薪资管理日常业务处理

任务二　薪资管理日常业务处理

任务描述

薪资核算和管理的正确与否关系到企业每一个职工的切身利益，对于调动每一个职工的工作积极性、正确处理企业与职工之间的经济关系具有重要意义。所以，薪资管理系统日常业务处理是财务人员必做的功课。

任务分析

薪资管理系统日常业务处理的主要任务包括：工资分摊和自动转账凭证的生成、删除及冲销，工资变动处理，个人所得税计算，期末薪资管理系统生成数据向总账系统的传递，工资报表管理等。

相关知识

一、工资数据管理

（一）工资变动管理

初次使用薪资管理系统时，应先进行职工个人工资基本数据的输入。在日常工资数据处理过程中，仅就变动的工资数据进行修改或录入，如平常水电费扣发、事病假扣发、奖金录入等，都是工资数据经常变动的内容，而人员增减、部门变更则必须在人员档案中进行处理。在进行工资数据变动处理前，如果是第一次使用薪资管理系统，应确认已进行工资项目设置和计算公式设置，然后再录入数据。

工资数据的编辑和调整是工资变动处理的主要内容，也是薪资管理系统的主要工作之一。为了简化日常的工资数据编辑工作，薪资管理系统将工资数据分为固定项目和变动项目两大类。

固定项目比较稳定，它是指每月基本不变的项目，如基本工资、基础津贴、固定补贴、岗位工资等；变动项目是指每月均要发生变化的项目，如病事假扣款、水电费扣款等。在薪资管理系统中，对固定项目和变动项目的数据处理方式有所不同。固定项目可以在系统初始时输入，当月不需要进行修改；变动项目在项目发生变动时输入或修改，如果工资变化数据有规律，可以利用函数进行修改。

通用薪资管理系统一般都提供给用户比较完善的薪资数据的编辑功能，系统列示所有薪资数据的编辑区间，由用户顺序录入初始薪资数据。编辑薪资数据的常用方法是在适当的位置直接录入或修改每一职员的各项目薪资额。在薪资数据编辑中，常用的操作方法有以下几种。

1．数据定位

这是使用户很快寻找到需要编辑的满足指定条件的第一个薪资记录位置的方法。

2．数据过滤

这是一种根据所输入的条件对当前窗口所显示的内容进行删减的方法。过滤操作中最主要的是对过滤条件的设置，一般允许用户直接输入过滤条件，也可以根据系统提供的引导功能选择输入过滤条件。

3．数据查询

这是为用户提供的在当前界面寻找适配职员记录的方法。查询与过滤是两种不同的处理功能，查询定位于满足条件的第一条记录，过滤是将满足条件的全部记录都显示在当前窗口。

4．数据替换

这是用户通过替换操作对指定范围内的记录中的某一薪资项目作规律性的运算，从而一次性更改多个记录数据。替换操作适用于对多个职员的某一薪资项目作规律性的更改。

（二）工资分钱清单

工资分钱清单是按照本单位计算的工资发放分钱票面额清单，方便会计人员根据此表从银行取款并发放给各部门。但是采用银行代发工资的企业一般无须进行工资分钱清单的操作。工资分钱清单包括部门分钱清单、人员分钱清单和工资发放取款单三个部分。

（三）扣缴所得税

薪资管理系统提供了个人所得税的自动计算功能，并生成个人所得税纳税申报表。其提供的个人所得税计算是为普遍使用的工资所得设置的。

（四）银行代发

在实际工作中，工资的发放一般有现金发放和银行代发两种方式。采用现金发放方式的用户，可以使用薪资管理系统的“工资分钱清单”功能，筹划现金提取的票面组合；采用银行代发方式的用户，可以使用系统提供的“银行代发”功能，制作符合银行要求的工资发放文件。

二、月末处理

在会计期末，用户需要对工资核算进行相应的处理，将当期的工资数据经过处理结转到下一期，并自动生成下期新的工资明细表。如果要对多个工资类别进行处理，就需要打开多个工资类别，逐个进行月末处理；如果当期的工资数据未汇总，系统将不允许进行月末处理同时，如果进行了月末处理，就不能再对工资数据进行修改。

（一）工资分摊

工资分摊是指对当月发生的工资费用进行工资总额计算、分配及各种工资附加费用的计提，并制作自动转账凭证，传递到总账系统供登账处理之用。

月末，单位要对各部门、各类人员的工资费用进行分配核算。通过本系统可以设置各项费用计提基数，并计提应付福利费、工会经费、职工教育经费等费用。

（二）生成凭证

生成凭证是指将工资分配及附加费用分摊的结果通过凭证的形式传递到总账系统，避免在总账系统中进行二次录入。

（三）月末结转

月末结转是指将当月数据经过处理后结转至下月。每月工资数据处理完毕后均可进行月末结转。由于在工资项目中有的项目是变动的，即每月的数据均不相同，在每月工资处理时均需将其数据清为0，而后输入当月数据，此类项目即为清零项目。

（四）反结账

当工资管理系统结账后，发现还有业务或其他事项需要在已结账的月份进行处理，此时账套（类别）主管可以使用反结账功能，取消已经结账标记。

简单操作步骤提示：以要反结账的次月登录薪资管理系统，单击“业务处理”→“反结账”，选择要反结账的工资类别，再单击【确定】按钮即可完成反结账。

三、薪资报表输出

薪资数据资料可以由屏幕和打印机两种途径输出，其种类包括以下几种。

（一）薪资发放表

薪资发放表用于在发放薪资时提供给职员进行核对和签领，它是基础薪资数据资料按薪资发放表的定义格式生成的报表。

（二）薪资条

薪资条是发放薪资时提供给每位职员用于核对薪资项目数额的报表。

（三）部门汇总表

部门汇总表用于统计各部门的薪资费用的发生情况。

（四）薪资票面分解表

薪资票面分解表用于从银行正确提取所需的不同面额的人民币，以便于分发薪资。

（五）所得税申报表

所得税申报表是指根据个人所得税的计算结果形成的职员个人所得税申报表（或所得税计算表）。

四、工资数据统计分析

工资业务处理完成后，相关工资报表数据同时生成，这是计算机处理与手工处理的不同之处。薪资核算的结果以转账凭证的形式传输到总账系统，在总账系统内可以进行查询、审核、记账等操作，但是不能修改、删除。要删除、冲销转账凭证，需要执行薪资管理系统中的凭证查询功能。

