（一）乒乓球竞赛信息系统保障工作的定义和地位
乒乓球竞赛信息系统，是乒乓球竞赛电子信息服务系统的简称，包括基础网络系统和应用服务系统，其中基础网络系统包括骨干网络系统、本地网络系统、场馆网络系统和枢纽工程建设；应用服务系统包括人员注册系统、计时计分系统、现场成绩处理系统、综合成绩处理系统、数据通信系统、综合查询系统、竞赛信息系统、仲裁录像系统、指挥调度系统、通信服务系统以及多媒体查询系统、办公系统、电子商务系统等方面。现代社会信息技术发展迅速、日新月异，传统的依靠文字记录和传送的信息传播方法已经难以适应现代乒乓球竞赛的需求。使用现代化信息技术，建立和维护乒乓球竞赛信息系统，一方面有利于提高赛事运作效率，一方面也能提高赛事运作质量。信息系统在乒乓球竞赛运作中具有广泛的服务范围和影响力，是运作管理机构内部工作人员和外部公众包括媒体、供应商、运动员、观众等获取有效信息的重要系统。信息系统保障工作是赛事运作顺利进行的不可或缺的部分。
（二）乒乓球竞赛信息系统保障工作的组织
乒乓球竞赛运作管理机构根据赛事需要，设置信息系统保障部门、处室或者专职人员，负责信息系统保障工作；由于信息系统建设与维护是相当复杂的系统工程，通常需要与网络运营商、网络工程公司及软件服务公司合作，或者聘请专业的技术顾问来保证实现预期目标。
（三）乒乓球竞赛信息系统保障工作的主要内容
1．保证赛事信息系统运行通畅
乒乓球竞赛信息系统是以竞赛组织为中心的现代化赛事运作管理工具，因此乒乓球竞赛信息系统保障工作最重要、最核心的内容就在于集中一切技术力量保证赛事比赛期间信息系统的正常运转，包括计时计分、现场成绩处理、综合成绩处理、综合成绩查询等系统的无故障运行。如果无法保证这些与竞赛息息相关的信息系统的运行，那么其他的诸如新闻宣传、观众服务、内部协调等功能也就失去了存在的基础和意义。
2．保证赛事信息系统的安全
信息系统增进现代乒乓球竞赛运作效率和质量的同时，也引起了许多安全风险。这些风险来源于系统的自身和外部两方面。前者是由于系统本身设计、安装、运行方面的缺陷、漏洞，可能导致信息系统运作中错误的产生。后者则是某些恶意及不法分子对赛事信息系统的攻击，轻则影响信息系统正常运行，重则导致系统瘫痪，造成巨大损失。因此，要通过技术防范和严格管理两方面的工作来加强对赛事信息系统的安全管理。
案例导读后勤服务是体育赛事组织运作工作的得分点——第五届全国农民运动会接待工作实务
《体育赛事运作管理》一书指出：体育赛事成败的两大传统核心标志，其一是竞赛组织，其二就是接待服务。体育赛事接待服务是赛事后勤保障系统的重要组成部分之一，贯穿于赛事保障工作的全过程，是体育赛事运作管理机构必须承担的核心职责之一。
尽管体育赛事运作机构通常都能意识到赛事接待工作的重要性，但由于赛事接待工作的纷繁复杂、千头万绪，使得体育赛事接待工作的成功似乎是一件心有余而力不足的事情。不仅如此，随着体育赛事运作中市场化程度的不断增强，商业因素的逐渐融入，以及社会对服务质量意识的普遍增强，对体育赛事的接待工作也产生了新的影响，提出了新的要求。这些使得体育赛事接待成为一项具有复杂、多变、艰巨而又富有创造性的工作。
本案例以第五届全国农民运动会接待工作为例，阐述体育赛事接待工作中的规律、重点及难点，并通过介绍相关的制度、规定、方案、准则来说明体育赛事接待的一般工作程序、内容及方法。
案例背景
第五届全国农民运动会是我国经济欠发达省份首次举办的全国大型综合性体育赛事，也是第一次在革命老区举行的全国性运动会。它对促进江西省社会经济的发展，尤其提高承办地宜春市在全国的知名度和美誉度，都具有极为重要的意义和深刻的影响。由于第五届全国农民运动会规格高、项目全、来宾多，接待工作任务十分繁重。江西省、宜春市领导高度重视本届农民运动会的接待工作，并做了专门的指示。当时各级领导提出的具体要求如下。
江西省委书记孟建柱：服务热情，接待精细、开明开放。
宜春市委书记宋晨光：圆满看接待，成功看安全，品牌看表演。
宜春市长杨宪萍：农运接待要确保“四位”：床位、餐位、车位、座位。
宜春市委副书记周亚夫：农运会接待工作要过细、过细、再过细。
宜春市人大副主任、第五届农民运动会宜春市筹委会执行副主任卢明生：办好农运会，接待是关键。
宜春市政协副主席、第五届农民运动会宜春市筹委会副主任袁志成：农运接待无小事。
由此可见，接待工作完成如何，是衡量第五届农民运动会举办是否圆满成功不可缺少且十分核心重要的标志。
为做好接待工作，第五届全国农民运动会宜春市筹委会共制定了一百多个接待方案。接待工作实行省厅局对口接待：江西省直单位分别对口接待各省、自治区、直辖市代表团。宜春市三级管理；接待单位细化成一个个工作单元，在各工作单元推行具体承办单位、市委会各部门和市筹委会联络员三级分层管理工作机制，实行动态管理、层层负责、责任到人。宜春市委、市政府从市有关单位抽调34名副县级干部，担任4l家农运会指定接待单位接待站站长。重点圆满完成了农运会期间党和国家领导人、110多名省部级领导、480多名厅级干部和15100名来宾的接待任务。细心周到的接待服务工作受到领导、来宾的称赞。据统计，共收到表扬信1491封，锦旗72面。
第五届全国农民运动会的接待工作，不失为全国大型综合性体育赛事接待的一个成功运作案例。案例运作事务
一、接待工作的启动
