提高会议的效率
开会效率低是造成会议成本高的原因之一，可是造成低效会议的原因又是什么呢？
低效的原因很多，归纳起来主要有以下几点：
一、会议时间安排不当。比如会议安排在快下班的时候召开，这时候大家已饥肠辘辘，而且可能已疲惫不堪，甚至可能归心似箭了，大家的精神和心绪都无法集中，会议结果必然是流于形式了。很多领导者都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开，结果使会议的损失增加，会议的效率降低。还有一些领导对于何时开会几乎都不征询下属的意见，只是临时通知开会，这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。
二、会议的地点安排不当。比如头脑风暴安排在一个人声鼎沸的公园里，这下好了，大家需要找创意找灵感的条件都没有了，总会不断地被人打扰，会议怎能有好的结果呢？有些领导喜欢把会议地点设在自己办公室里，致使会议被频繁打断，无法正常进行。
三、与会者的选择不当。比如产品设计会议没有请设计师却请了生产工人，这怎么会有好的结果。
有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。
四、会议主持人选择不当。如果会议主持人的技能、经验、权威不足以掌握会议的方向、内容、局面时，或者主持人的风格与会议需要的气氛不匹配时，会议都可能失控，结果也不会好到哪里去。
五、会议的准备工作未能做好。开会前没有通知与会者相关事宜，大家没有足够的时间准备需要资料，或者无法安排时间参加会议造成缺席，致使会议拖沓而无成效。
六、会议的目的、流程不明确。为何要召开会议的理由和目的不明确或不充分，与会者不知道要讨论什么或者要得出什么结论，这样的会议只会浪费大家的时间和精力。
作为一名领导者，应该有预防性管理能力，所谓预防性管理，其实就是防患于未然，将祸患扼杀于摇篮之中。对于会议来说，做预防性管理，就是在开会之前，针对可能导致会议效率低下的各种原因，做好预防工作，从而保证会议的高效进行。那么如何有效地提高开会质量呢？
一、会议前进行网络通知。如果有人到了会议室才问今天要讨论什么，这会议就算失败。因此，会议召集人一般须在一周前发出会议通知。
会议通知共有九个项目：会议目的、时间地点、参与者、会议类型、与会者分工模式、预计进行流程、最后的决策方式，还有预计的产出结果，以及上次开会决议事项的完成情况。会议召集人在会前一周，要将会议主题的相关资料上网，以供与会者下载。
二、制定会议计划。会议计划主要包括确立适合的参加人、会议的记录、议程、时间、会场、开会的方式等。如会议讨论是分小组进行还是个人发言等
三、准时开会非常重要。没有要等谁来才能开会这回事。如果连续要参加两场会议，那么两场会议之间，须保留十分钟空当，以确保开完第一场会后，能准时参加第二场会议。
四、巧妙控制会议过程。为使会议自始至终保持良好运行状态，会议必须进行有效过程控制。会议开始时应由主持人或领导说明会议的目的和期望，明确谁做会议记录和谁协助控制时间，并说明会议的规范，如关闭手机、做好笔录、网络链接、鼓励提问、不准中途离开等，以避免影响会议的正常进行。会议讨论的流程是提出问题，交流信息，产生主意，做决定，确认行动并进行总结。会议主持人或者领导的首要任务是要紧扣会议议题，防止跑题和偏题，设定时间，准时开始、准时结束，并要对每个议程定个大致的时间限制。
需要注意的是，领导者如果不重视会议，不抓实效，那么与会者就会敷衍应付了事，致使会议多流于形式。
五、利用现代工具开高效会。许多企业在举行重大的战略研讨会、招商会、展销会时，往往为缺乏系统、科学的分析方法和工具而烦恼。如今是信息社会，作为现代化通信技术工具的网络视频会议对分布各地的集团企业召开各种会议十分有用，它可实现跨地移动会议、即时无线转播，不必再让有关人员乘坐飞机去往目的地，可以节省飞行、住宿、伙食、地面交通等许多会议费用。可口可乐、百威、三得利、通用、华为等不少国内外知名企业都常利用网络视频进行异地多方开会，用资讯系统开跨国会议，成效显著。
六、会议结束前五分钟，主席要重复最后的开会结论与确认任务。
七、会议后20小时内须发出记录。会议记录应把决策方向、决议后的待办事项、相关负责人与完成时间等信息都整理清楚，逐点列出后在开完会后20小时内，传给与会者和相关负责人。接到会议记录后无异议，与会者就该依照会议结论执行。
总之，为了提高会议效率，领导者需要找到自己组织中会议效率低下的原因，针对这些因素，在会前充分做好预防性管理，在会中进行有效控制，以确保提高会议的效率。
每天思考一分钟：
会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低，如此，会议效率难以提高。要提高会议效率，领导者不光要能开会，还要会开会，能够掌控时间、在控制成本的前提下，有效传递信息，高效沟通。
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