期初数据录入

4.2.3　期初数据录入

首次使用总账系统时，需要将通过整理的手工账科目的期初余额录入计算机。输入期初数据通常包括输入主体账期初数据和输入辅助账期初数据两方面的操作，同时为确保输入数据的工作质量，必须进行试算平衡，必要时还需要根据实际情况调整余额方向。

1. 数据录入

（1）主体账期初数据录入

进入总账系统后，执行“设置／期初余额”菜单命令，弹出“期初余额录入”对话框，如图4-12所示。

例如，输入“银行存款”期初余额的方法如下：

在“银行存款”科目栏的“期初余额”栏中直接输入1000.00即可。

图4-12　“期初余额录入”对话框

（2）辅助账期初数据录入

不同科目性质其余额栏的颜色不同，只能在末级科目中录入余额，系统自动计算出上级科目的余额，对于设置有辅助核算的科目，则必须按辅助项录入期初余额，往来科目（即含个人往来、客户往来、供应商往来账类的科目）应录入期初未达账项。双击该科目的余额栏，在相应的对话框中设置好辅助项目，科目余额自动计算。

例如，输入“其他应收款”期初余额的方法如下：

① 在如图4-12所示的对话框中，用鼠标双击“其他应收个人款”，弹出“部门核算期初”对话框，如图4-13所示。

图4-13　“部门核算期初”对话框

② 在对话框中单击工具栏中的“增加”按钮，然后通过选择部门，并输入部门的期初数据即可。

2. 试算平衡

当录入完所有数据后，返回到“期初余额录入”对话框，然后单击该对话框中工具栏的“试算”按钮，系统将自动检验所有期初数据的借、贷是否平衡，若平衡，则弹出“期初试算平衡表”对话框，如图4-14所示。

图4-14　“期初试算平衡表”对话框

注意　利用用友财务软件提供的“试算”功能检验期初余额是否平衡，若期初余额试算不平衡，只能填制凭证，不能记账，所以应该对录入的各科目期初数据进行检查，直到试算结果平衡。当试算结果平衡时，窗口中以蓝色字体提示“试算结果平衡”，如果试算结果不平衡，则窗口中以红色字体提示“试算结果不平衡”。