餐饮原料采购方法

第三节　餐饮原料采购方法

餐饮原料采购方法的选择，通常根据采购企业规模大小、所需原料的性质、价格、数量和使用的缓急以及市场供应等情况而确定。随着餐饮业的发展，尤其是大型餐饮集团企业以及连锁经营企业的发展，餐饮原料的使用量急剧增加，品种也多种多样，因此搞好餐饮原料采购工作成为餐饮企业参与竞争，求得发展的首要问题。餐饮原料采购方法较多，主要分为招标采购和非招标采购两大类。

一、招标采购

招标采购是由需求方提出招标条件和合同条件，由许多供应商同时投标报价。通过招标，需求方能够获得更加合理的价格和优质的服务的供应。

1.招标方式

根据《中华人民共和国招标投标法》规定，招标方式分为公开招标和邀请招标两种。

（1）公开招标。亦称竞争性招标，又可分为国际竞争性招标和国内竞争性招标，是由招标企业通过媒体宣传工具发布招标公告，凡对该招标项目感兴趣又符合投标条件的法人，都可以在规定的时间内向招标企业提交规定的证明文件由招标企业进行资格审查，核准后购买招标文件，进行投标。公开招标具有公平、价格趋于合理、促进提高原料品质、减少徇私舞弊等优点；同时，公开招标所需采购成本较高、手续比较烦琐，对金额较大的采购项目可能存在串标、抢标以及其他问题。

（2）邀请招标。亦称有限竞争性招标，又可分为国际有限竞争性招标和国内竞争性招标，是由招标企业根据自己积累的资料，或由权威的咨询机构提供信息，选择一些合格的供应商发出邀请，应邀供应商（必须三家以上）在规定时间内向招标企业提交投标意向，购买投标文件进行投标。邀请招标具有节省时间和费用、相对公平和减少徇私舞弊等优点；同时，也可能产生串标、抢标和轮流得标等问题。

2.招标采购程序

招标采购因手续比较烦琐，必须按照一定的程序来进行。一般来说，招标采购的流程可分为下列四大步骤，即发标、开标、决标、签订合约等四阶段。

（1）发标。采购企业在决定通过招标采购原料后，应对所需要招标采购的原料，按其名称、规格、数量和条件等详加审核，若认为没有缺失或疑问，则可开始制发标单，公告招标信息，准备发售标单。

（2）开标。出售标单后，必须做好开标前的准备工作，如准备开标场地，然后将供应商所投的标启封，审核供应商的资格，如没有问题再予以开标。

（3）决标。开标后，必须对报价单所列各项规格、条款详加审查是否符合条件和规定，再举行决标会议公布决标单并发出通知。

（4）签订合约。决标通知一经发出，此项买卖即告成立，再依招标规定办理书面合约的签订工作，合约一经签署，招标采购即告完成。

3.招标单

（1）标单的特点。在整个招标采购的过程中，最重要的是标单的制定，理想的标单必须具备三原则，即具体化、标准化、合理化等。否则达不到招标采购的主要目的，还可能给企业带来影响生产、销售和发展的一系列问题。因此在制作标单时，制订适当的招标方式；将所需原料的规格、质量等，既明确又有弹性；所列的各项条件必须具体、明确、合理，体现公平；投标须知及合约标准条款能随标单发出，内容合理；标单格式合理，发标程序制度化、有效率。

（2）标单格式。招标采购所用的标单为标准格式标单，有“三用式标单”和“两用式标单”两种。所谓“三用式标单”系指一份标单中包括：招标单、投标单及合约三种。采购需求方将拟采购原料的名称、规格、数量、条款等列在招标单中，而投标供应商将其所报价格及条件分别填在招标单各栏及价格后签章投入标箱，经采购需求方审核认可，将合约各栏予以填注，并经负责人签章后即构成合约。

二、非招标采购

非招标采购是指除招标采购方式以外的采购方式。对采购金额较大的采购一般要求采用招标采购方式，但大多情况下招标采购并不是最经济的，需要采用招标采购以外的采购方法实施原料的采购。非招标采购方式很多，通常使用的主要有：报价采购、议价采购、市场估价采购等。

1.报价采购

报价采购，亦称询价采购、货比三家，是指采购企业向国内外理想的供应商（通常不少于三家）发出询价单让其报价，然后在报价基础上进行比较并确定中标供应商的一种采购方式。供应商所提供的报价单，其内容一般包括采购原料的品名、数量、单位、价格、交易条件及有效时间，有时供应商为求得采购方的信任，会主动提出信用调查资料和原料样品或说明资料供参考，如果报价内容采购完全同意，此项采购买卖契约即可成立。这种采购方式适合于一些日常使用和价格比较小的原料采购。

（1）报价采购种类。报价采购的责任与约束力要视合约内容而定，由于合约内容不同，则报价采购的种类也有所差异。报价采购种类主要有确定报价、条件式报价、还报价、更新报价、再复报价、联合报价等。

①确定报价　指在某特定期限内才有效的报价。这种报价是指在有效期内，供应商所提供价格为采购方所接受，交易即告成立；如逾期采购方不寄发接受通知，则交易自动取消。但如采购方寄发接受通知，并附有条件，则原来“确定报价”即告失效，成为一种新的合约。

②条件式报价　指供应商在报价时附有其他条件，由于条件内容不一，因而其形态十分复杂。如“无承诺的报价”，此类报价仅作为参考，供应商常随原料市场价格变动而作调整，因此在报价单中常声明：“本报价不受承诺的约束”，或“本报价价格随市价而增减”。又如“卖方确认的报价”则须经供应商确认后才能生效，较无承诺报价更有交易诚意，还可防范风险。

