资料的编码与录入

三、资料的编码与录入

整理后的资料现在都要用电子计算机进行数据处理，故还须对资料进行编码，即将问卷或调查表中的信息转化成计算机能识别的数字符号。这项工作要借助于编码手册或编码表，编码手册或编码表记录着每个数字所代表的实际意义，就像打电报用的密码手册，调查者要根据它将调查资料变换成计算机能识别的数字符号，输入计算机进行处理，然后再根据它将计算机处理的结果转换成能阅读的资料。

大多数正规的准备用计算机进行处理的问卷调查，在问卷设计时就已经将编码表设计在问卷的右边或上方了。对这种问卷的编码，只要将被调查者在问卷中所选择的项目的代号或所填的数字填入相应的编码表栏目内即可。

例:　　　　　　上海市民生活方式问题调查表　　　编码表

1.您的性别:　　　　　　　　　　　　　　　　　　1.1

（1）男（√）　　 （2）女（　　）

2.您的年龄:

2.　2

（1）18—25周岁（　　）（2）26—35周岁（√　）

（3）36—45周岁（　　）（4）46—60周岁（　　）

（5）61周岁以上（　　）

3.您的文化程度:　　　　　　　　　　　　　　　　3.6

（1）小学以下（　　）　（2）小学（　　）

（3）初中（　　）　　　（4）高中或技校（　　）

（5）中专（　　）　　　（6）大专（√）

（7）大学本科以上（　　）

4.您的职业: 4.1

（1）教师　　（√）　　（2）工程师（　　）

（3）机关干部（　　）　（4）研究人员（　　）

（5）军人　　（　　）　（6）企业管理人员（　　）

（7）工人　　（　　）　（8）个体经营者（　　）

（9）私营企业主（　　）（10）其他（请注明）____

5.您是否经常吃西餐:　　　　　　　　　　5.2

（1）经常（　　）　　　（2）偶尔（√）

（3）没吃过（　　）

6.您是否经常喝咖啡:　　　　　　　　　　6.2

（1）经常（　　）　　　（2）偶尔（√）

（3）没喝过（　　）

……

如遇问卷内的某个项目是直接填写的数字，如被调查者的出生年月，则将出生年月的数字直接填入编码表内即可。

如遇无回答项目，则一般以9，99，999为代号（以所使用的统计软件的规定为准），同样要记入编码表。

对于事先没有设计编码表的问卷表或调查表，则须在调查结束、问卷回收上来以后，在其边上或上方补上编码表，或者另外设计一张编码表，然后再按上述操作方法，将所选项目的代号填入编码表内。

对于问卷表或调查表中的少数开放式问题，则应在对所有回答进行分类的基础上，给每一类回答定一个代号，制成编码表，然后再将每一份问卷的开放式问题的回答所对应的代号填入编码表内。

在给所有调查资料的编码工作完成以后，接下来就要做定义变量和录入数据两项工作了。

变量必须“先定义、后使用”。给变量定义的意义在于:它能使我们录入与处理的每一个数据都有其相对应的确定的含义，从而使我们能读懂计算机对调查数据分析处理的结果。我们在问卷表中所涉及的“性别”、“年龄”、“学历”等概念都分别是一个变量，每个变量都有自己的属性，定义变量就是定义变量的属性。在SPSS中变量的属性有:Name（变量名）、Type（类型）、Width（总宽度）、Deci（小数位）、Label（变量名解释）、Values（变量值）、Missing（缺失值）等等。在SPSS中，对于每个变量，至少要定义其变量名和变量类型，其余属性可以采用系统默认值。具体的定义变量的方法，请见本书的第十一章第一节“变量的定义”的内容。

定义好变量以后，就可以将数据录入电脑了。将每张问卷上的编码数据录入电脑可以有两种方法。一是先将数据登录到专门印制的纸质的登录表上，然后再转录到计算机中。在填登录表时，只须将问卷的编码表中的代码或数字按顺序填入登录表，每个代码或数字之间可以空一格，也可以将所有代码分成若干组，一组一组代码之间空一格（当资料较多时，这样登录不容易出错），当然也可以不空。如上例，在登录卡片的第一行登录第一份问卷上的代码，即:001126122……。001为问卷序号。登录第二份问卷上的代码时，必须另起一行，而且每一个针对同一个问题的代码必须过录在同一纵列的格子内，绝对不能错格。（见表9-1）。

表9-1　登录表

表9-1中，1—3栏填问卷表的序号，第4栏填性别项的代码，第5栏填年龄项的代码，第6栏填文化程度项的代码，第7栏填职业项的代码，第8栏空，第9项填第5个问题所选答案的代码，第10栏填第6个问题所选答案的代码，以此类推。一行最多可填入80个数字。

待所有的代码或数字都登录好以后，就可以将这些数字资料按登录表上的顺序输入计算机了。

这种方法的优点是，将问卷上的数据填入登录表以后，再转录到电脑中就比较容易了，而且转录过程中如果发生了差错，核对起来也比较容易。在人多电脑少的情况下，让一部分人先制作登录表，能起到提高工作效率的作用。这种方法的缺点是，它在将数据资料录入电脑前多了一个程序，在电脑足够多的情况下就显得没有必要。

图9-1　待录入数据的数据视图

图9-2　已录入数据的数据视图

数据录入的另一种方法是，将问卷上的数据资料直接录入电脑的数据录入窗口。在SPSS中，点“Data View”选项，就会生成一个数据录入窗口（见图9-1）。在这个数据录入窗口中，每一行代表一个观测对象（一份问卷），每一列代表一个变量，每一个单元格代表一个值，对应于观测对象的一个变量值。具体录入数据的方法与前面介绍的录入登录表的方法类似（见图9-2）。这种录入方法的优点是，它可以减少事先填登录表这一程序，在电脑足够多的情况下，将问卷资料直接录入电脑就可以提高工作效率。其不足之处是，数据录入电脑时一定要十分细心，一旦出错，再去翻问卷就麻烦了。用SPSS统计软件输入数据需要进行专门的学习与训练，而一旦学会了这种方法，处理起调查资料来就显得方便得多了。

资料的编码与录入计算机的工作是既简单枯燥又容易出错的工作，需要特别的耐心与细致才能保证整个过程不出差错。