会计凭证装订与会计资料保管

在国家颁布的《会计档案管理办法》中明确规定: 各单位要建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管，有序存放，方便查阅，防止毁损、丢失和泄密。

【实训目的】

通过会计凭证装订与会计资料保管的实训，掌握会计凭证装订与会计资料保管方法。

【实训资料】

实训二、实训三、实训四、实训五、实训六、实训七、实训八的资料。

(一)会计凭证装订规范

会计档案就是会计资料立卷、归档形成的重要文献，包括会计凭证、会计账簿和会计报告以及其他会计资料等会计核算的专业材料。

会计凭证类: 原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他凭证。

会计账簿类: 总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。

会计报告类: 月度、季度、半年度和年度会计报告，包括会计报表、附表、附注及其文字说明。

其他会计资料类: 银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册、保管清册和销毁清册。

1.会计凭证装订前的整理

会计凭证记账后，应及时装订。装订的范围包括原始凭证、记账凭证、科目汇总表、银行对账单等。科目汇总表的底稿也可作为科目汇总表的附件装订在内。装订前应整理好会计凭证，会计凭证的整理工作主要有按类别、凭证顺序号对凭证进行排序、粘贴和折叠。

对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，要按记账凭证的面积尺寸，将凭证的上边、左边与记账凭证对齐，然后将多出部分先自右向后、再自下向后两次折叠。应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便凭证装订后还可以展开阅读。

对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，可以先用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订凭证时，抽出回形针或大头针直接装订，不用胶水粘贴。

对于纸张面积过小的原始凭证(如车票等)，一般也不能直接装订，可先按一定类别和顺序排列，再用胶水粘在一张与记账凭证大小相同的原始凭证粘贴单上。如果没有，也可以用白纸替代。粘贴时，小票要分张排列，同类同金额的单据尽量粘在一起，应注意张数和合计金额。

如果一项经济业务的原始凭证不仅面积大，而且数量多，可以与记账凭证分开，单独装订，如工资单、材料消耗单等，但在记账凭证上要注明保管地点。

原始凭证附在记账凭证后的顺序要与记账凭证所记载的内容顺序一致，不应按原始凭证的面积大小来排序，为汇总装订打好基础。

2.装订会计凭证

装订就是将分散的会计凭证装订成册，从而方便保管和使用。装订之前，要根据会计凭证的类别和数量确定需要装订的册数，每册的厚薄应基本保持一致。通常，一本凭证的厚度以1.5～2.0厘米为宜，以便于放置和翻阅.

会计凭证的装订，一般以月份为单位，每月末将会计凭证装订成册。会计凭证少的单位，可以将若干月份(如3个月)的会计凭证合并装订成一册，并在封皮注明本册所包含的会计凭证月份。

装订会计凭证前，要以会计凭证的左上侧为准，放齐，准备好铁锥或装订机、线、铁夹、胶水、凭证封皮、包角纸等用具和材料。

装订会计凭证时，凭证封皮和封底分别附在要装订的会计凭证上，再拿一张质地相同、面积为记账凭证1/2纸放在封皮上角，做护角线。然后，在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个眼; 再用大针引线穿过两个眼，在会计凭证的背面打结，再将护角向左上侧面折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水，向上折叠，将侧面和背面的线扣粘死。待胶水晾干后，要在凭证的侧面写上“某年某月第几册共几册”的字样。装订人在装订线封签处签名后盖章。

(二)会计资料的保管

1.立卷

会计年度终了后，应对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。

(1)分类标准统一

一般将财务会计资料分成一类账簿、二类凭证、三类报表、四类文字资料及其他。

(2)档案形成统一

案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。

(3)管理要求统一

建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录、会计资料档案，会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

2.保管要求

《会计档案管理办法》规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由会计机构保管一年，期满后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管; 未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

(1)会计资料的移交手续

当财务会计部门将会计资料移交本单位档案部门时，应首先开列清册，填写交接清单;其次，在账簿使用日期栏填写移交日期; 最后，交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

(2)会计资料的日常保管

会计档案室应选择在干燥防水的地方，保持通风透光，留有适当的空间、通道和查阅地方，以便于查阅，并防止潮湿; 会计档案室应远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材; 应采用透明塑料膜做防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞; 会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，保持清洁卫生，以防虫蛀; 设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密。

(3)会计资料的借阅

会计资料只限本单位使用，原则上不得借出，有特殊需要的，须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。

外部借阅会计资料档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管或单位领导人批准后，方可办理借阅手续; 单位内部人员借阅时，经会计主管或单位领导人批准，才可办理借阅手续; 借阅人应填写借阅登记簿，将借阅人的姓名、单位、日期、数量、内容、归还日期等情况登记清楚; 借阅人员不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况，须经单位领导人批准后方可携带外出或复制原件)。借出的会计资料档案，会计资料档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。

(4)会计资料的保管期限

会计资料档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的、记录和反映会计核算的，对工作总结、研究经济活动具有长远利用价值的会计资料档案，应永久保存。定期保管期限分3年、5年、10年、15年和25年五种。会计资料档案的保管期限应从会计年度终了后的第一天算起，如2009年12月31日是2009年会计年度终了日，2009年会计资料档案保管期限应从2010年1月1日开始算起。

为了全面反映会计资料档案情况，档案部门应设置“会计档案备查表”，及时记载会计资料档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有数，不出差错。

3.会计资料档案的销毁

会计资料档案保管期满需要销毁时，应由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定和审查，编造会计资料档案销毁清册。

会计资料档案销毁清册是销毁会计资料的记录和报批文件，一般应包括会计资料档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期、已保管期、销毁日期等内容。

单位负责人应当在会计资料档案销毁清册上签署意见。

对于保管期满但未结清的债权债务以及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出另行立卷的会计资料档案，应当在会计资料档案销毁清册和会计资料档案保管清册中列明。

各单位按规定销毁会计资料档案时，应由档案部门和会计部门派人监销。财政部门销毁档案时，还应由同级审计部门派人参加监销。监销人在销毁档案以前，应当按照会计资料档案销毁清册所列内容认真清点、核对要销毁的会计资料档案，销毁后，应当在会计资料档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计资料档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。

【实训要求】

(1)将填制的会计凭证按顺序编号，分两册加封皮后装订并归档。

(2)撰写不少于1000字的实习总结报告。

【实训步骤】

(1)将本章填制的记账凭证和涉及的原始凭证按照前述装订规范进行整理。

(2)将整理过的凭证进行装订。

【实训提示】

保管好会计档案，首先要严格执行安全和保密制度。其次要严格执行检查、保管制度。要有专人负责保管会计档案。有关单位、人员要定期、不定期地检查会计档案的保存情况，要严格按规定的程序、技术方法处理档案保存中的问题。