7．4 会计凭证的传递和保管
7．4．1 会计凭证的传递
会计凭证的传递，是指从会计凭证取得或填制起至归档保管时止，在企业内部有关部门和人员之间按照规定的时间、程序进行处理的过程。各种会计凭证所记载的经济业务不同，涉及的部门和人员不同，办理的业务手续也不同，因此，应当为各种会计凭证规定一个合理的传递程序，即一张会计凭证填制后应交到哪个部门、哪个岗位、由谁办理业务手续等，直到归档保管为止。
1．会计凭证传递的意义
正确组织会计凭证的传递，对于提高会计处理资料的及时性、正确组织经济活动、加强经济责任、实行会计监督具有重要意义。
（1）正确组织会计凭证的传递，有利于提高工作效率。正确组织会计凭证的传递，能够及时、真实地反映和监督各项经济业务的发生和完成情况，为经济管理提供可靠的经济信息。例如，材料运到企业后，仓库保管员应在规定的时间内将材料验收入库，填制“收料单”，注明实收数量等情况，并将“收料单”及时送到财会部门及其他有关部门。财会部门接到“收料单”后，经审核无误，就应及时编制记账凭证和登记账簿。生产部门得到该批材料已验收入库的凭证后，便可办理有关领料手续，用于产品生产等。如果仓库保管员未按时填写“收料单”或虽填写“收料单”，但没有及时送到有关部门，就会给人以材料尚未入库的假象，影响企业生产的正常进行。
（2）正确组织会计凭证的传递，能更好地发挥会计监督作用。正确组织会计凭证的传递，便于有关部门和个人分工协作，相互牵制，加强岗位责任制，更好地发挥会计监督作用。例如，从材料运到企业验收入库，需要多少时间，由谁填制“收料单”，何时将“收料单”送到供应部门和财会部门，会计部门收到“收料单”后由谁进行审核，并同供应部门的发货票进行核对，由谁何时编制记账凭证和登记账簿，由谁负责整理保管凭证等。这样，就把材料收入业务、验收入库到登记入账的全部工作，在本企业内部进行分工合作，共同完成。同时可以考核经办业务的有关部门和人员是否按规定的会计手续办理，从而加强经营管理，提高工作质量。
2．会计凭证传递的基本要求
企业的经营业务性质是多种多样的，各种经营业务又有各自的特点，所以，办理各项经济业务的部门和人员以及办理凭证所需要的时间、传递程序也必然各不相同。这就要求每个企业都必须根据自己的业务特点和管理特点，由企业领导会同会计部门及有关部门共同设计制定一套会计凭证的传递程序，使各个部门保证有序、及时地按规定的程序处理凭证传递。企业在设计制定会计凭证传递时，应注意以下几个问题：
（1）根据经济业务的特点、机构设置和人员分工情况，明确会计凭证的传递程序。由于企业生产经营业务的内容不同，企业管理的要求也不尽相同。在会计凭证的传递过程中，要根据具体情况，确定每种凭证的传递程序和方法。合理制定会计凭证所经过的环节，规定每个环节负责传递的相关责任人员，规定会计凭证的联数以及每联凭证的用途，做到既可使各有关部门和人员了解经济活动情况、及时办理手续，又可避免凭证经过不必要的环节，以提高工作效率。
（2）规定会计凭证经过每个环节所需要的时间，以保证凭证传递的及时性。会计凭证的传递时间，应考虑各部门和有关人员的工作内容和工作量在正常情况下完成的时间，明确规定各种凭证在各个环节上停留的最长时间，不能拖延和积压会计凭证，以免影响会计工作的正常程序。一切会计凭证的传递和处理，都应在报告期内完成，不允许跨期，否则将影响会计处理的准确性和及时性。
会计凭证在传递过程中的衔接手续，应该做到既完备、严密，又简单易行。凭证的收发、交接都应按一定的手续制度办理，以保证会计凭证的安全和完整。会计凭证的传递程序、传递时间和衔接手续明确后，制定凭证传递程序，规定凭证传递路线、环节及在各个环节上的时间、处理内容及交接手续，使凭证传递工作有条不紊、迅速而有效地进行。
7．4．2 会计凭证的保管
会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。
会计凭证是记录经济业务、明确经济责任、具有法律效力的证明文件，又是登记账簿的依据，所以，它是重要的经济档案和历史资料。任何企业在完成经济业务手续和记账之后，都必须按规定立卷归档，形成会计档案资料，妥善保管，以便日后随时查阅。
会计凭证整理保管的要求有：
（1）各种记账凭证，连同所附原始凭证和原始凭证汇总表，要分类按顺序编号，定期（1天、5天、10天或1个月）装订成册，并加具封面、封底，注明企业名称、凭证种类、所属年月和起讫日期、起止号码、凭证张数等。为防止任意拆装，应在装订处贴上封签，并由经办人员在封签处加盖骑缝章。
（2）对一些性质相同、数量很多或各种随时需要查阅的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上写明记账凭证的时间、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”。
（3）各种经济合同和重要的涉外文件等凭证，应另编目录，单独登记保管，并在有关原始凭证和记账凭证上注明。
（4）其他企业因有特殊原因需要使用原始凭证时，经本企业领导批准，可以复制，但应在专门的登记簿上进行登记，并由提供人员和收取人员共同签章。
（5）会计凭证装订成册后，应有专人负责分类保管，年终应登记归档。会计凭证的保管期限和销毁手续，应严格按照《会计档案管理办法》进行管理。
（6）会计凭证在归档后，应按年、月、日顺序排列，以便查阅。对已归档凭证的查阅、调用和复制，都应得到批准，并办理一定的手续。
企业和其他组织会计档案的保管期限如表7－12所示。
表7－12 企业和其他组织会计档案保管期限
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