辅助核算设置及期初余额录入

任务三　辅助核算设置及期初余额录入

任务描述

目前，神州光明机械制造公司的主体账套已经建立，需要对部门、往来项目等辅助账进行管理。该公司现有员工13名，公司设置管理、生产和业务三大部门；目前有固定客户5个，长期合作供应商3个，详细信息见下面实例。

任务分析

会计电算化与手工不同的是，财务人员在建账初期，除了建立基本账套之外还需要将单位的机构设置、人员编制、往来单位等基本信息进行统筹安排并在财务软件中加以设置，以方便以后的日常管理。此项操作任务既可以由账套主管“王燕”来完成，也可由会计人员“李红”来执行。

相关知识

一、辅助核算设置

（一）部门核算设置

设置部门核算的目的主要是便于管理人员对各部门各职员进行管理。部门辅助核算方式特别适用于部门和部门核算科目较多的单位或内部管理要求较高的单位。由于财务科希望能及时掌握各部门各项收支的发生情况，各部门也希望随时了解本部门的各项收支发生数额，这对收支项目的部门辅助核算提出了客观的要求。

采用部门辅助核算方式不仅减少了会计科目和项目的数量，而且能很方便地输出按部门归集的各项收入与支出数据，有利于对部门业务的考核与控制。在采用部门辅助核算后，就可以将各部门作为辅助核算项目来设置，而不再将部门设置为各费用科目下的明细科目。部门辅助核算期初设置包括部门档案设置、人员类别设置及人员档案设置。

1．部门档案设置

部门是指用户单位下辖的需要区别核算方法或具有相应管理要求的单元。部门是一个逻辑概念，其与单位内部实际的职能部门不一定一一对应，甚至可以完全不同。部门档案的内容包括部门编码、部门名称、部门属性、部门负责人等。

2．人员类别设置

人员是指参与用户单位的业务活动，且需要对其进行核算和业绩考核的人员。要为企业人员建立详细的档案，首先需要对人员进行分类，即人员类别设置。设置人员类别的目的在于对企业的人员类别进行设置和管理，以满足企业精细化管理的需求。

3．人员档案设置

人员档案主要用于设置企业各职能部门中需要进行核算和业务管理的职员信息，必须先设置好部门档案才能在这些部门下设置相应的人员档案。除了固定资产和成本管理产品外，其他产品均需使用人员档案。如果企业不需要对职员进行核算和管理，则可以不设置人员档案。人员档案主要包括职员编码、姓名、所属部门、人员属性等。

（二）往来单位信息设置

往来单位信息设置就是对与本单位有业务往来核算的客户和供应商进行分类并设置其基本信息，以便对各种往来业务进行及时处理，对往来单位的数据进行统计分析，从账龄分析表中评价客户的信用等级，掌握催款和还款方向等。往来单位信息设置主要包括地区分类、客户分类、客户档案、供应商分类、供应商档案等详细信息的设置。

1．地区分类设置

在财务管理软件系统中，采购管理、销售管理、库存管理和应收应付账管理子系统都会使用到供应商档案、客户档案，而供应商档案、客户档案都会涉及所属地区信息。如果企业需要对供应商和客户进行统计，则首先应该建立地区分类体系。一般的财务软件预置的地区分类最多可设五级，企业可以根据实际需要进行分类。

2．客户分类设置

当企业的往来客户较多时，应对客户进行分类，以便于对客户进行分类统计和汇总等分类管理。客户分类可以按行业、地区等进行划分。建立客户分类后，可以将客户设置在最末级的客户分类之下。客户分类信息包括类别编码和类别名称两部分。

3．客户档案设置

建立客户档案可以对客户的数据进行分类、汇总和查询，以便于加强往来管理。使用客户档案管理时，首先应收集整理与本单位有业务往来关系的客户的基本信息，以便在客户档案设置时将信息准确输入。客户档案所需基本信息主要包括客户编号、客户名称、客户所属分类、开户银行名称、账号、税号、联系方式、信用等级等。

4．供应商分类设置

当企业的往来供应商较多时，应对供应商进行分类，以便于对供应商进行分类统计和汇总等分类管理。供应商分类可以按行业、地区等进行划分。建立供应商分类后，可以将供应商设置在最末级的供应商分类之下。供应商分类信息包括类别编码和类别名称两部分。

5．供应商档案设置

建立供应商档案主要是为企业的采购管理、库存管理、应付账款管理服务的。在填制采购入库单、采购发票和进行采购结算、应付款结算和有关供货单位统计时都会用到供货单位档案，因此必须先设立供应商档案，以减少工作差错。在输入单据时，如果单据上的供货单位不在供应商档案中，则必须在此建立该供应商的档案。

