机关事务文体

第3节　机关事务文体

【导读】

机关事务类文书，是指机关用于处理日常事务、交流信息、开展工作时所用的实用性文书。其内容不都带有鲜明的政治性，格式上没有法规的限定性，功能上没有法定的权威性，行文时也没有公文的庄重性。其特点具体表现在内容的公务性、格式的规范性、行文的定向性和功能的有限性四个方面。

机关事务文书一般分为会议和非会议的讲话报告所事先拟就的发言文稿，简报、计划、总结、调查报告、述职报告，备忘存查的机关事务应用文书，诸如会议记录、大事记等。

一、计划

计划是指各类机关、团体、企事业单位及个人对未来一定时间内要进行的工作或要开展的活动从目标、要求、措施、步骤、期限等方面预先作出书面化、条理化的设计安排的事务性文书。计划是个统称，像规划、纲要、设想、打算、要点、方案、意见、安排等都是根据计划目标远近、时间长短、内容详略等差异而确定的名称。

计划从不同的角度可以划分出不同的种类。按形式分，有文章式、条文式、表格式和综合式等。

计划一般由标题、正文、落款三个部分组成。计划的标题通常由计划时限、计划事项和文体名称组合而成。对外印发的计划常常把计划的制订单位也在标题内予以反映，如《中国轻工业总会2004年机关工作计划》。先行下发征求意见的计划，标题内应相应加括号注明“草案”、“初稿”、“征求意见稿”等字样。正文是计划的主体。正文一般要写出指导思想和基本情况、任务和指标、措施和步骤三个方面的基本内容。计划的落款就是在正文的右下方写清制定单位名称和制定或通过的日期。

二、总结

总结是指各类机关、团体、企事业单位及个人对前一阶段的工作进行回顾和检查，从中找出经验和教训，得出一些规律性的认识用以指导今后工作的一种事务性文书。总结也有各种别称，如自查性质的评估及汇报、回顾、小结等都具总结的性质。总结从不同的角度总结可划分为专题总结和综合总结。

总结一般由标题、正文和落款三部分组成。总结的标题常见的有由单位名称、时间界限、总结事项、文种名称构成的公文式标题，如《╳╳大学20╳╳年度工作总结》;以单行标题概括主要内容或基本观点，不出现总结字样，但对总结内容有提示作用的文章式标题，如某高校的专题总结《我们是如何实行教学与科研相结合的》;分别以文章式标题和文件式标题为正副标题，正标题揭示观点或概括内容，副标题点明单位、时限、性质和总结的双行式标题，如《知名教授上讲台教书育人放异彩——╳╳大学德育工作总结》。

总结的正文可以分为前言、主体和结尾三个部分。

前言是总结的开头部分，一般介绍工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并作出基本评价。前言的语言要力求简洁凝练，篇幅要尽量短小。主体是总结的核心部分。总结的基本内容，特别是主要成绩和经验、存在的问题和教训等，都要在这里进行具体介绍。可按总结的基本内容分项写，或采用经验综合叙述的形式，也可采用按时间顺序叙述的方式，即把整个工作相对分为几个阶段，再分别对各个阶段的情况进行介绍、分析、归纳，找出每个阶段的经验和教训。总结的结尾或以主体的最后部分作为全文的收束;或在主体后另写一段概括全文主要内容的文字作为结尾;在主体之后根据面临的新的工作任务，用一段带有鼓动性、激励性的语言，展望未来，指明今后的努力方向，以鼓舞斗志，增强信心。结尾落款，一般在正文右下方署单位名称和成文日期。

【示例一】

╳╳大学审计处2002年度审计工作总结

2002年在校党委和行政的领导下，在上级主管部门的指导帮助下，我们审计处全体同志认真学习、领会“三个代表”重要思想和“十六大”会议精神，一如既往地贯彻和落实《审计法》、《审计署关于内部审计工作的规定》和国家相关法律法规。以学校教育工作为中心，结合内审工作实际，紧紧围绕我校的热点、重点、难点问题开展审计工作，充分发挥内审的监督和服务职能，为学校领导及时提供决策依据。全年共开展各项审计400余项，为学校节约了大量资金。在深化学校改革，促进廉政建设，加强财务管理，提高经济效益等方面，真正起到了“经济卫士”和“参谋助手”的作用。由于工作成绩突出，我校审计处被评为2002年度╳╳市内审工作先进单位，两人被评为校级优秀共产党员和先进个人。现将情况总结如下:

一、基础建设(略)

二、学习及培训(略)

三、参与后勤改革(略)

四、参与校办产业改革(略)

五、参与各项招投标工程及政府采购(略)

六、具体审计工作(略)

七、工作体会

1.领导的重视与支持是搞好内审工作的关键。(略)

2.健全的审计机构，合理的人员结构及知识结构是做好审计工作的基础条件。(略)

3.内审要树立服务意识。(略)

总之，经过全处同志的共同努力，虽然我们取得了一定的经济效益和社会效益，为自己赢得了很多荣誉，审计处的工作也受到了领导的认可和支持，取得了全校职工的信任。但是随着中国WTO的成功加入和教育事业的蓬勃发展，随着我校改革的进一步深入，我们将面临许多新问题:审计工作急需与国际接轨，审计制度有待进一步完善，审计方法需进一步改进，审计力度需进一步加强。面对这些挑战，在以后的工作中，我们将在“十六大”精神指导下，努力工作、抓住机遇、总结经验、查找不足，结合“十六大”报告提出的“发展要有新思路、改革要有新突破、开放要有新局面、各项工作要有新举措”的重要思想，联系本单位的实际情况，努力使工作再上新台阶!

╳╳大学审计处

2002年12月31日

三、简报

简报，是机关、团体、企事业单位内部或者是某项中心工作、某次重要会议中用的沟通信息、交流经验、反映情况、汇报工作的期刊式事务性文书。简报常见的有简报、简讯、信息、动态、通报、通讯及内部参考、情况反映等。简报具有一般报纸新闻性的共性特点，又具有自身的特点，主要表现为内容专业性强、篇幅特别简短、限于内部交流三个方面。

简报从不同角度可分为综合简报，即全面、综合反映编发本单位工作进展、思想动态、成绩缺点等概况的简报，如某高校党委、校长办公室编《╳╳工作动态》;中心工作简报，指为配合、推动当前某项中心工作，掌握思想动态、交流推广经验而编发的不定期简报，如某市技术监督局和工商局联合开展的“3.15”质量大检查活动编发的《打假联合行动简报》;会议简报，指报道会议概况，反映会议交流经验和探讨的问题，传达和贯彻会议精神和决议的简报，如某校学代会秘书组编发的《╳╳学代会简报》。

简报一般由报头、文稿、报尾三部分组成。报头由简报名称、期数、编印机关、编印日期四个必备要素构成。除以上四个要素，视简报内容，保密要求，还可以增加简报编号、密级等要素，编号位于右上角，密级位于左上角。

文稿部分的内容包括:按语，是对文稿及使用作出说明、评价，如说明材料来源、转引目的、转发范围，表明对简报内容的倾向性意见及表示对所提问题引起讨论研究的希望等。按语的位置在报头下，文稿标题前。标题，可以是单行式新闻标题，也可以是文章式标题。正文，简报的正文一般前有导语，后有主体、背景等。在每篇文稿的右下端，署上供稿者姓名或供稿单位名称，然后用括号括上。

报尾在简报末页下1/3处用分割线与文稿部分分开，分割线下按照报送、发放方向，写上单位名称或领导者个人的职务、姓名。向上级行文写“抄报”，向平级行文写“抄送”，向下级行文写“抄发”。之后，再一条与上线平行的横线，线右下端根据需要标明“共印╳╳份”。

【示例二】

高等学校应重视安全教育

近年来，从各地反映的情况看，部分高等学校安全教育工作比较薄弱，学生缺乏应有的安全知识，观念淡薄，以致伤亡事故时有发生。这不仅给学生和家长带来痛苦，有时还打乱了学校的正常教学秩序，造成了不良影响。

据╳╳省高等教育局报告，5月21日夜11时35分，该省东海沿海海域发生6.2级地震。部分高校学生惊慌失措。有的从楼上冲下被挤伤，有的跳楼跌伤。据该省22所高校统计，有10所学校计100人受伤，其中重伤17人。

