装入初始余额

二、装入初始余额

本功能用于输入所有明细科目的年初余额和启用月份前各月的发生额。本功能仅在系统开始使用时有效，投入正常运行后，用户可以考虑关闭此功能。

操作步骤：

（1）在“系统设置”菜单中，选择“初始余额装入”后弹出如图4-11所示的画面。

图　4-11

（2）下面分别说明如何向图4-11中的各项目中进行输入。

①首先确认需要装入初始余额的会计科目，即在“代码”后用下拉式列表框调出所有的会计科目代码，并进行选择。同时，用户可以随时观察出现在“科目信息”栏内的所有关于该科目的其他详细资料，如“名称”、“币种”、“单位”、“账簿格式”等。目的是一旦发现错误，可以立刻返回到“建立科目”项目下进行修改。

②在“余额信息”框中选择年初余额的方向。如图4-11所示，科目代码为11901，余额方为借方，年初余额为5000元，年初数量余额为0。如果启用的月份不在年初，还必须将启用月份前各月的发生额输入，此时需要单击“各月发生额”按钮。

③用户在输入时会发现，只有当某科目的账户格式定义为“数量金额式”时，光标才会移到“年初数量余额”项下。同样，只有当某科目的账户格式定义为“复币式”时，光标才会出现在“年初外币余额”项下。对于不在年初启用账套的单位，需要输入启用月份前的“数量”或“外币”的各月发生额，此时单击“数量各月发生额”或“外币各月发生额”按钮即可。屏幕提示如图4-12所示。

图　4-12

④当所有科目余额都输入完成后，可按下“试算”按钮进行试算平衡。如果所有科目的年初余额和借、贷方发生额全部平衡时，即满足公式：

资产=负债＋所有者权益

⑤如果不想进行试算平衡，用户也可以直接按下“控制按钮”栏中的“×”退出按钮，直接退出此功能。

注意：

①本功能不能进行科目的增加或删除，只能进行科目余额的装入或修改操作。

②安易软件只要求装入明细科目年初余额或发生额，总账科目的余额将由计算机自动汇总产生。

③当试算平衡并且用户选择退出“余额装入”以后，会弹出如图4-13所示的提示信息。如果此时按下“确定”按钮确认所有科目的余额都已装完，则“余额装入”功能今后将不能再被使用。在每年的一月份，该功能自动变为“调整年初余额”。

图　4-13

（3）建议：

最好从年初开始使用本系统，这样在装入余额时，只需装入年初余额，而不需要装入启用月份前各月的发生额。