期初余额表的基本录入步骤

三、期初余额录入

一般情况下，企业业务是一个连续发生的过程，因此，总账系统初始化中的另一项重要工作，就是要将手工环境下各科目期初余额及有辅助核算要求的科目的辅助项期初余额整理出来录入计算机，它是财务软件正常运行的又一重要基础。这些基础数据主要是各明细科目的年初余额和系统启用前各月的发生额。上级科目余额和发生额将由系统自动汇总形成。

计算机总账系统需要录入的期初数据包括：各科目的年初数、1月份至建账当前月的借、贷方累计发生额和期末余额4项数据。由于这4项数据之间存在着内在联系，因此，只需要输入借、贷方累计发生额和期末余额，就可以计算出年初数。对于选择1月份建账的企业，只需要录入各科目的期初余额即可。

在总账期初余额表中，用不同的颜色区别了3种不同性质的科目。白色单元格表示科目为末级科目，可以输入期末余额；灰色单元格表示科目为非末级科目，不用直接输入期末余额，它将由输入的末级科目余额自动汇总生成；黄色单元格表示科目设置了辅助核算，需要双击该单元格进入辅助账期初余额录入界面，辅助账期初余额输入完成后，总账相应期初余额将自动生成。设置了辅助核算的科目可以直接录入或修改累计发生额数据，但应注意与相应的辅助账保持一致。

（一）基本科目（白色单元格区域）的期初余额录入

在开始使用总账系统时，应先将各账户启用月份的月初余额和年初到该月的借、贷方累计发生额计算清楚。如果是年初建账，可直接录入年初余额；如果是年中建账，则可录入启用月（如4月）的期初余额及年初未用的月份（即1月至3月）的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额。对没有辅助核算要求的科目，在余额录入时，在末级科目的“期初余额”栏直接录入末级科目的期初余额即可。

例2：输入1001“库存现金”科目的期初余额8000元。

【操作步骤】

（1）选择【财务会计】|【总账】|【设置】|【期初余额】选项，双击即可打开【期初余额录入】窗口。

（2）将光标移到1001“库存现金”科目名称的期初余额栏，输入期初余额8000。如图10-4所示。

【操作注意】

（1）如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量及单价、外币余额，且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。

（2）出现红字余额用负号输入。修改余额时，直接输入正确数据即可。凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。

（3）一般来说，在财务软件中用手工录入数据时，永远只在末级项处录入数据，而其以上各级项目数据都由系统自动汇总形成。

图10-4　期初余额录入

（二）辅助核算科目（黄色单元格区域）的期初余额录入

1．对有单位往来辅助核算的科目期初余额录入

往来数据指的是往来账中的有关未达账项。在同时启用总账、应收和应付款管理系统时，总账期初余额表中只记录应收/付账款、应收/付票据、预收/付账款几个科目各自的累计发生额和余额；在总账系统的往来辅助账中按往来业务发生后生成的凭证记录每笔业务的余额。辅助账中每笔业务余额的总和即为总账余额表中的余额。为了保证总账和辅助账的期初数据一致，系统只允许录入辅助账（即明细账）期初余额，总账往来科目的期初数据由系统自动生成。

在应收款系统中，需要将在启用应收款系统时未处理完的所有客户的应收账款、预收账款、应收票据等明细数据录入，最好按单据录入，以便今后进行核销处理。在应收款系统中输入期初数据使用的单据形式及作用如表10-1所示。

表10-1　应收款系统中输入期初数据使用的单据形式

全部完成应收款期初余额录入后，应通过对账功能将应收账款、应收票据、预收账款几个科目明细数据总额与总账系统中记录总数进行核对。

应付款系统的期初数据处理同理。

2．存货期初数据的录入

若同时启用了库存管理和存货核算系统，则总账系统只记录各存货科目的总数，明细数在库存/存货相关账簿中反映。库存管理侧重于对存货数量进行管理，存货核算侧重于对存货计价进行管理。因此对存货的期初数据，就需要分别在这两个系统中录入，且录入的期初数据应一致。为方便用户，用友ERP-U8系统提供了两个系统间互相取数和对账的功能。这样存货的期初数据就既可以在库存管理系统中输入，从存货核算系统中取数，也可以在存货核算系统中输入，而从库存管理系统中取数。在对存货的期初数据整理录入时，应首先进行库存的全面盘点，账、实数量核对正确后才能交财务部门录入。对账实不符的情况，必须要查明原因，经有关部门批示后进行相应调整，调整存货账实存数使之相符。