╳╳工学院有80名学生受伤。╳╳系╳╳级学生╳╳╳从二楼跳下，切除脾脏;╳╳大学6人跳楼，5人住院治疗。

╳╳水利学院三名学生受内伤，其中一人是从三楼跳下，脊椎损伤。另有╳╳师范学院到╳╳参加大学生运动会的裁判员，在╳╳工程学院从二楼跳下受伤。

5月22日，╳╳师范学院物理系个别学生起哄从床上跳下，造成6人受伤。

此事件说明学校安全教育工作做得较少，学生的应变能力差。各校应引起重视，加强这方面的教育工作。

四、调查报告

调查(研究)报告是通过对典型问题、情况、事件的深入调查，经过分析、综合，揭示出客观规律的书面报告。调查报告具有依据、宣传、指导和呼吁作用，应用范围相当广泛。它可以为党的方针、政策的制定和修改提供有价值的第一手材料;为领导机关掌握情况、研究问题、进行科学决策提供依据;可以引导人们正确看待社会的热点、焦点问题，为当前工作服务。调查报告亦有别称，像考察报告、调研报告及╳╳调查等都属于调查报告范畴。

按内容的繁简可以把调查报告分为综合性调查报告和专题性调查报告，再按内容性质又可以详分为情况调查报告，指关于某领域、某地区、某单位或社会的某方面基本情况的调查报告，如《当代大学生心理“透视”》;典型经验调查报告，指对某一地区或单位贯彻执行党和国家的方针、政策的典型经验进行总结、推广的调查报告;问题调查报告，指对工作中发生的重大事故、出现的严重失误所写的调查报告，如《北京地区车辆拥堵调查报告》。

撰写调查报告要把握三个环节:一是深入调查，获取材料;二是认真分析研究，揭示客观规律，确定主旨;三是精心谋篇布局，完成撰拟工作。调查的方法可采用问卷法、访谈法、座谈法等多种形式。其结构由标题、正文、结语和落款几部分构成。

调查报告的正文一般包括前言、主体、结语和落款四部分。前言，是开头部分，着重介绍基本情况并提出问题。主体是调查报告的核心内容，也是对调查研究结果的具体引证、说明部分。根据内容表达层次的不同可采用“情况——成果——问题——建议”式结构、“成果——具体做法——经验”式结构、“问题——原因——意见或建议”式结构和“事件过程——事件性质结论——处理意见”式结构等不同的结构方式。结语，指调查报告的结束语。结语带有结论性质，常用来总结概括全文、提出相关的建议或对策等，是分析问题、解决问题的必然结果。调查报告的落款要写明调查者单位名称和个人姓名，以及完稿时间。

【示例三】

╳╳市关于农民工培训工作的调查报告

加强农民工培训工作，是促使农村富余劳动力向第二、第三产业转移，加快农村城镇化进程的需要，是调整农业、农村经济结构，促进农业增效、农民增收，农村经济发展和保持社会稳定，解决“三农”问题的重要举措，对于实现党的“十六大”提出的全面建设小康社会宏伟目标具有十分重大的意义。为贯彻省政府办公厅转发省农业厅等部门《关于加强农民工培训工作的意见》文件精神和省农业厅《关于组织开展农民工培训调研工作的通知》要求，近期特对我市农村富余劳动力转移培训、农民工素质及就业现状进行了一次全面调查，总结分析经验，探讨问题，提出建议及对策。

一、农民工基本情况

(一)农村劳动力及农民工素质状况(略)

(二)农民工就业分布和收入情况(略)

二、我市农民工培训工作进展情况

(一)农民工教育培训资源状况(略)

(二)开展农民工培训的主要措施和经验

1.各级党委、政府领导重视，是农民工培训工作的重要保证。(略)

2.开展形式多样的培训、就业指导、管理与服务工作。(略)

(三)农民工培训中存在的主要问题

1.对农村劳动力转移培训仍然存在认识不到位，引导扶持不力的问题。(略)

2.培训经费投入不足，缺乏必要的经费作支撑。(略)

3.对农民工的管理不力，就业指导信息服务不够。(略)

4.多数培训机构基础条件较差，缺乏培训所需设施、设备和高水平的培训教师队伍。对培训机构的考核与监督不力，农民工培训质量无保障。

三、对进一步加强农村富余劳动力的转移培训的对策与建议

(一)强化政府行为，建立长效培训机制

(二)加大财政投入力度，切实保证农民工培训工作正常开展(略)

(三)建立培训体系，健全运行机制(略)

(四)创新培训模式，树立新的培训观念(略)

