民营企业档案收集难的成因及对策

田芳容

(杭州娃哈哈集团有限公司)

摘　要:民营企业日益规模化、科技化、国际化，成为国民经济的重要组成部分。民营企业档案管理工作不仅要跟上企业经济发展的步伐，更应努力让档案管理工作服务和助力企业发展。收集工作是档案管理工作的基础，是企业档案信息资源实现集中统一管理的重要环节，同时也是当前民营企业档案管理工作中最为薄弱的环节。笔者从多年工作实际，分析了民营企业档案收集工作困难的成因，并提出了相应的对策。

关键词:档案收集　成因　对策

民营企业日益规模化、科技化、国际化，成为国民经济的重要组成部分。民营企业档案管理工作不仅要跟上企业经济发展的步伐，更应努力让档案管理工作服务和助力企业发展。在企业档案管理诸环节中，收集工作是档案管理工作的基础，处于整理建档和利用编研的初始阶段，是企业档案信息资源实现集中统一管理的重要环节，同时也是当前民营企业档案管理工作中最为薄弱的环节。

一、民营企业档案收集中存在的问题

虽然信息化技术的应用对企业档案管理工作起到了全新的积极的推动作用，无论是企业OA软件对文书档案的收集，还是PDF研发系统对科研材料的汇总收集，都很大程度上提高和保障了文件的收集齐全完整。但总体看来，企业档案收集工作仍存在很多问题，一是企业档案收集移交工作不及时，需档案部门多次督催，移交收集进度缓慢，不能按照规定时间完成收集。二是企业档案材料收集不齐全，比如同一事件收集不完整，如文书档案有批复无请示，有会议讲话无会议记录等;包括反映企业各类活动内容收集不齐全，如文书材料重视红头文件，忽略如公司简报会议记录、非生产性合同以及其他具有原始凭证性等材料的收集;包括类别收集不齐全，如基建档案重视立项施工验收等各阶段文字和图纸材料收集，忽略了基建照片光盘等声像档案收集;包括载体不齐全，如各类重要材料收集了纸质原件，忽略了电子档案同步收集;等等。

二、民营企业档案收集难的成因

(一)企业档案管理制度未及时更新或未落实到位

与企业实际相符的档案管理制度是有效开展档案工作的行动指南。企业档案部门制度陈旧，不随着企业生产经营活动的变化而及时更新，对于收集范围、收集时间、载体类型等各类工作要求不明确，从而给档案收集工作的开展带来困难。另，即使制度下发，而落实不到位，比如科研档案的三纳入四同步，没有认真执行，那么企业档案管理人员对文件材料的形成心中没谱，导致档案收集工作被动。

(二)企业档案形成人员或关键岗位人员归档意识淡薄

一是重效益轻档案，企业生产经营管理活动中，特别是那些从事生产研发销售活动的关键岗位人员，重视工作过程中产生的经济效益，忽略了文件归档后利用产生的次效益，认为过时的文件材料已无用处或用处不大，不及时整理移交，忽视归档工作。如遇人员调动或工作岗位变动，对经手或积存的档案材料未办移交，极易造成材料的散失。二是部门领导或经办人员档案意识淡薄或观念出现偏差，认为越是重要的材料越应该放在自己手上才放心，为了所谓保密、方便己用而不愿移交。有些研发人员甚至认为自己工作中的研发成果材料是属于自己的而不愿意移交，无知地将企业资产变成个人材料。上述这些做法都直接影响企业文件材料收集工作的有序开展。

(三)企业档案工作人员业务素质不高

民营企业档案管理人员属于服务型辅助性工作岗位，工资薪酬体系有别于一线工作人员，普遍存在工作责任心不强，主动性不够的现象。再者，由于企业档案工作人员大多是非档案专业人员，没有系统的档案知识学习经历，工作中延续以往的方式方法，缺乏思考和创新，对收集上来的文件质量验收审核不到位，无法在收集验收环节做到即刻指导和整改收集工作，避免档案收集问题出现。

(四)企业档案收集网络不健全

达到一定规模的民营企业，部门机构齐全、下属分公司较多，而企业档案管理工作一般由文书部门领导。企业档案管理的收集工作，往往被看成是文书部门分内之事，其他部门或人员参与度低，支持和配合力度欠缺，从而使企业各类文件材料收集归档工作力不从心，收集工作效率低下。这是因为企业没有建立有序的档案管理体系，档案管理工作网络不健全。