3．录入实例

（1）个人往来科目期初余额录入

科目涉及个人往来辅助核算时，必须从打开的“个人往来期初”窗口中输入相关信息。

例3：输入1221“其他应收款”科目的期初余额。相关信息：部门“市场部”，个人名称“尹语”，摘要“出差借款”，方向“借”，期初余额3600元。

【操作步骤】

（1）选择【总账】|【设置】|【期初余额】选项，双击打开【期初余额录入】窗口。

（2）将光标称动到1221“其他应收款”，双击打开【个人往来—辅助期初余额】窗口，录入相应部门、个人等信息，如图10-5所示。

图10-5　【个人往来—辅助期初余额】录入

（2）单位往来科目期初余额录入

科目涉及客户及供应商辅助核算，则需在系统打开的“客户往来辅助期初余额”或“供应商往来辅助期初余额”对话框中输入相关的信息。

例4：输入“1122——应收账款”科目的期初余额150000元，其中明细资料是：客户“东海公司”，业务员“尹语”，金额为150000元。

【操作步骤】在【期初余额录入】窗口，将光标称动到“1122——应收账款”，双击打开【客户往来—辅助期初余额】窗口，录入相应客户、业务员、金额等信息。

【操作注意】

（1）在录入往来科目期初余额时，往来单位必须是已经设置客户及供应商档案的单位，如果在录入期初余额时还未设置这些档案，则应先补设档案资料再录入余额。

（2）如果使用应收应付系统，则应同时在应收应付系统中录入含客户、供应商账类的科目的明细期初余额，并将总账与应收应付系统余额进行对账。

（3）项目科目期初余额录入

科目涉及项目辅助核算，则需在系统打开“项目—辅助期初余额”对话框输入相关信息。

例5：输入“1604——在建工程”科目的辅助账期初余额，其中“行政大楼”的期初余额为1500000元，1号职工宿舍的期初余额为500000元。2号职工宿舍的期初余额为850000元，1号厂房的期初余额为1950000元。

【操作步骤】

在【期初余额录入】窗口，将光标称动到“1604——在建工程”，双击打开【项目—辅助期初余额】窗口，录入相应项目和金额，如图10-6所示。

图10-6　【项目—辅助期初余额】录入

（三）调整余额方向

余额表中“方向”栏所指的余额方向，应以科目属性或类型为准，不能以当前余额方向为准。按工具栏【方向】按钮可修改科目的余额方向（即科目性质）。只能调整一级科目的余额方向，但要在该科目及其下级科目尚未录入期初余额的情况下进行。当一级科目方向调整后，其下级科目也随一级科目相应调整方向。如果下级科目的方向与上一级科目的不一致，可用负数输入。在手工科目体系中，允许存在上级科目与明细科目余额方向不一致的情况，如应交税费科目余额方向为“贷”，而“应交税金-应交增值税-进项税额”科目余额方向为“借”。在用友ERP-U8系统中，上级科目与明细科目的余额方向必须一致。这样，应交税费科目及其所有明细科目的余额方向均为“贷”，当期末余额与规定的余额方向不一致时，输入“−”号表示。

一般情况下，系统默认资产类科目余额方向为借方，负债及所有者权益类科目的余额方向为贷方。但在实际工作中，有一部分科目与原有的系统设置余额方向不一致，也没有在建立科目时对其进行调整，如“坏账准备”、“累计折旧”等科目的余额方向与同类科目默认的余额方向相反。那么应在还未录入会计科目余额时，将其方向进行调整。

例6：将“坏账准备”科目余额方向由“借”调整为“贷”。

【操作步骤】

在【期初余额录入】窗口，将光标称动到“1231——坏账准备”上，点击工具栏【方向】按钮，打开【调整余额方向】对话框，选择【是】按钮，如图10-7所示。

图10-7　调整科目余额方向

【操作注意】总账科目与其下级明细科目的余额方向必须一致。

（四）试算平衡和对账

期初余额及累计发生额输入完成后，为保证初始数据的正确性，要对期初余额表进行试算平衡。试算平衡是依据“资产＝负债+所有者权益+收入−成本费用”的原则进行的。在【期初余额录入】对话框中，单击【试算】按钮将由计算机自动完成平衡校验工作。校验完成后系统会自动生成一个校验结果报告。如果试算结果不平衡，则应依次逐项进行检查、更正后，再次进行平衡校验，直至平衡为止。对账工作也是在【期初余额录入】对话框中，通过单击【对账】按钮由计算机自动完成的。

例7：对“666”账套的期初余额进行试算平衡。

【操作步骤】

在【期初余额录入】窗口，点击工具栏【试算】按钮，即打开【期初试算平衡表】对话框，显示出试算结果，如图10-8所示。

【操作注意】

（1）若期初余额试算不平衡，则可以填制凭证但不能进行后续的记账等处理。因此一定要找出原因进行修改，使之平衡。

（2）如果已经使用了总账系统中的“记账”功能记过账，则不能再录入和修改“期初余额表”，只能查询和打印。

图10-8　【期初试算平衡表】对话框

（3）“期初余额表”仅在第一次使用财务系统时使用，以后年度的科目期初余额都由系统自动结转。

（五）清零

期初余额清零功能：当此科目的下级科目的期初数据互相抵消使本科目的期初余额为零时，可以清除此科目的所有下级科目的期初数据。如果已经使用了总账系统中的“记账”功能记过账，则此功能处于不可使用状态。