五、薪资管理系统服务

（一）备份薪资数据

每次或每月薪资核算完成以后，应将系统内的数据复制到软盘、硬盘或其他存储媒介，这是防止薪资核算环境被破坏或薪资数据被丢失的最有效的手段。

在备份操作中，一般需要用户选择备份盘所在的驱动器或目录。

（二）恢复薪资数据

恢复数据是将备份在软盘或硬盘上的薪资备份数据重新复制到系统环境中。数据恢复过程通常是一个对备份数据进行释放或解密的过程。数据恢复一定要使用软件本身所提供的恢复功能来进行，而不应利用操作系统的文件处理功能来进行操作。

数据恢复时的操作主要有：选择驱动器，即指定原备份数据所在的位置；选择日期，即确定恢复哪年哪月的备份资料。

（三）删除往年薪资数据

当硬盘的剩余空间不足以保存太多的历年数据时，应考虑删除硬盘中保存的往年数据。但在删除往年数据前，应确认对各年数据均已作了可靠的备份。

薪资管理系统的服务功能还有更改操作员、查看日志文件、重建文件索引等项目。

任务实施

实例4-9　对职员陈中林的工资变动进行处理。

操作步骤

1）在薪资管理菜单下单击“业务处理”→“工资变动”，进入“工资变动处理”界面，如图4-10所示。

图4-10　“工资变动处理”界面

2）双击相应栏直接录入数据，或者单击工具栏【编辑】按钮，在弹出的“工资数据录入_页编辑”对话框录入数据。单击【保存】按钮，确认数据的输入。

实例4-10　对光明公司进行代扣个人所得税设置。

从工资中代扣个人所得税，工资不扣零，人员编码长度为3位，所得项目为工资，对应工资项目为计税基数，计税基数为1 600元。

操作步骤

1）在薪资管理菜单下单击“业务处理”→“扣缴所得税”，弹出“栏目选择”界面。在此界面选择“所得项目”为“工资”，选择“对应工资项目”为“计税基数”。设置完毕后单击【确定】按钮，进入“所得税申报”界面，如图4-11所示。

图4-11　“所得税申报”界面

2）在“扣缴所得税”界面内单击工具栏【税率】按钮，弹出“税率表”对话框，如图4-12所示。设置“基数”为2 000，“附加费用”为2 800。当税率设置完毕，单击【确定】按钮，系统将根据用户的设置自动计算并生成新的个人所得税申报表。

图4-12　扣缴所得税界面

实例4-11　在“神州光明有限公司”账套中进行银行代发设置。

工资代发银行为中国建设银行，账号长度为11位，录入时自动带出的账号长度为8位，单位编号为8650203106。

操作步骤

在薪资管理菜单下单击“业务处理”→“银行代发”，进入“银行代发”界面。首次使用银行代发功能时，系统自动弹出“银行文件格式设置”对话框，设置代发工资数据中所包含的项目以及项目的数据类型、长度和取值范围等。

温馨提示

对于外币工资类别，用户要输入外币汇率；税率表设置功能调整到“选项”功能的“扣税设置”页面，在扣缴所得税模块就能查看税率表。

实例4-12　进行光明公司期末工资分摊设置。

1．计提费用类型及比例（见表4-2）

表4-2　光明公司计提费用类型及比例

2．工资分摊设置（见表4-3）

表4-3　光明公司工资分摊设置

操作步骤

1）在薪资管理界面内单击“业务处理”→“工资分摊”，进入“工资分摊”对话框，如图4-13所示。

2）在“工资分摊”对话框中单击【工资分摊设置】按钮，打开“分摊类型设置”对话框单击【增加】按钮，弹出“分摊计提比例设置”对话框，如图4-14所示。“计提类型名称”输入新增加的“福利费分摊”以及设置“分摊计提比例”为“14%”。

图4-13　“工资分摊”对话框

图4-14　“分摊计提比例设置”对话框

3）在“分摊计提比例设置”对话框中单击【下一步】按钮，进入“分摊构成设置”界面如图4-15所示，在此界面双击空白栏目，参照系统提供的内容选择分摊的部门名称、人员类别、项目以及生成凭证应借贷方的科目（见表4-3）。

图4-15　“分摊构成设置”界面

4）分摊构成设置完毕，单击【完成】按钮，返回“分摊类型设置”对话框，此时对话框已经保存了所增加的内容。

实例4-13　对光明公司账套的薪资进行月末处理，并将所有工资项目全部清零。

操作步骤

1）在薪资管理菜单下单击“业务处理”→“月末处理”，弹出月末处理对话框。单击【确定】按钮，弹出“月末处理之后，本月工资将不许变动！继续月末处理吗？”的提示框，如图4-16所示。

图4-16　月末处理对话框

2）继续月末处理，单击【是】按钮，系统弹出“是否选择清零项？”提示框，单击【是】按钮，系统弹出“选择清零项目”对话框。

3）将所有的工资项目选入右边的空白框内，单击【确定】按钮，弹出“月末处理完成”提示框，单击【确定】按钮结束月末处理工作。