笔者从接受江西省省委省政府向第五届全国运动会筹备工作提供顾问咨询的邀请伊始，就立即意识到接待工作对于此届农民运动会运作成功与否具有举足轻重的意义，因此，及时向宜春市委、市政府及第五届全国农民运动会筹委会有关领导递交了《关于做好第五届全国农运会现阶段接待工作的若干初步建议》：
全文如下，关于做好第五届全国农运会现阶段接待工作的若干初步建议。
前言
综合性运动会的接待工作，始终是一项由承办单位负责并必须要做好的工作。它全部是由量化指标和具体行为构成的。如同竞赛一样，它的优劣将会很清楚的显现出来，是这届运动会和这个城市组织工作成败的标志。而且接待工作的对象是人，构成了人与人、人与物、人与事的特殊关系。由于它本身所具有的特殊性，构成了不同于任何其他会议、参观以及单项体育活动的一些特点。组委会的主要工作就是接待和竞赛工作，因此，做好了接待和竞赛工作，可以说本届运动会就是圆满成功了，而往往是竞赛工作较容易成功，接待工作不容易圆满。为了做好第五届农运会的接待工作，结合国际惯例和一些综合性运动会成功的经验及教训以及本人的实际体会，现就本届运动会现阶段的接待工作提出一些建议。随着时间的迫近，条件的变化还要不断补充和完善，以下建议仅供参考。
1．综合性运动会的特点
1.1竞赛项目多，比赛时间集中。
1.2竞赛成绩与个人和团体利益直接相关，使竞争白热化。
1.3抵离时间基本一致。
1.4人员构成复杂，管理难度大。
1.5有限的条件和无限的需求构成难以协调的矛盾。
1.6成为全国乃至世界关注的焦点。
1.8当地的正常工作和生活秩序将阶段性地受到影响。
2．综合性运动会接待工作的特点
2.1与会人员多，所有设施和服务人员满负荷或超负荷工作。
2.2众多的人员几乎同时到达和同时离开。
2.3人员构成复杂，层次跨度极大。
2.4由于需求不同，而条件又有限，很难满足需求，参赛人员的普遍心理是认为一切都应该是最好的，会提出一些特别的要求。
2.5接待工作的疏忽或不足将造成较大的影响，发生的问题往往影响极大，甚至轰动全国。
2.6由于运动员和与会人员的个性、修养及运动成绩不同，将对接待工作构成特别的难度。
2.7由于比赛的不可预见因素，又构成了新的困难。
2.8从事接待工作的人员往往没有大型运动会接待的经验，对与会人员的需求以及心理特征不够了解，使接待工作起步就很困难。
3．关于接待工作的难点与对策
3.1接待工作的总原则安全热情周到方便卫生。
3.2接待工作的总要求。
3.2.1确保安全包括人身安全、财产安全、交通运输安全、社会秩序安全、场地和器材安全等。
3.2.2满腔热情包括接待工作人员热情、市民热情、服务人员热情。
3.2.3周到方便，由于绝大多数人都是第一次来宜春，交通条件不好，又有不同的民族和宗教信仰、生活习惯、兴趣爱好，大多数人都有看特色买特产的习惯。更由于赛程安排的不同，给与会人员带来很多困难，因此，做到周到和方便至关重要。与会者除了有旅行的共同需求外，由于此次来宜春旅行的主要目的又是进行竞赛，必然会有一些特殊需求，要求组委会提供包括衣、食、住、行、旅游、购物、娱乐、通信、银行等等方面的服务。因此，周到的服务至关重要，也是接待档次的体现。
3.2.4清洁卫生豪华不是运动会的标准，而卫生工作是接待的基础工作，关系到与会人员的健康。这里所讲的卫生包括食品卫生、商品卫生、住宿卫生、用品卫生、环境卫生、赛场卫生、器材卫生等。
3.3关于不同层面的接待工作的难点与对策所有接待工作应由组委会接待部统一领导，统一协调。
3.3.1中央领导、省部级领导及国外、海外嘉宾。
难点：级别最高，万无一失，精确准时，逗留时间短，规格要求最高。
对策：请省委、省府办公厅、省公安厅、省外办、省港澳办、省台办、省安全厅等部门与组委会联合组成专门的接待班子负责接待，并由组委会最高官员陪同。
3.3.2团部领导
难点：级别很高，代表一个省的权威，逗留的时间长，活动范围广，需求较多，难度很大，是运动会接待的主体。
对策：由组委会接待部组成团部接待工作处，全权负责，由团部联络员负责实施。
3.3.3竞委会官员和裁判员
难点：工作时间长且不固定，专业性强，工作量大，分布面广，来自全国各地。本人的行政级别，尤其是技术级别较高，见多识广。
对策：由竞赛部和竞委会负责专门接待。竞委会官员由竞赛部负责接待，裁判员由竞委会负责接待。
3.3.4运动员、教练员
难点：人数众多，是运动会的主要构成人员，文化水平、个人素质参差不齐，具有很强的个性，情绪随比赛结果波动较大，少数人具有一定的破坏性，不注意个人卫生和形象，随意性较强。
对策：明确谁的队伍归谁管，制定出行为规范进行约束。加强正面教育，丰富文化生活，重点管好还未比赛的，尤其是比赛结束还未离会的两个阶段。
3.3.5家属朋友及其他人员
难点：由于农运会不同于其他综合性运动会，大部分人员又并非农民，有可能携带家属和朋友前来，而这部分人员通常不可预见，流动性随意性较大，占用床位和用餐。不习惯也不会按大会和正常程序操作。观看比赛既不购票也不办证，通常采用人带人的方法。是引发冲突和矛盾的一个重点环节。
对策：发文通知各代表团资源有限，不能接待。万一来了就将该类人员列入超编人员，由各队负责管理，组委会协助接待。制定接待工作的规范，正面疏导，优惠提供食宿，采用分配参观券的方法解决观看比赛的问题。
3.3.6观摩人员
难点：通常每一个代表团通过各种途径和方法都会组织一部分不同层面的人员前来观摩，这一部分人主要是与体育工作有关的人员，包括一部分县、乡镇干部，具有人数不确定、时间不确定、行程不能确定、费用有限等特点。
