【案例十六】会前资料准备须充分

天地石化股份有限公司董事会召开会议，讨论从国外引进化工生产设备的问题。秘书小李负责为与会董事准备会议所需的文件资料，因有多家国外公司竞标，所以材料很多。由于时间仓促，小张就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说有事不能参加会议，于是，小张未准备他们的资料。没有想到的是，正式开会时，其中的两位赶了回来，结果有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事则面对一大摞资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议的进度。

【问题思考】

1．会议礼仪有哪些？以上案例分别属于会议的哪个阶段？

2．秘书在做会议准备时应注意什么问题？

【案例分析及参考要点】

所谓会议，是指将人们组织起来，在一起研究、讨论有关问题的一种社会活动方式。通过会议解决问题、做好工作、发扬民主、联系群众。举行会议可以做到上传下达、部署任务、协调咨询、宣传鼓动、调解矛盾。组织、召集会议是秘书人员的日常工作之一。

会前准备阶段，要进行的组织准备工作大体有如下三项：①拟定会议主题。会议的主题，即会议的指导思想。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等，都要在会议的主题确定下来之后，才可以据此一一加以确定。②拟发会议通知。会议通知应包括以下六项：一是标题，重点交代会议名称；二是主题与内容，这是对会议宗旨的介绍；三是会期，应明确会议的起止时间；四是报到的时间与地点，特别要交代清楚交通路线；五是会议的出席对象，如对象可选派，应规定具体条件；六是会议要求，指的是与会者材料的准备与生活用品的准备，以及差旅费报销和其他费用问题。③起草会议文件。会议所用的各项文件材料，均应于会前准备完毕。主要材料应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件材料，最主要的当属开幕词、闭幕词和主题报告。

要安排好与会者的招待工作。对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好准备。要布置好会场，不应使其过大，显得空旷无人也不可使其过小，显得拥挤不堪。对必用的音响、照明、空调、投影、摄像等设备，事先要认真调试。需用的文具、饮料，亦应预备齐全。

要安排好座次。排列主席台上的座次，目前我国的惯例是：前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。凡属重要会议，在主席台上每位就座者身前的桌子上应先摆放好写有本人姓名的桌签。排列听众席的座次，目前主要有两种方法：一是按指定区域统一就座；二是自由就座。

在会议进行阶段，会议的组织准备者要做的主要工作，大体有三项：第一，例行服务工作。第二，在会场之外，应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。对与会的年老体弱者，还须进行重点照顾。第三，必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动。

在会场之内，对与会者应有求必应，闻过即改，尽可能地满足其一切正当要求。

此外，还要精心编写会议简报，举行会期较长的大中型会议，依例应编写会议简报，认真做好会议记录。凡重要会议，无论是全体大会，还是分组讨论，都要做好必要的会议记录。会议记录是由专人负责记录会议内容的一种书面材料。会议名称、时间、地点、人员、主持者均要记录在内。在会议结束阶段，一般的组织准备工作主要有以下三项：①形成可供传达的会议文件；②处理有关会议的文件材料；③为与会者的返程提供方便。

一般而言，与会人员在出席会议时应当严格遵守的会议纪律，主要有以下四项内容：①规范着装。参加会议应当着正装，以示庄重和严肃。②严守时间。对于会议主办方来说，应严守会议时间，不要随意推后，也不要超时；对与会者来说，应准时参加会议。③维护秩序。会场要井然有序，与会者不要随意走来走去，干扰会场气氛。④专心听讲。手机一般应该关机或调到振动状态，更不应该在会场中大声打电话。

总之，会务礼仪最基本的要求就是“三周”：周全的考虑、周密的安排、周到的服务。参照这样的要求，我们会发现：

案例十四“一个多变的通知”，就是会前缺乏周全的考虑造成的。会议内容没有确定好，因此无法确定参加会议的人员，在已经电话通知的情况下，一再变更通知，朝令夕改严重影响了政府的严肃形象。

案例十五“请柬发出之后”，之所以造成失误，就在于秘书工作不细致，事先没有周密的安排。会议室没有确定下来就发了会议通知，等发了会议通知后才知道会议室另有安排，临时改变会议地点，这时另行通知已经来不及了，导致领导拂袖而去，影响甚大。

案例十六中的秘书缺乏的就是周到服务的精神。秘书小李有两点做得不周到：其一，以为会议资料只要准备齐全了，就万事大吉了。没想到应准备目录，便于大家查找，不至于在会议中手忙脚乱，找不到该找的东西。其二，以为有三位董事不出席会议，因此没有准备足够的资料，没有想到声称不出席的两位董事又来了，以至于资料不够，让自己被动。