表格数据录入和格式化

实验一　Excel表格数据录入和格式化

一、实验目的

1．熟悉Excel 2003的操作界面，掌握工作簿的创建、保存和打开方法。

2．掌握工作表的插入、删除、移动、复制和重命名方法。

3．掌握不同类型数据的输入方法并为数据设置格式。

4．掌握填充柄的使用方法。

5．掌握工作表中单元格格式、行高、列宽、外边框、内边框、自动套用格式的设置方法。

二、实验内容

创建一个新的工作簿，并在三个工作表中分别输入学生基本信息、学生成绩和学生通讯录，然后进行格式化。主要练习文本型、日期型、数值型数据的输入和格式设置方法，填充柄的使用方法、单元格合并方法以及表格外边框和内边框、底纹、行高、列宽等格式的设置方法。

1．Excel简介

Excel是当今最流行的电子表格软件，主要用于处理数值型数据。Excel软件创建的文件的扩展名为．xls，称为“工作簿”。一个工作簿最多可以包含255个工作表。工作表是工作簿的重要组成部分，又称为“电子表格”，是Excel用来存储和处理数据的最主要文档。默认情况下，一个新创建的工作簿只包含三张工作表，即Sheet1、Sheet2、Sheet3，不过我们可以通过“插入”菜单插入一张新的工作表。工作簿中的工作表可以进行重命名、删除、移动和复制等操作，只需用右键单击工作表名后在弹出的快捷菜单中进行选择即可。一张工作表由65 536行、256列组成，行列交叉处称为“单元格”，横向的单元格构成行，纵向的单元格构成列，行号用阿拉伯数字表示，列号用英文字母表示，一个单元格可以用列号和行号来标识，如A1、B4等都是用来表示某一个单元格的。用户可以向单元格中输入数值、文字、符号、公式等多种数据，并且可以对表中的数据进行格式化、计算、统计、汇总等，还可以将数据以各种图表的方式直观地表示出来，以便对数据变化趋势进行分析。Excel软件包含很多公式、函数，这些公式和函数可以帮助人们对数据进行快速的运算和统计分析，如算术运算、逻辑运算、财务运算、统计运算、字符串运算等。

启动Excel的方法有多种，常用的方法是打开“开始”菜单，选择“程序”选项，再选择“Microsoft Office”选项，最后单击“Microsoft Office Excel 2003”即可。也可以通过双击一个以．xls为扩展名的文件来打开。另外还可以在桌面上创建一个Microsoft Office Excel 2003的快捷方式来快速打开Excel。

启动Excel 2003后就可以看到如图9．1所示的界面。该界面主要由标题栏、菜单栏、工具栏、数据编辑区和数据区组成。

标题栏主要用于显示正在打开的工作簿名称，通常新创建的工作簿的默认名字为“book1”，在保存工作簿时用户可以改名。

菜单栏几乎包含了Excel所有的命令，按功能划分为“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“数据”、“窗口”和“帮助”这九类菜单。其中最为常用的是“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“数据”五大菜单。“文件”菜单可以用于创建新的工作簿，保存工作簿，打开已经保存过的工作簿，对工作表进行页面设置，打印工作簿、某张工作表或工作表中的某个区域。“编辑”菜单可以对表中的单元格或区域进行剪切、复制、粘贴、选择性粘贴、填充和数据查找等操作。“视图”菜单可以改变工作表的显示方式、显示比例，增加或减少工具栏的数目。“插入”菜单可以向工作簿中插入新的工作表，也可以在工作表中插入新的行或列，插入图表、函数、图片、特殊符号、超链接等。“格式”菜单可以对工作表、行、列、单元格进行格式化操作，如“自动套用格式”菜单项可以对工作表中选中的区域应用预先设定好的格式，起到快速美化工作表的作用；“单元格”菜单项可以设置单元格内数据的类型、对齐方式、字体、字号、文字颜色、边框、填充色等，还可以合并单元格；另外还可以通过“行”、“列”菜单项设置行高和列宽。“数据”菜单可以对表中的数据进行排序、筛选、分类汇总、建立数据透视表、导入外部数据等操作。

工具栏是一排按钮，通常与菜单栏中的某个菜单项相对应，但与点击菜单项相比，工具栏具有方便快捷的优点。用户可以通过“视图”菜单中的“工具栏”子菜单设定在界面上显示的工具栏类型，一般是把经常用到的工具栏显示在界面上，如“常用”、“格式”等工具栏。用鼠标左键拖动工具栏左边的控制条可以改变工具栏的位置，用鼠标左键在某个工具栏按钮上停留片刻即可显示该按钮的功能。