对策：在接待部设立观摩人员接待班子，按编外人员收费接待，但应热情周到，做好服务。
3.3.7旅游人员
难点：这一部分人员包括编内人员、超编人员和自己前来游玩的人员，通常是对体育比赛有一些兴趣，顺便看比赛和游览或可以顺道探亲访友的。具有人员素质不齐、来路不明、时间不等、费用较少、流动性很大的特点。
对策：由旅游部门制定接待工作方案，设立专门的接待站、点，积极应对，热情接待，主动疏导。
3.3.8省内其他部门领导及周边市县区领导
难点：熟人多，相互间交情较深，通常突然到达，心理需求较高，讲究接待规格，随从人员较多。
对策：由接待部指定专人设专点负责接待，采用提早邀请，分批接待来化解矛盾。要做好解释，力争谅解。
3.3.9社会流动人员及其他人员
难点：人员构成通常很复杂，这一部分人员中，有相当的人员有犯罪史和犯罪倾向，还有一部分人从事不良行业。
对策：应由安全保卫部对这一部分人员进行有效控制，加大对犯罪人员的打击力度，做好疏导遣送等工作。其他人员也要加强管理。在大型运动会中对这一部分人通常列为强制专管与接待的人员。
4．关于做好接待工作的几个具体建议
4.1摸清家底，明确要求
我们一定要立即明确我们涉及接待工作的全部家底，弄清楚全部资源，对自己条件和能力做出正确评估。对工作量的家底也要摸清，只有家底清，才能做到心中有数。
如就餐，就需要明确以下问题：
一共多少人员就餐？什么样的人员？什么标准？什么方法？什么口味？什么民族？什么时间？什么地点？
还有：误餐了怎么办？比赛没有进行完毕怎么办？餐券是否可以通用？没有餐券怎么办？餐券丢失怎么办？伤病员就餐怎么办？住院了就餐怎么办？需要酒水怎么办？餐券是否可退换？餐券不够是否可以买？在哪里买？多少钱一张？如何结算？菜单是否一天一式，七天不重复？供应牛奶吗？供应水果吗？食物中毒怎么办？等等问题，还可以就关于就餐问题列出许多问题。
4.2正视困难，制度规范
接待工作的难度不言而喻。由于运动会的人员构成复杂，级别跨度大，又有其他运动会接待的先例作参照，而与会人员往往会将别的运动会的长处与本届运动会的短处相比。对困难必须要有充分的认识，无视困难是无知，不能正视困难是无能。
要分析困难，积极应对，要制定出相应的制度。将如何操作，告诉各代表团。还要要求各代表团提早进行教育，降低期望值。要求各代表团加强内部管理。这时，还有解决困难的替代方法或尽最大努力可达到的条件的准确评估，以使我们对解决这些困难有一个正确的方法。也就是对“底线”要有数。
在正视困难的同时，要制定出各项制度，如运动员守则、裁判员守则、代表团工作守则、农运会全体人员行为规范、道德风尚奖评审条件等等。这些制度和规范平常是要求，出问题时就是纪律，打官司时就是规则。
4.3提前准备，提早告之
由于时间已经特别紧迫，很多工作必须要有提前量，如住宿，我们针对什么样的人可以提供什么样的标准？我们一共有多少房间？这些房间有什么样的设备、条件？这些条件还有什么问题？在宾馆哪些是收费项目？这些收费项目如何收费？收多少费？哪些是免费？免费的条件？如何操作？是否可以带人住宿等许许多多的问题。
还有不同项目、不同队别是否同住？宾馆与宾馆之间，宾馆与组委会、赛场之间如何联系？同类人员住宿条件不一致时如何解决等等问题都要提前准备，而且要留有余地。
由于提前进行了准备，我们就会发现很多必须要解决的问题及早进行准备，不能解决的就提前告之。对各项接待工作都要制定规则，这些规则要提前告诉各代表团，以便他们尽早开展内部教育，尽早熟悉这些规定，以免造成混乱和不必要的工作量。用低规格的接待条件进行教育，用高规格的接待条件来实施，往往是惊喜，否则就是埋怨。
4.4正面疏导，争取谅解
往往是发生接待的新情况或突发事情的时候，需要很强的“单兵”作战的能力，需要迅速处理接待过程中出现的问题。
任何一届综合性的运动会都会发生一些不愉快的事情，如运动员取得了好成绩，会饮酒作乐、狂欢、聚会，运动员没有取得预期的成绩也会饮酒浇愁，个别自尊心特别强，期望值特别高的运动员还会有自杀的倾向，还有的会寻衅闹事。因此，在接待工作中，要始终坚持谁的队伍谁去管，坚持正面疏导，积极预防。发生事故是正常的，当事故发生时要坚持处置疏导相结合。
从事接待的人员要具有忍辱负重的心理素质，争取谅解的公关技巧是至关重要的。能够争取谅解始终是接待工作的重要方法和手段。而正面疏导就是做好接待工作的思想政治工作，也是防止接待工作疏漏进一步扩大的有效方法。
4.5统一指导，各负其责
接待工作不光是接待部门负责的工作，接待工作涉及和渗透到各个部门之中，这也是综合性运动会不同于一般接待工作的特点。大型运动会每一个部门都有接待任务，如新闻宣传部要负责记者接待，竞委会要负责运动员、裁判员接待等等，而且这种接待往往与中央、省、市、部委、组委会和各个部门的接待有很多地方重叠、交叉、相关，最终往往表现出来的是我分管接待的人在你的那个部门活动，而你所负责接待的人往往在我组织的活动中。再加上接待的面又特别宽，这时统一协调至关重要。
应本着谁的人，那个部门的人就归谁来接待的原则；谁组织的活动就由谁来接待的原则；到哪里去就由哪个地方部门负责，这样的一个总的原则来进行接待。而相互间的协调和交接十分重要，既不能重复接待，又不能出现接待的空白，要坚决消灭接待工作的模糊区、空白区。我们接待的对象是人，而这些人又是具有特殊身份和特殊性格，不同思想和爱好的人，我们认真分析这些人的需求，尤其是心理需求是做好接待工作的重要方法。
