期初余额输入

3．3．4　期初余额输入

1）会计科目编码原则

设置科目编码时需要遵循的几项原则：

（1）系统性原则　对总账科目和规范的二级科目编码的设置必须符合会计制度的有关规定。全部科目编码形成一个系列。

（2）一义性原则　要保证每一个代码对应于惟一的一个会计科目。

（3）简洁性原则　在满足管理要求和适合计算机处理的前提下，力求使编码简单明了。

（4）可扩展性原则　在设计编码时一定要充分考虑各方面的要求。明细科目的代码长度通常是以这一级次科目最大可能达到的个数来确定。

2）会计科目表的建立

（1）增加会计科目　录入会计科目时需要考虑并顺序输入以下内容：

①会计科目代码：会计科目代码是指在软件系统中为会计科目确定的统一编码。科目编码通常只用数字来表示。

②会计科目名称：多数会计软件对会计科目名称有长度限制。

③会计科目类型：会计软件也将科目类型设置成资产类、负债类、所有者权益类、共同类、成本类和损益类6大类。

科目类型一般只在一级科目设置，下级科目的类型与其上一级科目的类型相同。

④会计科目性质：科目性质指的是正常业务情况下科目余额所在的方向。资产类科目的科目性质为借方，负债和所有者权益类科目的科目性质为贷方。

⑤助记码：助记码是帮助用户快速地记忆科目的代码。其作用是加快录入速度，减少汉字的录入量。

⑥账户格式：指以此会计科目开设的账户的明细账输出格式。通常有三栏式、多栏式、数量金额式等。

用友软件提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式4种形式。

⑦科目特定核算要求

A．外币核算：为“外币核算”科目，并且要指定外币名称。

B．数量核算：标记会计科目是否有数量核算并设置数量的计量单位。

（2）删除会计科目　被删除的科目需要符合以下条件：

①科目未被其他设置项使用。

②没有任何一张记账凭证用到该科目。

③该科目没有建立明细科目。

（3）修改会计科目　科目编码是不能被修改的。

①科目已被其他设置项使用时不能被修改。

②凡已建有下级科目的科目不能被直接修改。

（4）查找会计科目　两层含义，一是在科目表中查寻指定特征的会计科目；二是查询某一科目的各项设置参数。

（5）指定会计科目　由用户指定适用某一特殊功能的会计科目，这项操作称为指定科目。

如将“现金”科目指定为“现金日记账”科目，将“银行存款”科目指定为“银行存款日记账”科目等。

3）总账系统期初余额输入

如果是在年初时建账，则期初余额就是年初余额，可直接录入各账户的年初余额。

如果是年中启用账务处理系统，则应先将各账户的年初余额和年初到启用期前的借贷方累计发生额一并整理出来，多数通用软件都将根据年初余额和累计发生额自动计算出启用期期初余额。

录入期初余额时，一般只需要输入最末级科目的发生额和余额即可，各非最末级科目的发生额和余额可由计算机自动进行计算生成。

（1）基本账务数据录入　所有数据基本上只与最末级会计科目直接相关联。

所谓最末级科目是指不含有下级科目的会计科目。最末级科目可以是各级明细科目，也可以是通常意义上的总账科目。

（2）辅助账期初数据录入　对于部门辅助核算科目，系统将要求输入各部门的年初余额和本年累计发生额；对于往来辅助核算科目，除了按要求输入年初余额和本年累计发生额外，还需要逐笔输入往来未清账务的发生时间、内容、经手人、编号等内容，以供日后清账核销时使用；在录入项目辅助核算科目数据时，除了按要求输入年初数和本年累计发生额外，也需要逐笔输入项目业务的内容、经手人、编号等内容。

期初数据反方向余额用负数形式输入。

若使用了应收（应付）系统，并且客户（供应商）往来由应收（应付）系统核算，那么，应该在应收（应付）系统中录入含客户（供应商）辅助核算科目的明细账期初数额。

（3）银行对账期初数据录入　第一次使用银行对账功能前，系统要求分别录入日记账和对账单的未达账项，在开始使用银行对账功能之后则只需录入银行对账单即可。

（4）试算平衡　如果试算后结果不平衡，则不能正式启用该账套。

期初余额试算不平衡，是指全部科目的借方期初余额合计数和全部科目的贷方期初余额合计数不相等，应仔细核对、认真查证并修改。

余额校验平衡后，系统将以“启用账套”的形式使当前系统过渡进入日常业务处理过程。

4）西园酒店应收系统期初余额输入示例

（1）基本科目设置　点击“应收系统”→“设置”→“初始设置”→“基本科目设置”，如图3．6所示。

应收科目为1122，预收科目为2203，销售收入科目为6001，税金科目为22210105。

图3．6　基本科目设置

（2）结算方式科目设置　点击“应收系统”→“设置”→“初始设置”→“结算方式科目设置”，如图3．7所示。

现金结算对应1001，支票结算、汇票结算、电汇结算、其他结算对应100202。

图3．7　结算方式科目设置

（3）坏账准备设置　点击“应收系统”→“设置”→“初始设置”→“坏账准备设置”，如图3．8所示。

提取比率为0．5%，坏账准备期初余额为0，坏账准备科目为1231，对方科目为670101。

图3．8　坏账准备设置

（4）账龄区间设置　点击“应收系统”→“设置”→“初始设置”→“账龄区间设置”，如图3．9所示。

区间有1—30，31—60，61—90，91—180，181—360，361以上几种。

图3．9　账龄期间设置

（5）期初应收单据录入　点击“应收系统”→“设置”→“期初余额”，如表3．15所示。

表3．15　期初余额表　　　单位：元

以应收单形式输入期初余额，如图3．10所示。

图3．10　期初余额输入

点击“增加”输入3张应收单。

应收单输入完毕，退出，点击“刷新”，点击“对账”。只有与总账系统差额为零，期初余额输入工作才算完成，如图3．11所示。

图3．11　期初对账

5）应付系统期初余额输入

基本操作参考应收系统。

（1）基本科目设置　应付科目为2202，预付科目为1123，采购科目为1401，税金科目为22210101。

（2）结算方式科目设置　现金结算对应1001，支票结算、汇票结算、电汇结算、其他结算对应100202。

（3）账龄区间设置　1—30，31—60，61—90，91—180，181—360，361以上。

（4）录入期初采购专用发票　如表3．16所示。

表3．16　期初采购专用发票　　　单位：元