

［主持人］女士们、先生们，各位记者朋友，下午好。全国人大常委会今天上午通过了对香港基本法附件一、附件二的解释，相信各位对此一定非常关注，可能还有不少问题需要跟有关方面沟通，为此我们决定今天下午举行这场专题记者招待会。下面请全国人大常委会乔晓阳副秘书长简要地介绍一下情况。

［乔晓阳］谢谢新闻办举办今天这场发布会，也谢谢诸位记者参加今天的发布会。我听说有些香港记者是专程飞过来的，你们很辛苦。今天全国人大常委会第八次会议通过了关于香港基本法附件一和附件二有关规定的解释，我们今天愿意围绕这一解释回答各位的提问。

［乔晓阳］考虑到今天问题非常专业，为了不把今天的新闻发布会变成一次法律讲座，我想在回答以前先把基本法的几个基本概念给各位介绍一下，以便于在下边答问当中减少口舌，浪费时间。我主要讲六个基本概念。第一，基本法的宪制地位。基本法是全国人大制定的一部全国性法律，对香港而言，是一部宪制性法律。宪制地位体现在基本法规定香港回归以前的法律，由全国人大常委会宣布不采用特区法律，特区审理以后制定的法律不得同基本法相抵触。第二个基本概念，特区的权力来源。我国是单一制国家，不是联邦制，单一制国家的地方需有固有的权力，地方的权力都是来自于中央的授权，基本法第二条规定，全国人大授权香港特区依照本法规定，实行高度自治，享有行政管理权、立法权、独立司法权和终审权。（以下省略）

特别提示：

发言人开场白虽然还有其他一些方式，但总体上要注意：一忌长篇累牍，二忌空洞无物；三忌过分客套；四忌照本宣科。

如果不是突发事件和灾难事件的新闻发布会，发言人开场时要营造一个轻松平易、真诚面对媒体的氛围。发言人的情绪、仪表、语气声调等要与开场白内容协调，能够脱稿或半脱稿最好，这样可以用表情、眼神与记者进行现场沟通，以利于从一开场就控制现场的气氛，吸引记者的目光。

新闻发布会具有纪实性特点，现场气氛的调动和把握至关重要，洪亮铿锵的声音、抑扬顿挫的语调节奏、直视自然的目光和亲和平易的眼神等都是重要的非语言交流符号，发言人要善于运用多种传播符号和沟通技巧。