4.6相互补充，一致对外
大型运动会由于本身的复杂性，造成接待的疏忽在所难免，这时我们所有的工作人员都要始终有做好接待工作这根弦，这时领导信任，部门和部门之间，工作人员和工作人员之间、相互补台就显得特别重要。当发生问题时，我们首先要想的是如何解决问题，不要相互推诿、指责、埋怨和发牢骚。当发生问题时，一定要在维护组委会权威的基础上去做好化解矛盾的工作，否则容易引发少数代表队串联起来向组委会发难的问题。
4.7狠抓安全，预防“突发”
作为一届综合性运动会，安全工作始终是第一位的。而人身的安全又是重中之重。我国所举办的各类大型运动会没有零事故的发生率，而且伤亡事故也时有发生。再加上社会治安的形势并不容乐观，尤其是运动会期间大型活动，人员集中的活动特别多，这都给接待工作带来了很大的压力。我们必须始终坚持首先做到安全，没有安全把握的活动和行动少搞或不搞，或者减小规模。对必须要搞的活动，必须要采用“杀鸡用牛刀”的方法去做好安全工作。这也是接待工作要安全，只有安全才能做好，才算做好了接待工作的道理。突发事件以其突然性和不可预见性、偶然性和极大的破坏性始终是大型运动会十分棘手的事情。我们要制定各种突发事件的预案并进行结合实战的多次演习，以达到沉着和应对自如的要求。力争在突发事件面前，我们能够将损失和影响减到最小。
4.8他山之石，可以攻玉
有许多地方都有成功举办大型运动会的经验，这些经验被实践证明是行之有效的，而有些教训也是深刻的。我建议我们抓紧时间去请教，很多方案被实践证明也是成功的方案，是很多专家研究的成果，我们可以借鉴。我们把这些经验拿来以后结合宜春的实际和农运会的特点，做一些调整就可以使用，在实践中再去不断地补充和完善。这样我们可以节省大量的时间、人力、物力和精力，还可以少走许多弯路，这是做好现阶段接待工作的一条捷径。
5．关于近期工作的几点要求和希望
5.1人员到位（精力、能力、权力）
现阶段要把从事接待工作的人员抽调到位。使接待工作从现在开始就有专人去做。随着工作的深入、时间的临近，人员需要不断补充。但是凡是到位的人员就一定要做到精力、能力、权力到位，否则暂时不要到位。
精力到位是指到位人员要全部身心从事这项工作，不能做到精力到位的不要到岗，以免工作出现疏漏和滞后。
能力到位是指加强业务技能的学习，做到规则明、规范清、业务熟、职责准、能力强。争取通过短期培训和学习能基本胜任。
权力到位是指这项工作谁分管就谁负责。说话要能算数，不能单以行政级别来确定权力，而要以组委会的分工来确定他的权力，尤其要克服以年龄和资历来决定权力的地方政府的通病。
要树立组委会的官员、职能部门的官员、分管工作的官员，有权力调动他职责范围内的人力、物力、财力的权威。宜春市的任何部门和人员都要服从这种调动，逐步并尽快树立起组委会权力“至高无上”的观念，习惯于这种管理。
5.2列出工作清单，编制工作计划网络图
接待工作虽然复杂、工作量大，但是大多数工作是可以预见的。现在关键是“不怕做不到，就怕想不到”“不怕要求高，就怕规则无”“不怕事多又杂，就怕程序不清”。所以现在首先要列出“工作清单”，一件一件列，事无巨细，都先列出来。先理清楚类别，然后分门别类，列出工作计划网络图。这项工作本月底内必须完成，然后分别绘制出三大类网络图。
《组委会筹备工作网络图》专指组委会的大活动、重要工作。
《各部门工作网络图》专指各部门分管工作网络图。
《部门具体工作网络图》专指本部门内某一项重要工作，如食宿、交通运输、开幕式、招待酒会等等。运作一段时间后，进行修改、补充，最后形成执行网络图。各宾馆要迅速制定出如下文件：《宾馆接待工作规范》《客房卫生设备达标方案》《宾馆设施使用规定》《早中晚餐菜单》《回民餐菜单》《服务人员着装、行为、语言行为规范》《食品卫生制度》《会客制度》《消防安全工作方案》《突发事件预案》《安全保卫工作方案》《编外人员住宿就餐规定》《24小时值班经理制度》等等。还要将本宾馆准确的床位数、餐位数按等级填表上报。
当前特别要树立危机感、危机意识，树立责任感、主人翁意识。
5.3制定工作规范和工作制度没有制度就没有规则，没有规范就没有标准。
5.4抓亲眼所见的落实，去虚就实少听汇报，多到现场，亲自去看，做认真细致的调查落实。不要说“差不多”“基本上”“马上就”之类的话，一定要准确，要用数字来表述。任何复杂的工作在认真面前都是可以解决的。
5.5确定拍板权和工作最终决定权
现在筹备工作（当然包括接待工作）都是筹委会工作与市里工作交叉进行，必须要尽快剥离，必须确定工作的最终决定权、文件的终审权、建立议事规则、文件流程。解决好到位的人却不能拍板，拍板的人又到不了位的问题，否则必然耽误工作。只有特别重大的事情才报书记、市长。
要发挥组委会可以面对全国发文、制定规则、补充通知、召开会议的权力和权威。用好这个权是做好工作的十分有利的条件。
接待工作就应由接待部门领导和归口管理，无论什么接待工作都要服从接待部门的领导和管理，具体接待工作则分到各部门去落实和执行。
5.6人人有事做，事事有人做
任何事情和工作在明确了质与量的标准后都要有专人去做。可以一人专职后兼2～3项工作，然后再根据进度逐步减少。不能某项事情没人去管，也不能同步去做。
5.7统一调配资源，加强信息交流