③还报价　事实上是一种讨价还价的方式，采购方对供应商报价单所交易条件、原料质量规格、付款方式均甚满意，唯嫌价格太高，便要求对方减价，此称之为“还报价”。交易必须经双方同意才告成立。

④更新报价　指报价有效期间已过，以同样交易条件重新另外再报价，称之为更新报价。

⑤再复报价　指买卖双方依照上次原料采购成交条件进行报价的方法。

⑥联合报价　指一种带有附带条件的报价方式，如“非全购即不卖”。

（2）报价采购特性。报价采购是原料采购中经常使用的一种采购方式。报价采购适合于多数原料的采购，采购内容和需求多样，组织采购灵活，采购周期短，采购次数多，容易形成竞争市场，吸引供应商积极参与报价，不断地获得满意的价格和服务。但也存在着采购频繁、工作量大以及采购周期受报价文件制定、报价、选择、签订合约和供货等因素的影响。采用报价采购方式，还应注意，报价单上常有附带条件，报价单所列附带条件一经接受，则不得撤回；报价单的有效期一般指报价送达对方所在地时开始生效，而不是按报价人的报价日期为基准；报价之后尚未被对方接受时，卖方可撤回其报价；报价单若超过报价规定接受期限，则此报价的有效性便自动消失等一些特点。随着商业和网络的发展，报价采购可以通过网络平台得以实现，使报价采购变得更加有竞争力，采购的效率也大大提高。

2.议价采购

议价采购是指基于特定条件，对某些原料以不公开方式与供应商进行洽谈的采购。因不公开或当众竞标，而是双方面对面讨价还价，所以称为议价。由于价格的拟订系双方磋商后订定，故称这种采购方式为双方议价法。美国采购学者亨瑞芝认为议价比公开招标更接近理想价格，因为各种采购的细节和内容，均可在双方磋商过程中得到解决，进而取得最适当的价格，并且手续比较简便，因此较适合于餐饮企业的原料采购。

（1）议价采购程序。议价采购程序较招标采购简便，主要包括编制议价单、审查报价单、议价及签约。

编制议价单　所谓议价单是指采购方将所需采购的原料名称、规格、数量以及交货条件列在格式类似标单，连同议价函寄给选定的供应商，请其在某一定期限内提出报价单，然后再确定时间洽谈。

审查报价单　审查供应商寄来的报价单，需要审查采购原料的品名、规格、质量、价格、附带条件、交货期与方式、交款条件与有效期以及附带的特殊条款等是否符合要求。

议价及签约　采购方收到报价单后，经审查后如认为符合要求、价格基本合理，就可以约定时间与供应商议价，有时对一些大宗原料的采购需要多次磋商和分析每一项条款后才能决定，最后与供应商正式签订合约。

（2）议价采购特性。议价采购适合于紧急采购，可及时取得迫切需要的原料。这种采购方式周期短、效益明显，能获得较理想的价格和质量，尤其是对一些特定原料，议价采购最适宜。通过议价可以选择有信誉的合作紧密的供应商，并可建立良好的供应链。议价采购运作过程中需要加强管理，防止舞弊行为。在实践中可结合其他采购方式分类进行，尽可能体现公平。采取议价采购方式关键在于做好供应商的选择和价格拟定。对供应商的选择，应以采购原料的质量、价格、交货与服务为重点，注重采购来源、供应商信誉和长期合作关系；报价拟定可参照以往进价、市场调查和询价等方式进行估算。

3.市场估价采购

买卖双方当面估价的采购方式，是指自数家供应商取得估价单，然后双方面洽其中内容，一直到双方认为满意时才签订买卖合约。

（1）市场估价采购程序。市场估价采购主要程序是取得估价单、估价准备、面洽及签订合约。

取得估价单　采购企业可以多渠道收集供应商信息，选择较理想的供应商，收集各供应商的原料说明和估价单，对多家供应商的估价单进行比较，选择理想的质量、服务和价格的供应商。

估价准备　采购人员要获得理想的质量、服务和价格需要有一定的采购技巧和经验，并掌握原料的市场供求、以往原料的采购规格和价格以及企业使用原料的情况，有助于估价采购的有效实施。估价准备，需要有专业采购人员，具备一定的原料知识、采购经验和技巧，获得采购部有关原料的各种信息，才能通过分析，对采购原料拟订一个较合理的价格范围，为面洽工作做好充分准备。

面洽及签订合约　面洽是直接与供应商确定采购原料的规格、质量、数量、交货期、服务和价格等内容。面洽时应注意估价单的价格常有虚高现象，并衡量原料规格、质量、数量、交货期、服务等条件与价格的关系。当面洽能满足基本条件时，所磋商的价格符合企业用料要求时，即可签订合约。

（2）市场估价特性。这种采购方式因比较注重采购原料的质量、服务及交货期等问题，故实践中采购方不一定向价格最便宜的供应商采购。因此，采取这种采购方式必须做好市场调查和内部调查等准备工作，掌握各种原料的品质特点和检验方法等技巧，才能在采购估价时做到胸有成竹，把握采购的主动，获得满意的质量、服务的同时，降低原料的价格。市场估价采购虽然受市场供求关系影响较大，供应商报价波动性大，需要有采购经验的人员才能完成。但其采购手续简便，采购成本较低，并具有挑战性和投机性而受到采购人员的欢迎。