（三）项目设置

项目核算是指针对某些核算对象的特殊要求设置专门的核算项目，以提供核算项目的详细业务资料为目标所进行的项目辅助核算。其特点在于，围绕一个专门的核算对象或核算内容，将所有发生在该对象上的各种收支进行归集，并以专项辅助账的形式予以输出。

通用会计软件中的项目是指独立于会计科目体系之外的，由软件的辅助核算功能对其实施系统的、灵活的核算和管理的特定内容。在单位会计核算中，可根据需要设置多个项目目录，以满足不同会计科目的辅助核算的需要。项目可以有任意多种，如收入项目、费用项目、商品项目、成本项目等。项目设置的主要内容包括定义项目大类、指定核算科目、定义项目分类、定义项目目录设置等。

1．定义项目大类

项目大类就是项目核算的分类类别，其内容包括项目大类名称、定义项目级次、定义项目栏目等。项目大类名称是指该类项目的总称，而不是会计科目的名称；定义项目级次就是定义项目编码规则；定义项目栏目就是编辑项目栏目的名称和各栏目的属性。

2．指定核算科目

指定核算科目就是指定核算项目大类所使用的会计科目。一个项目大类能够指定若干个会计科目，而一个会计科目只能够指定到一个项目大类中。注意，本功能应该在会计科目输入完成之后再执行。

3．定义项目分类

项目大类可以进一步细分成具体的项目分类。为了便于企业统计，我们需要在此进行项目分类的定义。

4．定义项目目录

企业在设置了项目大类及项目分类后，就应该定义更为具体的项目信息了。这项工作是通过“项目目录维护”功能来进行的。

二、期初余额录入

如果是在年初时建账，则期初余额就是年初余额，可以直接录入各账户的年初余额；如果是年中启用账务处理系统，则应先将各账户的年初余额和年初到启用期前的借贷方累计发生额一并整理出来，多数通用软件都将根据年初余额和累计发生额自动计算出启用期期初余额。

录入期初余额时，一般只需要输入最末级科目的发生额和余额即可，各非最末级科目的发生额和余额可由计算机自动进行计算生成。

（一）基本账务期初数据录入

所有数据基本上只与最末级会计科目直接相关联。所谓最末级科目，是指不含有下级科目的会计科目。最末级科目可以是各级明细科目，也可以是通常意义上的总账科目。例如，“应交税金——应交消费税”、“应交税金——应交增值税——进项税额”等均属最末级科目。

录入最末级科目的年初余额和累计发生额后，其上级科目的余额和累计发生额就由系统自动计算生成。例如，“银行存款”科目下设二级科目“建行存款”、“中行存款”，应分别在“建行存款”、“中行存款”科目下输入相应的金额，则系统会自动计算出“库存现金”科目的余额。

（二）辅助账期初数据录入

对于部门辅助核算科目，系统将要求输入各部门的年初余额和本年累计发生额；对于往来辅助核算科目，除了按要求输入年初余额和本年累计发生额外，还需要逐笔输入往来未清账务的发生时间、内容、经手人、编号等内容，以供日后清账核销时使用；在录入项目辅助核算科目数据时，除了按要求输入年初数和本年累计发生额外，也需要逐笔输入项目业务的内容、经手人、编号等内容。

如果使用了应收（应付）系统，并且客户（供应商）往来由应收（应付）系统核算，那么，应该在应收（应付）系统中录入含客户（供应商）辅助核算科目的明细账期初数额。期初数据反方向余额用负数形式输入。

（三）银行对账期初数据录入

在第一次使用银行对账功能前，系统要求分别录入日记账和对账单的未达账项；在开始使用银行对账功能之后，则只需录入银行对账单即可。

（四）试算平衡

期初余额录入后，为了检验数据的正确性，依据“借方余额=贷方余额”的原理，进行全部科目的余额试算平衡，以保证所录入的初始余额数据准确、可靠。如果试算后结果不平衡则不能正式启用该账套。

所谓期初余额试算不平衡，是指全部科目的借方期初余额合计数和全部科目的贷方期初余额合计数不相等。这时应仔细核对、认真查证并修改。

余额校验平衡后，系统将以“启用账套”的形式使当前系统过渡进入日常业务处理过程。

任务实施

实例2-6　根据如表2-1所示的信息，设置光明公司的部门档案。

表2-1　光明公司的部门设置信息表

操作步骤

图2-20　“部门档案”窗口

2）在“部门档案”窗口中单击工具栏上的【增加】按钮进入二级部门档案对话框，在“部门编码”、“部门名称”、“部门属性”栏内依次输入“0101”、“总经理室”、“管理部门”，单击【保存】按钮即可。