有些资源是硬性资源，不可以缺少的，如车辆、通讯工具、床位、餐位、比赛器材等等，这些资源一定要统一调配，不足就借、就租、就买、反正要落实。统一调配资源才能合理使用资源。同时加强各部门之间的联系，如周一例会制度和及时沟通十分重要。接待工作是跨部门的工作，只有沟通才能协调，只有协调才能和谐，才会减少差错。
5.8调整心态，努力工作
接待工作做好是十分难的，做错是难免的。但不能因为难就不去做，不能因为有错就原谅自己，不能受不了委曲，也不能无所谓。只有努力工作才能出成果。
与时俱进，只争朝夕，努力工作，责无旁贷
大型综合性运动会的接待工作不可能今天就讲得完，讲清楚。所以我今天重点是讲现阶段的一些指导性建议。工作理清了、家底摸清了、工作入轨了，再来逐项研究，逐渐完善。如果讲具体问题，讲三天也未必讲完，也未必能记得住。这是一项系统工程，所以从管理学上讲，要设计出一个管理系统，然后将这一系统置于一个封闭的管理环境中去实施管理。
因此，今天只是开个头，仅仅是抛砖引玉，敲响危机的警钟。希望与时俱进，只争朝夕，努力工作，责无旁贷，认真细致地做好接待工作，这样全国农运会才能圆满。
祝：第五届全国农运会圆满成功！祝：第五届全国农运会的接待工作不是全国第一，但是历届最好！
二、建章立制，规范接待工作
高度重视接待工作是做好接待工作的必要条件，但并非充分条件。为了落实省委省政府、市委市政府各级领导对第五届全国农民运动会的高要求，为了使第五届全国农民运动会接待工作规范化、科学化、专业化，第五届全国农民运动会宜春市筹委会制定了系列规范接待工作的正式文件，其中最重要也是最具有代表性的就是《第五届全国农民运动会接待工作手册》。该手册实际上是众多文件的汇编，包括《第五届全国农民运动会接待工作实施方法》《第五届全国农民运动会接待工作总体安排》《第五届全国农民运动会指定接待单位工作标准》《第五届全国农民运动会接机接站工作实施方案》等共18部分相关规定及资料，内容翔实、逻辑严谨，涉及运动会接待工作的方方面面，既是从事具体接待工作的所有人员的行为规范和行动准则，也是供运动会所有接待对象享用优质接待服务的实用指南。由于篇幅有限，在此仅列出《第五届全国农民运动会接待工作实施方法》《第五届全国农民运动会接待工作总体安排》《第五届全国农民运动会接机接站工作实施方案》供大家参考。
第五届全国农运会接待工作实施办法
第五届全国农运会定于2004年10月18日至24日在我市举行。为了搞好接待工作，特制定本办法。
（一）总体要求
全体接待工作人员要认真领会省市领导对抓好农运会接待工作的指示精神，以高度的政治责任、精湛的业务技能、扎实的工作作风，让每位宾客高兴而来满意而归，确保第五届全国农运会圆满成功。总体要求是：接待热情、服务周到、安排细致、确保安全。
（二）组织机构
部长聂小洪：主持接待部全面工作，负责大会期间接待运转的总指挥、总调度、总协调。
常务副部长廖小中：协助部长负责接待部的日常工作，负责农运会筹备、举办期间接待工作的组织协调，负责农运会举办期间所有来宾食宿的总体划分安排，安排大型宴请活动，处理临时突发情况；协调落实食品卫生、医疗保障工作；协调管理接待站，协调旅游接待工作。
副部长李荣夏、国杰州：协助省委省政府接待办负责首长、国家有关部委办省部级领导的跟进接待工作。
副部长鲍美凤、宋名竞：负责各代表团团部人员、港澳台宾客接待工作的组织实施。副部长舒建雄负责运动员、教练员、裁判员的接待工作。
副部长宋云波、易利群：负责对口接待方面的协调与管理。负责返程票务和信息收集反馈工作。
副部长姚悠平：组织指挥接机接站工作，负责接待车辆保障工作。
副部长何廷华：负责各接待点的安全保卫工作，分管接待系统各种车牌、证件的办理工作。
副部长曾祥文：分管与筹委会各部室的联系、衔接工作，接待部的通讯报道工作，群先代表接待工作。
副部长吴明钢：李萍负责安排在宜春宾馆、秀江宾馆的省部级领导的接待工作，协调落实市委市政府特邀省直部门领导、兄弟市领导、宜春籍知名人士、招商引资客商等的接待工作，协调筹委会有关部室新闻记者、外请演职人员、技术人员、赞助商等的接待工作；负责宾馆的新建改造工作。
副部长袁美昌：负责指导各指定接待单位的员工培训工作，协调旅游部的工作。
接待部下设14个处、室、中心。
1．办公室：接待部日常工作，组织协调，来宾食宿总体划分，安排大型宴请活动，领导交办的其他工作。
2．首长接待处：协助省委省政府接待办负责首长，国家有关部委办省部级领导的跟进接待工作，领导交办的其他工作。
3．团部人员接待处：负责代表团团部人员、港澳台贵宾的接待工作，领导交办的其他工作。
4．综合处（宾馆处）：负责市委市政府特邀省直部门领导、兄弟市领导、宜春籍知名人士、招商引资客商等的接待工作，负责落实筹委会有关部室新闻记者、外请演职人员、技术人员、赞助商等的接待工作，宾馆的新建改造工作，领导交办的其他工作。
5．运动员接待处：对口协调竞赛部的接待工作，负责落实各竞委会运动员、领队、教练员、裁判员的接待工作，领导交办的其他工作。
6．记者接待处：对口协调新闻部市外新闻记者的接待工作，领导交办的其他工作。
7．群先会接待处：对口协调群先部群先代表的接待工作，领导交办的其他工作。
8．安保处：对口协调安保部的工作，负责落实农运会接待点的安全保卫工作，领导交办的其他工作。
9．医卫处：对口协调医卫部负责的工作，负责落实农运会接待点的医疗救护和卫生监督工作，领导交办的其他工作。
10．旅游接待协调处：对口协调旅游部的工作，负责落实宾招接待人员的培训及领导交办的其他工作。