数据编辑区用于向单元格中输入或修改数据、公式、函数。

数据区由许多单元格组成，被选中的单元格的名称将显示在名称栏中。

图9．1　Excel 2003启动界面

下面将通过四个实验来介绍Excel表格的数据输入、编辑和格式化、Excel公式和函数应用、Excel图表创建、数据分类汇总和透视表创建等操作，重点掌握Excel工作表中数据的输入方法、数据格式化、公式和函数的使用方法、图表的创建方法等。

2．创建空白工作簿Book1．xls

启动Excel 2003，创建空白工作簿Book1．xls。

3．重命名工作表

用鼠标右键单击工作表名“sheet1”，在打开的快捷菜单中选择“重命名”选项，将该工作表改名为“学生基本信息表”，用同样的方法将“sheet2”改名为“学生成绩表”。利用该快捷菜单还可以插入新的工作表，移动、复制或删除工作表，这些操作读者可以自己练习一下。

4．录入表格标题和列标题

在“学生基本信息表”中单击A1单元格输入“计算机系070811班学生基本信息表”。以同样的方法在A2到F2单元格中分别输入“序号”、“学号”、“姓名”、“出生日期”、“性别”、“专业”，如图9．2所示。

图9．2　学生基本信息表的表格标题和列标题

5．利用自动填充柄输入序号

在A3单元格中输入“1”，在A4单元格中输入“2”，接着选中A3、A4两个单元格，将鼠标移动到该选择区右下角的填充柄处（如图9．3所示），当出现实心“十”字时，向下拖曳鼠标至A12单元格，则Excel会以等差序列的方式向下自动填充剩余的数据，如图9．4所示。填充柄可以向上下左右四个方向进行填充，而且不但可以填充数值型数据，对于文本型数据也可以填充，如对于“性别”这一列，如果连着有多个单元格都要输入“男”，则可以先输入第一个，剩下的几个可以用填充柄进行填充。自动填充是Excel快速录入数据的一种常用方法，熟练掌握填充柄这个工具并灵活使用可以起到事半功倍的效果，可以大大提高录入效率。

图9．3　填充柄的定位

图9．4　自动填充柄的使用

6．录入表格中各列数据

选中B3到B12之间的单元格区域，点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项，然后在弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡中的“文本”选项，如图9．5所示。

图9．5　“单元格格式”对话框中“数字”选项卡的使用

接着在单元格区域中输入学号。之所以设置为“文本”格式，是因为默认情况下，Excel总是把输入的数字当作数值型数据进行处理，这样学号中第一个数字“0”就无法输入，改为文本格式后，“0”就被当作普通的字符型数据，因此可以录入。还有一种快捷的方法是在输入学号前面的“0”之前先输入一个单引号“′”，注意，必须是英文状态下的单引号，然后再输入学号，则Excel会自动把该单元格的数字格式设置为“文本”类型。对于文本类型的数据，Excel 2003会在其所在的单元格的左上角作一个绿色的小旗子标志。记住，有这种标志的数据是不能做算术运算的。

设置好文本格式后，在单元格B3、B4中输入“07081101”、“07081102”，选中B3、B4单元格区域后，将鼠标移动到右下角的填充柄处向下自动填充，就可以快速地将学号输好了。之后再将学生姓名、出生日期、性别和专业一一录入，如图9．6所示。在录入日期时将格式设置为“年-月-日”；在录入性别和专业时，可以使用自动填充功能进行快速录入。

图9．6　学生姓名、出生日期、性别和专业的录入

7．标题行格式设置

选中A1到F1之间的单元格区域，单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”菜单项，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡，将“合并单元格”选项前的复选框打上“√”，并将其“水平对齐”和“垂直对齐”方式都设置为“居中”，如图9．7所示。

图9．7　“单元格格式”对话框中“对齐”选项卡的使用

接着选择“字体”选项卡，将字体设置为隶书，字形为加粗，字号为20，颜色为蓝色。然后选择“图案”选项卡，将单元格底纹设置为浅黄色，最后单击“确定”按钮。

接下来设置行高，将鼠标移到行号1处，当鼠标呈黑色向右箭头时单击左键选中一行，然后再单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“行高”并将行高设置为40。最后完成的效果如图9．8所示。

图9．8　计算机系070811班学生基本信息表的效果图

8．调整列宽

将鼠标移到列名F处，当鼠标呈黑色向下箭头时，单击鼠标左键，将整列选中后再单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“列宽”选项，将列宽设置为12。也可以将鼠标移至列名F的右边线处，当鼠标指针变成一个左右方向各带箭头的实心“十”字时，按住鼠标左键拖动改变列宽，使得列宽足够容纳专业名称。当遇到单元格中出现一串“＃＃＃＃＃＃＃＃＃”时，多数情况是因为列宽太小，只要按上述方法加大列宽即可完整地显示该单元格中的数据。