3）采取同样的步骤输入其他部门信息。全部输入内容设置完毕后，单击工具栏中的【退出】按钮，返回到账务系统主菜单。

温馨提示

部门编号、部门名称必须输入，且部门编号必须符合部门编码级次原则。

实例2-7　根据如表2-2和表2-3所示的信息，设置光明公司的人员档案。

表2-2　人员类别编码信息表

表2-3　人员档案信息表

1．设置人员类别

操作步骤

1）在企业应用平台“基础设置”页签中执行“基础档案”功能，在“机构人员”菜单下选择“人员类别”项目，即可打开“人员类别”窗口，如图2-21所示。

图2-21　“人员类别”窗口

2）在“人员类别”目录窗口中双击选择预设的人员类别子类别，然后单击工具栏上的【增加】按钮，弹出“增加档案项”对话框，再输入档案编码和档案名称等信息后单击【确定】按钮进行保存。

温馨提示

系统预置了在职人员、离退人员、离职人员和其他人员四类顶级人员类别，用户可以根据企业管理的需求自定义人员子类别，但不能增加新的顶级类别；当某类别已有人员引用时，不允许增加其子类别；新增/修改人员信息时，只能选择末级的人员类别。

2．设置人员档案

操作步骤

1）在企业应用平台“基础设置”页签中执行“基础档案”功能，在“机构人员”菜单下选择“人员档案”项目，即可进入“人员档案”窗口，如图2-22所示。在“人员编码”、“人员姓名”栏内依次输入“10100001”、“神州”，在“行政部门”栏内选择“总经理室”即可。

图2-22　“人员档案”窗口

2）单击工具栏上的【增加】按钮，依次输入其他人员的档案，等全部内容设置完毕后，单击【退出】按钮，返回到账务系统主菜单。

温馨提示

人员编码必须唯一；人员名称可以重复；行政部门只能选定末级部门；人员属性是指人员是属于采购员、库房管理人员还是销售人员等人员；手机、Email等可以不输入。

实例2-8　根据如表2-4至表2-8所示的信息，设置光明公司的客户档案和供应商档案。

表2-4　地区分类信息表

表2-5　客户分类信息表

表2-6　客户档案明细表

表2-7　供应商分类信息表

表2-8　供应商及其相关资料明细表

1．地区分类设置

操作步骤

1）在企业应用平台“基础设置”页签中执行“基础档案”功能，在“客商信息”菜单下选择“地区分类”项目，即可进入“地区分类”窗口，如图2-23所示。单击工具栏上的【增加】按钮，在“分类编码”、“分类名称”栏内依次输入“01”、“东北地区”。

2）单击工具栏上的【增加】按钮，依次输入其他地区的信息，等全部内容设置完毕后，单击【退出】按钮，返回到账务系统主菜单。

图2-23　“地区分类”窗口

2．客户分类设置

操作步骤

1）在企业应用平台“基础设置”页签中执行“基础档案”功能，在“客商信息”菜单下选择“客户分类”项目，即可进入“客户分类”窗口，如图2-24所示。单击工具栏上的【增加】按钮，在“分类编码”、“分类名称”栏内依次输入“01”、“批发”。

图2-24　“客户分类”窗口

2）单击工具栏上的【增加】按钮，依次输入其他客户分类信息，等全部内容设置完毕后单击【退出】按钮，返回到账务系统主菜单。

3．客户档案设置

操作步骤

1）在企业应用平台“基础设置”页签中执行“基础档案”功能，在“客商信息”菜单下选择“增加客户档案”项目，即可进入“增加客户档案”窗口，如图2-25所示。单击工具栏上的【增加】按钮，在“客户编码”、“客户简称”、“所属分类”栏内依次输入“001”、“乌鲁木齐外贸公司”、“乌市外贸”。

图2-25　客户档案设置窗口

2）单击工具栏上的【增加】按钮，依次输入其他客户信息，等全部内容设置完毕后，单击【退出】按钮，返回到账务系统主菜单。

温馨提示

新增的客户分类的分类编码必须与“编码原则”中设定的编码级次结构相符。例如，编码级次结构为“××-×××”，那么，“001”是一个错误的客户分类编码；客户分类必须逐级增加。除了一级客户分类之外，新增的客户分类的分类编码必须有上级分类编码。例如，编码级次结构为“××-×××”，那么“01001”这个编码只有在编码“01”已存在的前提下才是正确的；已经使用的客户分类不能删除，非末级客户分类也不能删除。