(五)建立完善的农民工培训激励机制(略)

通过以上措施，逐步探索一条适合我市农村富余劳动力转移就业培训路子，把农民工培训工作做得更好。

╳╳市劳务输出办公室:╳╳╳执笔

二○○四年三月一日

五、述职报告

述职报告，是指党政机关，企事业单位、社会团体的干部，向主管领导部门、人事部门或选区的选民，或本单位的职工群众，陈述自己在一定时期内的工作业绩、问题和设想的自我评述性的报告文书。述职报告一般由标题、称谓、正文、落款四部分组成。

述职报告的标题，常见的写法有文种式标题，如《述职报告》;公文式标题，由姓名、时限、事由、文种名称构成，如《╳╳╳2002年至2005年任商业局长职务的述职报告》;文章式标题用正题或正副题配合，如《全心全意为老干部服务——1999年度述职报告》。

书面报告的称谓，写主送单位名称，如“╳╳党委”、“╳╳组织部”等;口头报告的称谓，写对听者的称呼，如“各位领导，同志们”等。

述职报告的正文，由开头、主体、结尾三部分组成。开头，又叫引语，一般交代任职的自然情况，包括何时任何职，变动情况及背景;岗位职责和考核期内的目标任务情况及个人认识;对自己工作尽职的整体评价。主体，是述职报告的中心内容，主要写业绩、做法、经验、体会或教训、问题、今后努力方向等，重点写好以下几个方面:①履行工作职责的情况，包括对党和国家的路线方针政策、法纪和指示的贯彻执行情况，对上级交办事项的完成情况，对分管工作任务完成的情况。②工作中存在的问题。结合履行工作职责的情况，分析工作中还存在的实际问题，并具体分析问题产生的原因。③努力方向。结合工作中存在的问题，并提出今后改进的意见和措施。结尾一般写结束语。常用“以上报告，请审阅”、“以上报告，请审查”、“专此述职”、“以上报告，请领导、同志们批评指正”等。落款，述职报告的落款，写上述职人姓名和述职日期或成文日期。

【示例四】

北京市科学技术委员会╳╳主任述职报告

各位副主任、秘书长、各位委员:

2003年2月27日，市十二届人大常委会第一次会议决定，任命我为北京市科学技术委员会主任，我的主要工作职责是:组织科委贯彻落实国家有关科技工作的法律、法规以及战略、方针、政策，编制本市科技发展战略、科技发展规划和重大科技计划并组织实施，承担市政府有关科技发展的行政管理工作等。根据市人大常委会决定，现将我任职以来依法履行职责的情况向市人大常委会报告如下，请予评议。

一、履行工作职责的情况

我任职两年多来主要抓了三件事:第一，在深化“二四八工程”的过程中，提出“一二三”总体工作思路;第二，大力组织实施“三大行动”;第三，加速科委职能转变。

(一)深化“二四八工程”，提出“一二三”总体工作思路

(二)组织实施三大行动

1.大力实施引擎行动(略)

2.大力实施涌泉行动(略)

3.大力实施科技奥运行动(略)

(三)推进科委职能转变(略)

二、目前存在的问题与不足

(一)科技创新对转变经济增长方式的作用需要加强(略)

(二)企业的创新主体地位尚未完全确立(略)

(三)科技支撑社会全面发展的作用还比较薄弱

(四)科委的自身建设需要加强(略)

三、下一步要重点做好的工作

(一)利用科技手段提升产业竞争力，促进经济增长方式的转变(略)

(二)提高自主创新能力，力促企业成为技术创新主体(略)

(三)加强科学技术普及，建设节约型社会，使科技进步惠及全体市民(略)

(四)加强学习型组织建设，深化科技管理改革，完善科委内部管理(略)

各位副主任、秘书长、各位委员，感谢市人大常委会安排对我进行述职评议，这是对我工作的全面检查、考核和监督，也是对我最大的关心和帮助。我一定认真听取市人大常委会对我的述职评议，以及各位委员、代表对我提出的批评、意见和建议，以积极的态度诚恳接受，努力提高自己，加强与人大代表的交流与沟通，更好地履行党和人民赋予我的职责。

2005年╳月╳日

【思考与训练】

1.写本学期入学以来的学习总结。

2.撰写一份全班同学学习实践“八荣八耻”的调查报告。