11．交通处：对口协调交通部工作，负责落实农运会接待部和各接待点人员的交通工作，负责接机接站工作，领导交办的其他工作。
12．票务中心：负责来宾信息的收集和反馈工作，负责来宾离宜返程票的征订工作，领导交办的其他工作。
13．少数民族接待处：负责少数民族客人的信息收集、接待人员的培训、清真餐的安排等工作。
14．特邀嘉宾接待处：负责特邀嘉宾的接待工作，领导交办的其他工作。
（三）工作任务
1．负责农运会的食宿，负责协调旅游、交通、安全保卫等工作。
2．负责大会期间接待工作的指挥和协调。
3．负责来宾信息的收集汇总和反馈。
4．负责返程票务工作。
5．负责监督指导指定接待单位完善硬件设施，规范服务行为。
6．负责协调大会期间驻地的卫生监督和医疗救护工作。
7．对抽调的接待工作人员和指定接待单位的有关人员进行管理和培训。
8．组织做好参会首长及随员，团部人员，国家体育总局、中国农民体协、省部级领导及随员，组委会工作人员，市委市政府特邀嘉宾的接待工作。协助组委会各部（室）做好运动员、教练员、裁判员、群先会代表、新闻记者、赞助商、外请技术人员、外请演职人员、观摩旅游人员等的接待工作。
9．对定点接待单位提出住宿餐饮标准并签订责任书。
10．完成领导交办的其他工作。
（四）职责划分
1．接待方式
根据第五届全国农运会的要求和江西及宜春的实际情况，农运会接待工作采取统分结合的方式进行。
（1）统：即统一组织指挥，统一质量标准，统一服务要求，统一培训人员，统一调配车辆，统一划分宾馆，统一制定食谱，统一设立来宾接待站。
（2）分：即分对象，分任务，分部门（部室），分职责，分口接送来宾，分头安排食宿，分别组织活动，包干到部门（部室），责任到人头。
（3）凡有农运会来宾接待任务的县（市、区）和市直各有关部门，要成立第五届全国农运会接待领导小组，在第五届全国农运会组委会的统一部署下，负责协调解决本辖区接待工作的各种具体问题，整治社会治安，督促宾馆饭店改善住宿条件和提高服务质量，对餐饮业加强管理，改善社区卫生环境等，确保接待工作顺利进行。
2．接待对象
（1）首长：住锦绣山庄；
（2）团部人员：450人，住秀江御景、青龙酒店；
（3）其他省部级领导：50人，住宜春宾馆、秀江宾馆等；
（4）新闻记者：650人，住德和大酒店、五环宾馆；
（5）群先会代表：350人，住青龙酒店；
（6）体育官员（含仲裁、裁判员）、外请演职人员、技术人员500人，住阳光大酒店、仙女湖大酒店、新苑宾馆，市体校运动员公寓。
（7）代表队
宜春宾馆：游泳201人（提前于8月举行）；
万云培训中心（万云宾馆）：篮球219人；
市委党校运动员公寓：摔跤122人；
宜春学院运动员公寓：民兵军事三项162人，毽球花毽226入，田径688入，舞龙舞狮325人，共计1401人；
宜春职业技术学院运动员公寓：龙舟466人；
乡企培训中心（乡企宾馆）、全盛体育骨干培训中心（全盛宾馆）：武术211人；
协同劳动就业培训中心（协同宾馆）、水电培训中心（水电大厦）：自行车141人；
绿鹰邮政培训中心（绿鹰宾馆）：钓鱼89人；
丰城市丰电宾馆、文轩酒店：风筝173人（提前于9月举行）。
（8）港澳台来宾约100人，住海通大酒店；
（9）特邀嘉宾住宜春宾馆、秀江宾馆、金汇酒店、凯伦大酒店、明月大酒店、金色外滩大酒店等；
（10）观摩人员约4500人，住其他各指定接待宾馆。
3．责任划分
根据责任划分，以下各责任单位对来宾的往返信息、迎接欢送、食宿安排、参加宴会、出席大型活动（开、闭幕式和各种会议）、开展活动（即运动员参加比赛、记者采访、首长及团部人员参观宜春市容市貌和市内景点及开展联谊活动等）、票证办理（餐券、宴会请柬、晚会门票、观看比赛门票、返程车票机票等）、车辆等一切事务包干负责，责任到底。
（1）各接待站站长为各指定接待站点第一责任人。
（2）接待部根据竞赛部提供的组委会官员、国家体育总局工作人员、运动员、领队、教练员、裁判员、仲裁人员（含国家体育总局派驻各单项竞委会的工作人员、器材赞助商）接待信息安排接待，14个竞委会（乒乓球由新余市负责，象棋由萍乡市负责）在接待部、竞赛部的领导下具体承担接待任务，各竞委会后勤接待处负责人为具体责任人。
（3）接待部根据新闻宣传部提供的外地来宜新闻记者接待信息安排接待，新闻宣传部后勤接待处负责人为具体责任人。
（4）接待部根据技术部提供的外地信息服务人员接待信息安排接待，技术部后勤接待处负责人为具体责任人。
（5）接待部根据大型活动部提供的开、闭幕式外地编导、主持人、演员及其他人员信息安排接待，大型活动部后勤接待处负责人为具体责任人；
（6）接待部根据筹资工作组提供的省内外赞助企业代表和特邀赞助商信息安排接待，筹资工作组后勤接待处负责人为具体责任人。
（7）旅游人员、观摩人员，由旅游部负责组织旅行社进行接待。
（五）票证管理
1．个人证件
（1）首长及随行人员、团部人员、运动员、教练员、裁判员、群先代表、赞助商、新闻记者、广电传输人员、演职人员、观摩人员等来宾的证件，由各责任单位根据责任划分按登记表的要求负责收集来宾的照片、身份证号码等资料，送安保部及时办理。
（2）各部门、各单位工作人员证件，各自负责与安保部衔接办理。3．省、市对口接待单位工作人员的证件由市对口接待单位统一到接待部办公室办理。
2．车辆通行证
（1）团部对口接待单位车辆及外地代表团团部领导自带车辆的通行证，由接待部团部人员接待处、安保处负责与安保部衔接办理。