4．供应商档案设置

与客户设置相对应，如果想对供应商进行分类管理，可以通过“客商信息”菜单下的“供应商分类”及“供应商档案”选项设置并修改供应商信息。具体操作步骤不再赘述。

实例2-9　根据如表2-9所示的信息，设置光明公司的项目档案。

表2-9　光明公司项目设置信息表

1．定义项目核算类会计科目

操作步骤

1）在企业应用平台“基础设置”页签中执行“基础档案”功能，在“财务”菜单下选择“会计科目”项目，即可进入“会计科目”对话框。在“会计科目”窗口中选择“500101”会计科目，弹出“会计科目_修改”对话框，如图2-26所示。单击“会计科目_修改”对话框中的【修改】按钮，激活界面，勾选辅助核算项下的“项目核算”，单击【确定】按钮，即可完成项目核算类会计科目的定义。

图2-26　定义项目核算类科目

2）用同样的方式完成其他项目辅助核算科目的设置；所有科目修改设置完成后单击“会计科目_修改”对话框的【返回】按钮，退回到“会计科目”窗口，单击工具栏上的【退出】按钮，结束会计科目的修改处理。

2．定义项目大类

操作步骤

1）在企业应用平台“基础设置”页签中执行“基础档案”功能，在“财务”菜单下选择“项目目录”，即可进入“项目档案”窗口。单击工具栏上的【增加】按钮，或者执行“编辑”菜单下的“增加”命令，弹出“项目大类定义_增加”对话框，如图2-27所示。

图2-27　“项目大类定义_增加”窗口

2）在“项目大类定义”窗口中输入“生产成本”，依次单击【下一步】、【完成】按钮，结束项目大类定义，返回“项目档案”设置主界面。

3．指定核算科目

操作步骤

1）在企业应用平台“基础设置”页签中执行“基础档案”功能，在“财务”菜单下选择“项目目录”，即可打开“项目档案”窗口，如图2-28所示。

图2-28　指定核算科目

2）在“项目大类”下拉框中选择“生产成本”，在“待选科目”项下的左框中选定“500101 300kW叶片”，单击【>】按钮或双击该科目，右框“已选科目”中显示该科目的内容，单击【确定】按钮进行确认保存。

4．项目分类定义

1）在“项目档案”窗口中选择“生产成本”项目大类，打开“项目分类定义”选项卡，进入项目分类定义界面，如图2-29所示。

图2-29　项目分类定义设置

2）在“分类编码”、“分类名称”栏内依次输入“1”、“叶片”，单击【确定】按钮进行确认保存。

3）重复以上步骤，完成其他项目的分类定义。

5．定义项目目录

1）在“项目档案”窗口中选择“生产成本”项目大类，打开“项目目录”选项卡，进入项目目录界面，单击【维护】按钮，进入“项目目录维护”窗口，如图2-30所示。

图2-30　“项目目录维护”窗口

2）单击工具栏上的【增加】按钮，在“项目档案”窗口的“项目编号”、“项目名称”栏内依次输入“101”、“300 kW叶片”；在“所属分类码”栏内输入“1”，也可双击参照输入；“是否结算”保持为空。

3）单击工具栏上的【增加】按钮，依次输入其他项目目录。

4）在所有项目录入完成后，单击工具栏上的【退出】按钮，完成项目目录的设置操作。

温馨提示

在指定核算科目时，如果出现“待选科目”为空的情况，就无法指定核算科目。纠正办法为在会计科目设置中找到需要设置项目核算的科目，在辅助核算复选框中的项目核算前打“√”。

实例2-10　根据以下资料，输入光明公司4月份各账户期初余额。

光明公司2010年3月末，通过对手工核算会计账目的全面整理，形成了主要会计科目表、1—3月累计发生额和3月末余额资料，如表2-10所示。

表2-10　光明公司2010年1—3月累计发生额和3月末余额资料

续表

续表

续表

续表

操作步骤

1）在“总账系统”界面中打开工具栏上的“总账”菜单，选择“设置”，选择“期初余额”项目，系统弹出“期初余额录入”窗口，如图2-31所示。

图2-31　期初余额录入窗口

2）将光标分别定在“1001库存现金”科目的“累计借方”、“累计贷方”及“期初余额”栏内，直接输入842 640、865 500和73 800，系统会自动计算年初余额。其余“期初余额”栏目为白色光带的科目的余额录入同以上步骤。

