第四节 会计凭证的传递和保管
一、会计凭证的传递
会计凭证的传递主要包括凭证的传递路线、传递时间和传递手续三方面的内容。
组织好凭证的传递，才能及时地把有关部门和人员组织起来，分工协作，使经济活动得以顺利地实现；经办业务的有关部门和人员按照规定的凭证手续办事，也就落实了管理上的责任制。
会计凭证的传递应当在会计制度中做出明确的规定。科学的传递程序，应该使会计凭证沿着最迅速、最合理的流向运行。在制订会计凭证传递程序时，应当考虑下列四个问题：
（1）要根据经济业务的特点，企业内部机构的设置和人员分工的情况，以及经营管理上的需要，恰当地规定各种会计凭证的联数和所流经的必要环节。做到既要使各有关部门和人员能利用凭证了解经济业务情况，并按照规定手续进行处理和审核；又要避免凭证传递通过不必要的环节，影响传递速度。
（2）要根据有关部门和人员对经济业务办理必要手续（如计量、检验、审核、登记等）的需要，确定凭证在各个环节停留的时间，保证业务手续的完成。但又要防止不必要的耽搁，从而使会计凭证以最快速度传递，以充分发挥它及时传递经济信息的作用。
（3）建立凭证交接的签收制度。为了确保会计凭证的安全和完整，在各个环节中都应指定专人办理交接手续，做到责任明确，手续完备、严密，简便易行。
（4）各种会计凭证。它们所记录的经济业务不尽相同，所要据以办理的传递路线、传递时间和传递手续也不尽相同。应当为每种会计凭证的传递制定其合理的传递制度。
二、会计凭证的保管
会计凭证的保管是指会计凭证登账后的整理、装订和归档存查。
会计凭证是记账的依据，是重要的经济档案和历史资料，所以对会计凭证必须妥善整理和保管。
会计凭证的保管，既要做到会计凭证的安全和完整无缺，又要便于凭证的事后调阅和查找。
会计凭证归档保管的主要方法和要求是：
（1）每月记账完毕，要将本月各种记账凭证加以整理，检查有无缺号和附件是否齐全。然后按顺序号排列，装订成册。
为了便于事后查阅，应加具封面，封面上应注明：单位的名称，所属的年度和月份、起讫的日期、记账凭证的种类、起讫号数、总计册数等，并由有关人员签章。为了防止任意拆装，在装订线上要加贴封签，并由会计主管人员盖章。会计凭证封面如表6-12所示。
表6-12 会计凭证封面
（2）如果在一个月内，凭证数量过多，可分装若干册，在封面上加注共几册字样。如果某些记账凭证所附原始凭证数量过多，也可以单独装订保管，但应在其封面及有关记账凭证上加注说明；对重要原始凭证，如合同、契约、押金收据以及需要随时查阅的收据等在需要单独保管时，应编制目录，并在原记账凭证上注明“附件另订”，以便查核。
（3）装订成册的会计凭证应集中保管。每年的会计凭证都应由会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年形成的会计凭证，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年，期满后，应由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管。
（4）查阅时，要有一定的手续制度。
（5）会计凭证的保管期限和销毁手续，必须严格按照会计制度的规定。会计凭证的保管期限，一般为15年。保管期未满，任何人都不得随意销毁会计凭证。报经批准后，由档案部门和会计部门共同派员监督销毁。
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