（2）省市直对口接待单位接待用车的通行证，由市直对口接待单位负责到接待部交通处衔接办理。
（3）指定接待单位工作用车、食品采购车通行证由接待站长负责到接待部交通处办理。
（六）来宾接送
1．站点设置
（1）从运动会规定报到之日起至运动会结束日，分别在南昌、长沙、宜春统一设立来宾接（送）工作站。
（2）来宾统一接站截至报到最后一天（即10月18日20：00），此后抵达的来宾，由各对口接待单位或对口工作部室接机接站。
2．接机接站
（1）根据省筹委会决定，首长和国家有关部委办省部级领导由省委省政府接待办负责接待，并按规定礼仪迎接（方案另发）。
（2）团部人员由省直对口接待单位负责接待，宜春市对口接待单位负责跟进接待，代表团团长要按规定礼仪迎接。
（3）从南昌、长沙方向来宜的大会规定人员由南昌、长沙接（送）工作站统一接机接站，直接抵达宜春的大会规定人员，由各对口接待单位迎接。
（4）根据市筹委会规定，观摩人员由旅游部负责接送。
（5）礼仪迎接。对需要献花的重要来宾（国家部委司局长以上领导、团部领导、组委会官员、特邀嘉宾、著名演员、重要外宾及领导指定的其他有关人员等）由对口责任单位事前专人向来宾接待站站长报告，报告内容包括来宾人数、领导姓名、到达时间、接待单位、车辆状况。由对口接待单位联络员组织人员按规定礼仪迎接（鲜花由联络员负责采购和管理）。
（6）设置绿色通道。为保证来宾进（出）站快捷方便，在昌北机场、南昌火车站和宜春火车站开辟来宾专用绿色通道。
（7）迎宾引道。根据市筹委会规定，各代表团团长、国家部委领导来宜安排警车引道。
3．来宾返程
（1）票务中心根据大会确定的原则和要求向来宾征求返程信息，在此基础上提前制定各线路需要计划，各部门、各单位及各项目竞委会在收集来宾人员信息的同时应向票务中心报送返程信息。返程票的具体办理详见《第五届全国农运会来宾返程意见》
（2）从南昌、长沙方向（株洲、萍乡）离宜的来宾，大会接待部在宜春汽车客运总站设立送站点，各竞委会、各部室根据返程票时间，提前5个小时以上将各自接待对象送到宜春汽车客运总站，由接待部统一送往。从宜春返程的来宾由各竞委会、各有关部室负责送站。所需车辆报交通部及时解决。
（七）来宾食宿
来宾食宿由接待站站长、宾馆总经理负责。
1．来宾住宿
（1）所有来宾一律根据接待部安排，到指定接待单位住宿，超过规定住宿天数的，费用自理。
（2）各定点接待单位未经接待部许可，不得擅自接待农运会之外的客人。
（3）大会在编人员提前到会或延期离会的住宿由大会安排，费用自理。
（4）大会超编人员的住宿由大会安排，费用自理。
2．来宾就餐
（1）来宾一律凭餐券就餐，定点使用；新闻记者凭记者证和餐券可到农运会所有签有协议的接待点就餐。
（2）来宾就餐一律采用自助餐方式。
（3）所有接待点必须按大会统一编制的食谱供餐，并在餐厅标明食品名称，设置自助调味台。
（4）关心照顾好临时伤病人员，做好病号饭。
（5）尊重少数民族的生活习惯，按需要开设清真餐，设置清真餐厅或餐桌，严格实行单灶、单做，厨具、餐具、食具三分开。
（6）承担新闻记者接待任务的宾馆，早餐开至10：00，夜间因记者加班，22：00—24：00要开设夜宵。
八、卫生监督和医疗救护按医卫部有关规定执行。医卫部派驻到接待点的医务人员、卫生监督人员服从接待站站长的统一领导。
（八）交通用车
1．车辆配置
（1）首长、国家部委领导、特邀嘉宾、组委会官员、外宾用车标准：副省级以上配2.0排气量以上档次轿车；厅级领导配1.8排气量以上档次轿车；其余配普通小轿车、中巴或大巴车。
（2）各代表团团部人员用车，由指定的省市对口接待单位负责提供，配车标准与前款相同。
（3）其余人员（包括运动员、裁判员、群先代表、赞助商、新闻记者、演员、工作人员等）用车，使用大会配给各部门的车辆。
（4）观摩旅游人员用车，由旅游部组织承担观摩团接待任务的旅行社负责落实，费用由观摩人员自理。
2．车辆使用和管理
（1）接待所需车辆报交通部统一抽调或租用。
（2）各接待部门自行负责所分配车辆的调度使用和日常管理。
（3）所有接待用车都必须办理保险手续。抽调车辆会期油料等一切费用按规定在财务部开支。
（4）会期所抽调的各类接待车辆必须保证面貌整洁，车况良好，所抽车辆报到前必须经车管部门检验合格。驾驶员必须有良好的思想素质、熟练的驾驶技术、高度负责的工作态度。并经过严格培训后方可参与接待。
（5）来宾在宜期间乘坐市内公共汽车，凭大会有效证件，一律免费。
（九）经费管理
会期接待由接待部统一安排，管理。
1．食宿费用
（1）食宿由接待站站长负责，负责结算。费用标准和核算由财务部统一指派结算联络员。
（2）大会超编人员的食宿费按规定标准收取。财务部派一名结算联络员负责收取费用、发放餐券、结算食宿费用。
（3）观摩人员的食宿，由旅游部负责按市场运作方式安排，费用自理。
（4）工作人员的就餐问题。工作人员原则上不在大会就餐，因工作需要必须在大会就餐的工作人员，在农运会签有协议的接待单位凭票就餐；对口接待单位的工作人员在团部人员驻地凭餐券和工作证就餐；项目责任单位工作人员在各竞委会驻地凭餐券就餐；接站人员因要24小时值班，在接站地点按标准食宿，具体标准由财务部核准。