三、做好民营企业档案收集工作的对策

针对实际情况，企业可通过如下几方面的工作来保障档案收集工作的开展。

(一)重视企业档案制度建设和信息化管理建设，为各部门分公司收集归档提供参考依据和技术支持

结合自身行业特点，按企业内部机构设置和岗位职责范围、岗位工作流程等制定出一套适用于本企业的切实可行的归档制度。制度规定企业的绩效考核部门，将企业各类材料的形成、积累、整理和归档工作，纳入企业有关部门的职责范围(岗位责任制和经济责任制)和各项管理程序，纳入企业领导议事日程，并纳入行政、生产、科研、基建和经营等各项活动和工作计划。企业集团的产品定型、鉴定，科研成果鉴定、发布，设备开箱，基建工程竣工验收，等等，必须有档案工作人员(部门兼职档案员)参加。

每年根据企业生产经营实际工作修订归档范围和期限表。企业档案室按照以往档案工作总结下来的经验及企业的年度实际工作变动情况，确定企业各部门和分公司所要收集的档案范围、档案文件类型、档案上交时间等，制定固定的表格形式，通过公文下发至企业各个部门和分公司。针对特殊的档案，如大型活动、重大案件、危机公关、项目申报等，则明确要求提交材料的成套性，以保证档案文件材料收集的及时完整。

企业应重视对档案管理信息化建设的资金投入，购置档案管理信息化所需要的软、硬件设施，譬如我们企业1994年集团档案室即配备了电脑、打印机、扫描仪等常用设备。2001年集团引进津科档案管理系统，2009年再次配置了量子档案管理系统，与公司公文管理系统对接，实行文档管理一体化，与研发部门的PDM系统对接，实现图纸网络管理，这样使企业档案收集工作更加便捷，档案管理工作效率大幅度提升。集团档案室同信息化部门共同制定了档案管理信息化战略，并纳入集团工作中心计划，为档案工作信息化提供了坚实后盾与保障。

(二)重视档案知识宣贯，让企业人员认识档案重要性，提高档案收集归档意识

举行档案培训会议，进行档案工作宣贯，提高归档意识。为让企业人员从上至下认识到档案管理对企业发展和员工个人的重要性，集团档案室每年年终制订次年的档案培训宣贯计划，通过远程视频会议、专项培训、实地培训等多种形式，提高部门兼职档案员、办公室主任及骨干员工的档案归档意识和材料收集水平。通过与集团政治部、工会等部门联合，在企业文化建设过程中，以企业发展历史为主题进行企业文化宣传，无论是在新员工入职培训、各地领导视察、参观旅行团来访，还是企业对外招聘演示、企业记忆之窗等各类活动中，档案部门都提供了强大的实质的支持。公司各级领导层也看到了档案发挥的作用并越来越支持和重视企业档案管理工作，企业档案收集工作得以顺利高效开展。

(三)重视档案业务培训，提高企业档案工作人员档案收集能力

企业对档案从业人员招聘把关，除要求具备认真敬业勤勉踏实、忠于职守维护史实的工作精神外，还要具备较强的学习能力，敢于更新观念，重视档案专业知识学习，不断提高业务水平。企业对集团新入职档案人员，要求参加档案行政主管部门主办的档案基础知识培训，做到持证上岗，并鼓励档案人员通过理论结合实践操作的学习，取得相应的职称证书。另企业集团档案室专职人员除送出外面培训外，还定期参加企业内部信息化部门组织的信息化职业技能培训，以主动应对和引领日益变化的档案信息化管理发展现状。企业档案工作人员根据具体材料形成实际，利用传统接收方法收集档案外，还利用档案信息化技术做到主动收集、全面收集、智能化收集。

(四)重视档案管理网络建设，实现档案收集责任制管理

各部门和分公司是企业档案的形成单位和来源，对于本部门和本分公司的档案内容、档案形成背景、档案利用的查考价值都有着较直观的理解和认知。因此，档案工作实行集团统一领导，分级管理。集团设立档案室，归口于集团总经理办公室，负责全集团档案工作的决策和检查;各部、分公司建立健全二级档案管理网络(部/分公司级、科室/车间级)，接受企业集团档案室的监督、指导和考核。企业集团档案工作接受上级档案行政管理部门的监督和指导。由此，形成档案工作管理网络，逐级开展档案管理工作。各部门和分公司设立的兼职档案员，负责该部门和分公司档案材料的收集、移交、递转，将该部门收集归档质量纳入办公室主任的绩效考评环节，在月度奖、半年奖和年终奖里均有体现，以此措施强制各部门或分公司按时保质收集移交档案，保障企业集团档案管理收集工作的高效完成。

参考文献:

[1]高建华.房地产开发企业档案收集难的原因及对策[J].浙江档案，2003(11).

[2]范世清.民营企业档案工作动力机制研究[J].档案学通讯，2006(3).