温馨提示

在期初余额录入界面，期初余额栏目存在三种颜色，分别是白色、黄色和灰色。其中以白色显示的会计科目的期初余额可以直接输入金额；以灰色显示的会计科目的期初余额是上级科目，无法直接输入，由其下级科目（白色栏目）直接录入余额后，计算机自动汇总显示；以黄色显示期初余额的会计科目是已经标注有辅助核算标志的科目，其金额也无法直接录入，需要进入辅助核算界面中方可录入金额。

当凭证记账后，期初余额变为只读状态，系统不允许修改，只能够查询和打印；如果想修改，就只能取消记账状态。

实例2-11　根据下列信息，录入光明公司的辅助核算科目余额。

1．外币存款及其2010年3月末的余额（见表2-11）

表2-11　外币存款发生额与余额汇总表

2．2010年3月末的应收账款余额（见表2-12）

表2-12　2010年3月末应收账款余额明细表

3．2010年3月末的应付账款余额（见表2-13）

表2-13　2010年3月末应付账款余额明细表

4．2010年3月末的其他应收款项余额（见表2-14）

表2-14　2010年3月末其他应收款余额明细表

5．2010年3月末的原材料结存情况（见表2-15）

表2-15　2010年3月末原材料结存明细表

6．2010年3月末的库存商品结存情况（见表2-16）

表2-16　2010年3月末库存商品结存明细表

1．外币期初余额录入

操作步骤

在期初余额录入窗口中，每个外币核算账户占据两行，其中第一行为本位币，第二行为外币，必须先录入本币余额，再录入外币余额。

2．往来业务期初余额录入

操作步骤

1）在期初余额录入主窗口中直接录入各往来科目的“累计借方”、“累计贷方”栏金额。双击“应收账款”项的“期初余额”栏，进入辅助核算期初余额录入窗口，如图2-32所示。

图2-32　客户往来期初余额录入

2）单击【增加】按钮，出现空白输入行，将往来业务期初资料依序输入各文本框，其中“客户”、“摘要”、“业务员”、“票据日期”等可通过参照输入方法输入。再次单击【增加】按钮，当前记录被保存。

3）重复上述步骤，直到所有业务录入完毕，单击【退出】按钮回到期初数据录入主窗口，系统自动将辅助录入界面数据传递至期初数据录入主窗口。

4）用同样的方法录入“应付账款”、“预付账款”、“其他应收款”等往来业务初始数据。

温馨提示

如果输入过程中发现某项输入错误，可按【ESC】键取消当前项输入，将光标移到需要修改的编辑项上，直接输入正确的数据即可。如果想放弃整行增加数据，在取消当前输入后，再按【ESC】键即可。

3．数量期初余额录入

操作步骤

1）在期初余额录入主窗口中，每一数量辅助核算科目占两行，第一行为金额行，第二行为数量行。如图2-33所示，在录入数量辅助核算科目期初余额时，直接在主窗口的相应栏目输入金额和数量即可。例如，在“原材料—X33薄钢板”科目第一行的白色编辑区域内直接录入“累计借方”、“累计贷方”和“期初余额”金额，在第二行数量的“期初余额”编辑区内直接输入“平方米”的数量初始数据即可。

2）用同样的方法录入“原材料”、“库存商品”及其他数量金额是二级科目的期初金额和数量数据。

图2-33　数量金额式期初余额录入

实例2-12　对光明公司4月份的期初数据进行平衡试算。

操作步骤

1）在“期初余额录入”界面单击【试算】按钮，弹出“期初试算平衡”窗口，可查看余额是否平衡，如图2-34所示。

2）如果系统显示“试算结果平衡”，则表明期初数据录入基本正确，单击【确定】可返回到主界面。如果系统提示试算结果不平衡，就需要对前面录入的期初余额进行检查，将错误数据更正后再次执行试算功能，直到平衡为止。

图2-34　期初试算界面

温馨提示

如果期初余额试算结果不平衡，则不能够记账，可以填制记账凭证；在记账工作已经完毕后，就不能再录入和修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。

实例2-13　对光明公司4月份的期初数据进行对账。

操作步骤

1）在“期初余额录入”窗口中单击【对账】按钮，在“期初对账”对话框中单击【开始】按钮，实现对当前期初余额进行对账，如图2-35所示。

图2-35　期初对账界面

2）若对账正确，则显示：期初对账完毕；若对账后发现不正确，可单击【显示对账错误】按钮，由系统将对账中发现的错误显示出来。

温馨提示

在录入期初余额时会发生总账与辅助账、明细账之间由于数据错误而导致的“账账不符”的情况。为了保证账账核对相符，企业应进行期初对账工作。