四、会计凭证的传递和保管
在会计凭证传递过程中主要处理好两方面的问题：一是会计凭证需要经过哪些部门，由哪些人员负责处理；二是会计凭证传递时间，即会计凭证在有关部门和业务经办人员处停留的时间。
（一）会计凭证的传递
会计凭证的传递是指从会计凭证的填制或取得到归档保管时止，在本单位各有关部门和人员之间的传递程序和时间。正确组织会计凭证的传递，有利于及时处理和登记交易或事项，提高会计工作的效率；有利于加强各部门的经济责任和内部牵制制度；有利于充分发挥会计监督的作用。
由于各单位从不同的渠道取得或填制的各种会计凭证所记录交易或事项的内容不同，涉及的部门和人员也不同，以及办理业务的手续、时间和程序也不同。因此，有必要科学合理地规定各种会计凭证的传递程序。在规定会计凭证的传递程序时，既要保证会计凭证经过必要的环节进行处理和审核，又要注意减少不必要的传递环节。一般应考虑以下几个方面。
（1）应当根据交易或事项的特点，结合本单位机构设置和人员分工情况，以及经营管理的要求，具体规定会计凭证在有关部门和人员之间传递程序和传递时间。既要保证会计凭证经过必要的环节进行处理和审核，又要避免造成传递时间上的浪费。
（2）根据各有关部门和经办人员办理各项交易或事项的必要手续，如过秤、检验、审核等需要办理会计凭证在各个环节的停留时间。既要防止时间过紧，影响业务手续的完成，又要防止时间过松，影响会计凭证的及时传递。
（3）会计凭证的传递，前后环节要紧密衔接，手续齐备，以保证会计凭证在传递中的安全完整。会计凭证的传递和处理，应在会计报告期内完成。
会计凭证的传递程序和时间一经确定以后，一般情况下应保持稳定，会计主管人员应当监督执行。
（二）会计凭证的保管
记账后的会计凭证，就成为各单位重要的会计档案和重要的历史资料，它是日后检查会计核算工作，了解交易或事项内容，明确经济责任的重要依据。为此，必须将记账凭证妥善保管。一般是指派专人进行保管，这是会计工作的一个重要方面。
会计部门在记账之后，应定期（每旬或每月）对各种会计凭证加以整理，将各种记账凭证按凭证编号的顺序，连同所附的原始凭证或原始凭证汇总表，加具封面、封底装订成册。会计凭证整理应平整，装订要整齐牢固。在封面上应注明单位的名称、年度和月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数以及记账凭证的张数等内容，并由会计负责人签章，装订人还要在装订线处签章，以明确责任。记账凭证装订封面的格式和内容如图3-17所示。
图 3-17
另外，对数量较多的原始凭证（如工资结算单、各种合同、契约、押金收据等）应另编目录装订，单独保管，但应在有关记账凭证上加以说明，以便查阅。
装订成册的会计凭证，在会计年度结束后，要按册数顺序立卷归档。一般在财务部门保管一年后，移交到单位档案保管部门保管。查阅会计凭证应有一定的手续制度，一般不得出借、开封。遇有特殊情况，如发生经济犯罪案件等，需要调阅或复印会计凭证的，必须经过本单位领导批准后，方可办理调阅手续或复制，不准抽出原始凭证，致使原册残缺。
会计凭证的保管期限与销毁手续，应严格按照国家档案局“会计档案管理办法”的有关规定执行。原始凭证、记账凭证和汇总凭证保管15年，涉及外事交易和对私企改造的会计凭证要永久保管，银行存款余额调节表要保管3年。保管期满时，按规定由档案保管部门提出销毁意见，再由财会部门签章审核，编制会计档案销毁清册，经单位领导同意，报请主管部门批准后，方可销毁。会计档案销毁清册要永久保管。
根据财政部《会计基础工作规范》第五十五条规定的精神，会计凭证登记完毕后，应当按照分类和编号顺序保管，不得散乱丢失。为此，必须对会计凭证进行装订，其要求是：
（1）记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明应填列的内容，由装订人在装订线封签外签名或者盖章。
（2）装订时，首先将全部凭证以左上角为准对齐，在左上角正面放一块长宽各约9cm的正方形牛皮纸，将牛皮纸对折为四块，剪掉左上角的那块，将右下角与凭证的左上角对齐；其次在凭证封面左上角上钻两个孔，穿入装订绳，绕两圈，在封底打上结；再次将牛皮纸右上角和左下角两小块反折到凭证封底，粘在打好的结上，将结压在里面（上述装订面积一般不超过3.5cm）；最后由装订人盖上骑缝章，并在脊背上填写时间及编号。
★技能实训
1．实训一
【目的】 练习原始凭证的填制。
【资料】
（一）企业概况
企业名称：厦门星辉有限公司
地 址：厦门市星光路33号
电 话：428999
法人代表：林国民
注册资金：100万元
企业性质：国有工业企业，增值税一般纳税人
主要产品：数控机床AEN
纳税人登记号：562859485261256
开户银行：工商银行城北支行
账号：45000125478458721489
（二）星辉公司2007年1月份发生有关库存现金和银行存款的交易或事项如下：
（1）2007年12月1日，出纳员从银行提取现金5000元备用，需填制的凭证如图3-18所示。
图 3-18
（2）2007年12月2日，厂部办公室以转账支票向厦门市城北区家仕乐百货店购买稿纸100本，单价3元，共计300元。厦门市城北区家仕乐百货店开户行：厦门工商银行湖里支行；账号：65340912156888。据此，需填制的凭证如图3-19、图3-20和图3-21所示。
图 3-19
图 3-20
图 3-21
（3）2007年12月6日，向本市南极批发公司购进A材料100公斤，单价100元，增值税进项税额1700元。全部价款以转账支票支付。材料验收入库。南极批发公司开户行及账号：厦门市工商银行南极支行3409-021265567；税务号：65340912156777；地址：景仰街78号；电话：86333467。据此，填制的凭证如图3-22至图3-25所示。
图 3-22
图 3-23
图 3-24
图 3-25
（4）2007年12月10日，从银行提取现金12 000元，备发工资，需填制的凭证如图3-26所示。
图 3-26
（5）2007年12月22日，向永兴公司销售甲产品120台，单价650元，增值税销项税额13 260元，款存银行。地址：宣化街1号；电话：86433897；税务号：6534091218797；开户行：中国银行厦门市城北支行；账号：3407-0212659898。据此，需填制的凭证如图3-27和图3-28所示。
图 3-27
图 3-28
（6）2007年12月25日，收到华兴公司捐赠的现金10 000元，并将现金10 000元存入银行，其中：100元券100张，需填制的凭证如图3-29和图3-30所示。
图 3-29
图 3-30
（7）2007年12月26日，职工张平公出差借款2000元，签发现金支票支付，需填制的凭证如图3-31和图3-32所示。
图 3-31
图 3-32
（8）2007年12月30日，收到本市南极批发公司预付货款转账支票一张80 000元，需填制的凭证如图3-33至图3-35所示。
图 3-33
图 3-34
图 3-35
【要求】 根据上述交易或事项填制所涉及的原始凭证。
2．实训二
【目的】 练习记账凭证的填制和审核。
【资料】 “实训一”填制的原始凭证。
【要求】 根据“实训一”填制的原始凭证编制记账凭证，并进行审核。
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