会议的议程日程和程序的区别

第四节　拟订会议议程和日程

一、拟订会议议程

1.会议议程的含义

会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议各项议题按照一定的原则和顺序编排起来并以文书的形式确定下来的大致安排。会议主持人要根据议程主持会议。议程所涵盖的除了足以实现会议目的各种议案之外，尚包括与会者姓名、会议时间以及会议地点等项目。

拟订会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交领导批准后，复印分发给所有与会者。会议议程是会议具体的概略安排。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式;领导和来宾致辞;领导做报告;分组讨论;大会发言;参观或其他活动;会议总结，宣读决议;闭幕式。

2.编制会议议程的原则

秘书在编排会议议程的时候，应遵守以下两个原则：

(1)轻重缓急的原则。即越紧要的事项越应排在会议议程的前端处理，越不紧要的事项则越应排在议程的后端处理。这样做的一个好处便是：就算在预定的会议时间内无法将全部议案处理完毕，但起码较紧要的议案已被处理过。那些较不紧要的议案，则可另择时间处理，或是并入下次会议中再予处理。

(2)明确时间原则。即每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来。这样做，可以节省与会者的时间，也能让与会者能够根据会议议程提前做准备或者安排。

3.会议议程的结构和写法

会议议程由标题、题注、正文、落款和制定日期等五个部分组成。

(1)标题。标题由会议全称加上议程二字组成，如“华荣公司2011年终表彰大会议程”。

(2)题注。法定性会议应当在标题的下方说明会议通过的日期、会议名称。一般企业或者单位会议议程可以没有题注。如：

全国政协十届三次会议议程

2005年3月3日政协第十次全国庆典会议第三次会议通过

(3)正文。简要说明每次议题和活动的顺序，并冠以序首，将其清晰地表达出来，一般不用标点符号。

(4)落款。由会议组织机构确定的议程应当标明制定机构的名称，如“秘书处”。由会议通过的议程不用标写落款。

(5)制定日期。无需大会通过的议程要标明制定的具体日期。

4.拟订会议议程的注意事项

(1)提前向与会者简明介绍会议的目的，并要求他们做一些具体工作，例如抽样调查员工意见，汇集统计数字，或搜集背景资料。

(2)对将要讨论的问题要求及早思考。如果时间允许，把参加会议者的建议合并到暂定议程里，提前分发，以征求补充意见。

(3)把议程的话题限制在同一个主题范围内。这有助于从容进行，同时使必须参加企业会议的人数减到最少。假如议程中有不同主题，可以分别安排为两个小会进行。假如这些主题之间没有关系，要力求少安排一些话题。设法将议程话题限制为一个主要的讨论项目，辅之以不需大量准备的次要项目。提前分发每一项议程话题的附件，以节省开会时间。这样就可以确定每一项拿到会上讨论的话题在会前都已向与会者简明介绍。

(4)在议程上要表明会议开多长时间。与会者知道会议不允许超过时间，就会更加积极。对那些非常有争议的、极为复杂的或小组完全不熟悉的话题，要安排充分的时间。要记住注意力的持续时间是有限度的，有效的会议一般持续一个小时，当会议进行了一个半小时，就接近效果递减的临界线了。假如会议必需开到两小时以上，应安排中间休息时间。假如可能，要留出会后交谈和娱乐的时间。

二、拟订会议日程

会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，如有说明可附于日程之后，一般情况下会前发给与会者。

1.会议日程的格式

会议活动日程多以表格形式出现，会议日程的要素包括：时间、地点、内容、参加人、负责人等栏目。将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。

2.会议日程编排的原则

编排会议日程要遵循两个原则：一是要精简、高效、科学、合理;二是要松弛有度，劳逸结合，符合人体的生理和心理规律。

三、会议日期的选择原则

会议日期非常重要，客房价格的商定以及会议室的选择都受到会议日期的影响。例如酒店在周末时会提供更为优惠的价格，如果会议团体的到达和离开选择在周末，整体价格会更加优惠。酒店就可以有更多的房型供你挑选，会议花费也就可以随之降低

第一，避开关键日期。不要让会议与一些重大会议日期冲突，这样可以既可以保证大多数人能够出席，又可以吸引更多的关注。

另外，还需考虑其他因素。例如，在会议日期前后有没有其他事情发生。如果公司邀请客人带孩子一起来参加会议，那么会议最好不要放在第二天有课的晚上，客人们都不会久留，因为父母和孩子第二天都要早起上班上学，所以将会议时间推迟到周末会是个更理想的选择。

第二，避开节假日。不要让公司的会议与任何长假或庆祝会议的时间相冲突，比如春节、“五一”“十一”黄金周、中秋节等，因为这些是家庭团聚、休假的日子，如果你的会议是在另外一个国家举办，那么你不但要考虑国际假日，还得考虑当地节日对你的会议的影响。比如说，在马来西亚有一种节日叫做“哈里节”，这个节日是用来庆祝禁食及禁酒月的结束，是穆斯林的一个特殊的节日。这个节日为期两天，是国家的法定假日，所以很多商家在这两天时间里都会暂停营业。

第三，季节性因素。季节性因素也是在选择会议日期时应该考虑的。例如，新车发布会传统来讲都是在秋季举行。汽车经销商希望在这个时候与厂家碰碰面，看看新产品。公司应该确保公司发布新车的时间与经销商拿到新车的时间之间不会间隔太长。这种做法不仅适用于推销产品，也可用于推广各种政策和程序。