9．设置列数据对齐方式

选中A2到F12之间的单元格区域，选择“格式”菜单中的“单元格”选项或单击鼠标右键均可打开“单元格格式”对话框，在该对话框中选择“对齐”选项卡，将水平对齐和垂直对齐方式均设置为“居中”，然后单击“确定”按钮。

10．设置表格边框

选中A1到F12之间的单元格区域，打开“单元格格式”对话框，选择“边框”选项卡后出现边框设置对话框，如图9．9所示。

图9．9　“单元格格式”对话框中“边框”选择卡的使用

（1）设置外边框

在“线条”列表框中选择双线，再选择线条颜色为深蓝色后单击“外边框”按钮，即可在预览框中看到表格已经加上深蓝色的双线外边框。

（2）设置内边框

在“线条”列表框中选择一种较粗的虚线，颜色为绿色，然后单击“内部”按钮，最后单击“确定”按钮，表格的外边框和内边框就基本设置好了。表格边框的设置如图9．10所示。

图9．10　“单元格格式”对话框中内边框和内边框的设置

（3）设置特殊的边框

选中A1到F2之间的区域，打开“单元格格式”对话框，如图9．11所示，点击“边框”选项卡，选择一条粗的实线条，颜色为黑色，然后单击左下方“边框”区域中的内部水平线按钮，再单击“确定”按钮，效果如图9．12所示。

图9．11　“单元格格式”对话框中特殊边框的设置

图9．12　计算机系070811班学生基本信息表设置边框后的效果图

11．设置行高

选中A2到F12之间的区域，选择“格式”菜单中“行”子菜单的“行高”选项，将行高设置为25。

12．设置字体格式

选中A2到F2区域，打开“单元格格式”对话框，点击“字体”选项卡，在其中将该行文字设置为宋体、加粗、14号、黑色。最终效果如图9．13所示。

13．保存文件

先在D盘上创建一个以自己的学号命名的文件夹，然后将做好的文件以“实验一．xls”为名进行保存。

保存文件常用的方法有两种，一种是单击工具栏上的“保存”按钮，另一种是单击“文件”菜单中的“保存”命令。对于已经保存过的文件，如果要改名或换个位置存放，则可以单击“文件”菜单中的“另存为”命令。

图9．13　计算机系070811班学生基本信息表的最终效果图

14．学生成绩表的制作

根据上述操作方法在“实验一．xls”工作簿的“学生成绩表”中录入以下数据，并按照要求对表格和数据进行格式化，效果如图9．14所示。

（1）合并A1到H1之间的单元格，设置该单元格区域行高为45，字体为华文中宋、20号、红色，底纹颜色为黄色。

（2）将第二行行高设置为30，字体设置为华文仿宋、14号、黑色，底纹颜色为浅绿色。

（3）将A3到H17之间的单元格区域的行高设置为20，字体设置为宋体、12号、黑色。

（4）将A2到H17之间的单元格区域的列宽设置为10。

（5）将“奖金数额”列的数字格式设置为货币类型，显示人民币符号￥，并保留1位小数。

（6）把表格的外边框设为黑色的粗线条，内边框设为黑色细线条，第一、二两行之间的水平线为黑色粗线条。

图9．14　学生成绩表

15．学生通讯录的制作

选中Sheet3，将其重命名为“＊＊＊＊＊＊班学生通讯录”，其中的“＊＊＊＊＊＊”为你的班号，在该表中录入10名同学的通讯信息，并仿照图9．15对表中的数据进行格式化。

（1）录入数据后，将A1到D1之间的单元格进行合并。

（2）选中A1到D12之间的单元格，单击“格式”菜单，选择“自动套用格式”中的“彩色2”格式，对表格进行快速格式化。“自动套用格式”预先定义了一些表格格式，可以起到迅速美化表格的效果，读者以后可以尝试一下其他格式的效果。

（3）把表格的外边框设为黑色粗实线条，内边框设为黑色细实线条。

（4）将全部文字格式设置为“楷体_－GB2312”，第一行文字的字号为20，白色，加粗；第二行的字号为14，白色，加粗；第3至第12行的字号为12，黑色。

（5）第一行的行高为40，第二行的行高为25，第三行的行高为20，A2到D12单元格的列宽为15。

图9．15　学生通讯录

点击“保存”按钮，将上述包含三张工作表的工作簿仍以“实验一．xls”为名进行保存。