（5）驻会人员的有关问题。外埠抽调的工作人员住宿由大会安排，凡在比赛举办地抽调的工作人员、裁判员在不影响工作的前提下不安排住宿，因工作需要必须驻会的本地工作人员，各部门要严格控制。各指定接待单位原则上只安排以下工作人员用房，即接待站站长、副站长、驻点医卫人员、卫生监督人员、安保人员、财务人员、交通票务人员、司机等。各竞委会在主要接待单位设工作用房，团部人员接待处在代表团团部驻地设工作用房，除此之外，各接待单位不得随意开房。所有工作用房使用经济房。接站人员因要24小时值班，接站期间需在飞机场、火车站附近宾馆安排工作房，供接站人员夜间休息。
（6）餐券的领取和发放。餐券由各接待点的财务结算联络员在会前到财务部统一领取。来宾的餐券在办妥报到手续后由财务核算员一次性发给。需在大会就餐的工作人员的餐券，由各部室、竞委会统一提供人员花名册及需就餐天数，经财务部审核后，到财务部领取。
2．医疗费用
大会在编人员生病可到医疗点（室）治疗，必须凭与会有效证件在驻点医务室就诊，并在处方上签患者单位和姓名，会后经医卫部审查，统一到财务部报账。医疗点（室）只配备一般的常用药品。如果在编人员因突发急性病或意外受伤需要到定点医院治疗，所发生的医疗费用属于保险范围的由保险公司核报，不属于保险责任或超过部分的由各代表团按各自的规定自行负担。
3．车辆费用
车辆费用报交通部审签，财务部按组委会规定统一报销。
4．其他问题
（1）各种收费，包括超编人员的收费等，由财务部指派的财务结算联络员统一收取，除此之外，任何人不得收费。
（2）来宾在会期发生的通讯费用，一律自理。
（十）来宾观摩
根据大会规定，来宾和观摩人员到市内参观考察和旅游一律自费，由旅游部负责组织，实行市场运作。
（十一）重要活动
1．10月17日18：00举行欢迎酒会
（1）参会省部级以上领导集中宴请。
（2）其他参会来宾分别在各自驻地参加宴请，由负责接待的各接待站承办，市级几套班子领导成员分头参加。
（3）欢迎酒会实施方案由接待部负责制定，各接待站和接待责任单位负责实施。
2．有关活动的具体实施
农运会期间省、市领导迎送、看望、陪同来宾，以及参加重要活动的日程安排，按组委会办公室制订的方案和活动日程表，由各责任单位具体实施。
3．礼仪活动的组织
副省级以上领导参加开、闭幕式等重要礼仪活动，按职责划分要求，由相关部（室）和对口接待单位负责安排人员和车辆，统一组织领导乘坐中巴车前往。
（十二）驻点工作人员职责
参与农运会各接待点的工作人员，由各责任单位分别从市直部门抽调，抽调人员要服从接待站站长的管理，对违反工作纪律和出现工作失误的单位和个人要追究责任。
1．接待站长职责
（1）负责领导接待点所有接待工作。
（2）负责接待对象的信息收集。
（3）负责接待对象的接机接站工作和送机送站工作。
（4）负责接待对象返程票务的协调和联系工作。
（5）负责接待对象的食宿安排工作。
（6）负责接待对象在宜期间的交通保障工作。
（7）负责接待对象旅游需求的协调联系工作。
（8）负责领导和指挥接待点的医疗保障、卫生监督、安全保卫、财务结算工作。
（9）负责接待责任单位派驻人员的管理工作。
（10）对接待点所有设施进行全面检查，确保合格、安全、可靠。
（11）负责欢迎酒会的组织。
（12）完善接待点的硬件建设，抓好软件建设，抓好试运转工作，完善整改工作，协调解决接待点农运筹备工作中的问题，如难以解决，可提交筹委会接待工作总联络员解决。
（13）每天总结当天工作，安排次日工作。
（14）参加接待部每天晚上的“零点会议”，汇报当天和次日工作，听从接待部的指挥安排。
2．返程票务员职责
（1）掌握来宾返程信息。
（2）做好来宾返程票的购买联系工作。
（3）完成领导安排的临时性工作。
3．财务核算员职责
（1）负责发放和结算就餐券。
（2）负责随时掌握来宾的住宿、餐饮情况并填报有关表格。
（3）认真、准确、清楚地填写相关经费结算凭据。
（4）执行财务部规定的职责。
（5）配合做好来宾的食宿接待工作。
（6）完成领导安排的临时性工作。
4．医护人员职责
（1）负责大会期间驻地医务室常备药品和急诊急救药械的配备。
（2）做好来宾就诊记录，每日将来宾就诊情况填表报送医卫部。
（3）负责与驻点的食品卫生监督员联系，发现有传染病或疑似传染病必须立即逐级报告。驻点的医务人员均为法定报告人。
（4）必须佩证上岗，24小时坚守工作岗位。
（5）执行医卫部规定的职责。
5．食品卫生监督员职责
（1）负责对大会接待单位进行《食品卫生法》的宣传，对接待点的食品从原料采购、生产制作到菜肴上桌的全过程实行跟踪监督，对所有的采购食品进行抽样并封存，确保供餐食品卫生安全。
（2）负责检查监督接待单位的卫生状况，督促其限期改进，预防食物中毒事故的发生。
（3）如发现食品卫生重大问题，及时书面向上级有关部门和医卫部报告。
（4）必须坚守工作岗位，认真按大会要求履行监督职责，保证食品卫生和食品安全。
（5）执行医卫部规定的职责。
6．驻地安保执勤人员职责
（1）负责来宾食、宿、行的安全保卫工作。
（2）执行安保部规定的职责。
7．指定接待单位联系人员职责
（1）该人员为指定接待单位主要负责人代表，负责与接待站长联系，处理该接待单位突发事件和临时变动情况，完成领导安排的其他事项。
（2）负责接待单位一切工作，如遇不能处理的事情要及时向总经理和接待站站长报告。
8．车辆协管人员职责
（1）负责车辆的调度。
（2）负责司机的管理。
（3）确保接待用车
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